Świat bez stacjonarnych eventów istnieje, jednak nie ma biznesu bez spotkań. Transformacja cyfrowa przyspieszyła i nie ominęła tej przestrzeni. W efekcie głębokiego lockdownu,  spowodowanego pandemią, niektóre wydarzenia zostały odwołane, ale pozostałe odbywają się w sieci lub w formie hybrydowej. Co zatem niesie przyszłość dla organizatorów wydarzeń?

Partnerem materiału jest Eventory.

Założenie w Eventory jest proste: każde spotkanie jest eventem. Nie ma znaczenia, czy jest to walne zgromadzenie, konferencja, czy wydarzenia wewnątrz organizacji, w trakcie których zapadają ważne decyzje biznesowe. Wydarzenia, niezależnie od tego czy organizowane są wewnątrz firmy, czy poza nią, mogą być również elementem strategii marketingowej i biznesowej. O ile jednak można odwołać konferencję stacjonarną i spróbować zrealizować ją w innej formie, to nie można zrezygnować ze spotkań nieraz kluczowych dla biznesu. To w końcu jego esencja. Dlatego wiele osób chce brać w nich udział, również w wersji online, ale tylko wówczas, gdy ktoś zadba o wygodę takich spotkań, a przede wszystkim o ich bezpieczeństwo. Przeniesienie takich spotkań z sali konferencyjnej do „pokoju online” oznacza nowe wyzwania związane z  zapewnieniem sprawnej komunikacji i zaangażowaniem uczestników podczas spotkania.

Komunikacja na najwyższym poziomie

Dobra komunikacja to pielęgnowanie zarówno stosunków wewnątrz firmy (na linii pracownik – pracownik i pracownik – zarządzający), jak i z klientem. To właśnie one w znacznym stopniu wpływają na sukces przedsiębiorstwa, a zaangażowanie ludzi w misję i współpracę z firmą może skutecznie podnieść tempo jej rozwoju. Do tego potrzeba kontaktu i efektywnych sposobów na budowanie zaangażowania. W tym właśnie pomagają spotkania, także te w sieci.

Odpowiednia, cyfrowa kontrola nad wszelkimi wydarzeniami w obrębie firmy pomaga w budowaniu biznesu. Przenosiny spotkań firmowych na platformy takie jak Eventory, daje możliwość zgromadzenia ich w jednym miejscu.  Digitalizacja zarządzania eventami oznacza, że w każdym momencie można wrócić do wydarzenia, które się już odbyło oraz do związanych z nim danych. Taka dostępność zasobów drastycznie redukuje dotychczasowy chaos organizacyjny.

Równie kluczowe jest zaangażowanie uczestników. Dzięki skrojonym na miarę narzędziom spotkania online mogą niejednokrotnie wywoływać większe zaangażowanie i interakcje, niż te odbywane osobiście.  Mowa np. o możliwości głosowania na żywo, przeprowadzeniu ankiety, czy sesji Q&A, dzięki tym funkcjom każde spotkanie przebiegnie sprawnie, wszyscy jego uczestnicy będą mogli zabrać głos, a informacje zebrane podczas spotkania pozostaną na platformie. W przypadku rozwiązań takich jak Eventory integralną ich częścią jest zbierany feedback ze strony uczestników o mocnych i gorszych stronach spotkania. 

Webinar i wydarzenie hybrydowe

A jak zorganizować naprawdę dobre wydarzenie online? Starannie przygotowana prezentacja potrafi przyciągnąć uwagę nawet na kilkadziesiąt minut. Warunkiem jest jednak coś więcej niż zwykłe wideo, nawet dobrej jakości. W dostarczeniu sporej dawki inspirującej wiedzy pomagają unikalne narzędzia, np. czaty i sekcja Q&A. Bez nich webinar zamieni się w nudny wykład rodem z YouTube’a. Angażować to w tym wypadku zostawać w pamięci.    

Warto jednak pamiętać, że webinar nie jest eventem, tylko jednokierunkową komunikacją, nieangażującą uczestników. W większości przypadków webinar to połączenie prezentacji z widokiem na lektora - to zupełnie niemierzalne „spotkanie”. Interakcja między uczestnikami webinariów nie zachodzi równolegle. To nowoczesna forma szkolenia, wykorzystująca możliwości technologiczne do przekazywania wiedzy.

Tymczasem event zapewnia wzajemną komunikację, wymagającą całej gamy procesów towarzyszących. Dotychczas organizowanie skutecznego eventu offline wiązało się z wieloetapowym, niepłynnym procesem, wymagającym m.in. ustalenia celów, wysyłki zaproszeń, rejestracji, zaangażowania uczestników i zebrania danych. Dzięki przeniesieniu spotkań do sieci te procesy stały się znacznie prostsze, a niektóre etapy przebiegają automatycznie. 

Dzięki warstwie technologicznej wydarzeń hybrydowych (łączących offline z online) np. integracji z platformami do streamingu, organizator i uczestnik zyskują łatwiejszy dostęp do miejsca wydarzenia, jakim jest wirtualny pokój. Uczestnicy mogą zająć miejsce przed komputerem i wziąć udział w dużej konferencji z każdego miejsca na Ziemi, pod warunkiem dostępu do internetu. Przy czym wirtualna obecność nie ogranicza możliwości uczestnika, ma on dostęp do tych samych narzędzi, z których korzystają osoby zgromadzone stacjonarnie. Może zadawać pytania, brać udział w głosowaniu, odbywającym się podczas konferencji oraz zwyczajnie porozmawiać z pozostałymi uczestnikami w trakcie czy po wydarzeniu. Wszystko odbywa się przecież w czasie rzeczywistym. 

Rynek wydarzeń

Świat powoli zaczyna wracać do aktywności, ale ponowna standaryzacja wydarzeń nabiera innego znaczenia. Digitalizacja zmieniła na zawsze podejście do eventów, w firmach trwa moment ewaluacji. Większość eventów przeniesionych na początku roku z offline do online, nie wróci do swojej pierwotnej formy, bo organizacja internetowych spotkań dla wielu korporacji jest po prostu finansowo efektywniejsza. Eventy online są znacznie tańsze, zaś hybrydowe sprawdzą się w firmach, którym zależy na networkingu między uczestnikami, tworzeniu relacji i mniejszej rotacji w zespołach.