Przedsiębiorstwa, które w swoich strukturach nie zaimplementowały do tej pory narzędzia wspierającego firmową komunikację, muszą jak najszybciej nadrobić tę zaległość. Jego brak, szczególnie w obecnej sytuacji, może znacząco wpłynąć na wydajność całej organizacji. Z pomocą przychodzą rozwiązania oferowane przez Cisco, wdrażane przez ekspertów w zakresie pracy zdalnej, reprezentowanych przez firmy takie jak Trecom.
Od dłuższego czasu model pracy w wielu współczesnych organizacjach ulegał potężnym przemianom. Wykonywanie obowiązków zawodowych od dziewiątej do siedemnastej przy firmowym biurku zaczęło odchodzić do lamusa na rzecz pracy zdalnej. Dzięki temu pracodawcy mogli poszukiwać talentów poza granicami miasta czy nawet kraju, gdzie znajduje się siedziba firmy. Z tego względu coraz powszechniejsza stała się praktyka tworzenia zespołów międzynarodowych, przypisanych do konkretnych projektów. Dziś, w związku z pandemią COVID‑19 wywołaną przez koronawirusa, współpraca na odległość stała się koniecznością.
I choć do tej pory reakcje pracodawców na epidemie (m.in. SARS w 2003 r. czy świńskiej grypy w 2009 r.) dotyczyły głównie przestrzegania higieny, tym razem są oni zobligowani do zapobiegania rozprzestrzeniania się pandemii poprzez nakaz pracy zdalnej. Problem polega na tym, że część zatrudnionych nigdy wcześniej nie wykonywała swoich obowiązków poza biurem. Wyzwaniem dla firm staje się zatem opracowanie strategii na najbliższe tygodnie (lub miesiące) i wybór narzędzi, które ułatwią pracownikom wykonywanie obowiązków zawodowych z domu.
Ich dobór jest szczególnie istotny w kontekście osób ze starszych generacji, które mają zupełnie inne podejście do komunikacji niż te z pokolenia Y (osoby urodzone między 1980 a 2000 rokiem – przyp. red.) czy Z (osoby urodzone po 2000 roku – przyp. red.). Istotne jest zatem, aby wybrane narzędzie było proste w obsłudze, intuicyjne i zapewniało nie tylko możliwość rozmowy za pośrednictwem czatu, ale i połączenia audio oraz wideo.
Nowe kanały komunikacji
Do tej pory w wielu firmach podstawowymi narzędziami pracy pozostawały maile, a w kontaktach z klientami dominowały połączenia telefoniczne. Dotychczas, w większości przypadków, te kanały komunikacji były wystarczające. Jednak w momencie, gdy większość współpracowników pracuje z domu, sprawa znacznie się komplikuje. Szczególnie gdy w grę wchodzi komunikacja grupowa, która jest niezbędna w przypadku realizacji firmowych projektów.
W sytuacji kryzysu, w której znajduje się obecnie niemalże cały świat, kluczowe staje się podejmowanie rozważnych decyzji, również tych dotyczących doboru narzędzi do pracy. Dlatego, jeśli właśnie w tym momencie jeden z zespołów potrzebuje skorzystania z narzędzia obsługującego wideokonferencje, a drugi firmowego komunikatora, warto wybrać program, który obsługuje obie te funkcje. Działania ad hoc i implementacja pojedynczych narzędzi mogą bowiem prowadzić do mnożenia rozwiązań od różnych dostawców, które prawdopodobnie nie będą ze sobą kompatybilne. Do tego dochodzi problem związany z logowaniem się pracowników do każdego z nich i tworzenia oddzielnych nazw użytkownika i haseł. Jakie kryteria wyboru należy zatem zastosować?
Postaw na wielofunkcyjność
Najlepszym pomysłem jest postawienie na systemy, które łączą w sobie jednocześnie możliwość korzystania z kilku kanałów komunikacji i różnych typów urządzeń (komputer, smartfon, tablet). Ponadto powinny umożliwiać komunikację zarówno ze współpracownikami (rozproszonymi w różnych lokalizacjach), jak i partnerami zewnętrznymi oraz klientami. Co więcej, naprawdę wydajne narzędzia do komunikacji firmowej powinny łączyć w sobie funkcje maila, komunikatora tekstowego, a także umożliwiać indywidualne połączenia audio oraz wideokonferencje.
Warto zwrócić również uwagę na taką funkcję, jak równoczesna praca kilku osób na jednym dokumencie. Umożliwi to wprowadzanie ewentualnych poprawek w czasie rzeczywistym. Dzięki temu w firmie uda się uniknąć sytuacji, kiedy kilka osób, które otrzymały ten sam załącznik, zaczyna równocześnie nanosić swoje zmiany i uwagi, aby następnie zacząć się wymieniać tymi załącznikami między sobą. Wówczas ustalenie wspólnej wersji pliku może być bardzo kłopotliwe, a przede wszystkim – niesamowicie czasochłonne. Równoległa praca nad tym samym dokumentem umożliwia natomiast stworzenie jednego pliku w jednym miejscu, dzięki czemu każdy członek danego zespołu projektowego będzie wiedział, do czego powinien się odwoływać, i w każdej chwili będzie miał świadomość, jakie zmiany zostały wprowadzone.
Wiele przedsiębiorstw – szczególnie teraz, gdy prywatne połączenia sieciowe niedostosowane do tak dużej eksploatacji są mocno przeciążone – obniża swoje oczekiwania względem wideokonferencji, widząc, że wiążą się one z bardzo niską jakością obrazu czy dźwięku. Część z nich wręcz rezygnuje z takiej formy komunikacji lub proponuje połączenie audio, które w rezultacie wychodzi bardzo sztucznie. Do tej pory, w związku z tego typu sytuacjami, wysyłano pracowników nawet na dwudniowe delegacje w celu przeprowadzenia przez nich wartościowej i merytorycznej rozmowy z klientem. Dziś jest to niemożliwe, dlatego szczególnie istotny staje się dobór narzędzia, które będzie cechowało się łatwym w obsłudze systemem do wideokonferencji, zapewniającym wysoką jakość dźwięku i obrazu.
Wspólna praca online
Odpowiedzią firmy Cisco na współczesne przemiany modelu wykonywania pracy jest system Webex, który został przez nią przejęty już w 2007 roku. Jest to narzędzie wielofunkcyjne oparte na technologii chmurowej, łączące w sobie różne kanały komunikacji – zarówno tekstowej, jak i głosowej, czy też wideo. Jego celem jest zwiększenie wydajności komunikacji współczesnych zespołów poprzez dostarczenie szeregu intuicyjnych funkcji. Twórcy położyli szczególny nacisk na łatwość w korzystaniu z aplikacji. Z jednej strony był to ukłon w kierunku starszych generacji, z drugiej – w kierunku coraz bardziej niecierpliwych użytkowników z młodszych pokoleń.
Oprócz wymienionych w tekście kluczowych funkcji, takich jak możliwość równoległego edytowania plików czy prowadzenia wideokonferencji, Webex udostępnia również tzw. tablice cyfrowe (Cisco Webex Board). To coraz bardziej popularne narzędzie zastępujące flipcharty, wciąż wykorzystywane w wielu salkach konferencyjnych. Podczas tradycyjnych spotkań pozwala m.in. na zapisywanie spostrzeżeń uczestników. W swojej wersji online automatycznie zapisuje wszelkie notatki użytkowników, a obraz jest udostępniany wszystkim zaangażowanym osobom w aplikacji Webex. Funkcja Cisco Webex Board umożliwia obserwowanie tej samej tablicy przez wielu zdalnych uczestników spotkania i równoczesne dopisywanie do niej swoich spostrzeżeń. Opcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy tradycyjne spotkania grupowe są niemożliwe, a jedyną możliwością pozostaje spotkanie online.
Przyszłość pod znakiem AI
W jaki sposób będą rozwijać się narzędzia do komunikacji firmowej? Wiele wskazuje na to, że coraz popularniejsze będą rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję (AI). Jej elementy zostały już zresztą wdrożone do systemu Webex, a najłatwiej opisać to na przykładzie.
Wyobraźmy sobie, że jesteśmy umówieni na wideokonferencję. W celu połączenia się z osobą z drugiego krańca świata wykorzystujemy urządzenie wideo Cisco. Tuż po wejściu do pomieszczenia, w którym się znajduje, dzięki emitowaniu ultradźwięków, na które „odpowiada” telefon, sprzęt dokonuje naszej identyfikacji i od razu „wie”, w jakim celu przyszliśmy. Zadaje pytanie: „Czy jesteśmy gotowi na spotkanie?”, aby następnie automatycznie połączyć nas z naszym rozmówcą. Nie musimy wykonywać żadnych dodatkowych czynności – wyciągać telefonu z kieszeni i klikać przycisku „akceptuj” czy zapamiętywać loginów i haseł dostępu. Po rozpoznaniu przez system wystarczy wydać komendę głosową informującą, że jesteśmy gotowi na wideorozmowę. Na razie urządzenie wideo porozumiewa się z użytkownikiem wyłącznie po angielsku, ale moduł rozpoznawania mowy jest stopniowo rozwijany i wszystko wskazuje na to, że w przyszłości będziemy mogli te komendy wydawać w języku polskim.
W sytuacji, kiedy urządzenie jest wykorzystywane w biurze, moduł AI rozpoznaje również zajętość salek konferencyjnych. Jeśli więc wideorozmowa się przedłuża, a kolejna osoba już puka zniecierpliwiona do salki konferencyjnej, można za pomocą aplikacji Webex przełączyć trwającą rozmowę na telefon komórkowy i bez jej przerywania przejść do np. innej, wolnej, salki i tam kontynuować konferencję na znajdującym się w niej terminalu. Również bez długotrwałego logowania czy przepinania kabli, ponieważ terminal automatycznie rozpozna wchodzącą osobę i po prostu przeniesie rozmowę na ekran. Urządzenie umożliwia komunikację z domu, ułatwiając rozmówcy sprawne przejście do innego pomieszczenia, co może być szczególnie pomocne, gdy domowy gabinet dzieli się z partnerem lub partnerką.
Jednym z rezultatów wykorzystania systemu Webex jest zatem poradzenie sobie z chaosem organizacyjnym. Innymi słowy, jest to koniec przychodzenia do salki konferencyjnej z półgodzinnym wyprzedzeniem, by sprawdzić podłączenie wszystkich kabli i, ewentualnie, zgłosić trudności firmowemu działowi IT. Webex rozwiązuje też szereg problemów związanych z pracą zespołową oraz przepływem informacji. Wreszcie jest to jedno narzędzie, które zastępuje cały szereg innych.
Zarządzanie zdalnym zespołem
Zarządzanie zespołem jest jednym z najbardziej satysfakcjonujących i zarazem trudnych doświadczeń zawodowych. Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy w grę wchodzi zarządzanie zespołem zdalnym. Poniżej prezentujemy najważniejsze wskazówki, przygotowane przez firmę Trecom, dotyczące kierowania pracownikami, którzy wykonują swoje zadania zawodowe z domu.
Trecom jest jednym z partnerów Cisco specjalizujących się w implementacji systemów do pracy zdalnej, m.in. rozwiązania Webex. Zapewnia integrację i konfigurację wszystkich urządzeń Cisco z systemami audiowizualnymi oraz smart building.
Dawaj dobry przykład – jeśli twój zespół pracuje w formie zdalnej po raz pierwszy, może mieć wiele pytań i oczekiwać ustanowienia nowych norm kulturowych.
Traktuj wideokonferencję jako nową formę spotkań twarzą w twarz. Regularne wideospotkania usprawniają komunikację, ponieważ pozwalają pracownikom rozpoznać kontekst wypowiedzi i trafniej ją zinterpretować dzięki wskazówkom płynącym z tonu czy mimiki przełożonego.
Jeśli rozmawiacie na grupowym czacie, korzystaj z emotikonek, aby dodać kontekst emocjonalny do swojej wypowiedzi.
Dziel się ważnymi momentami. W biurze pracownicy chętnie celebrują np. urodziny swoich kolegów i koleżanek. Gdy wszyscy pracują zdalnie, jako lider musisz postarać się utrzymać te zwyczaje. Podczas wideokonferencji poświęć chwilę na luźną rozmowę, w ramach której pracownicy powiedzą, co u nich słychać.
Pozostań w kontakcie – w środowisku biurowym interakcja z zespołem odbywa się podczas cotygodniowych spotkań, podczas przygotowywania porannej kawy w kuchni lub w trakcie wspólnych lunchów. Nie ma powodu, dla którego nie miałbyś pogawędzić ze współpracownikami, gdy pracujesz zdalnie.
Stwórz w Webex Teams przestrzeń do kontaktów towarzyskich, gdzie pracownicy będą mogli dzielić się swoimi zawodowymi (lub też osobistymi) przeżyciami lub przesyłać… śmieszne filmiki.
Podczas wideokonferencji upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają włączone kamerki. Bez względu na to, czego dotyczy temat spotkania, oglądanie twarzy pracowników pomaga w lepszej moderacji dyskusji.
Zdalne sterowanie projektem – twój zdalny zespół może obawiać się braku interakcji ad hoc, dzielenia się pomysłami i możliwości zwrócenia się o radę, kiedy tego potrzebują. Tymczasem wirtualna praca nad projektem sprzyja korzystaniu z wielu nowych form współpracy, niedostępnych w tradycyjnych zespołach.
Wygospodaruj czas na wspólną burzę mózgów lub stwórz przestrzeń, np. korzystając z cyfrowych tablic (Cisco Webex Board), gdzie każdy będzie mógł dodawać swoje pomysły, i to bez ryzyka, że zostaną wykasowane lub pominięte.
Wykreuj miejsce do nadrabiania zaległości. Gromadzenie treści, wiadomości, linków i spotkań w czasie rzeczywistym w przestrzeni Webex Teams zmienia sposób, w jaki pracownicy wykonują swoje obowiązki. Nawet jeśli na chwilę zajmą się innymi zadaniami, w każdej chwili mogą wrócić do przestrzeni projektu i nadrobić zaległe rozmowy, które toczyły się w tle – to coś, co nie jest możliwe podczas tradycyjnych spotkań.
Zadbaj o swoją dostępność. Nawet gdy jesteś na spotkaniu online, twój zespół może się z tobą na bieżąco kontaktować, wysyłając ci prywatne lub grupowe wiadomości, a ty będziesz mógł na nie odpowiedzieć w wolnej chwili. Jeśli będą potrzebowali większej uwagi, możesz udostępnić im swój osobisty pokój do spotkań (PMR; personal meeting room). Dzięki temu twój zespół będzie miał pewność, że zawsze może na tobie polegać, nawet gdy pracujesz zdalnie.
Pamiętaj, praca zdalna nie oznacza, że twój zespół musi czuć się odosobniony. Twoje przywództwo, wsparcie i utrzymywanie kontaktów zawodowych (i tych osobistych) z wykorzystaniem narzędzi takich jak Webex Meetings i Webex Teams sprawi, że twoi pracownicy będą w stanie osiągnąć sukces z dowolnego miejsca na Ziemi.
