Coraz więcej firm ma świadomość, że bez wykorzystania technologii cyfrowych nie będą w stanie zwiększyć efektywności i konkurencyjności swojego modelu biznesowego.
Jednak wiele z nich stoi przed dylematem, jak to zrobić, by nie stracić czasu i pieniędzy. Jak zorganizować wdrożenie cyfrowych technologii, by nie zakłócić działania organizacji?
Od czego zacząć, na co zwrócić szczególną uwagę, aby projekt cyfrowej transformacji nie zamienił się w pasmo niekończących się spotkań, dyskusji oraz nierozstrzygniętych dylematów? – Agnieszka Węglarz pyta o to Jarosława Antychowicza, prezesa Infinity Group, polskiej firmy oferującej swoim klientom w Polsce i na świecie rozwiązania szyte na miarę, zwiększające efektywność cyfrowych kanałów sprzedaży.
Agnieszka Węglarz: Zacznijmy więc od początku. Jak stawiać cele w procesie cyfrowej transformacji? Czy powinny być one określone przez IT, czy biznes?
Jarosław Antychowicz: To oczywiste, że cele transformacji powinny odpowiadać celom biznesowym, więc to biznes powinien je określać, a nie dział IT. To mogą być cele sprzedażowe, redukcja kosztów, zwiększenie marży.
Warto to jeszcze raz podkreślić – żeby dobrze zrealizować cyfrową transformację, potrzebujemy w pełni zrozumieć swój biznes oraz to, dokąd chcemy go prowadzić. Służy nam do tego dokładna analiza strategiczna. Analizujemy strategię biznesową, identyfikujemy bariery, które stanowią przeszkodę w jego rozwoju.
Zastanawiamy się, jak je usunąć za pomocą cyfrowych technologii. Czasami transformacja nie wynika z konieczności pokonywania przeszkód czy chęci udoskonalania funkcjonujących w organizacji procesów, ale z potrzeby wejścia w zupełnie nowe obszary biznesu, które do tej pory były niedostępne. Poszukujemy też nowych szans dla modelu biznesowego. Zrozumienie możliwości cyfrowych technologii otwiera też nowe możliwości w modelu biznesowym, w takich obszarach jak np. nowa oferta wartości oparta chociażby na modelu SaaS. W następnym kroku należy dobrać odpowiednie narzędzia.
Jak właściwie dobierać narzędzia do transformacji? Budować i rozwijać własne, szyte na miarę rozwiązania czy raczej korzystać z rozwiązań standardowych? Które z tych podejść jest korzystniejsze dla firmy?
Przede wszystkim powinniśmy wiedzieć, że mamy do dyspozycji dwie opcje. W przypadku pierwszej kupujemy nowoczesne i uniwersalne oprogramowanie, które obsłuży w firmie wszystkie procesy, jest stabilne, ale zazwyczaj też mniej elastyczne i bywa, że odrobinę „zapóźnione” w stosunku do rozwiązań używanych przez konkurencję. Druga opcja to korzystanie z podstawowego systemu do prowadzenia naszego biznesu, który wzbogacamy o zestaw wyspecjalizowanych narzędzi, często w modelu SaaS. Są one wówczas dopasowane do specyfiki procesów działających w konkretnej organizacji. Takie podejście daje więcej elastyczności, chociaż mniej stabilności. Zwykle jednak jest optymalne pod względem kosztów, ponieważ płatność dotyczy tylko wykorzystanych zasobów. Trzeba więc dobrze zrozumieć naturę własnej firmy, jej model biznesowy, żeby dobrze dopasować do niego strategię rozwiązania technologicznego oraz sprawnie przeprowadzić wdrożenie.
Realizując w firmie proces cyfrowej transformacji, powinniśmy w szczególności zwrócić uwagę na takie obszary jak: ustanowienie celów dla takiego projektu, jego właściwa organizacja, ale też stosowne kompetencje osób biorących w nim udział. Zasadniczym pytaniem jest również, kto powinien być liderem takiej transformacji. Jakie są Pańskie doświadczenia?
Transformacja cyfrowa to projekt lub grupa projektów obejmujących szereg obszarów firmy z udziałem IT, ale jego liderem powinien być przedstawiciel obszaru biznesowego. Za definicję celów, wymagań i potrzeb oraz spodziewanych efektów w takim projekcie odpowiada właściciel biznesowy, który staje się liderem zmiany, a nie szef IT.
Trzeba pamiętać, że cyfrowa transformacja to de facto projekt zarządzania zmianą w firmie. Często pogłębiona analiza wskazuje na potrzebę zmiany początkowych założeń. Dlatego właśnie projekt powinien być realizowany przy wykorzystaniu zwinnej metodyki, która pozwala wprowadzać zmiany także na późnym jego etapie.
Zwinna metodyka oznacza również, że należy testować rozwiązania i narzędzia w trakcie projektu. Plan może zakładać, że skoro potrzebujemy jakiegoś narzędzia – np. CRM – a funkcjonują różne tego typu programy w modelu subskrypcyjnym, to warto przetestować kilka z nich i wybrać to, które najlepiej pasuje do naszych potrzeb. Możemy połączyć szereg rozwiązań i zintegrować je ze sobą.
Nie trzeba też wprowadzać od razu dużego rozwiązania obejmującego wszystkie działy firm. Możliwa jest przecież stopniowa cyfryzacja, przeprowadzana krok po kroku w kolejnych procesach lub działach. Możemy więc zacząć od małej zmiany, szybko ją wprowadzić i przy okazji uczyć się na błędach.
Kluczową kwestią w procesie zmiany jest pozwolenie sobie na błędy. Jeśli decydujemy się na transformację, musimy pamiętać, że będą one jej nieodłącznym elementem. Ważne jest, by w porę je dostrzec.
Wspomniałam już, że w projekcie cyfrowej transformacji ważne są również kompetencje uczestników takiego projektu. Jakich ludzi powinniśmy zapraszać z wewnątrz firmy do takiego projektu, z jakimi kompetencjami?
Najważniejszą kompetencją w projekcie cyfrowej transformacji jest umiejętność zarządzania nim. Osoba project managera jest w tym przypadku kluczowa, definiowanie celów wymaga bowiem dobrego zrozumienia biznesu, posiadania doświadczenia dającego zrozumienie szerokiego kontekstu projektu oraz umiejętności przewidywania, dokąd chcemy dojść z naszym modelem biznesowym w przyszłości.
W związku z tym trzeba pamiętać, by z takich kluczowych osób zdjąć część codziennych obowiązków. Tak, by po pierwsze miały one więcej czasu na zajęcie się najważniejszymi początkowymi założeniami projektu, a po drugie, by miały czas na bieżąco podejmować decyzje dotyczące realizacji projektu.
Czy przy projekcie powinny pracować osoby z firmy? A co, jeśli pewnych kompetencji, ważnych dla powodzenia projektu, nie mamy wewnątrz? Czy możliwe są rozwiązania hybrydowe i częściowy outsourcing?
Zespół projektowy może składać się z osób pochodzących zarówno z organizacji, jak i spoza niej. Pewne zadania mogą być wykonane w ramach outsourcingu.
Możemy też tak dobrać zespół, by pracownicy firmy w trakcie trwania projektu uczyli się nowych kompetencji od firmy zewnętrznej i wykorzystywali je potem do udoskonalania rozwiązań już wdrożonych.
Ważne jest, by wszyscy uczestnicy projektu rozumieli potrzeby biznesowe oraz by regularnie wymieniali między sobą doświadczenia i informacje. Dzięki temu projekt zyskuje, a kolejne decyzje podejmowane w jego ramach są trafniejsze.
Podsumujmy w takim razie: na co warto przede wszystkim zwrócić uwagę, przygotowując się do projektu transformacji cyfrowej, aby przebiegała ona sprawnie?
Zwróciłbym przede wszystkim uwagę na następujące kwestie:
Świadomość potrzeb – określenie powodu cyfrowej transformacji i zysku, jaki ma przynieść.
Organizacja projektu – powierzenie prowadzenia go przedstawicielowi biznesu, który zadba o właściwy dobór osób i odpowiedni podział zadań.
Kompetencje w projekcie – niezbędne jest zaangażowanie pracowników, którzy doskonale znają model biznesowy organizacji i rozumieją kontekst, w którym ona funkcjonuje.
Zarządzanie zmianą – zwinne prowadzenie projektu, sprawne podejmowanie decyzji, uczenie się w trakcie realizacji projektu, testowanie różnych rozwiązań.
Organizacja komunikacji – nadzór, by wszyscy zainteresowani wiedzieli, jaki jest cel zmiany, do czego dążymy i jak przebiega praca. Wtedy osiągamy efekt synergii.
