Primo Orpilla: czy twoje biuro jest gotowe na cyfrowych nomadów? [WYWIAD]

Założyciel studia O+A z siedzibą w San Francisco projektował przestrzeń biurową dla wiodących firm internetowych takich jak Facebook, Uber czy Yelp. W rozmowie z nami stawia ważne pytania dotyczące roli technologii w naszych biurach i życiu osobistym.

Primo Orpilla jest współzałożycielem (wraz z Verdą Alexander) renomowanego studia projektowego O+A. Opowiedział nam o tym, jak będzie wyglądała przestrzeń biurowa przyszłości i z jakimi wyzwaniami mierzy się, projektując dla największych firm w Dolinie Krzemowej.

Zmienia się to, jak pracujemy. Zmieniają się także nasze biura. Co przestrzeń mówi o nas?

Przedsiębiorcy różnie pojmują to, czym jest biuro. Każdy nawykł również do pewnego stylu zarządzania. Dlatego jeśli np. pochodzisz z pokolenia urodzonego po wojnie, biuro zapewne będzie dla ciebie czymś zupełnie innym niż dla millenialsa. Dawniej pracą w znacznej mierze zarządzano liniowo. Organizacja biura była więc dopasowana do tego typu produkcji. Dziś jest zupełnie inaczej. Ale jestem jednak przekonany, że nawet ktoś starszy może dostosować się w do dynamiki pracy we współczesnym biurze, jeśli tylko zrezygnuje ze sztampowego, utartego myślenia na temat tego, jak ta przestrzeń powinna wyglądać.

Nowoczesne biuro nie powinno być miejscem, w którym pracownicy spędzają na tyłku po te 8 godzin dziennie tylko po to, by pracodawca patrzył, jak harują, nawet jeśli praca ta nie jest wcale produktywna (śmiech).

Taki model pracy w biurze wynika częściowo z wpływu technologii, która zastąpiła międzyludzkie interakcje. Wykształciliśmy nieco płytką osobowość, która uzależniła się od emaili czy SMS‑ów. W interakcjach z innymi staliśmy się powierzchowni, opierając się wyłącznie na wymianie maili i SMS‑ów zamiast na budowaniu głębszych relacji i kontakcie bezpośrednim. Według mnie technologia – choć przyspiesza działanie – zniekształca przekaz. Prawdziwe znaczenie, które łatwo odczytać podczas spotkań twarzą w twarz, w elektronicznych kanałach ulega wypaczeniu. Z drugiej strony ciągnące się bez końca spotkania, z których niewiele wynika, również nie są dobrym rozwiązaniem. Można „zaspotykać się” na śmierć. Za propagowanie tej metody „wini się” zwykle przedstawicieli pokolenia wyżu demograficznego i pokolenia X.

Za tymi kulturowymi zmianami podąża biuro. Dziś jest bardziej dynamiczne. Spotykamy się w locie, przy kawie. W mniej formalnych przestrzeniach, które mają za zadanie inicjować i wspierać przepływ kreatywnych idei. Miejsce pracy współczesnego prezesa ma tworzyć środowisko sprzyjające otwartemu dialogowi, pomysłom oraz interakcjom, które – miejmy nadzieję – przyczynią się do osiągnięcia świetnych wyników.

Czy w takim razie biuro wciąż jest głównym miejscem wykonywania zadań? Takim, w którym pracuje się od‑do, przy swoim biurku?

Moim zdaniem umożliwianie pracy z dowolnego miejsca w biurze – oraz pracy zdalnej – staje się dziś nową normą. Ale to nie wszystko. Pomyśl: do tej pory wyznaczaliśmy bardzo konkretne momenty przerwania i rozpoczęcia pracy w ciągu dnia. Dziś możemy wyskoczyć na obiad z kolegami, którzy pracują nad tym samym projektem. Praca odbywa się także w takich nieformalnych okolicznościach. Obecnie granice są bardziej płynne, czas się rozciąga. Możesz pracować rano, kiedy tylko wstaniesz. Możesz pracować w kawiarni, domu, biurze. Ale ten ułatwiony dostęp do pracy oznacza też coraz częstszy problem z odłączeniem się od pracy. Dlatego współczesne miejsce pracy będzie ewoluować, zaadresuje problem płynności granic pracy – kiedy zaczyna się praca, a kiedy się kończy. Nowa wizja miejsca pracy będzie dla wielu wyzwaniem – ci, którzy nie wypróbowali jeszcze nawet koncepcji open space, będą musieli oswoić z ideą biura jako przestrzeni otwartej, opartej na współpracy i dokonać dużego skoku mentalnego.

Czy biuro powinno być przede wszystkim funkcjonalne czy też powinno mieć „duszę”, wyróżniać się i stanowić wizytówkę firmy?

Powinno być jednym i drugim. „Dusza” i bycie wizytówką firmy to jedno i to samo. Nie powinniśmy mieć z jednej strony przekazu marketingowego, a z drugiej bezdusznego podejścia nastawionego wyłącznie na pieniądze. Uważam, że należy te kwestie wiązać ze sobą, w harmonijnym rytmie. Ludzie to widzą, a w czasach transparentności pracownicy chcą odczuwać satysfakcję z miejsca, w którym pracują. Chcą mieć poczucie, że skoro poświęcają pracy swoje życie i spędzają w niej tyle godzin, dobrze by było, gdyby to miało jakiś sens. Chcę pracować dla firmy, która rozumie moje wartości. A dla mnie wyrazem tego jest przestrzeń i środowisko. Zresztą, popatrz na wasz kraj. Polacy słyną z pracowitości. Kiedyś mieliście narzucone władze i ludzie robili to, co im kazano. A dziś ludzie mówią: chcę mieć startup, chcę, aby mój głos został usłyszany. Ten głos – i dusza – mają zapewne dla takich ludzi ogromne znaczenie.

Wcześniej wspomniałeś technologiczny kontekst pracy. Technologia już od dawna dobrze czuje się w przestrzeni biurowej. Ale czy my czujemy się z nią równie dobrze?

Istnieją pewne rodzaje technologii, które bez wątpienia ułatwiają życie - chociażby systemy oświetlenia i zarządzania energią. Część z nich może przynieść znaczące korzyści zdrowotne, np. filtrowanie powietrza czy dostosowanie światła do rytmu dobowego. Wszystkie one staną się koniecznością.

Ale wiesz, co jest naprawdę ciekawe? To, że niektóre firmy, szczególnie w Europie, nie pozwalają pracownikom korzystać ze smartfonów. Mam dziecko w wieku 15‑lat, więc dobrze wiem, co to smartfon (śmiech). Pomyśl: kiedy najważniejszą dla ciebie sprawą w ciągu dnia jest sprawdzenie mediów społecznościowych, a powinieneś skupić się na pracy, to chyba coś jest nie tak.

Obserwujemy to w naszej firmie O+A. Na ekranie komputera widzisz dziś otwarty plik CAD, a obok – pasek powiadomień mediów społecznościowych. Dawniej miałbyś deskę kreślarską i musiałbyś sam ostrzyć swoje ołówki. I wierz mi, nikt nie próbowałby oglądać serialu, jednocześnie kreśląc rysunek.

O ile moje 15‑letnie dziecko może służyć za przestrogę, jak bardzo smartfony mogą rozpraszać, to na szczęście są osoby, które potrafią znaleźć równowagę między pracą a bodźcami zewnętrznymi. Jak więc sama przestrzeń może pomóc w tym wyzwaniu? Czy zamiast zmuszać ludzi do wyłączania sprzętu, będziemy tworzyć miejsca całkowicie odcięte od technologii? A może będziemy wyznaczać obszary wypoczynku, odosobnienia?

I mówi to człowiek, który projektował przestrzeń dla Facebooka czy Ubera! Czy projektowanie dla firm z Doliny Krzemowej to szczególne wyzwanie? Wymaga jakiegoś specjalnego procesu z waszej strony?

Jeśli chodzi o proces, to istnieją bez wątpienia zasady, których stale przestrzegamy, aby osiągać wymierne wyniki i osiągać porozumienie. Oczywiście nie da się jednak uniknąć niuansów i różnic pomiędzy firmami i kulturami. Zmieniają się także sposoby pozyskiwania informacji. Kierownictwo oraz rodzaj firmy, dla której pracujemy, będą w dużej mierze decydować o ostatecznym sposobie projektowania.

Od czego zaczyna się ten proces?

Aby zaprojektować coś, co będzie miało sens dla klienta, należy przeprowadzić szczerą rozmowę na temat firmy oraz jej celów. Czasami klient nawet nie zdaje sobie z tego sprawy. Dlatego też musimy być przygotowani do przejścia przez proces ustalania podstaw. Wiesz, możemy zastosować wszystkie możliwe sztuczki i zaprojektować naprawdę wystrzałową przestrzeń, ale jeśli klient nie wykaże zrozumienia, to ten projekt po prostu nie zadziała. Nie sprawdzi się też, jeśli klient nie będzie z nami szczery – jeśli nie powie nam, kim naprawdę jest i jak chce się wyrażać przez przestrzeń.

Moim zdaniem projektanci, podobnie jak artyści, stanowią odbicie swoich czasów. Kiedyś widoczna była ogromna różnica pomiędzy wizerunkiem wewnętrznym a wizerunkiem zewnętrznym firm, dziś strefy te łączą otwarte drzwi. Przez długi czas tak nie było. Doszliśmy do większej szczerości i otwartości w działalności biznesowej i bez szklanych drzwi nie da się przyciągać talentów. A projekt biura i jego przestrzeni to bezpośrednie odzwierciedlenie wartości firmy.

Jakie w tym kontekście jest największe wyzwanie, z którym musisz się mierzyć?

Chyba niespójne oczekiwania. Firma chce czegoś, ale tak naprawdę... tego nie chce (śmiech).

Co robisz w takiej sytuacji? Co robisz, kiedy pomysł klienta jest naprawdę słaby?

Kiedy nie jest autentyczny, to mamy problem. Nie sprawdzi się. Widziałem – niekoniecznie w O+A – projekty niezwykle progresywnej strategii wykorzystania przestrzeni. Wszystkich pracowników uczono, jak z niej korzystać. Ale – niespodzianka! – idea się nie przyjęła. W rezultacie – jak mówiłem wcześniej – brak spójności oczekiwań powoduje, że pozostają niewykorzystane przestrzenie, które wyglądają jak opuszczone. Nie udaje się wydobyć energii ani zachęcić do współpracy, na których tak bardzo zależało. Zbyt często wierzymy, że wszystko naprawi nowy projekt biura. Ale nowy projekt może zadziałać wyłącznie jeśli spotka się ze wsparciem, a pracownicy poznają i zrozumieją, co robimy, dzięki czemu nauczą się poruszać w tej przestrzeni i wiedzieć, jak z niej korzystać.

Zabierz nas proszę teraz na wycieczkę w przyszłość. Jak będą wyglądać przestrzenie biurowe powiedzmy za 10 lat?

Będą wypadkową pomiędzy całkowitą swobodą a przychodzeniem do biura każdego dnia. Pracę w biurze i poza nim już znamy. Być może pojawi się większy nacisk na czas osobisty, a może po prostu wprowadzimy bardziej osobiste elementy do biura.

Stworzyliśmy sytuację, w której można w zasadzie pracować w dowolnym miejscu. Ale uświadomiliśmy sobie też, że nie zawsze praca w dowolnym miejscu jest pożądana. W niektórych sytuacjach większy sens ma praca wśród ludzi. Co to oznacza? Niektóre aktywności będziemy wykonywać zdalnie z domu, niektóre z innych miejsc poza biurem, na przykład z kawiarni czy przestrzeni coworkingowej. Firmy mogą się przekształcać w centra franczyzowe lub uniwersytety, z których czerpie się know‑how, a następnie pracuje się samodzielnie.

O czym więc warto dziś pamiętać, planując swoje biuro?

Ważne jest stworzenie miejsca, które autentycznie komunikuje to, co w nim robimy, które mówi o tym, co sobą reprezentuje firma. Przychodzisz do niego, aby uczestniczyć w spotkaniach, tworzyć relacje, współpracować – realizować cele trudne do osiągnięcia online. Za dziesięć lat będziemy mieć nie tylko nomadycznych pracowników, ale i nomadyczne biura. Zależy nam na innym spojrzeniu? Wynajmijmy kąt w śródmieściu Los Angeles i wyślijmy tam zespół.

Kto wie, być może kolejnym meblem, jaki zaprojektuję, będzie plecak z kółkami i pulpitem?

PRZECZYTAJ TAKŻE: Sztuczna inteligencja w biurze »

Roboty wkraczają do biur 

Sztuczna inteligencja, Technologia

Marcin Moczyróg PL, Dawid Rutyna PL

Robotyzacja i automatyzacja (RTA) znajdują coraz większe zastosowanie we współczesnym biznesie.