Strategiczne szanse, wartość ekonomiczna i relacje są zagrożone, gdy ludzie zmagają się z brakiem pewności siebie przy stole negocjacyjnym. Oto jak poprawić umiejętności negocjacyjne swoje i członków swojego zespołu.

Lęk i niska pewność siebie to dwa najczęstsze uczucia, jakich ludzie doświadczają podczas negocjacji – sama myśl o negocjowaniu sprawia, że wielu traci grunt pod nogami. Reakcje te mogą powodować, że ludzie przedwcześnie „rzucają ręcznik” i angażują się w zachowania, które ostatecznie okazują się autosabotażem, w tym: składanie niższych pierwszych ofert, zbyt szybkie reagowanie na propozycje i zadowalanie się zbyt małym zyskiem, co potwierdzają badania. Brak umiejętności negocjacyjnych oznacza stracone szanse i błędy, zarówno dla jednostki, jak i jej firmy.

Skuteczny negocjator

Jeśli zapytasz losową grupę osób, co sprawia, że ktoś jest skutecznym negocjatorem, wielu z nich wymieni cechy typowo postrzegane jako tradycyjnie „męskie”: siła, dominacja, asertywność i racjonalność. Poczucie braku tych cech może prowadzić do zwątpienia w siebie. Jednak badania pokazują, że gdy negocjatorzy doceniają umiejętności komunikacyjne, umiejętność słuchania i wnikliwość jako silne i skuteczne narzędzia, ich poziom efektywności wzrasta. To zrozumienie może pomóc odblokować prawdziwy potencjał niepewnego siebie negocjatora do osiągnięcia sukcesu.

Ogólnie rzecz biorąc, celem nie jest wcielanie się w jakąś cudzą wizję świetnego negocjatora: chodzi o wykorzystanie umiejętności, które początkujący negocjator już posiada, i pielęgnowanie nowych. Liderzy powinni zachęcać ludzi do identyfikowania i analizowania swoich mocnych stron, a następnie wyraźnego mapowania, w jaki sposób te cechy stanowią skuteczne narzędzia do udanych negocjacji.

Możesz być lękliwym negocjatorem lub pracować z kolegami, którzy są niedoświadczeni i niepewni siebie (jak bardzo wielu ludzi). Jak możesz poprawić własne umiejętności negocjacyjne lub najskuteczniej szkolić swoich pracowników, aby zwiększyć ich kompetencje? Bezpośrednia obserwacja negocjacji jest jedną z opcji, ale istnieją inne strategie, które mogą pomóc każdemu wejść na wyższy poziom, aby nie tylko osiągać obustronnie satysfakcjonujące umowy, ale także wzmacniać partnerstwa.

W oparciu o nasze badania, nauczanie i pracę konsultingową, oto oparte na dowodach techniki podnoszenia kwalifikacji i ulepszania własnych strategii negocjacyjnych oraz wzmacniania (ang. empower) niedoświadczonych lub niepewnych siebie negocjatorów.

Trzy Fundamentalne Umiejętności Negocjacyjne

Wbrew tradycyjnemu myśleniu, wchodzenie na wyższy poziom nie polega wyłącznie na bezpośrednim doświadczeniu w prowadzeniu pełnych negocjacji. Chociaż doświadczenie generalnie obniża poziom lęku, nie zawsze jest praktyczne w zdobyciu. A rzadkie negocjowanie nie ukoi niczyich nerwów. Z naszego doświadczenia wynika, że te trzy łatwiej dostępne doświadczenia służą podwójnemu celowi: budowaniu umiejętności i budowaniu pewności siebie.

1. Poczuj się komfortowo, stawiając żądania

Zachęcaj niepewnych siebie negocjatorów do składania propozycji w sytuacjach, w których prawdopodobieństwo ich odrzucenia jest wysokie. Z takiego zaangażowania wynikają dwa spostrzeżenia. Po pierwsze, ludzie na ogół otrzymują więcej odpowiedzi „tak”, niż się spodziewają – co jest pożywką dla starego powiedzenia, że dostajesz połowę tego, o co prosisz, i nic z tego, o co nie prosisz! Po drugie, ludzie muszą nauczyć się, że ostatecznie odrzucenie ich pomysłu nie jest wielką sprawą.

Słowami jednego ze studentów uczących się negocjacji: „Usłyszenie »nie« to nie porażka; to cenna informacja zwrotna. Strach przed odrzuceniem ogranicza możliwości bardziej niż samo odrzucenie, a każde »nie« może przybliżyć cię do zrozumienia granic i interesów ludzi”.

Każde „nie” może przybliżyć cię do zrozumienia granic i interesów ludzi.

Gdy nowi negocjatorzy odkryją, że odmowa ich nie zmiażdży, mogą rozwinąć zdolność do wycofania się w danej sytuacji, zamiast wycofywania się z sytuacji. Ludzie rzadko mówią po prostu „nie” na pytania lub prośby; patrzenie komuś w oczy i odmawianie jest psychologicznie niekomfortowe. Dlatego wyjaśnienia, które podają, tłumacząc dlaczego nie mogą spełnić prośby, oferują nowe punkty widzenia do dyskusji. Zadanie pytania „Co musiałoby się stać, żebyś mógł/mogła powiedzieć tak?” jest kolejnym narzędziem do rozszerzania rozmowy poza ograniczenia i w kierunku szans. Kiedy pewien pracownik użył tej taktyki po odrzuceniu jego prośby o podwyżkę, otrzymał konkretny cel do osiągnięcia (podpisany kontrakt przed końcem roku). „Nie” zostało skutecznie zamienione w rozsądne „nie teraz”, uzupełnione o plan działania.

Gdy ktoś opanuje tę umiejętność, pewność siebie w inicjowaniu próśb gwałtownie rośnie. Jest to bardzo wyraźne zwycięstwo na drodze do bycia skutecznym negocjatorem, co wymaga zarówno braku lęku przed proszeniem o to, czego się chce, jak i gotowości do gonienia za wieloma potencjalnymi szansami (tzw. maybes). Dlatego niektórzy uważają, że negocjacje nie zaczynają się nawet, dopóki nie usłyszysz słowa „nie”.

2. Poczuj się komfortowo, skupiając się na drugiej stronie

Niepewni negocjatorzy spędzają dużo czasu we własnych głowach. W przeciwieństwie do nich, skuteczni negocjatorzy poświęcają więcej energii na próbę zrozumienia osoby lub osób po drugiej stronie. Pewni siebie negocjatorzy posiadają niektóre z tych samych umiejętności co dziennikarze śledczy, drążąc temat, aby zrozumieć motywacje drugiej strony. Tylko odkrywając, jakie układy mają sens dla drugiej strony, można naprawdę i niezawodnie tworzyć wartość i budować relacje, zamiast tylko „wygrywać” w danej chwili.

Negocjacje prawie nigdy nie są grą o sumie zerowej: obie strony mogą w rzeczywistości chcieć niektórych tych samych rzeczy.

Przeprowadzanie wywiadów to jeden ze sposobów na rozwinięcie tej umiejętności. Pomaga to ludziom nauczyć się zadawać dobre pytania i dobrze słuchać odpowiedzi (w czym ludzie są notorycznie fatalni – większość czasu, gdy druga osoba mówi, spędzamy na planowaniu tego, co sami chcemy powiedzieć). Dodatkowym atutem jest to, że gdy myślisz o pierwszym etapie negocjacji jak o wywiadzie, spowalnia to tempo negocjacji i zdejmuje światło reflektorów z własnej osoby – co większość niepewnych negocjatorów przyjmuje z ulgą.

3. Poczuj się komfortowo, zadając sobie 5 pytań

Początkujący negocjatorzy mogą chcieć po prostu improwizować w danym momencie, ale każdy czuje się pewniej, jeśli rozumie, jakich umów chce, a od jakich jest gotów odejść. Zachęcaj wszystkich, aby potrafili odpowiedzieć na te pięć pytań przed rozpoczęciem negocjacji:

Co chcę tutaj osiągnąć?

Miej jasność co do tego, jak wygląda dobra umowa. Następnie rozpocznij negocjacje, celując w ten optymistyczny cel, ponieważ, jak mówi przysłowie, jeśli nie zapytasz, to nie dostaniesz.

Co zrobię, jeśli ta umowa całkowicie upadnie, i jak atrakcyjna jest ta opcja?

Tylko rozumiejąc alternatywy, negocjator może ocenić swoją siłę. Jak bardzo potrzebuje tej umowy z tą konkretną osobą? W którym momencie lepiej byłoby odejść od stołu?

Co moim zdaniem zrobi druga strona, jeśli odejdę od stołu?

Siła jest względna. Negocjator może czuć się zdesperowany, by dopiąć umowę, ponieważ jego inne opcje są słabe, ale jeśli druga strona podobnie nie ma dobrego wyjścia w przypadku upadku umowy, nierównowaga sił może zostać zneutralizowana.

Co możemy dodać do tej umowy, aby każda ze stron otrzymała to, na czym jej najbardziej zależy?

Negocjacje prawie nigdy nie są grą o sumie zerowej: obie strony mogą w rzeczywistości chcieć niektórych tych samych rzeczy, nawet jeśli priorytetyzują różne kwestie. Postaw się w sytuacji drugiego negocjatora i zidentyfikuj listę rzeczy, które prawdopodobnie są dla niego ważne. Umowy obejmujące wiele kwestii są bardziej skomplikowane w negocjacjach, ale negocjatorzy często mogą odblokować tu wyższą wartość, tworząc możliwość „celowego ustępowania” – to znaczy, nie oddawania rzeczy za darmo, ale raczej sprzedawania ich lub wymieniania na inne rzeczy o większej wartości.

Jak uzasadnię nasze żądania?

Oczywiście nikt nie dzieli się każdą informacją – na przykład maksymalny budżet to prawdopodobnie coś, co powinno pozostać prywatne. Ale wielu ludzi, zwłaszcza gdy są niepewni siebie, waha się powiedzieć cokolwiek, w obawie, że jeśli powiedzą coś niewłaściwego, zostanie to jakoś wykorzystane przeciwko nim. Zamiast tego, dzielenie się informacją, dlaczego dana kwestia jest ważna oraz jakie są relatywne preferencje i priorytety wśród potencjalnych wyników, może odblokować możliwość stworzenia lepszych umów. Jako dodatkowy bonus, dzielenie się informacjami zachęca drugą stronę do zrobienia tego samego, prowadząc do pozytywnej spirali optymalizacji umowy.

Przeglądy po negocjacjach i informacja zwrotna

Zbyt łatwo przychodzi niepewnym negocjatorom spisywanie trudnych negocjacji i nieoptymalnych wyników na karb problemu globalnego („Po prostu nie jestem w tym dobry”) lub ograniczenia sytuacyjnego („Druga strona była nierozsądna”). Oba te wyjaśnienia ograniczają rozwój umiejętności.

Liderzy powinni dążyć do przeciwdziałania takim reakcjom, tworząc okazje do nauki poprzez otwarte przeglądy (review) i terminowe informacje zwrotne. Razem ze współpracownikami zbudujcie nawyk refleksji nad szczegółami tego, co się wydarzyło i dlaczego. Jak przebiegły te negocjacje? Co było spodziewane, a co niespodziewane? Co powinno potoczyć się inaczej, gdyby ta sama sytuacja miała się powtórzyć? Jak wynik ma się nie tylko do celu, ale także do dostępnych opcji alternatywnych?

Jeden z liderów przeformułował „nieudane” negocjacje niepewnego członka zespołu (w których zgodził się on na znacznie mniej, niż miał nadzieję zyskać). Lider wyjaśnił, że negocjacje nie były porażką; były udanym wynikiem w stosunku do alternatyw. Mimo wyraźnych ograniczeń po obu stronach, członek zespołu przełamał opór i stworzył funkcjonalne porozumienie, które zawierało najbardziej krytyczne elementy dla każdej ze stron. Zadawanie jasnych pytań drugiej stronie i uczciwe wyjaśnianie swojego stanowiska zbudowało wiarygodność i pozwoliło na skuteczne kompromisy (trade-offs) między opcjami. Relacja między stronami została wzmocniona, zwłaszcza że druga strona czuła się tak dobrze obsłużona, co może prowadzić do potencjalnych zysków w przyszłości.

Każdy może i będzie poprawiać swoje umiejętności negocjacyjne dzięki konkretnej uwadze i coachingowi. Ujmowanie negocjacji w ramy szerszego zestawu umiejętności, uczenie ludzi mądrego przygotowania i oferowanie regularnych przeglądów to kamienie węgielne budowania pewnych siebie negocjatorów.