Przystosowanie się do nowej „covidowej” rzeczywistości to „być albo nie być” dla wielu firm. Dla nas każdy event to spotkanie. A ich odwoływanie negatywnie wpływa na biznes – mówi Andrzej Targosz, założyciel krakowskiej spółki Eventory.
Partnerem materiału jest Eventory.
W czasach zagrożenia epidemicznego odwołano wiele spotkań bądź przeniesiono je do sieci. Jak branża przystosowała się do nowego otoczenia?
Spotkania stanowią kluczowy element działań informacyjnych i rozwojowych, np. wydarzenia wewnątrz globalnych korporacji mają duże znaczenie – aż 25% budżetów marketingowych lokowanych jest w organizację eventów (według Forrester Research). W czasach pandemii nastąpił gwałtowny wzrost popytu na technologie wspierające nie tylko organizatora, ale również uczestnika e‑spotkania. Branża szeroko pojmowanych wydarzeń wyszła obronną ręką z początkowego chaosu, m.in. dzięki nieszablonowym technologiom. Innowacyjne rozwiązania w tym przypadku to takie, które umożliwiły prowadzenie biznesu zdalnie na takim samym poziomie jak przed pandemią. Zorganizowanie skutecznego eventu offline to często skomplikowany proces, wymaga m.in. ustalenia celów, wysyłki zaproszeń, rejestracji, zaangażowania uczestników i zebrania danych. Dzięki przeniesieniu spotkań do sieci niektóre procesy znacznie się uprościły.
Jakie innowacyjne rozwiązania pojawiły się na rynku?
W Eventory stworzyliśmy unikalne rozwiązania dla branży spotkań w obszarze zarządzania doświadczeniami klientów i uczestników wydarzeń. Umożliwiają one organizowanie lepszych i bardziej znaczących spotkań (np. sprzedaży, marketingu, HR, a nawet konferencji). Od lat obserwujemy dynamiczny wzrost przemysłu eventów korporacyjnych. Nasze narzędzie ułatwia kontrolę nad wszystkimi obszarami eventu. Organizator w dowolnym momencie może sprawdzić postępy w jego realizacji. Zwiększając zaangażowanie uczestników, pozyskujemy od nich wiarygodne opinie w ankietach, co od razu przekłada się na ich sprawną analizę. Nie trzeba już kopiować, przenosić, ujednolicać danych – dzięki Eventory możliwość efektywnego pomiaru osiągniętych celów i zwrot z inwestycji stały się realne.
We współczesnych organizacjach wiele się mówi o podejściu customer first. Co to oznacza w praktyce? Jak otwarcie się na klienta realizowane jest w branży, jak podchodzi do tego zagadnienia Eventory, zwłaszcza w czasach pandemii?
Aby zrozumieć naszą filozofię działania, najpierw wytłumaczę, czym jest dla nas event oraz klient. W skali mikro i makro eventem jest każde wydarzenie – spotkanie zespołu, konferencja, a nawet walne zgromadzenie – zaś klient to osoba wchodząca w interakcję z przedsiębiorstwem właśnie poprzez spotkania (to nie tylko kupujący, ale również partnerzy, sprzedawcy, pracownicy i inwestorzy). Na pytanie, co jest najważniejsze w spotkaniach, nasz zespół odpowiada jednogłośnie: nie co, a kto. Nasze działania skupiają się na kliencie – na tym, aby platforma Eventory była dopasowana do jego potrzeb (inne potrzeby są w korporacji, inne ma organizator konferencji). Wspieramy rynek Enterprise nie tylko wiedzą, ale przede wszystkim skrojoną na miarę klienta technologią.
Co zmieniło się w związku z przejściem do online, jak to wpływa na kulturę organizacyjną, jak firmy sobie z tym radzą?
Podczas pandemii zmieniło się tylko miejsce spotkań – z sali konferencyjnej przenieśliśmy się do „pokoju” online. Potrzeby i cele eventów sprzed pandemii są nadal aktualne. Wciąż koniecznym jest zadbanie o zaangażowanie uczestników, danie im przestrzeni do zadawania pytań (umożliwienie komunikacji dwukierunkowej), zebranie feedbacku. Co się zmieniło? Na przykład koszty: cyfrowe eventy wymagają mniejszej liczby obsługujących je osób, tym samym umożliwiając organizatorom oszczędności. Organizacja internetowego wydarzenia potrafi być nawet o 95% tańsza niż przeprowadzenie eventu stacjonarnie.
Imprezy realizowane online w porównaniu z tymi w realu są z pewnością uboższe o aspekt networkingowy. Czy istnieją rozwiązania technologiczne, które mogą to zrekompensować?
Proces organizacji wydarzeń offline i online jest podobny. W przypadku eventu online należy szczególnie zadbać o komunikację i zaangażowanie uczestników. W przypadku offline często „gra zespołowa” dzieje się sama, dzięki łatwiejszemu nawiązywaniu relacji między uczestnikami wydarzenia. Platforma Eventory upraszcza proces planowania wydarzeń, zmniejsza tym samym ich koszty; pomaga zwiększyć poziom zaangażowania uczestników – ułatwia nawiązywanie relacji. A jednocześnie daje poczucie bezpieczeństwa osobie zarządzającej wydarzeniem i pomaga rozstrzygnąć istotną kwestię – czy został osiągnięty cel wydarzenia. Wspiera również proces organizacji i zarządzania np. spotkaniami wewnętrznymi w firmach, dotyczącymi kwartalnych wyników sprzedażowych czy wprowadzenia nowego produktu na rynek, związanymi z planowaniem lub zakończeniem projektów, wydarzeń budujących relacje z klientami, motywujących pracowników. Warstwa technologiczna, płynnie współpracująca z np. Zoomem czy Microsoft Teams, umożliwia firmom łatwe prowadzenie i mierzenie efektów spotkań online z zachowaniem najostrzejszych standardów cyberbezpieczeństwa i poufności danych. Dzięki integracji z platformami do streamingu organizator zyskuje przede wszystkim łatwiejszy dostęp do miejsca wydarzenia, jakim jest wirtualny pokój. Łatwo może przekierować uczestników do swojego wirtualnego spotkania. Uczestnicy, wchodząc na stronę wydarzenia w aplikacji oraz w wersji webowej, mają możliwość dołączenia do spotkania bez konieczności szukania linków w mailach czy opisie eventu – przycisk do pokoju spotkania jest stale widoczny na głównym ekranie. Co więcej, Eventory gwarantuje bezpieczne uwierzytelnienie uczestników walnych e‑zgromadzeń. Pozwala także na zachowanie pełnej tajności głosowań.
Jak będzie zmieniać się branża w ciągu najbliższych 5 lat i jaką rolę w tej branży Eventory widzi dla siebie?
Biznes powoli się rozpędza i zaczyna wracać do normalnej aktywności. Jednak po izolacji wywołanej pandemią w firmach nastąpi niejeden moment ewaluacji spotkań, np. nie wszystkie eventy przeniesione z offline do online wrócą do swojej pierwotnej formy. Organizacja internetowych spotkań będzie dla wielu korporacji bardziej efektywna. Eventy w sieci są tańsze, działania te angażują również uczestników długo przed samym wydarzeniem, a przecież o to chodzi, żeby uczestnika zaskoczyć i „wciągnąć”. Stacjonarne rozwiązania sprawdzą się w firmach, dla których celem jest networking między uczestnikami. Przed pandemią globalny rynek imprez dla firm B2B był wart ponad 1,1 biliona dolarów (według raportu AMR Global Opportunity Analysis and Industry Forecast, 2019–2026). Od 2026 roku jego wartość ma wynosić 2,33 biliona dolarów. Tak było w grudniu, teraz, niestety, mamy za mało danych, aby przeanalizować skutki obecnej sytuacji dla sektora. Jedno jest pewne: eventy online nie znikną. A gdzie w tym wszystkim widzę Eventory? Nasza technologia aktualnie z powodzeniem wspiera spotkania krajowe (w świecie rzeczywistym i w sieci). Wierzę, że za 5 lat z powodzeniem będzie wykorzystywana także za granicą.
