biznes technologie innowacje
technologiczna strona biznesu
biznes technologie innowacje
najważniejsze informacje zebrane w jednym miejscu
X
Następny artykuł dla ciebie
Wyświetl >>
Jak przenieść wydarzenie do sieci i na tym zyskać?

Wydarzenia wirtualne mogą być ciekawą alternatywą dla stacjonarnych spotkań, oferując przy okazji dodatkowe wartości oraz możliwości. Historia Warszawskiego Festiwalu Filmowego „Wisła” pokazuje, jak wiele można zyskać na – przymusowej bądź nie – zmianie formatu.

PRZECZYTAJ CAŁY ARTYKUŁ W WERSJI PDF

Warszawski Festiwal Filmowy „Wisła” był zawsze ważnym wydarzeniem w kalendarzu imprez filmowych, także jednym z kulturalnych podsumowań sezonu plenerowego. Wydarzenie – odbywające się na stołecznej plaży w pobliżu mostu Poniatowskiego i w pobliskim kinie Stołecznym w każdy ostatni weekend września – przyciągało nie tylko twórców i kinomanów, ale również miłośników rozrywki na otwartym powietrzu.

Ten festiwal na koniec lata i początek jesieni był zawsze świetną promocją kina i dobrej, kulturalnej zabawy. Tegoroczna edycja nie miała różnić się od wcześniejszych – popołudniowe spotkania z twórcami na plaży, pokazy w kameralnym, studyjnym kinie i otwarte wieczorne seanse dla wszystkich. Jednak pandemia COVID‑19 pokrzyżowała plany organizatorów. Co więcej, nic nie wskazywało na to, żeby miała skończyć się wraz z jesienią. Coraz głośniej mówiło się o jej drugiej fali.

Jeszcze na początku wakacji, pod koniec czerwca, dyrektor Festiwalu Filmowego Jakub Berk, reżyser, producent wykładowca w łódzkiej filmówce, dzwonił zaniepokojony do Alicji Cieśli, CEO Mt. Event, firmy, która od kilku lat zajmowała się organizacją festiwalu od strony technicznej.

– W tym roku chyba nie uda nam się zorganizować naszej imprezy w trybie stacjonarnym. Mamy już wszystko: program, gości, wybrane filmy. Do tego w tym roku planowaliśmy zorganizować też warsztaty dla młodych twórców i krytyków filmowych – mówił wyraźnie zaniepokojony Berk.

Wiedział, że wizja tradycyjnego festiwalu, takiego jak przed laty, nie jest możliwa.

– Może nie będzie tak źle, ale musimy być gotowi na wszystko – próbowała uspokajać dyrektora Cieśla.

Niestety, sytuacja stała się poważna. Już na samym początku wakacji było wiadomo, że krzywa zachorowań nie spada i nie ma co marzyć o dawnej normalności. Jesień także upłynie pod znakiem pandemii. 10 lipca Jakub Berk znów dzwonił do Alicji Cieśli.

– Musimy odwołać festiwal! – wyrzucił z siebie.

– Panie dyrektorze, nie wiemy, jak się sytuacja rozwinie, choć do festiwalu nie ma dużo czasu. Nasi partnerzy biznesowi też są w ciężkiej sytuacji i czekają na decyzje. Musimy zorganizować spotkanie i zobaczmy, jakie mamy opcje i scenariusze na różne sytuacje. Może jest inne rozwiązanie, może nie trzeba od razu wszystkiego odwoływać – próbowała pocieszać Cieśla.

– Trudno mi uwierzyć, żebyśmy poradzili sobie z koronawirusem w miesiąc, dwa – tłumaczył Berk, zaznaczając, że w najbliższym czasie chce dzwonić do sponsorów wydarzenia i Stołecznego Instytutu Edukacji Filmowej.

– Sytuacja wydaje się jednoznaczna, ale nie tragiczna. Festiwal nie może się odbyć w tradycyjnej formie, ale jestem pewna, że możemy coś zaoferować w zamian. Spróbujmy jeszcze w szerszym gronie przeanalizować wszystkie możliwości – taką myślą zamknęła rozmowę Cieśla. Wiedziała, że paradoksalnie niekończący się czas pandemii i zagrożenia nie musi oznaczać końca projektu.

Przeorganizowanie festiwalu dwa miesiące przed jego rozpoczęciem to wyzwanie. Co prawda ze stałymi partnerami – klubem Plażowa, dostawcą sprzętu Kineksem – można jeszcze się dogadać, choć nie będzie to łatwe: każdy liczy straty i nie będzie chciał, żeby organizatorzy festiwalu się wycofali.

Pod znakiem zapytania pozostaje dofinansowanie ze Stołecznego Instytutu Edukacji Filmowej. Jeśli impreza się nie odbędzie, dotacja przepadnie. Z każdego punktu widzenia całkowite odwołanie imprezy byłoby katastrofą.

Po nerwowym tygodniu, gdy informacje na temat pandemii nie były zbyt optymistyczne i nie można było oczekiwać szybkiego jej końca, 15 lipca, podczas telekonferencji, spotkali się Jakub Berk, Alicja Cieśla, a także prof. Piotr Morawiec ze Stołecznego Instytutu Edukacji Filmowej, dyrektor kina Stołecznego, naczelniczka Wydziału Imprez Masowych Milena Kusiak z warszawskiego Ratusza  oraz starsza specjalistka IT Anna Łokuciejewska z firmy Kinex.

– Zostały nam niewiele ponad dwa miesiące do wydarzenia. Musimy wiedzieć, na czym stoimy, jakie mamy możliwości, jakie są nasze decyzje – dyskusję rozpoczął Jakub Berk.

– Tak, trzeba szybko działać, zaraz musimy zacząć komunikację. Goście, uczestnicy i fani festiwalu muszą wiedzieć, czy impreza się odbędzie. To samo dotyczy sponsorów i partnerów. W naszej agencji przygotowaliśmy kilka scenariuszy komunikacji na wypadek przełożenia bądź odwołania. Wyglądają one tak… – zaczęła opowiadać Alicja, ale przerwała jej Anna Łokuciejewska.

– Czy mamy tylko dwie możliwości? Odwołanie lub przełożenie? – zapytała.

Zapadła cisza, którą przerwała Łokuciejewska:

– A może przeniesiemy festiwal do sieci? Formuła online jest coraz popularniejsza. My sami organizujemy projekcje filmowe online, warsztaty, a także spotkania z naszymi gośćmi. Może brzmi to abstrakcyjnie, ale nasza firma ma doświadczenie w tego typu realizacjach, może jeszcze nie na taką skalę, ale jest to dobry kierunek. Przy akcji #zostańwdomu możemy doskonale wstrzelić się w aktualne potrzeby i oczekiwania odbiorców – wyjaśniła z entuzjazmem.

Zapadła chwilowa cisza, ale po chwili przerwała ją Milena Kusiak.

– Festiwal online brzmi rozsądnie –
zawyrokowała.

– Ale jak online? Jak ludzie mają przyjść na festiwal online? To nieprawdopodobne – zdziwił się i nieco zirytował Piotr Morawiec. Po chwili już spokojniej dodał: – Od dekady ten festiwal odbywa się nad Wisłą, jest wizytówką i pięknym zamknięciem sezonu plenerowego, ale przecież możemy go przenieść na wiosnę, jeszcze przed głównym festiwalem warszawskim – zaproponował. Widać było, że bliższy jest opcji przeniesienia wydarzenia.

Nie powinno to dziwić. Morawiec był tradycjonalistą. Korzystał z internetu, ale tylko w niezbędnych sytuacjach – takich jak obecna wideokonferencja. Od multipleksów wolał małe kina, wybierał papierowe książki zamiast czytników, słuchał muzyki z płyt winylowych i nie rozstawał się z fajką. Siłą rzeczy formuła online wydawała mu się nieco ekscentryczna. Bardzo zależało mu na festiwalu, ale nie mógł zrozumieć, jak przenieść magię kinowego spotkania do laptopa.

– Formuła online nie jest niczym złym – rozpoczęła delikatnie Alicja Cieśla – jeden z naszych klientów, pewna firma szkoleniowa, która organizowała do tej pory kursy stacjonarne, także przenosi się do sieci ze swoją usługą.

– To jednak coś innego. Rozumiem, że możemy przenieść filmy do sieci. Sami mamy w instytucie platformę, na której umieszczamy zdigitalizowane stare produkcje, ale przecież festiwal to ludzie. Jak sobie z tym poradzić? – zastanawiał się Jakub Berk.

– Spotkania online są czymś naturalnym dla młodych ludzi, a ogromna część widzów naszego festiwalu to właśnie młodzi ludzie  – wtrąciła się Kusiak i dodała – także są normalne dla starszych.

Można było odnieść wrażenie, że ta ostatnia uwaga skierowana była szczególnie w stronę Berka i Morawca.

– Pozostaje kwestia techniczna, ale myślę, że możemy w tym pomóc – dodała Łokuciejewska.

– Wszystko rozumiem, ale pamiętajmy, że wielką wartością festiwalu było zawsze spotkanie na żywo. Sami wiecie, że oglądanie filmów to nie wszystko. „Wisła” była zawsze prawdziwą imprezą kinomaniaków. Tam ludzie spotykali się, by rozmawiać o obejrzanych filmach, bawili się, często do białego rana – w końcu wtrącił Berk.

– Zrobimy im networking online. Przecież dyskusje w sieci są czymś normalnym obecnie – odpowiedziała Cieśla.

– Pomyślimy o możliwościach, jakie daje formuła online. W takich spotkaniach może uczestniczyć nieograniczona ilość widzów. Możemy zaprosić większą liczbę gości, reżyserów, filmowców, przestrzeń nie jest dla nas ograniczeniem. –
Milena Kusiak zaczęła wymieniać zalety sieciowych spotkań i dodała: – W zeszłym roku robiliśmy takie spotkanie online na temat architektury nowoczesnych miast i wyszło bardzo fajnie. Łączyli się z nami architekci i dziennikarze z całego świata.

– Tak, można zorganizować dyskusje na np. Facebooku, utworzyć prawdziwy networking online. Ale trzeba najpierw sprawdzić, gdzie jest najwięcej naszych odbiorców, która platforma będzie dla nas najlepszym miejscem do budowania zarówno sieci kontaktów, jak i relacji. Spójrzmy na pozytywny aspekt zmiany – dodała Cieśla.

– Nie uda się przenieść imprezy z przestrzeni fizycznej do sieci w skali jeden do jednego, ale można zachować jej największe wartości: spotkanie i dobre kino – dodała Kusiak.

Przez moment na przemian mówiły Milena Kusiak i Alicja Cieśla. Wymieniały zalety wydarzeń online i przekonywały, że taka forma będzie standardem na czas lockdownu, a może i także po pandemii. Można było odnieść wrażenie, że entuzjazm kobiet udzielił się panom.

– Może jest to pomysł? – zaczął się zastanawiać profesor Morawiec.

Dyrektor festiwalu Jakub Berk niemal równocześnie odpowiedział mu westchnieniem.

Dyskusja trwała jeszcze dobrych kilka godzin. Pomimo pierwotnych oporów dyrektora Morawca i jawnego sceptycyzmu Berka postanowiono zorganizować wydarzenie w formule online. Po stronie festiwalu pozostało zaproponowanie gościom – reżyserom, aktorom, krytykom – spotkań online, Mt. Event miało przygotować komunikację, ale największego wyzwania podjęła się firma Kinex: muszą przenieść pokazy 24 filmów do sieci. Jednym słowem transformacja cyfrowa Warszawskiego Festiwalu Filmowego „Wisła” się rozpoczęła.

Kwestia techniczna okazała się kluczowa. Zarówno dla widzów, jak i organizatorów. Dla tych drugich ostatnie tygodnie przed festiwalem były prawdziwym wyścigiem z czasem, dlatego też wybór niezawodnej technologii ułatwiającej komunikację był koniecznością. W tej sprawie rozmawiały ze sobą Alicja Cieśla i Anna Łokuciejewska.

– Jak dobrze wiesz, zarówno Morawiec, jak i Berk nie są miłośnikami najnowszych narzędzi cyfrowych. Musimy wybrać takie, które pozwolą nam ściśle współpracować z nimi – zaczęła Cieśla.

– Tak, nie możemy tracić czasu na techniczne problemy. Mt. Event proponuje standardowe rozwiązanie – kanał na Slacku i Zooma. Slack daje przestrzeń do dzielenia się pomysłami na bieżąco, jest jak newsfeed. Natomiast Zoom działa bez instalacji i jest naprawdę intuicyjny. Myślę, że te dwa podstawowe narzędzia powinnyśmy wziąć pod uwagę – wyjaśniała Łokuciejewska.

– A nie lepszym pomysłem byłoby wykorzystanie pakietu Google’a? Tam są narzędzia takie jak Google Hangouts do rozmów czy aplikacje do dzielenie się plikami, takie jak Google Docs, Google Sheets czy Google Slides? – zaproponowała Cieśla.

– Pakiet Google’a jest powszechny, ale płatny i bardziej skomplikowany. Praca ze Slackiem i Zoomem, moim zdaniem, może być łatwiejsza – argumentowała Łokuciejewska.

– Dobrze, można to rozważyć. A co z kwestią przeniesienia festiwalu do sieci? Jakie są twoje pomysły? – dodała Cieśla.

– Popularnym rozwiązaniem jest skorzystanie z platformy streamingowej i „podpięcie” festiwalowej strony do niej. Można skorzystać z usług takich serwisów jak filmonline.pl czy streaming.com. Ten pierwszy serwis daje możliwość „personalizacji” pokazu. Można sobie wybrać salę kinową. Może uda się wybrać taką jak w kinie Stołecznym? To może zwiększyć doznania – wytłumaczyła Łokuciejewska.

– Tak, ten festiwal może będzie inny niż wcześniej, ale będzie też tak samo ciekawy jak zawsze – podsumowała Cieśla.

Przeniesie festiwalu do sieci to nie lada wyzwanie i wymaga ścisłej współpracy, a ta w dobie przymusowej izolacji też musi być online.

Przy poprzednich edycjach festiwalu wzajemne wizyty organizatorów w biurach były czymś na porządku dziennym. Alicja Cieśla z zespołem Mt. Event odwiedzała Jakuba Berka i Piotra Morawca w Stołecznym Instytucie Edukacji Filmowej, przedstawiciele instytutu bywali w mokotowskiej siedzibie Mt. Eventu. Do tego dochodziły oczywiście spotkania z Kineksem i z rzadka wizyty w Ratuszu. Można tylko dodać, że miesiąc, dwa przed festiwalem w samym Stołecznym Instytucie Edukacji Filmowej było jak w ulu.

W tym roku wszyscy – od specjalistów IT z Kineksu, poprzez osoby układające program, po eventowców z Mt. Event – pracowali zza domowych biurek. Rozmowy przeniosły się do sieci, szczegóły ustalano za pomocą e‑maili, a propozycje filmowe i materiały promocyjne oglądano razem za pomocą popularnego serwisu wideo.

Nowa „rzeczywistość” online dopadła festiwal jeszcze przed startem.

Praktyczne studia decyzji „MIT Sloan Management Review Polska” to teksty opisujące fikcyjne przedsiębiorstwa, ale realne problemy zarządcze.

Przeczytaj komentarze ekspertów do tego STUDIUM PRZYPADKU »

Jak zorganizować pracę zdalną w zespole, który normalnie pracuje bardzo blisko ze sobą? 

Daniel Kotliński PL

Podczas transformacji tradycyjnego, stacjonarnego modelu pracy ujawniają się dylematy z trzech obszarów: wydajności pracy, relacji międzyludzkich oraz równowagi pomiędzy życiem prywatnym i pracą. Z perspektywy menedżera lub szefa odpowiedzialnego przede wszystkim za wynik najważniejszy będzie ten pierwszy obszar, ale...

Jak od strony technologicznej powinno wyglądać przejście z formuły offline do online? 

Przemek Kotecki PL

Pandemia niewątpliwie przyspieszyła proces transformacji cyfrowej w wielu branżach. Nowe realia zmotywowały nas wszystkich do skorzystania z wielu nowych, kreatywnych środków podczas organizacji wydarzeń w formule online. Dla wielu organizatorów jest to okazja do eksperymentowania...

Jak zadbać o doświadczenie uczestnika wydarzenia online? Co może być wartością dodaną takiej formuły wydarzenia? 

Magda Makarczuk Strehlau PL

Wartością dodaną na pewno mogą być spotkania online z twórcami filmów, tak zwane sesje pytań i odpowiedzi / Q&A, które bez problemu można przeprowadzić za pomocą nowoczesnych technologii wykorzystywanych do telekonferencji...

Ivetta Roczek

Ekspertka do spraw organizacji imprez masowych związaną z Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN.

Patrycja Galicka

Zajmuje pozycję Head of Partners w firmie technologicznej Edrone.

Rafał Pikuła

Redaktor MIT Sloan Management Review Polska.