Rezygnacja z części spotkań pozwala na efektywną współpracę. Jednocześnie zapobiega zakłócaniu skupienia. Zainspirowani badaniami przeprowadzonymi przez międzynarodowy zespół naukowców sprawdziliśmy, jak praktyka spotkań wygląda w Polsce.
Badanie przeprowadzone w 76 firmach zatrudniających ponad 1000 osób, a prowadzących działalność w ponad 50 krajach, wykazało, że ograniczenie liczby spotkań – w tym w dużej mierze spotkań online – ma pozytywny wpływ na produktywność zespołów. Prawie połowa (47%) badanych przez nas firm ograniczyła liczbę spotkań o 40%, wprowadzając w każdym tygodniu dwa dni bez spotkań. Pozostałe firmy próbowały czegoś jeszcze bardziej ambitnego: 35% wprowadziło trzy dni bez spotkań, a 11% – cztery. Natomiast aż 7% organizacji całkowicie zlikwidowało spotkania.
Kiedy spotkania zostały zredukowane o 40% (równowartość dwóch dni), badacze stwierdzili, że wydajność wzrosła o 71%, ponieważ pracownicy czuli się bardziej niezależni i samodzielni. Przestali czuć się przyparci do muru przez harmonogramy, mieli przygotowane własne listy rzeczy do zrobienia, czuli się odpowiedzialni za ich wykonanie, a to w konsekwencji zwiększyło ich satysfakcję o 52%.
Warto dodać, że już przed pandemią nawet 71% menedżerów uważało, że spotkania są kosztowne oraz zazwyczaj nieproduktywne. A przecież, odkąd wiele firm przestawiło się na modele pracy zdalnej i hybrydowej, to wzrosła zarówno częstotliwość, jak i długość spotkań. Wszystko po to, by zrekompensować utratę bezpośrednich interakcji. Dzisiejsi pracownicy biurowi spędzają zazwyczaj ponad 85% czasu na spotkaniach, co, jak pokazują badania, negatywnie wpływa na ich psychiczne, fizyczne i umysłowe samopoczucie.
Przed kamerką nad Wisłą
Trend ograniczania spotkań pojawił się także w Polsce. Sprawdziliśmy praktykę kilku firm w tym zakresie. Ich przedstawiciele opowiedzieli nam o kulturze spotkań w swoich organizacjach.
Jacek Głowacz, dyrektor działu HR w Rohlig Suus Logistics
Bez wątpienia jednym z wyzwań, przed jakimi obecnie stoi wiele organizacji, jest narastająca liczba spotkań biznesowych. Zdalna forma powoduje, że pozornie nic nie kosztuje nas wzięcie udziału w jeszcze jednym spotkaniu. Nigdzie nie musimy jechać, nie tracimy czasu na dojazd, a nasze „wolne miejsce” w kalendarzu uśmiecha się do naszych współpracowników zachęcająco i mówi do nich „zaproś mnie na kolejne spotkanie”. Efektem powyższego jest fakt, że wiele osób pracuje znacznie intensywniej niż przed pandemią. Większość spotkań zaczynamy słowami: przepraszam za spóźnienie, przeciągnęło mi się poprzednie spotkanie, a kończymy „przepraszam, muszę się przełączyć na kolejne…”. Poza intensywnością wyzwaniem wydaje się również rozluźnienie relacji społecznych. Trudno „na Teamsie” załatwić coś „przy okazji”. Pracując stacjonarnie, w biurze, znacznie łatwiej nam o takie okazje. To wszystko ma negatywny wpływ na kulturę organizacyjną, a także poczucie przynależności i wspólnoty.
Jak dotąd nie odnotowaliśmy negatywnego wpływu pracy zdalnej na efektywność pracy. Pojawiają się nawet sygnały, że efektywność rośnie. Wielu pracowników po początkowych trudnościach znalazło sposoby na zaadaptowanie domowych powierzchni czy wydzielenie stref pracy, w których mogą się skupić.
W dalszym ciągu wyzwaniem pozostaje liczba spotkań zdalnych. Przekłada się ona na rosnące poczucie zmęczenia, z czym mierzy się wielu pracodawców. Na razie nie wdrożyliśmy jeszcze rozwiązań organizacyjnych, blokujących umawianie spotkań jedno po drugim czy uniemożliwiających wysyłkę e‑maili po zakończeniu dnia pracy. Jednak staramy się edukować pracowników i uświadamiać ich, jak ważne jest odpowiednie planowanie czasu pracy, rezerwowanie czasu na pracę indywidualną w kalendarzu czy planowane przerw między spotkaniami.
Maciej Jaskólski, dyrektor działu rozwoju i produktów suplementów premium OSAVI
W codziennej pracy mamy wystarczająco dużo stresu z zewnątrz. W związku z tym postanowiliśmy podejść do spotkań w niestandardowy sposób. Obecnie pracujemy w systemie, który zakłada, że to osoba mająca taką potrzebę organizuje spotkanie. W ten sposób udało nam się zredukować liczbę spotkań z trzech godzin w tygodniu do jednego godzinnego raz na dwa tygodnie. Oczywiście takie podejście wymaga dużego zaufania do zespołów i dobrze przydzielonych ról organizacyjnych. Jednocześnie przekazanie kompetencji decyzyjnych członkom zespołu daje o wiele więcej możliwości rozwoju w dziale produktowym.
Staramy się, by każde spotkanie przebiegało w swobodnej atmosferze (zatem kawa czy ciastka są mile widziane), ale zawsze są konstruktywne burze mózgów. Rozmawiamy o tym, co i w jaki sposób zaprojektować. Oczywiście liczby i wyniki są ważne, ale zachowanie równowagi pomiędzy rozwojem a sprawozdawczością ma ogromne znaczenie.
Aleksandra Kubicka, Head of Talent & Culture, SentiOne
Gdy w marcu 2020 roku przeszliśmy całą firmą na pracę zdalną, wiedzieliśmy, że musimy zadbać o odpowiednie narzędzia, by móc mierzyć produktywność, aktywność i zaangażowanie pracowników. Dodatkowo, ponieważ sytuacja była stresująca dla wszystkich, postanowiliśmy bardziej niż kiedykolwiek skupić się na mierzeniu poziomu satysfakcji, zadowolenia i stresu. Nasi pracownicy regularnie wypełniali krótkie ankiety zajmujące im tylko ok. 2 minut tygodniowo, w których oceniali swój poziom zadowolenia, uznania, stresu, współpracy z innymi i komunikacji z menedżerem.
Na bieżąco monitorowaliśmy te wskaźniki i wyciągnęliśmy trzy kluczowe wnioski:
- produktywność podczas pracy zdalnej wcale nie spadła, a wręcz wzrosła;
- pogorszyła się natomiast kultura pracy – pracownicy byli bardziej zmęczeni, mniej żartowali, mniej doceniali innych, skupiali się głównie na osiąganiu celów;
- bardzo wzrosła liczba wiadomości wysyłanych na komunikatorze firmowym, bowiem jeden pracownik dostawał średnio ok. 70 wiadomości dziennie.
Wniosek? Jako firma nie musieliśmy wprowadzać dodatkowych rozwiązań, by zwiększyć produktywność. Musieliśmy się za to skupić na tworzeniu kultury w formie zdalnej, tak by SentiOne było nie tylko sprawną firmą IT, ale też miłym miejscem do codziennej pracy. Szukaliśmy zatem przestrzeni do doceniania postępów i osiągnięć w każdym projekcie oraz przestrzeni do zwykłej międzyludzkiej rozmowy, która nie będzie produktywnym spotkaniem statusowym.
Wprowadziliśmy następujące rozwiązania:
- SentiOneAcademy, czyli cotygodniowe spotkania, podczas których pracownicy prowadzą warsztaty na interesujące ich, niezwiązane z pracą tematy, np. ceramika, kuchnia wegańska czy bezpieczna jazda;
- Friday Kudos, czyli oddzielny kanał na komunikatorze służący chwaleniu, docenianiu i pokazywaniu sukcesów pracy każdego cichego bohatera w firmie;
- Communication Hygiene & Productivity Tips.
Ta ostatnia inicjatywa wyniknęła z faktu, że po prawie 2 latach pracy zdalnej zaobserwowaliśmy, że zaczęliśmy tonąć pod zalewem dużej ilości wysyłanych wiadomości, e‑maili i spotkań. W ramach „Communication Hygiene & Productivity Tips” raz w tygodniu dzielimy się z naszymi pracownikami dobrymi praktykami i wprowadzamy ogólnofirmowe zasady w obszarach organizacji pracy, spotkań i komunikacji. Są to m.in.:
- korzystanie z matrycy Eisenhowera nie tylko przy wyznaczaniu priorytetów, ale również przy umawianiu spotkań (np. spotkanie oznaczone jako „WAŻNE/PILNE” = „naprawdę musisz na nim być”);
- ustawienie jednego dnia w tygodniu jako dnia bez spotkań (z wyłączeniem spotkań „WAŻNE/PILNE” – na nich akurat trzeba się pojawić);
- umieszczanie agendy spotkania w zaproszeniu;
- blokowanie w kalendarzu czasu na „deep work”, w czym pomógł nam Google Calendar, który ostatnio wprowadził funkcję „Focus time”;
- stosowanie się do zasady action over perfection. Pomagają nam w tym 2 pytania pomocnicze: Co chcemy osiągnąć?, Co jest w tym najważniejsze?.
Efekt? Wzrost satysfakcji pracowników, zwiększona retencja, a produktywność dalej jest na wysokim poziomie – tylko osiągana w lepszej atmosferze.
Tomasz Bołcun, Brand Manager ClickMeeting
Szeroko omawiany syndrom zmęczenia spotkaniami online rzeczywiście może mieć miejsce. W większości przypadków wynika to jednak z niewłaściwej i nieprzemyślanej organizacji, a nie z samego modelu pracy zdalnej czy hybrydowej.
Kluczem do sukcesu staje się skuteczne zbilansowanie komunikacji synchronicznej, wymagającej bezpośredniego udziału zaangażowanych w nią osób w tym samym czasie, oraz komunikacji asynchronicznej, która pozwala na zapoznanie się z komunikatem i udzielenie odpowiedzi w innym, bardziej odpowiednim terminie. Oba modele wykorzystują przy tym inne narzędzia i formuły. Dzięki temu łatwiej także o skuteczne planowanie i realizację obowiązków. Każda firma, a nawet konkretny dział czy zespół powinny zastanowić się, jakie sposoby komunikacji będą wykorzystywane w określonych przypadkach i czy zbyt duża liczba spotkań nie utrudnia pracownikom realizacji obowiązków.
Kolejnym problemem jest niewykorzystywanie potencjału, jaki oferują spotkania online. Co oczywiste, różnią się one od bezpośrednich spotkań. Często są też jedynie ich substytutem, ale nie możemy zapominać, że same w sobie mają wiele do zaoferowania. Włączenie do spotkania interaktywnych elementów wspomagających współpracę, takich jak wirtualna tablica, ankiety i testy czy tryb pytań i odpowiedzi wpływa na zaangażowanie uczestników i polepsza ich doświadczenia. Korzystanie z nich jest niezwykle proste, więc po prostu warto sięgać po narzędzia, jakimi dysponujemy. Co ciekawe, zmęczenia spotkaniami online nie widać w naszych statystykach.
W naszym najnowszym raporcie State of Online Events, podsumowującym 2021 rok, przeanalizowaliśmy dane z blisko 2 milionów wydarzeń online, jakie odbyły się na platformie ClickMeeting w tym okresie. Średni czas trwania spotkania online wyniósł 66 minut. Dla porównania w 2020 roku było to 55 minut. Dłużej trwało również zaangażowanie uczestnika: przeciętnie wyniosło 50 minut, podczas gdy rok wcześniej na spotkanie poświęcaliśmy średnio aż o kwadrans mniej.
Konrad Brominski, Senior HR Manager Evolution w Polsce
Evolution działa w branży oprogramowania gier online już od 15 lat, posiada sieć centrów inżynieryjnych na całym świecie i nieustannie wkracza na nowe, międzynarodowe rynki. Wymagało to jednak od nas wcześniejszego opracowania i wprowadzenia jasno określonych procesów pracy. Nie prowadzimy cyklicznych spotkań i zwracamy przy tym uwagę na to, kogo na nie zapraszamy. Zanim takie zorganizujemy, określamy, czy jest to spotkanie informacyjne, czy decyzyjne. W ten sposób dbamy, aby czas uczestników nie został zmarnowany, a członkowie naszego zespołu mogli łatwiej planować swoją pracę. To rozwiązanie bardzo dobrze się u nas sprawdza — pozytywnie wpływa na efektywność i jakość wykonywanej pracy przez nasze zespoły.
Wielkie wyzwanie biznesu
Zmęczenie pracą zdalną widać już także w Polsce, dlatego menedżerowie starają się odpowiednio zarządzać pracą zespołów. Organizacja efektywnych spotkań jest wielkim wyzwaniem dla biznesu. Można powiedzieć, że kultura spotkań online wciąż się tworzy, ale zebrane wyżej dobre praktyki pokazują, że ta potrzeba lepszej organizacji pracy jest zagospodarowywana.
