Do tej pory praca zdalna była traktowana jako rodzaj przywileju dla pracowników oraz zachęta dla specjalistów branży IT, szczególnie w przypadku międzynarodowych zespołów. Teraz stała się koniecznością. Nowa forma pracy wymaga jednak nowych rozwiązań.
Partnerem materiału jest One System.
Nowa normalność, nazywana też normalnością 2.0, to trudny czas dla pracowników i menedżerów. Wiele firm zdecydowało się na kontynuację pracy zdalnej – czy to w całości, czy jako element formy hybrydowej (praca stacjonarna na zmianę z pracą zdalną). Przymusowy home office związany z lockdownem był szansą na przetestowanie wirtualnych narzędzi i systemu wirtualnego biura. Od wykorzystanych narzędzi zależy, czy taka forma pracy okaże się efektywna i stanie się standardem w nowej rzeczywistości, nawet po ustaniu pandemii.
Nowa polityka firmy
Jeszcze nie tak dawno komputer był narzędziem pracy przede wszystkim pracowników pracujących w biurach. Instalowanie aplikacji, aktualizowanie BIOS‑u, zapewnienie bezpieczeństwa danych, serwisowanie w razie problemów, czyli typowe zadania działu IT, były łatwe do realizacji, gdy komputery były pod ręką, w biurze.
Szybki wzrost liczby osób pracujących zdalnie wymusił jednak na działach IT wypracowanie nowych metod pracy serwisowej i opracowanie nowych zasad polityki bezpieczeństwa. W dobie wirtualnych biur kwestia zapewnienia bezpiecznego sprzętu wysokiej jakości stała się priorytetem.
W dojrzałej cyfrowo firmie powinny funkcjonować odpowiednie procedury, uwzględniające bezpieczeństwo, potrzeby pracowników i zespołów, a także określające wymagania techniczne dotyczące używanych urządzeń. Procedury te powinny uwzględniać zarówno rozwiązania doraźne, jak i długoterminowe, zależnie od poziomu skomplikowania zadań i procesów. Taka polityka bezpieczeństwa zakłada analizę ryzyka związaną z modelem pracy zdalnej, możliwe błędy i ewentualne kryzysowe sytuacje. Pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie cyberbezpieczeństwa.
Czas pracy zdalnej to newralgiczny moment, jeżeli chodzi o ataki cyfrowe. Niektóre firmy na czas masowej pracy zdalnej wprowadzają stanowisko koordynatora ds. cyberbezpieczeństwa, którego zadaniem jest jak najczęstsze informowanie o możliwych zagrożeniach i zdalne doradzanie pracownikom w sytuacjach podejrzanych.
Podczas analizy bieżących potrzeb należy uwzględnić cele i zadania firmy i poszczególnych zespołów, a także ewentualne możliwości zmiany planów i założeń w sytuacji wyjątkowej.
Więcej niż dostawca sprzętu
Nowa polityka bezpieczeństwa powinna być także związana z hardware’em. Wyposażenie pracowników w typowo konsumenckie urządzenia nie jest dobrym rozwiązaniem. Dlatego warto skorzystać z doświadczonego dostawcy sprzętu, który zaproponuje najlepsze pod względem wymagań urządzenia, a w ramach oferty zapewni odpowiednią konfigurację urządzeń i ich ochronę. Taki sprzęt – od wyspecjalizowanego dostawcy, np. firmy One System – dobierany jest pod kątem wykonywanej pracy.
Rozwiązania dopasowane do użytkownika
Laptop do pracy powinien zapewnić optymalną wydajność systemu i aplikacji biznesowych, mieć zainstalowane niezbędne oprogramowanie oraz narzędzia do komunikacji wideo, ale także oferować funkcje umożliwiające zdalną pomoc serwisową. Przykładem mogą być laptopy marki Dell – firmy, która oferuje korzystanie z oprogramowania monitorującego pracę komputera i wykrywającego usterki z wyprzedzeniem. Jeżeli więc dysk twardy nie pracuje prawidłowo, to oprogramowanie automatycznie poinformuje serwis i zamówi wizytę technika, by ten dokonał wymiany części, która w najbliższych dniach uległaby poważnej awarii.
Jakie innowacyjne technologie mogą być pomocne?
Kluczowym aspektem branym pod uwagę jest zazwyczaj procesor. I słusznie. Stosowane w urządzeniach Dell procesory Intel 10. generacji zapewniają bowiem niewiarygodną wydajność. Należy jednak pamiętać, że praca zdalna nie zawsze przebiega wyłącznie w domowym zaciszu. Niekiedy zmuszeni jesteśmy pracować w kawiarni, pociągu czy innej przestrzeni publicznej. Wówczas bezcenne stają się technologie wspierające prywatność. Pomóc może wówczas specjalna przesłona kamery umieszczonej nad ekranem o rozdzielczości Full HD lub 4K. Można też wybrać wyświetlacz z filtrem SafeScreen, chroniącym ekran i wyświetlane na nim informacje przed wzrokiem niepowołanych osób.
Efektywna praca zdalna wymaga także ekspresowych rozwiązań, do których należy m.in. natychmiastowe logowanie (Express Sign‑in), które wykorzystuje czujnik zbliżeniowy i technologię Windows Hello, by blokować komputer, gdy tylko użytkownik odejdzie od komputera, a jednocześnie umożliwia błyskawiczne uruchomienie, gdy ten do niego wraca. Natomiast funkcja Express Response dzięki algorytmom sztucznej inteligencji zapamiętuje, jakie aplikacje są najczęściej używane i jaki jest harmonogram pracy (razem ze startem systemu uruchomi więc te, które użytkownik sam uruchomiłby zaraz po włączeniu komputera).
Helpdesk na żądanie
Odpowiedni dostawca sprzętu nie tylko zadba o właściwy dobór urządzeń, ale także o serwis i wsparcie techniczne. Usługa zewnętrznego systemu pomocy technicznej w nowej rzeczywistości staje się niezbędna. Nawet jeśli firma ma swój własny dział IT (helpdesk), to zewnętrzne wsparcie może być nieocenione. Zwłaszcza że praca zdalna to szereg nowych wymagań i potrzeb.
Taką formą wsparcia jest usługa ProSupport, oferowana użytkownikom urządzeń firmy Dell, czyli całodobowa pomoc w przypadku problemów ze sprzętem i oprogramowaniem, a także realne wsparcie Resolution Managera (RM) podczas eskalacji zgłoszenia serwisowego. Pracownik serwisu może przyjechać bezpośrednio do użytkownika, bez konieczności wysyłania sprzętu do naprawy.
Równie pomocna jest usługa Keep Your Hard Drive, w ramach której uszkodzony dysk pozostaje w firmie (pożądana usługa przy newralgicznych danych firmowych). Dodatkowe ubezpieczenie od przypadkowych uszkodzeń, takich jak zalanie, upuszczenie itp., przy pracy zdalnej w domu, wśród dzieci, również może okazać się bardzo przydatnym rozwiązaniem.
Sytuacja, gdy firma jest tam, gdzie przebywają jej pracownicy, oznacza zupełnie nowe wyzwania związane zarówno z charakterem wykonywanych obowiązków, bezpieczeństwem danych, jak i wsparciem technicznym. Bez odpowiedniego sprzętu nie jest możliwy rozwój technologiczny firmy. Pandemia wymusiła i przyśpieszyła cyfrową transformację biznesu, więc technologiczni maruderzy nie mają wyjścia. Muszą spróbować nadążyć. Najlepiej ze sprawdzonym partnerem.
