Biorąc pod uwagę upływ czasu oraz pewne „przyzwyczajanie się” do sytuacji spowodowanej wybuchem pandemii COVID‑19, jak również rozwój sytuacji z tym związanej oraz rosnące przekonanie, że kolejne ograniczenia w najbliższej przyszłości są nieuniknione, krytycznie istotne staje się długoterminowe podejście do „nowej normalności”, a raczej „nowej nienormalności”.
Partnerem materiału jest T‑Systems.
Z jednej strony można przyjąć założenie, że zaskoczenie spowodowane wiosenną falą zachorowań i ograniczeń w zakresie funkcjonowania biznesu już za nami, z drugiej jednak ostatnie wydarzenia, jak choćby skala wzrostu nowych przypadków zachorowań w krajach Europy, nie pozostawiają najmniejszych wątpliwości co do faktu, że „powtórka” czy „druga fala pandemii” zbliża się coraz większymi krokami. To, czy nastąpi na przestrzeni najbliższych miesięcy, czy kwartałów oraz czy w medycynie pojawi się przełom w metodach leczenia i zabezpieczenia przed nowymi zachorowaniami, pozostaje w sferze pobożnych życzeń i nadziei…
Co więc powinniśmy zrobić, jak się przygotować, czy mamy szansę uniknąć przypadków pandemii w naszych firmach, biurach, domach czy szkołach naszych dzieci? Czy powinniśmy zakładać, że obowiązkowa kwarantanna przynajmniej części naszych pracowników jest nieunikniona, czy powinniśmy być gotowi na czasowe lub nawet długotrwałe okresy izolacji i pracy zdalnej? Czy konieczność pozostawienia dzieci w domu musi oznaczać niedostępność pracowników w okresie izolacji? Jeżeli tak, to jak to zrobić? Spróbujmy wspólnie zastanowić się nad odpowiedziami na te pytania w dalszej części artykułu.
Czego nauczyliśmy się w okresie pandemii?
Jak pokazało życie w okresie pandemii, przejście na model pracy zdalnej (oczywiście nie mówimy tutaj o obszarach biznesowych wymagających fizycznej pracy na miejscu, tj. np. liniach produkcyjnych w przemyśle) okazało się możliwe w bardzo krótkim czasie. Bazując na doświadczeniach z własnego podwórka, możemy z pewnością stwierdzić, że średniej wielkości firmy, takie jak np. T‑Systems Polska Sp. z o.o., wykorzystujące na co dzień platformę Microsoft 365, w tym w szczególności aplikację Microsoft Teams, były w stanie praktycznie z dnia na dzień opuścić biuro i przenieść pracę do modelu zdalnego niemal w 100%. W przypadku dużych firm, jak np. T‑Mobile Polska SA, wystarczyło kilka tygodni, żeby obszary biznesu, które nie wymagają fizycznej obecności pracowników (tj. call center czy back office), sprawnie przeniosły się do pracy zdalnej.
Co więcej, w wielu obszarach praca zdalna pozwala znacząco zwiększyć efektywność pracowników, przede wszystkim dzięki wyłączeniu czasu niezbędnego na dojazdy do pracy oraz elastyczności zarządzania czasem pracy. Wymaga to jednak wdrożenia odpowied‑nich narzędzi oraz istotnej zmiany podejścia do codziennej komunikacji i pracy, szczególnie w ujęciu zespołowym i zarządzania kapitałem ludzkim. W obszarze komunikacji krytyczne staje się wykorzystanie narzędzi wideokonferencyjnych, a co za tym idzie, przede wszystkim przekonanie pracowników do używania kamery komputera podczas spotkań. W przeciwnym razie komunikacja międzyludzka staje się drastycznie uboższa – nawet o 55% (zgodnie z zasadą 7/38/55 sformułowaną przez psychologa Alberta Mehrabiana w latach 70. XX wieku, według której 7% przekazu w komunikacji międzyludzkiej stanowią wypowiadane słowa, czyli treść, 38% – emocje wyrażane brzmieniem głosu, a 55% – mowa ciała, czyli komunikacja niewerbalna). Przekonanie uczestników spotkań zdalnych do używania kamery może okazać się niełatwym zadaniem, spoczywającym przede wszystkim na liderach zespołów, którzy nie tylko powinni wymagać używania wideo w trakcie spotkań, ale przede wszystkim powinni sami stosować to medium jako standard w zdalnej komunikacji ze swoimi zespołami. To często oznacza konieczność zmiany dotychczasowych nawyków i kultury pracy w organizacjach – zmiana kultury i nawyków w codziennej pracy staje się więc kluczowym czynnikiem decydującym o skuteczności zdalnej komunikacji. Brak komunikacji niewerbalnej z całą pewnością skutkować będzie negatywną oceną zdalnego modelu pracy zarówno ze strony pracownika, jak i przełożonego. Stąd też w długoterminowym ujęciu może się okazać, że ocena efektywności pracy zdalnej może być negatywna.
Co dalej? Zdalnie, stacjonarnie czy w modelu mieszanym?
Powrót do wcześniejszego, w pełni stacjonarnego modelu pracy już nigdy nie nastąpi. W długoterminowej perspektywie optymalny będzie model mieszany, pozwalający na balansowanie pomiędzy pracą zdalną i stacjonarną. Jak pokazują coroczne badania firmy Buffer – The 2020 State of Remote Work – najbardziej zadowoleni pracownicy pracują zdalnie min. 76% czasu zawodowego. Na tej podstawie można przyjąć tezę, że najbardziej docenianym modelem pracy będzie jeden dzień w tygodniu w biurze.
Jak mądrze wybrać technologię wspierającą „nową nienormalność”?
Dostosowanie kultury pracy i codziennych nawyków do modelu z przeważającym udziałem pracy zdalnej wymaga zastosowania systemowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych. W procesie wyboru optymalnego rozwiązania bezwzględnie należy uwzględnić takie czynniki jak odpowiednio dobrany sprzęt wspierający komunikację zdalną, a przede wszystkim wideokonferencje. Dostępne dzisiaj technologie zapewniają wygodną i bezpieczną komunikację zdalną zarówno z poziomu komputerów osobistych, jak i urządzeń mobilnych, takich jak tablety czy smartfony. Kolejny istotny czynnik decydujący o sukcesie zdalnej pracy to odpowiednia infrastruktura dostępowa – dostęp do internetu o wydajności wystarczającej do pracy zdalnej – tutaj musimy pamiętać, że transmisja wideo szybko skonsumuje nasze pakiety transmisji danych, więc warto zadbać o odpowiednie abonamenty lub dostęp do internetu bez limitów transmisji. Niezmiernie krytyczne w przypadku zdalnej pracy staje się również odpowiednie zabezpieczenie środowiska pracy użytkowników – dodatkowe narzędzia weryfikacji tożsamości (tzw. multifactor autentication) stanowić będą standard w najbliższej przyszłości.
Mądry wybór platformy technologicznej powinien być poprzedzony uważną analizą obecnie wykorzystywanych narzędzi do komunikacji oraz kluczowymi celami biznesowymi, których osiągnięcie decyduje o sprawnym działaniu naszego biznesu. Ważne odpowiedzi na pytania obejmować będą przede wszystkim zagadnienia związane z funkcjonalnością posiadanych już rozwiązań. Ciekawa sytuacja, z którą spotykamy się często u naszych klientów, to brak świadomości posiadania już narzędzi i wielokrotne opłacanie tych samych funkcji posiadanych aplikacji. Dla przykładu: klienci posiadają wykupione subskrypcje pakietu Microsoft Office 365 z aplikacjami Teams czy OneDrive, pozwalającymi zarówno na komunikację wideo, jak i pracę grupową na projektach czy wymianę plików, a w efekcie kupują dodatkowe narzędzia, takie jak Zoom czy Cisco Webex do komunikacji wideo, Slack do pracy zespołowej, albo Dropbox do wymiany plików.
Praca biurowa w czasach „nowej nienormalności” będzie najprawdopodobniej pracą w modelu mieszanym z przewagą pracy zdalnej nad stacjonarną – optymalny wydaje się podział zgodny z zasadą Pareto, czyli 80% zdalnie, zaś 20% w tradycyjnym modelu stacjonarnym. Co do wyboru technologii wspierających pracę zdalną przyszłość należeć będzie do rozwiązań globalnych graczy, tj. Microsoftu (z pakietem Office 365) czy Google’a (oferującego G‑Suite) – i to na nie przede wszystkim powinniśmy zwrócić uwagę, poszukując rozwiązań dla naszej organizacji.
