Elon Musk nie przestaje zaskakiwać. Prawdopodobnie najbardziej pracowników Twittera – firmy, której stał się nowym właścicielem. Musk nieraz podkreślał, że produktywność jest jego kluczem do sukcesu. Niewątpliwie dąży do tego, aby ludzie, którzy dla niego pracują, kierowali się tą samą zasadą. Nic więc dziwnego, że postanowił wysłać do nich maila z sugestiami dotyczącymi poprawy ich wydajności.
Nie jest to informacja potwierdzona, niemniej nie jest nieprawdopodobna. Do sieci wyciekł ostatnio mail, który założyciel SpaceX wysłał najpierw do pracowników Tesli, a później Twittera. Dzieli się w nim swoimi przemyśleniami dotyczącymi produktywności w kontekście spotkań pracowniczych. Niewątpliwie zdaniem ekscentrycznego innowatora duże firmowe zgromadzenia nie przynoszą zbyt dużych korzyści, a przynajmniej nie wszystkim ich uczestnikom.
Sześć podstaw większej produktywności
Przyjrzyjmy się najnowszym rekomendacjom Muska.
Unikaj dużych spotkań. Zdaniem dyrektora generalnego Tesli duże spotkania marnują cenny czas i energię. Ponadto zniechęcają do debaty, ponieważ pracownicy nie mają faktycznie swobody wypowiedzi i nie są otwarci. A im więcej uczestników takiego spotkania, tym mniej czasu dla każdej osoby na zabranie głosu. Jak podkreśla Musk: „Nie planuj dużych spotkań, jeśli nie jesteś pewien, że przyniosą one korzyść wszystkim osobom, w nim uczestniczącym”.
Odpuść sobie spotkanie, jeśli nie wnosisz wkładu w jego przebieg. Według Elona Muska, jeśli uważasz, że spotkanie, na które zostałeś(-łaś) zaproszony, nie wymaga twojego wkładu czy decyzyjności – nie warto, abyś brał w nim udział. „Nie jest niegrzecznie opuścić spotkanie. Niegrzecznie jest marnować czas ludzi” – uważa nowy właściciel Twittera.
Zapomnij o łańcuchu dowodzenia. Musk radzi liderom, aby komunikowali się ze swoimi współpracownikami bezpośrednio, a nie za pośrednictwem przełożonych czy menedżerów. Taka komunikacja przyspiesza bowiem podejmowanie decyzji. A szybkie decyzje są równoznaczne z osiąganiem przewagi konkurencyjnej.
Bądź precyzyjny, a nie przemądrzały. Zdaniem właściciela Tesli używanie technicznego żargonu i sformułowań powszechnie niezrozumiałych spowalnia komunikację. Swoim pracownikom radzi, aby ich komunikaty były: zwięzłe, rzeczowe i przede wszystkim łatwe do zrozumienia. To prosta droga do skutecznych działań.
Zrezygnuj z częstych spotkań. Jak zaznacza założyciel SpaceX, nie ma lepszego sposobu na marnowanie czasu pracowników, jak angażowanie ich w częste spotkania. Radzi, aby spotykać się rzadziej, a wspólny czas wykorzystać na: kreatywną współpracę i rozwiązywanie pilnych problemów. Zauważa przy tym, że większość wyzwań można rozwiązać: telefonicznie, mailowo lub prowadzić komunikację ze współpracownikami na takich kanałach, jak Slack czy Discord. „Nie przerywaj pracy swojego zespołu, jeśli jest to niepotrzebne!” – podkreśla w swoim mailu.
Zachowaj zdrowy rozsądek. To dość specyficzna zasada, ponieważ odnosi się do… subiektywnego oceniania odgórnie przyjętych zasad panujących w firmie. Zdaniem Muska, jeśli reguły obowiązujące w przedsiębiorstwie nie mają sensu, ponieważ nie przyczyniają się do postępu, nie adresują twojego aktualnego wyzwania… nie warto się do nich stosować. Chodzi o to, żeby nie być przysłowiowym baranem, podążającym za stadem owiec. „Nie kieruj się regułami. Kieruj się swoimi zasadami!” – zachęca Elon Musk.
„Stojące spotkania” są krótsze i wpływają na koncentrację rozmówców
Opinię Elona Muska dotyczącą faktu, że w ostatnim czasie spotkania, szczególnie te online, są po prostu nieproduktywne, popiera gros liderów. Ponadto potwierdzają to liczne raporty. I tak na przykład według badania przeprowadzonego przez firmę Atlassian przeciętny pracownik uczestniczy w 62 spotkaniach miesięcznie, przy czym 31 godzin poświęconych na nie uznaje się za nieproduktywne. Natomiast, jak wynika z badania The Muse, takie jałowe zgromadzenia kosztują przedsiębiorstwa ponad 37 mld dolarów rocznie.
Eksperci wskazują przy tym zdrowotny koszt takich spotkań. W większości przypadków odbywają się one bowiem w salach konferencyjnych albo pracownicy uczestniczą w nich zdalnie, siedząc przed monitorem własnego komputera i wpatrując się w ekran pełen twarzy współpracowników. Słowem kluczem jest tutaj siedzenie, czyli brak ruchu, który negatywnie wpływa na nasze zdrowie. Nawet podczas pracy w biurze warto bowiem co jakiś czas wstać od biurka i „rozprostować kości”. A jeśli nasz dzień jest wypełniony, jak już zaznaczyliśmy wcześniej, w 85% spotkaniami…, nie ruszamy się zbyt wiele. Rozwiązaniem mogą być spotkania na stojąco. Jakie korzyści przynoszą? Z pewnością będą krótsze. Ponadto prowadząc rozmowę na stojąco, zmniejsza się liczbę czynników rozpraszających, a uczestnicy są bardziej skupieni na rozmowie i czujni. Co więcej, stanie wychodzi na zdrowie: powoduje spalanie o 50% więcej kalorii niż siedzenie, a przede wszystkim poprawia naszą postawę.
Na koniec nie można pominąć aspektu psychologicznego dużych firmowych spotkań. Często związane są one ze stresem, który pojawia się przed i podczas udziału w nich. Oczywiście może być on też stymulujący, ale dla większości osób oznacza jednak m.in. wzrost ciśnienia krwi i ból głowy, co ewidentnie nie wpływa korzystnie na zaangażowanie takiej osoby podczas spotkania.
