Epidemia i praca zdalna. Z jakich narzędzi wirtualnych warto skorzystać?

Do tej pory praca zdalna był benefitem dla pracowników albo wyjątkiem spotykanym w branży IT, szczególnie w przypadku międzynarodowych zespołów. Teraz stała się koniecznością. Wykonywanie swoich obowiązków poza biurem i na stałe przypisanym biurkiem postrzegane jest w różny sposób w zależności od roli w organizacji. Przymusowy home office może być jednak szansą na przetestowanie wirtualnych narzędzi i systemu wirtualnego biura. Od wykorzystanych narzędzi zależy, czy taka forma pracy okaże się sukcesem i stanie się standardem nie tylko w czasach epidemii.

Praca zdalna? O tym się mówi

– Według analizy monitoringu internetu, którą udostępniło nam SentiOne, wynika, że w tej chwili o 2739% więcej mówi się w internecie o pracy zdalnej niż jeszcze miesiąc temu. Zasięg informacji na ten temat obecnie wynosi 213 milionów, a dotyczy to okresu ostatnich 30 dni. Wiele firm szuka narzędzi, które umożliwią sprawne działanie z domu. Najbardziej potrzebne i zarazem najchętniej wykorzystywane są chmury pozwalające na wspólne edytowanie dokumentów czy wirtualne spotkania. To absolutne minimum, tym bardziej że w obecnej sytuacji można skorzystać z wielu zaawansowanych rozwiązań za darmo – opowiada Elżbieta Nowacka‑Szustak z agencji Rocket Science.

Narzędzi jest sporo. Pozostaje pytanie, które wybrać.

Ilość narzędzi jest ogromna i niekiedy naprawdę trudno wybrać te, które mogą być idealne dla naszego biznesu. Od narzędzi skupiających wszystkie formy współpracy, jak rozmowy – zarówno te głosowe, jak i wideo – wielokanałowe chaty z możliwością zakładania grup, a w nich wątków, dodawania postów, komentarzy, poprzez narzędzia do konwersji i udostępniania plików, po programy umożliwiające zarządzanie i tworzenie całych systemów wirtualnych biur.

– Dobór tutaj powinien zależeć od rodzaju pracy i branży, jednak narzędzia all‑in‑one są dla zdecydowanej większości wystarczające, gdyż pozwalają na intuicyjne nawigowanie poprzez wykorzystanie mechanizmów dobrze znanych w sieci społecznościowych. Wszystkie z nich mają na celu utrzymanie transparentności komunikacji oraz zredukowanie liczby spotkań i e‑maili – wyjaśnia Maria Magdalena Szram, Digital Marketing Lead MEA, CEE and Russia w JLL.

Zdalna komunikacja i wideokonferencje. Google i Microsoft z propozycją na czas epidemii

Poza poczciwym starym Skype’em popularnym komunikatorem jest również Google Hangouts, który w opcji Hangouts Meet umożliwia wielokanałowe spotkania. Rozwiązanie Google’a umożliwia dostęp do większych spotkań (do 250 uczestników), strumieniową transmisję na żywo dla nawet 100 000 widzów oraz możliwość rejestrowania spotkań i zapisywania ich na dysku Google. Warto dodać, że na czas pandemii Google zniósł opłaty za rozszerzoną wersję. Promocja ma trwać do 1 lipca br. Także Microsoft ma swoją propozycję – to narzędzie Teams, które umożliwia rozmowy i wideokonferencje. Także ten gigant cyfrowy na ten trudny czas zniósł ograniczenia użytkowników.

Jednym z popularnych narzędzi jest również GoToMeeting. Rozwiązanie to ma jedną zasadnicza wadę – w wersji bezpłatnej mogą z niego korzystać maksymalnie 3 osoby, więc w przypadku dużych posiedzeń odpada. Warto wspomnieć także o programie AnyMeeting, poprzez który można prowadzić konferencje internetowe w jakości HD. Zaletą jest to, że ani organizator, ani uczestnicy nie muszą instalować żadnych dodatkowych aplikacji na swoim komputerze. Wszystko działa z przeglądarki internetowej.

Wirtualne tablice

Wielkim wyzwaniem w przypadku pracy zdalnej jest zarządzanie zadaniami. Nie każdy pracownik jest w stanie samemu zapanować na priorytetami i przygotować sobie solidną listę to do. Kiedy menedżer nie może podejść do biurka i pomóc pracownikowi w ustaleniu harmonogramu pracy, rozwiązaniem są wirtualne tablice i programy do zarządzania pracą, takie jak Microsoft Planner, Evernote czy Trello. Mircosoft wprowadza także aplikację To Do, będącą następcą popularnej apki Wunderlist, która przypominała o zadaniach i motywowała do działania.

Ta pierwsza to intuicyjny organizer od Microsoftu. Polecany szczególnie tym, którzy korzystają z rozwiązań Mircosoft360. Evernote to zaś znane narzędzie do trzymania notatek w jednym miejscu, w praktyce świetnie organizuje pracę. W wersji darmowej z ograniczoną pojemnością. Dobrą opinię ma Trello. Ten darmowy (w podstawowej wersji) program czasem ułatwia zarządzanie zadaniami i projektami. W zasadzie jest to rodzaj wirtualnej tablicy czy zbioru list „do zrobienia”.

Zdalny obieg dokumentów

W czasie pracy zdalnej kluczowy staje się obieg dokumentów. W rezultacie to, czego nie można fizycznie położyć na biurku czy zapisać na dysku firmowym, trzeba umieszczać w przestrzeni chmurowej. Standardem jest dysk Google i nie ma sensu tutaj więcej się rozpisywać o zaletach i wadach tego popularnego rozwiązania.

Nieco mniej znanym rozwiązaniem jest Dropbox Business, który ewoluował ze zwykłego dysku chmurowego do przestrzeni dopasowanej do współpracy zespołowej. Dropbox w wersji biznesowej oferuje 5 TB przestrzeni, pełną kompatybilność dla dokumentów Office 365 oraz G Suite, a dodatkowo posiada funkcję kopii zapasowej do 180 dni wstecz. Jedną z funkcji wchodzących w skład usługi jest Dropbox Paper – edytor dokumentów tekstowych oraz notatek.

Na rynku dostępnych jest także wiele innych rozwiązań przygotowanych przez dostawców usług chmurowych. Warto tutaj wspomnieć o rozwiązaniach takich jak DocuSafe (Com‑Pan), WorkFlow (Archman) czy platforma EDI od firmy Comarch. Wybór programu zależy od tego, czy planujemy jego wdrożenie ad hoc na czas epidemii, czy też rozważamy skorzystanie z takiego systemu dłużej, niezależnie do sytuacji epidemiologicznej.

Zdalna obsługa biura

Popularnym rozwiązaniem jest TeamViewer, który umożliwia obsługę zdalną pulpitu drugiego użytkownika. To idealne rozwiązanie dla zespołów IT i helpdesk. Program sprawdzi się w obecnej sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywają poza siedzibą firmy. Warto pamiętać, że darmowa wersja pozwala na ograniczone czasowo sesje, ale każda z nich powinna pozwolić na wykonanie najważniejszych zadań. Ciekawą alternatywą dla bardzo popularnego TeamViewera jest darmowy program UltraVNC, korzystający z protokołu VNC, dzięki czemu można za jego pomocą nawiązać połączenie z każdym kompatybilnym systemem operacyjnym. Dodatkową zaletą aplikacji jest szyfrowanie połączeń za pomocą biblioteki OpenSSL.

Zdalne podpisywanie dokumentów

Profilaktyczna kwarantanna sprawiła również, że w znacznym stopniu zostały ograniczone możliwości spotkań nawet w skromnym dwuosobowym gronie. Siłą rzeczy trudno o sformalizowanie czy sfinalizowanie wielu procesów, które wymagają podpisu. Rozwiązaniem jest tu zdalna akceptacja poprzez cyfrowy podpis. Właściciel zdalnego podpisu kwalifikowanego może podpisać dokument elektronicznie poprzez certyfikat kwalifikowany. W efekcie mobilnym podpisem elektronicznym w chmurze można podpisać m.in. umowy, regulaminy, dokumenty księgowe oraz wszystkie inne dokumenty wymagające tradycyjnego podpisu.

Warto podkreślić, że dokument elektroniczny podpisany podpisem kwalifikowanym z punktu widzenia prawa ma takie same właściwości jak podpis złożony na papierze. Popularnym narzędziem w tym zakresie jest np. kwalifikowany podpis elektroniczny dostarczany przez Asseco Data Systems czy podpis Autenti by InfoCert.

Czego nauczy nas pracy zdalna?

Pracę w świecie wirtualnym należy więc potraktować jako całościową zmianę, nie tylko jako rozwiązanie wdrożone w momentach kryzysu i ad hoc, ale zintegrowane podejście do wzmocnienia kolaboracji, zwiększenia jakości pracy i zmianę narzędzi nadzoru. W efekcie może się to okazać paradoksalnie większym wyzwaniem dla kadry zarządzającej niż samych pracowników. Dlaczego? Taka reorganizacja wymaga zmiany sposobu zarządzania ludźmi: zaufanie do jakości pracy poszczególnych członków zespołu jest tutaj kluczowe.

Zmiana w organizacji

– Nie można po prostu skopiować tego co działa w jednej sytuacji i przykleić z łatwością do innego środowiska. Twarde KPI dla poszczególnych pracowników stają się trudne do wytyczenia, jeżeli nie jest to projekt, a zwykłe codzienne operacje i powtarzalne w jakimś zakresie zadania, a to o takiej pracy najczęściej teraz mówimy. Ciężko je przełożyć na „tickety” w systemie (Jira czy Azure DevOps, jak w przypadku tych wykorzystywanych przez firmy IT), które z łatwością można przypisać do konkretnej osoby, wyznaczyć deadline i zamknąć po weryfikacji. Tak jak w każdym innym przypadku, tak i tutaj wdrożenie samej technologii ułatwiającej kolaborację i zarządzanie wirtualne nie jest rozwiązaniem, jeżeli nie idzie za tym głębsza zmiana w organizacji – komentuje Maria Magdalena Szram, Digital Marketing Lead MEA, CEE and Russia w JLL.

Test dla liderów

Wymuszona przez epidemię koronawirusa praca zdalna wpłynie dynamicznie nie tylko na rozwój technologii (to jedna z niewielu branż, która zyska w tym trudnym czasie), ale przede wszystkim zmieni się globalne i lokalne postrzeganie home office. W rezultacie wiele firm zmieni swój model biznesowy, kulturę organizacyjną i sposoby zarządzania. Te firmy, które przetrwają epidemię w formacie pracy zdalnej, wyjdą z niej zwycięsko, uodpornione na kolejne, przyszłe zawirowania i kryzysy.