Skracanie bezpośrednich spotkań z podwładnymi, a co gorsza, całkowita rezygnacja z takich spotkań może skutkować większą rotacją pracowników i spowolnieniem w osiąganiu celów organizacyjnych.
W wirze codziennych obowiązków i presji terminów, poświęcanie czasu na regularne spotkania jeden na jeden może wydawać się stratą czasu. Wiele osób uważa, że jest to niewygodny, wręcz sztuczny element. Według badań przeprowadzonych w Humu, tego typu odczucia są dość powszechne, gdyż 1 na 4 osoby nie ma regularnych spotkań jeden na jeden ani z kierownikami, ani z bezpośrednimi podwładnymi.
Niestety, bez regularnych bezpośrednich spotkań mogą pojawiać się problemy. Osoby, które nie spotykają się jeden na jeden ze swoimi kierownikami są bardziej skłonne do podejmowanie decyzji o odejściu z organizacji. I chociaż pominięcie tych spotkań może zaoszczędzić kierownikom trochę czasu, to prawdopodobnie stracą szanse na budowanie zaufania i harmonii w swoich zespołach. Co zatem mogą zrobić kierownicy, aby uczynić regularne spotkania bardziej efektywnymi?
W tym artykule przedstawię pięć naukowo udowodnionych kroków, które mogą pomóc kierownikom organizować i przeprowadzać spotkania jeden na jeden z członkami zespołu w taki sposób, aby czuli się zmotywowani, a nie zniechęceni w rozpoczynającym się roku.
1. Spotykajcie się częściej
Nasze kalendarze są przepełnione zobowiązaniami, więc zrozumiałe jest, że spotkania kierowników często ustępują miejsca pilnym zadaniom, uważanym za ważniejsze. Niemniej jednak takie podejście może być nieproduktywne w kontekście budowania relacji kierownik‑pracownik.
Z niedawno przeprowadzonego badania Humu, w którym uczestniczyło 350 menedżerów i pracowników wynika, że ci, którzy mieli regularne spotkania jeden na jeden co najmniej raz w tygodniu, wyrażali pozytywną opinię dotyczącą tych spotkań niż pracownicy, którzy odbywali je rzadziej. Posiadanie stałego rytmu bezpośredniego kontaktu może pomóc w zminimalizowaniu negatywnych uczuć, takich jak strach czy niepokój, które często towarzyszą podczas spotkań z szefem. Tak naprawdę, pracownicy mający cotygodniowe spotkania zgłaszali o 20% mniej uczucia niepokoju, o 17% mniej niechęci i o 12% większe poczucie sukcesu w swojej pracy, średnio w porównaniu z tymi, którzy spotykali się ze swoimi kierownikami rzadziej.
2. Zgódźcie się na to, czego oboje chcecie osiągnąć podczas tych spotkań
Uczucia niepokoju, niezręczności czy niechęci, które często towarzyszą rozmowom jeden na jeden, wynikają z niezgodności oczekiwań. Kierownicy i pracownicy często nie mają wspólnego celu na ten czas. Dla niektórych rozmowa może wydawać się wymuszona lub zbyt silnie ukształtowana przez zewnętrzne wyobrażenia o tym, jak powinno wyglądać spotkanie jeden na jeden, a nie to, co byłoby korzystne dla obu stron.
Ostatecznie jednakowe podejście nie będzie pasowało do wszystkich przypadków. Cel każdego spotkania będzie się różnił w zależności od różnych osób i bieżących sytuacji, z jakimi się zmagają. Niektórzy mogą chcieć skupić się głównie na budowaniu relacji, inni zaś na rozwijaniu kariery i coachingu. Zrozumienie tych indywidualnych potrzeb ma znaczenie dla kierowników. Badania nad teorią relacji lider‑członek podkreślają korzyści płynące z dostosowania relacji z każdym podwładnym w celu zbudowania silnego zespołu opartego na zaufaniu. Badania Humu to potwierdzają. Pracownicy wysoko ocenianych kierowników byli ponad trzy razy bardziej skłonni do stwierdzenia, że ich przełożeni dbają o nich i poświęcają czas, aby się z nimi zapoznać, niż ci z źle ocenianymi kierownikami. Kierownicy powinni wykorzystać swoje pierwsze spotkanie z nowym bezpośrednim podwładnym, aby zrozumieć jego unikalne potrzeby, zainteresowania i preferencje dotyczące informacji zwrotnej.
Wspólna praca nad określeniem oczekiwań i celów spotkania indywidualnego przyczyni się do zminimalizowania niepokoju zarówno u kierownika, jak i pracownika przed jego rozpoczęciem. Dodatkowo, umożliwi lepsze zrozumienie, jak skutecznie przeprowadzić tego typu spotkanie.
3. Zachęcajcie do planowania agendy dwukierunkowo
Wielu kierowników zapomina przygotować się z rozwagą do spotkań ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi, spieszy się, aby tuż przed spotkaniem sporządzić agendę, albo decyduje się po prostu improwizować. Często podejście to prowadzi do rozproszonych rozmów, które nie przynoszą korzyści celom zawodowym pracownika. Te pozbawione agendy spotkania są zazwyczaj tymi, na które pracownicy najczęściej niechętnie uczestniczą.
Aby ułatwić proces ustalania agendy, kierownicy powinni zachować prostotę, ale jednocześnie konsekwencję, skupiając się na tematach najważniejszych dla rozwoju pracownika. W badaniu Humu zarówno kierownicy, jak i bezpośredni podwładni zostali zapytani, które tematy powinny być najważniejsze w ich rozmowach. Ocenili ważność tematów rozmów związanych z sześcioma elementami skutecznego zarządzania: informacją zwrotną, uznaniem, strukturą, rozwojem, zgodnością z misją i osobistym związkiem.
Te wyniki podkreślają brak zgodności między tym, jak bezpośredni podwładni a ich kierownicy priorytetowo traktują kluczowe obszary i tego, co dzieje się w kontekście organizacji, rozwoju kariery, życia poza pracą i celebrowania osiągnięć. Rozmowy o rozwoju, a także łączenie pracy z ogólną misją, są dla pracowników znacznie ważniejsze niż dla kierowników, podczas gdy osobiste spotkania i uznania mogą być nadmiernie podkreślane przez kierowników. Prawda jest taka, że każda relacja kierownika z podwładnym wymaga każdego z tych sześciu elementów, aby odnieść sukces, ale proporcje będą się różnić w zależności od unikalnych potrzeb każdego pracownika.
Aby opracować strukturę agendy, która będzie przeznaczać odpowiednią ilość czasu każdemu tematowi, kierownicy mogą skupić się na pięciu kluczowych pytaniach, które powinni zadać, gdy spotykają się z bezpośrednim podwładnym:
Co idzie dobrze? To pytanie daje przestrzeń na samoocenę i uznanie.
Gdzie mogę pomóc? Wykorzystaj ten punkt agendy, aby wyjaśnić kierunki i przepracować wszelkie przeszkody. To pytanie dotyka podstawowych tematów struktury (szczegóły taktyczne, priorytetyzacja), informacji zwrotnej i zgodności z misją.
Jakie są twoje priorytety obecnie? Wspólne uzgadnianie priorytetów na bieżąco tworzy klarowny obraz pracy pracowników, a także ogólne zrozumienie. Jeśli występuje niezgodność, to pytanie może pomóc kierownikom zidentyfikować długoterminowe potrzeby rozwojowe lub potencjalne ważne informacje zwrotne.
Czy jest coś nowego lub jakieś zbliżające się wydarzenie, na które chciałbyś żebym zwrócił szczególną uwagę? Zadanie tego pytania to kolejny sposób, aby wzmocnić relacje i pomóc kierownikom zidentyfikować potencjalne problemy przed ich pojawieniem się. Jeśli istnieje potencjalny problem, kierownicy mogą wcześnie go rozpoznać i zapewnić wsparcie.
Jak się czujesz poza pracą? Obejmowanie tematów poza codzienną pracą pomaga budować osobiste relacje i zaufanie oraz może pomóc w łagodzeniu ryzyka błędnego myślenia o bliskości w środowisku hybrydowym.
Te pytania mogą ukształtować ogólną strukturę agendy, ale bezpośredni podwładni powinni mieć także możliwość dodawania bardziej konkretnych punktów do agendy w ciągu tygodnia między rozmowami. Pozwala to pracownikom efektywnie wykorzystać czas, aby uzyskać to, czego potrzebują, jednocześnie jasno pokazując, że są wspólnie odpowiedzialni za jak najlepsze wykorzystanie czasu jeden na jeden.
4. Skupcie się na rezultatach, nie na procesie
Podczas rozmowy o projekcie z bezpośrednim podwładnym, pytania związane z procesem mogą być odbierane jako mikrozarządzanie i nie gwarantują sukcesu. Pytania takie jak „Co robisz dzisiaj?” lub „Jak to robisz?” mogą sprawić, że spotkanie stanie się bardziej przesłuchaniem niż rozmową. Kierownicy powinni zamiast tego skupić się na dawaniu ludziom jasnego celu i pozwolić im osiągnąć go w sposób, który dla nich ma największy sens.
Wcześniejsza praca nad projektem Oxygen w Google przez Humu ujawniła 10 zachowań, które charakteryzują dobrego kierownika. Wśród nich były stwarzanie możliwości, a nie mikrozarządzanie zespołem oraz skoncentrowanie się na rezultatach. Te strategie są jeszcze ważniejsze podczas zarządzania w środowisku hybrydowym, gdzie mikrozarządzanie może wydawać się bardziej kuszącą opcją. Na przykład, zamiast przedstawiać wszystkie kamienie milowe projektu i kolejne kroki, kierownicy mogą omawiać pożądane rezultaty ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi i poprosić ich o przedstawienie kilku możliwych opcji na kolejne kroki i uzasadnienie ich.
To pozwala pracownikowi mieć głos w projekcie, jednocześnie umożliwiając kierownikowi sprawdzenie postępów i zaoferowanie informacji zwrotnej lub pomoc.
5. Realizuj i śledź postępy
Nie ma dla podwładnego nic bardziej frustrującego niż omawianie kwestii lub możliwości z kierownikiem, który nigdy nie realizuje obietnicy po pierwszej rozmowie. Kierownicy powinni robić notatki, przeglądać je po spotkaniu i finalizować wszelkie zadania wynikające z rozmowy przed kolejnym cotygodniowym spotkaniem. Kierownicy oczekują tego samego od bezpośrednich podwładnych, ale także muszą być odpowiedzialni wobec siebie.
Gdy wykonawca zadania widzi, że kierownik dotrzymuje słowa w sprawie czegoś, o co prosił podczas spotkania, buduje to zaufanie, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu każdej zawodowej relacji. W sytuacjach, gdy wymagana jest trudna rozmowa, jej kontynuacja poprzez e‑mail może także pomóc załagodzić wszelkie emocjonalne napięcia, wyjaśnić konstruktywną opinię i wskazać kolejne kroki dla pracownika.
Dzięki jasno określonemu celu i struktury spotkań kontrolnych liderzy mogą tworzyć bardziej znaczące punkty styku ze swoimi pracownikami i osiągać lepsze rezultaty. Spotkania odbywające się jedynie dla samego faktu spotykania się nie przyniosą rezultatów, ale gdy rozmowy jeden na jeden są celowe, regularne i ludzkie to mogą stać się czymś, w co zarówno kierownicy, jak i pracownicy naprawdę chętnie się zaangażują.
