Pandemia bezustannie wzbudza w ludziach stres, dlatego ogromnie ważne jest, aby przywódcy zwracali baczną uwagę na potrzeby pracowników.
Zdalne zarządzanie zespołem w czasach pandemii COVID‑19 stanowi jedyny w swoim rodzaju zestaw wyzwań, szczególnie dla takich liderów jak ja, którzy mieli w zwyczaju stosować w biurze zasadę otwartych drzwi. Wiemy, że nasi pracownicy napotykają nowe problemy i obawy. Mają mnóstwo pytań o kierunek działania firmy, oczekiwania w stosunku do nich, wstrzymane projekty itd.
Wielu ludziom brakuje jednak czasu na roztrząsanie tych kwestii, ponieważ próbują jednocześnie pracować z domu i zajmować się dziećmi, które nie chodzą do szkoły lub przedszkola, a w dodatku martwią się, że spadnie na nas opieka nad najbliższymi, gdy zachorują. Dotyczy to szczególnie osób często pracujących po godzinach, aby wspomóc tych najbardziej dotkniętych kryzysem. Równocześnie bardziej napięte są także harmonogramy pracy menedżerów. Razem z przedstawicielami zarządów pracują nad przekształcaniem codziennej działalności operacyjnej i utrzymaniem firm w dobrej kondycji w tych bezprecedensowych okolicznościach. A w niektórych przypadkach – wobec rosnącej fali zwolnień – przedsiębiorstwa próbują wykonywać więcej zadań przy użyciu mniejszej liczby pracowników.
Wszystko to sprawia, że ogromnie trudno jest poświęcać konieczną uwagę troskom podwładnych. Osobiście od kilku miesięcy stosuję w tym celu nowy system, który okazał się niezmiernie wydajny i sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku pracowników przebywających w różnych lokalizacjach. System ten doprowadził do konkretnych zmian, umożliwiających rozwiązywanie problemów i rozwijanie firmowej kultury w czasie pandemii.
Piętnastominutowe indywidualne rozmowy z każdym członkiem zespołu
Punktem wyjścia systemu jest zaplanowanie indywidualnego 15‑minutowego spotkania z każdym członkiem zespołu. Staram się odbyć wszystkie te prywatne rozmowy w ciągu dwóch tygodni.
Jak wyjaśnił Steven Rogelberg – autor książki The Surprising Science of Meetings oraz artykułów publikowanych przez „MIT SMR” – w prezentacji w serwisie TED.com: „Trwające 10‑15 minut spotkanie jest świetnym narzędziem, które powinien uwzględnić każdy lider. Jeśli takie rozmowy mają konkretny program i są efektywnie przeprowadzane, mogą wywierać ogromnie pozytywne skutki. W dodatku pasują do istniejących badań na temat ograniczeń ludzkiej uwagi i zmęczenia”.
Chociaż korzyści te dotyczą spotkań grupowych, przekonałem się, że objawiają się równie imponująco podczas sesji indywidualnych. Dzieje się tak, ponieważ przechodzimy bezpośrednio do najważniejszych kwestii, które najmocniej zaprzątają uwagę pracowników.
