Raport "Praca z domu 2020” już jest!

Kinnarps wspólnie z Akademią Leona Koźmińskiego, Polskim Instytutem Środowiska Pracy oraz Pro Progressio opublikował raport ze wspólnego badania warunków i wyzwań dotyczących pracy z domu tzw. home office w warunkach dystansowania społecznego w czasie pierwszej fali epidemii Covid‑19, między marcem a czerwcem 2020 r.

Partnerem materiału jest Kinnarps.

Celem badania „Praca z Domu 2020”, które zostało przeprowadzone przez Akademię Leona Koźmińskiego, Kinnarps Polska, Polski Instytut Środowiska Pracy oraz ProProgressio w okresie od marca do czerwca 2020 r., było uchwycenie skali i różnorodności wyzwań, z jakimi musieli się zmierzyć zarówno pracodawcy, jak i pracownicy w początkowej fazie pracy z domu wywołanej pandemią Covid‑19. Badanie zrealizowane zostało metodą mieszaną. Ankieta internetowa przeprowadzona wśród 360 osób dostarczyła ciekawych danych ilościowych, ale największą wartość Raportu „Praca z Domu 2020” stanowią głosy respondentów zbierane w formie bezpośrednich wywiadów przez badaczy z Katedry Zarządzania Akademii Leona Koźmińskiego. Na ich podstawie zostały zidentyfikowane 3 typy doświadczeń i związane z nimi style pracy z domu.

Gdy patrzymy na dane statystyczne, trudno wyobrazić sobie doświadczenia konkretnych osób. Dlatego, by przybliżyć to, jak różnorodne były odczucia i praktyki pracy w czasie kwarantanny, prezentujemy trzy persony stworzone na podstawie wywiadów z osobami, które wzięły udział w jakościowej części badania. Odzwierciedlają one trzy duże grupy naszych respondentów: neutralsi, dissujący i propsujący. Co ciekawe, procentowy rozkład jest mniej więcej równy – po około 30% w każdej grupie. Przy planowaniu powrotów do biur i dalszej strategii środowiska pracy warto wziąć pod uwagę fakt, że to, co dla jednych może być wspaniałym doświadczeniem, dla innych będzie koszmarem. – mówi dr Karolina Dudek, prezes Polskiego Instytutu Środowiska Pracy.

Wnioski, które płyną z początkowego okresu dystansowania społecznego, są bardzo zróżnicowane. Raport prezentuje pełne spektrum doświadczeń i sytuacji. Na dotychczasową złożoność zadań wykonywanych przez pracowników wiedzy w biurze w czasie pracy z domu nałożyła się sytuacja rodzinna, mieszkaniowa oraz inne uwarunkowania osobiste, takie jak odporność na stres i brak kontaktów społecznych. Zmiana trybu pracy wiązała się zatem ze znaczną i wieloaspektową zmianą stylu życia.

„Dla nas specjalistów, zajmujących się na co dzień tworzeniem różnego rodzaju przestrzeni społecznych, najbardziej interesujące są konsekwencje obecnej zmiany dla całości środowiska pracy, szczególnie dla wnętrz nowych biur. Uważam, że nie można będzie zrozumieć tych przemian bez pogłębionej analizy obecnej sytuacji. Jakie zmiany muszą nastąpić w organizacji, aby praca zdalna z rozwiązania sporadycznego mogła się stać rozwiązaniem systemowym? Osobną kategorię nurtujących nas kwestii stanowią wyzwania, z którymi muszą sobie poradzić pracownicy w swoich mieszkaniach – począwszy od wyposażenia domowego stanowiska pracy, na organizacji czasu, kończąc.”– mówi Karina Kreja, International Concept Manager & Workplace Expert, Kinnarps

W pierwszym okresie po przeniesieniu pracy z biur ocena własnej produktywności uczestników badania nie była jednoznaczna. Dokładnie 1/3 naszych respondentów oceniła swoją efektywność wyżej niż podczas pracy w biurze, 1/3 niżej, a 1/3 uznała, że nie dostrzega zmian.

Technologia okazała się wielkim sprzymierzeńcem pracy zdalnej, mimo nietypowych okoliczności, jakie towarzyszyły jej gwałtownej popularyzacji. Tylko 2,5% badanych przejawiało trudności związane z technologią.

Jeśli chodzi o ergonomię i warunki w domowym środowisku pracy, to 69% badanych nie miało do dyspozycji fotela ergonomicznego do pracy, a 25% stołu lub biurka. Wielu badanych zorientowało się, jak bardzo na home office brakuje im ergonomicznych warunków, zapewnianych dotychczas przez biuro.

Mówiąc o powszechnej pracy zdalnej, zapominamy o naszych realiach, w tym także mieszkaniowych. Pierwszy moment przenoszenia pracy z biur do domów można uznać za udany. Ale to dotyczy głównie technologii. Firmowe laptopy, jak pokazały nasze badania, często stanęły na kuchennych stołach lub deskach do prasowania. Dlatego nie podzielam nadmiernego optymizmu i bezkrytycznych opinii na temat skuteczności pracy na home office, jako stałego i docelowego rozwiązania. Wiele osób pracowało w „warunkach polowych”, po prostu nie mając innego wyjścia, a także zakładając tymczasowość tego stanu rzeczy. Teraz jest pora na rzetelną analizę, w jakich warunkach realnie można pracować w domu przez dłuższy czas. – komentuje Karina Kreja International Concept Manager & Workplace Expert, Kinnarps

Uwarunkowania osobiste, w tym kwestia łączenia obowiązków w pracy z opieką nad dziećmi, stanowiły wyzwanie dla dużej grupy respondentów. Okres izolacji okazał się sprawdzianem połączenia pracy zdalnej i nauki. Ponad połowa osób deklarowała także wydłużenie czasu pracy, co było spowodowane zacieraniem się granic czasowych pomiędzy zadaniami zawodowymi i rodzicielskimi.

Dla co czwartej osoby biorącej udział w badaniu wyzwaniem okazała się kultura pracy w nowych warunkach, zwłaszcza wymagania związane z zarządzaniem i pracą w zespole rozproszonym. Zwracano uwagę szczególnie na trudności komunikacyjne wywołane nieciągłością czasu i miejsca pracy, która utrudnia prawidłowy obieg informacji.

Kontakty biznesowe w wersji zdalnej okazały się łatwe do zrealizowania. Powszechnej akceptacji pewnych rozwiązań komunikacyjnych sprzyjał fakt, że wszyscy znaleźli się w takiej samej sytuacji. W tym kontekście niektórzy respondenci zwracali uwagę na ograniczenia w zachowaniu prywatności oraz zwiększony wysiłek, jaki wkładają w utrzymanie profesjonalnego wizerunku w warunkach home office, w czym dotychczas wyręczało ich biurowe środowisko pracy.

Zachwianie równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym pojawiało się u 1/3 respondentów. Badani wskazywali na trzy zjawiska – wydłużenie się godzin pracy, zacieranie się granic pracy i życia prywatnego oraz brak możliwości realizacji w innych obszarach.

Praca w środowisku wirtualnym wymaga usystematyzowania procesów w organizacji a także wytyczenia zasad komunikacji. Wiele firm wyszło początkowo z założenia, iż mail, telefon i komunikator rozwiązują problem. Doświadczenie pokazuje, iż jest inaczej. W firmie należy ustalić, które narzędzia komunikacji czemu służą, jak szybko musimy reagować na informacje a także jak przechowywać wiedzę. Bez tego rodzi się chaos i konflikty, ponieważ współpracownicy mogą mieć różne oczekiwania odnośnie pilności realizacji zadań. – wskazuje dr Kaja Prystupa‑Rządca, ekspert ds. zarządzania w wirtualnym środowisku, Akademia Leona Koźmińskiego

Problematyka pierwszych tygodni home office poruszona w Raporcie „Praca z Domu 2020” ilustruje całe spektrum problemów technicznych, osobistych, lokalowych, zarządczych i organizacyjnych. Dzięki pogłębionej perspektywie wyzwań związanych z pracą zdalną Raport stanowi wartościowy wkład do toczącej się aktualnie dyskusji na temat wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu Pracy. Może również pomóc organizacjom lepiej przygotować się do zmian w nowej rzeczywistości. Autorzy planują II etap badania, mający na celu rozpoznanie złożonych doświadczeń pracowników wraz z wpływem dalszych gospodarczych konsekwencji pandemii.

W wyniku pandemii następuje jakościowa zmiana środowiska pracy. Nie chodzi tylko o dozowniki płynów dezynfekujących, zachowywanie dystansu i ograniczenie liczby osób w budynku. Prawdziwa zmiana przebiega na o wiele głębszym poziomie. W raporcie udało nam się uchwycić jej początek, pierwsze doświadczenia pracy z domu w całej ich złożoności i wieloaspektowości. Tylko dzięki zrozumieniu całości zmiany, która dotyczy pracy zdalnej - jej wyzwań, kosztów i ograniczeń - można świadomie kształtować dalszą transformację środowiska pracy. – podsumowuje dr Karolina Dudek, prezes Polskiego Instytutu Środowiska Pracy.

Życzymy interesującej lektury!