Podczas transformacji tradycyjnego, stacjonarnego modelu pracy ujawniają się dylematy z trzech obszarów: wydajności pracy, relacji międzyludzkich oraz równowagi pomiędzy życiem prywatnym i pracą. Z perspektywy menedżera lub szefa odpowiedzialnego przede wszystkim za wynik najważniejszy będzie ten pierwszy obszar, ale warto pamiętać, że dla członków zespołu kluczowe będzie zachowanie równowagi psychicznej w nowym środowisku pracy; planując przejście do pracy zdalnej, osiągniemy sukces tylko wtedy, gdy uwzględnimy wszystkie perspektywy.
Organizacja pracy zdalnej pod kątem wydajności. Zanim zaczniesz podejmować konkretne działania, zmapuj dokładnie potrzeby zespołu – nagłe wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych może spowodować chaos, a w efekcie opór pracowników. Potrzeby te będą dotyczyć przede wszystkim: codziennej komunikacji, pracy projektowej w czasie rzeczywistym, organizacji zadań do wykonania (także między zespołami) i prezentowania wyników pracy w celu uzyskania informacji zwrotnej. Dla zespołów, które do tej pory nie współpracowały, bezpiecznie będzie wybrać ekosystem aplikacji – np. Microsoftu lub Google’a. Obie firmy dysponują technologią do wideorozmów, współpracy w czasie rzeczywistym nad prezentacjami, tekstami czy arkuszami. Ten wybór należy wzbogacić aplikacją do organizacji pracy – w której będzie można spisać wszystkie zadania do wykonania, podzielić je na subprojekty (lub departamenty), podzielić między pracowników i na bieżąco śledzić ich realizację. Do tego typu pracy nada się Asana, dostępna również w wersji darmowej, lub inne rozwiązania do zarządzania projektami.
Niezależnie od decyzji kolejne aplikacje ułatwiające pracę warto wprowadzać najpierw w małym gronie (np. menedżerskim), by przez kilka dni móc przetestować wszystkie możliwości. Przed oficjalnym wprowadzeniem technologii do powszechnego użycia można opracować zbiór instrukcji objaśniających działanie podstawowych funkcji. Dobrze też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawy techniczne – chyba że w organizacji jest dział IT.
Organizacja pracy zdalnej pod kątem relacji międzyludzkich. Zespół w dobie lockdownu zmuszony do pracy w modelu rozproszonym podlega specyficznej dynamice; niektórzy do zmiany adaptują się szybko, inni mogą czuć się zagubieni lub po prostu sfrustrowani, co często prowadzi do erozji motywacji i spadku wydajności. Przenosząc całą pracę do sfery online, zadbaj o częste spotkania statusowe całego teamu (a jeśli liczy więcej niż 15 członków, podziel go na grupy 3-, 5‑osobowe) – np. 2‑3 razy w tygodniu, zawsze o tej samej porze. Oprócz dbałości o drożność obiegu informacji stwórz przestrzeń na wypowiedź o życiu prywatnym. To dobry sposób na utrzymanie morale w zespole i wzrost poczucia przynależności. Po drugie, wprowadź okresowe badanie satysfakcji, na przykład z wykorzystaniem eNPS („employer Net Promoter Score”) – taka anonimowa ankieta pozwoli obiektywnie spojrzeć na jakość relacji w zespole i jego stosunek do kierownictwa. Będzie również „buforem” emocjonalnym – do wyników ankiety warto zawsze odnosić się publicznie, by każdy miał pewność, że problemy są adresowane. Po trzecie, rozważ wprowadzenie cyklicznego mailingu zarządczego (np. raz w miesiącu), w którym podsumujesz kończący się okres. Transparentne ukazywanie kondycji organizacji zwiększa poczucie współodpowiedzialności i zespołowości.
Organizacja pracy zdalnej pod kątem równowagi między życiem prywatnym i pracą. Praca zdalna oznacza, wbrew pozorom, wzrost liczby godzin spędzonych przy biurku. Brak efektu „wyjścia z pracy” może znacząco wpłynąć na samopoczucie czy relacje rodzinne członków zespołu. Jako lider, komunikuj jasno potrzebę zbalansowania pracy odpoczynkiem – wymagaj tego zarówno od pracowników, jak i od siebie samego! Zachęcaj do organizacji „dłuższych weekendów” raz na 2‑3 miesiące i dłuższych urlopów w skali roku. Zniechęcaj do komunikacji grupowej i mailowania po godzinach pracy oraz tworzenia „spamu komunikacyjnego” (chodzi o włączanie do komunikacji tylko niezbędnych osób). Zachęcaj do korzystania z otwartych kanałów komunikacji tylko w koniecznych sytuacjach; chodzi o ograniczanie liczby powiadomień, które otrzymują członkowie zespołu. Nawet jeśli musisz pracować po godzinach, jakiekolwiek „promowanie” takiej postawy może być odczytywane jako wzór do naśladowania i zwiększać poziom stresu. Zachęcaj do aktywności fizycznej (nawet w domu) – dobrym pomysłem może być zgrywalizowanie ćwiczeń i ich wspólna (ale zdalna) realizacja, dzięki czemu systemowo zarządzisz poziomem kortyzolu w organizacji.
Przeczytaj komentarze pozostałych ekspertów do tego STUDIUM PRZYPADKU »
Jak od strony technologicznej powinno wyglądać przejście z formuły offline do online?
Pandemia niewątpliwie przyspieszyła proces transformacji cyfrowej w wielu branżach. Nowe realia zmotywowały nas wszystkich do skorzystania z wielu nowych, kreatywnych środków podczas organizacji wydarzeń w formule online. Dla wielu organizatorów jest to okazja do eksperymentowania...
Jak zadbać o doświadczenie uczestnika wydarzenia online? Co może być wartością dodaną takiej formuły wydarzenia?
Wartością dodaną na pewno mogą być spotkania online z twórcami filmów, tak zwane sesje pytań i odpowiedzi / Q&A, które bez problemu można przeprowadzić za pomocą nowoczesnych technologii wykorzystywanych do telekonferencji...
