Znane powiedzenie brzmi: „Pracuj nad swoim biznesem, a nie w nim”. Co tak naprawdę ono oznacza?
Najprościej mówiąc, chodzi o inwestowanie czasu i energii w budowanie modelu biznesowego i strategii, a nie tylko w wykonywanie codziennych zadań. W końcu odnoszące sukcesy przedsiębiorstwo potrzebuje zarówno celów krótkoterminowych (na przykład osiąganie założeń sprzedażowych), jak i długoterminowych (takich jak opracowywanie nowych produktów/usług lub odkrywanie nowych rynków).
Takie podejście jest jednak szczególnie trudne do wypracowania dla właścicieli małych firm. Bez rozbudowanych zespołów administracyjnych ich liderzy często nie mają innego wyjścia, jak tylko stale „gasić pożary” i skupiać się na tym, co prozaiczne, ale konieczne, a nie na tym, co ważne. Przy ograniczonych zasobach ucieczka od codziennych zadań i przyjęcie bardziej strategicznego punktu widzenia mogą być praktycznie niemożliwe: często nie ma nikogo, kto mógłby podjąć się pilnych zadań.
Korzyści z myślenia strategicznego
Według Kate Dobson, szefowej ds. strategicznego partnerstwa akademickiego i edukacji kierowanej przez pracodawców na londyńskim Uniwersytecie Roehampton, kluczem jest zrozumienie, że nie jest to sytuacja albo‑albo, oraz nauczenie się, jak zrównoważyć czas między „pracą w” a „pracą nad” biznesem. „Musisz mieć rozwiązania, które pozwolą ci odejść od codziennych szczegółów i skupić się na perspektywie długoterminowej” – powiedziała Dobson. „Może to obejmować delegowanie zadań innym członkom personelu, outsourcing, gdy tylko jest to możliwe, lub wykorzystanie oprogramowania, które automatyzuje zadania niskiego poziomu” – wymienia Kate Dobson.
Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli teraz zainwestujesz czas i energię w stworzenie solidnego biznesplanu, na dłuższą metę zaoszczędzisz sobie zarówno bólu głowy, jak i zasobów. Oznacza to zrobienie kroku w tył, by ocenić aktualny stan firmy, jej potencjalne szanse i zagrożenia oraz by znaleźć najlepszy sposób pójścia naprzód — zamiast dalej błądzić.
„Korzyści z tego rodzaju myślenia strategicznego mogą być ogromne — od zwiększonej rentowności po skalowalność i potencjał wzrostu” — sugeruje Cory Sprunger, partner zarządzający w firmie Sprunger PEO, która współpracuje z małymi kancelariami prawnymi nad optymalizacją ich działalności w wyniku konsolidacji administracji.
Sprunger, który przed ukończeniem studiów prawniczych pracował m.in. w Białym Domu w Waszyngtonie dla prezydenta George'a W. Busha, uważa, że małe firmy są podstawą gospodarki Ameryki. Jednak codzienne „pożary” utrudniają zdolność ich właścicieli do strategicznego myślenia, co oznacza, że wielu nie wykorzystuje w pełni dostępnych zasobów.
Nigdy nie dorośniesz, jeśli będziesz tylko gasił pożary: jeśli chcesz iść naprzód, musisz znaleźć czas na przeszukiwanie horyzontów.
Weźmy pod uwagę zawód prawnika. Prawnicy zazwyczaj koncentrują się na potrzebach swoich klientów i prowadzeniu spraw prawnych. W rezultacie mają tendencję do zaniedbywania biznesowej strony swojej działalności. Problem potęgują długie godziny spędzone w sądzie — rzeczywistość ta powoduje, że wiele firm prawniczych odczuwa presję czasu i zasobów.
„W Indianie przeciętny adwokat wystawia rachunki tylko za 2,4 godziny z 8‑godzinnego dnia pracy, ponieważ jest zmuszony tracić tyle czasu na załatwianie codziennych spraw. Ale konsolidując administrację pozaprawną, firmy te zwykle odzyskują tyle czasu, że ponad dwukrotnie zwiększają przychody. Mogą wtedy swobodnie budować swoją praktykę, zamiast zarządzać dzierżawą drukarek lub zajmować się problemami z komputerem” — powiedział Sprunger.
Pogląd Sprungera na zawody prawnicze znajduje odzwierciedlenie w wielu innych branżach. Na przykład w jednym z badań wśród stomatologów stwierdzono, że tylko mniejszość klinicystów spędza więcej niż dwie godziny tygodniowo na zarządzaniu swoim biznesem. Tymczasem w branży restauracyjnej bardzo niewielu agentów spędza więcej niż pięć godzin tygodniowo na opracowywaniu strategii. Ten brak skupienia się na biznesowej stronie operacji może prowadzić do straconych szans, utraconych dochodów i ogólnego braku wydajności.
Trzy kroki do zmiany myślenia i działania
Co zatem mogą zrobić liderzy firm zarządzanych przez właścicieli? Ich działanie można zawrzeć w trzech krokach.
Poświęć czas na strategiczne myślenie. Oznacza to wydzielenie czasu — czy to kilku godzin tygodniowo, czy jednego dnia co dwa tygodnie — aby skoncentrować się na celach długoterminowych. Zaakceptuj, że nigdy nie dorośniesz, jeśli będziesz tylko gasić pożary: jeśli chcesz iść naprzód, musisz znaleźć czas na przeszukiwanie horyzontów. Według Minny, regionalnego lidera sprzedaży na Europę Północną w korporacji Parker Hannifin, może to zwiększyć zdolność właściciela do skupienia się na strategicznych decyzjach i długoterminowych celach. Opowiada się ona za delegowaniem i outsourcingiem zadań, automatyzacją zadań niskiego szczebla lub zabieraniem czasu firmie na bieżące tematy w celu rozważenia jej długoterminowej kondycji. „Może być trudno odejść od szczegółów, ale jest to niezbędne dla rozwoju firmy i osiągnięcia sukcesu” – twierdzi Gröning.
Stwórz plan działania z konkretnymi zadaniami, które musisz wykonać, aby osiągnąć swoje cele. Obejmuje to ustalanie terminów wykonania każdego zadania i przydzielanie odpowiedzialności odpowiednim osobom. Posiadanie planu działania, w którym każdy ma swoje zadania do wykonania, ułatwi wszystkim pozostanie na właściwej drodze. Ważne jest również regularne sprawdzanie postępów, aby można było dostosować swój plan do potrzeb i iść naprzód. „Kluczem jest mieć plan i faktycznie go realizować” — powiedziała Paula Kilpinen, dyrektor ds. edukacji kadry kierowniczej w Henley Business School Finland, przestrzegając jednocześnie: „Nie wystarczy po prostu mieć plan; musisz być w stanie go wykonać i poczynić wymierne postępy. Ludzie chcą zrozumieć ogólny obraz, kierunek rozwoju firmy i swoją w tym rolę”.
Wykorzystaj technologię na swoją korzyść. Inwestycja w odpowiednie narzędzia i systemy ułatwi utrzymanie porządku oraz szybsze wykonywanie zadań. Automatyzacja może być świetnym sposobem na zarządzanie czasochłonnymi zadaniami, które nie wymagają bezpośredniego zaangażowania, takimi jak planowanie spotkań czy wystawianie faktur. Badania przeprowadzone przez McKinsey & Company wykazały, że firmy, które wdrażają technologie automatyzacji, często osiągają znacznie wyższą produktywność i wyniki finansowe. Tak więc przejęcie kontroli nad biznesową stroną operacji pomoże lepiej wykorzystać czas i zasoby, pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze — na rozwoju firmy.
Ogólnie rzecz biorąc, kluczem do sukcesu firm zarządzanych przez właścicieli jest znalezienie sposobów na zaoszczędzenie czasu, dzięki czemu można skoncentrować się na tym, co najbardziej wpłynie na długoterminowy sukces. Przejmując kontrolę nad zadaniami administracyjnymi i poświęcając konsekwentnie czas na strategiczne planowanie, liderzy mogą stworzyć swoim firmom większą szansę do wzrostu i odniesienia sukcesu. Technologia może pomóc w tym procesie oraz ułatwić zachowanie porządku i podążanie drogą do osiągnięcia długoterminowych celów biznesowych.
