Naszym życiem rządzą emocje. Te, które odczuwamy świadomie, jak i te, które w sposób nieświadomy wpływają na nasze zachowanie i podejmowane decyzje. To, jak odbieramy daną przestrzeń, a w tym konkretnym przypadku to, czy będziemy chcieli wrócić do pracy w biurach, zależy w dużej mierze od naszych odczuć i poczucia bezpieczeństwa. Zatem o wszelkich działaniach mających na celu minimalizację ryzyka zarażenia się podczas przebywania w biurze powinniśmy na bieżąco informować pracowników. Musimy zadbać o to, aby wiedzieli, że przychodząc do biura, trafiają do bezpiecznej przestrzeni, w której mogą czuć się i pracować komfortowo. Bez uczucia niepokoju i zagrożenia.
Aby to osiągnąć, niezbędna jest właściwa komunikacja do pracowników wszystkich działań, jakie pracodawca i właściciel budynku podejmują, aby takie środowisko wykreować. Bardzo pomocny jest przekaz bezpośredni, chociażby w postaci kartek czy wyświetlanych komunikatów: „Biurko zdezynfekowane”, „Maksymalnie 3 osoby w sali konferencyjnej”, „Zachowaj odstęp od stanowiska recepcji”. Oprócz jednoznacznych komunikatów ważne jest także budowanie przekonania o trosce o pracownika, choćby poprzez wprowadzanie zmian w przestrzeni, które są widoczne od razu: rozmieszczone w biurze płyny do dezynfekcji, ogólnodostępne maski lub osłony dla pracowników i gości czy wyposażenie wnętrza w lampy UV‑C, dezynfekujące w trybie ciągłym powietrze, którym oddychamy, będąc w biurze.
Jednak – niezależnie od działań podjętych przez pracodawcę – niezmiernie istotne jest również zaangażowanie samych pracowników w tworzenie miejsca pracy bezpiecznego pod względem sanitarnym. W osiągnięciu tego celu, oprócz oczywiście konieczności wytworzenia odpowiednich nawyków w przestrzeganiu reguł bezpieczeństwa, bardzo pomocne stają się nowe technologie. Przydaje się możliwość bezdotykowego zarządzania przestrzenią poprzez aplikacje biurowe pozwalające sterować oświetleniem i temperaturą w miejscu pracy, zastąpienie tradycyjnych kart dostępu funkcjonalnością smartfonów, wreszcie rezerwacja sal konferencyjnych i potwierdzanie ich wykorzystania bez konieczności dotykania paneli naściennych. Pomocne byłoby także zastosowanie analizujących liczbę osób w pomieszczeniu systemów, które w razie przekroczenia obowiązujących limitów poinformują o zagrożeniu i przypomną o przestrzeganiu wymogów sanitarnych. Przekażą także informację do serwisu sprzątającego o tym, które części biura były najczęściej wykorzystywane i wymagają częstszej dezynfekcji.
