Dokładnie to pytanie kilka lat temu zadali sobie przedstawiciele firmy Netguru. Wewnętrzna analiza pokazała, że w firmie brakowało jednego miejsca dostarczającego dane potrzebne do sprawnej oceny sytuacji i budowy wiarygodnych prognoz. Aby temu zaradzić, firma zdecydowała się na budowę zwartego ekosystemu danych, wspieranego przez m.in. metodykę agile i własne narzędzia do automatycznego obliczania KPI.
W efekcie Netguru m.in. podniosło przewidywalność swoich podstawowych procesów o 102% w ciągu 9 miesięcy. Jak jednak podkreślano – nie było to zadanie łatwe. Zespół musiał poradzić sobie ze zmianą podejścia do systemu i wykorzystywanych narzędzi, a także zdefiniować zakres danych, jakie powinny być dostarczane do systemu, w taki sposób, by całość była przygotowana na dalszy rozwój firmy.
Na początek – edukacja
Od samego początku pracownicy Netguru byli otwarci na pomysły dotyczące poprawy przewidywalności. Pojawiały się również wątpliwości, głównie dotyczące tego, czy jednym z celów jest również wprowadzenie oceny ich wydajności na podstawie zupełnie nowych mierników.
Ponieważ jedną z wartości, na jakich opiera się kultura Netguru, jest transparentność, firma musiała uspokoić zespół i upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją intencje stojące za projektem: znajomość kondycji projektów, możliwość reagowania na zachodzące lub przewidywane zmiany. Postawiono na edukację, w tym m.in. wewnętrzne case studies czy warsztaty. Zespół wprowadził także tzw. agile review, w trakcie których doświadczeni project managerowie dołączali do projektów, by na podstawie własnej wiedzy i doświadczenia wyszukiwać możliwe problemy, które miały wpływ na ich rentowność.
Salesforce sercem biznesu
Niemożliwe jest rozpoczęcie pracy nad przewidywalnością bez uwzględnienia narzędzi, z których się korzysta. Po rozpoczęciu pracy z danymi zauważono, jak bardzo niezintegrowane są narzędzia, z których do tej pory korzystano w firmie. Przez złe połączenie (lub jego brak) nie dostarczały danych potrzebnych do tworzenia metryk i podejmowania słusznych decyzji. Netguru postanowiło więc przenieść centrum działań do Salesforce, integrując z nim inne punkty danych (m.in. Jira, Github, Calamari, Slack, Crunchbase czy Hubspot). Wyświetlanie danych w Salesforce we właściwym kontekście usprawniło procesy, pomogło zorganizować pracę i miało pozytywny wpływ na przewidywalność.
Obecnie w Netguru funkcjonują dwa połączone ze sobą źródła informacji. Jira jest sercem projektu, a Salesforce jest sercem biznesu. Jira pomaga w planowaniu, a Salesforce pozwala spojrzeć na każdy projekt z perspektywy całej firmy. Połączenie tych narzędzi pozwoliło na ocenę kondycji projektu w Salesforce poprzez KPI (kluczowe wskaźniki wydajności), bez potrzeby analizowania wszystkich elementów w Jira.
Praca z danymi
Początkowo pracownicy Netguru traktowali Salesforce jak zwykły CRM. Z czasem jednak firma zdecydowała o przekształceniu narzędzia w jedyne źródło prawdy (single source of truth; SSOT), przede wszystkim dlatego, że pozwala ono również na budowanie wielu wersji prawdy (multiple versions of truth; MVOT).
Pierwszym krokiem było przeniesienie danych projektowych do Salesforce, co zapoczątkowało budowę bazy wiedzy na temat wszystkich projektów Netguru. Następnie przeniesiono najważniejsze dane i procesy ogólnofirmowe, w tym dotyczące rekrutacji, finansów czy zarządzania portfolio firmy. Firma przyglądała się istniejącym rozwiązaniom z zakresu automatyzacji usług, ale ostatecznie zdecydowano się stworzyć je samodzielnie, ponieważ rozważane rozwiązania nie były jeszcze wystarczająco „dojrzałe”, aby zaspokoić potrzeby Netguru.
W efekcie powstał jeden ekosystem zbierający dane pochodzące z różnych narzędzi używanych w całej, dziś ponad 650‑osobowej, firmie. Podwyższenie przewidywalności w projektach było pierwszym krokiem większej transformacji. Salesforce stał się głównym źródłem danych dla najważniejszych procesów biznesowych. Łączy w sobie dane z różnych narzędzi, trzyma je w jednym miejscu, co pozwala szybciej je analizować i podejmować lepsze decyzje. System jest przygotowany do dalszego skalowania. Jednocześnie, aby zagwarantować sobie operowanie tylko na danych służących w podejmowaniu mądrych decyzji biznesowych, Netguru poddaje regularnej analizie przydatność poszczególnych narzędzi, które dostarczają informacji do całego ekosystemu.
Wskaźniki kluczem do przewidywalności
Przewidywalność jest teraz tylko jednym z wielu wskaźników KPI, które są mierzone w Netguru. Zespół musiał stworzyć metryki i nauczyć się z nich korzystać, jednak wysiłek był tego wart. Wymyślono kilka wskaźników wydajności mierzonych dla każdego z projektów. Dwa z nich są mierzone na podstawie całego sprintu:
procent realizacji sprintu (ile prac zaplanowanych dla sprintu zostało ukończonych przed jego końcem); - zgłoszenia (tickets) dodane do sprintu po jego rozpoczęciu i początkowej fazie planowania. Reszta mierzona jest co tydzień, ponieważ długość sprintu nie jest równa we wszystkich projektach:
dostarczone punkty (wartość punktowa zamkniętych zgłoszeń);
średni czas oczekiwania zgłoszenia na przegląd kodu (w godzinach pracy);
średni czas oczekiwania zgłoszenia na analizę jakości (w godzinach pracy);
liczba zgłoszeń odrzuconych przez analizę jakość; - liczba zgłoszonych błędów;
średnia liczba zatwierdzeń (commit) na programistę.
Powyższe podejście pomogło firmie usprawnić swoją działalność m.in. w takich obszarach, jak:
planowanie zatrudnienia – dzięki integracji z Workable firma ma pełną wiedzę na temat statusu zatrudnienia i skuteczności rekrutacji. Dane zgromadzone w Salesforce pokazują, jakie stanowiska potrzebują większej uwagi i wzmocnienia działań rekrutacyjnych;
project portfolio management – dane z Jira i Github oferują pogląd na przekrój projektów. Pozwala to przewidzieć potencjalne problemy i zaadresować je wcześniej;
talent management & scheduling – zbierając informacje o dostępności zespołu i aktualnych projektach w jednym miejscu, możemy sprawniej reagować na zmiany w zapotrzebowaniach projektowych, mogąc płynnie przydzielać odpowiednich ludzi do odpowiednich projektów;
procesy finansowe – Salesforce wspiera firmę m.in. w rozliczeniach z klientami i przewidywaniu przychodów. Integracja z Enova również pomaga w prowadzeniu księgowości.
Każde przedsiębiorstwo powinno przejść przez taki proces
Jeśli twoja firma gromadzi dane, ma w planach automatyzację procesów i rozwija się bardzo szybko, warto rozważyć rozpoczęcie takiego procesu. Zastanawiasz się, jak to zrobić?
Przeanalizuj aktualny status – sprawdź, gdzie twoja firma przechowuje informacje, jakie procesy są ważne i krytyczne dla działania firmy, a jakie nie są tak istotne.
Stwórz jedyne źródło prawdy (SSOT), które będzie sercem całego systemu i miejscem dostarczającym wiarygodnych informacji dot. każdego procesu, projektu itp.
Zadbaj o edukację zespołu i odpowiednie zarządzanie zmianą:
• Zespół musi nie tylko wiedzieć, jak korzystać z nowego systemu, ale także jak zmiana wpłynie na jego pracę, jak dzięki niej zyska.Analizuj tylko te dane, które są niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych.
• Regularnie sprawdzaj, które informacje nie są wykorzystywane, i usuwaj ich źródła z ekosystemu.Bądź gotów do zmian.
