Czy biura są jeszcze potrzebne?

Biuro to miejsce, które ma pomagać w skupieniu, pobudzać kreatywne myślenie oraz relaksować i zmniejszać stres. Wymieniamy w nim wiedzę i wchodzimy w interakcje ze współpracownikami, które są kluczem do tworzenia nieszablonowych projektów. By przestrzeń biurowa sprzyjała tego typu współpracy, musi stać się czymś więcej niż rzędem biurek w open space. Jak to zrobić?

Ekspansja nowych technologii sprawia, że współczesny pracownik jest w teorii coraz mniej „uzależniony” od fizycznego miejsca pracy. Według niektórych badań wynika, że liczba pracowników regularnie wykonujących obowiązki służbowe w domu wzrosła w ciągu dekady o 103 proc.

Jednocześnie jednak obserwujemy odwrotny trend. Duże organizacje inwestują znaczne nakłady finansowe w nowe siedziby, np. Yahoo ogranicza możliwość pracy zdalnej, ponieważ uważa, że to właśnie kontakt twarzą w twarz pomiędzy członkami zespołu jest tym, co decyduje o innowacyjności przedsiębiorstwa.

Jak wspólna praca wpływa na wyniki?

Z badań wynika, że osoby współpracujące ze sobą bezpośrednio osiągają o 32 proc. lepsze wyniki. Zasadność forsowania przez duże koncerny bezpośredniej współpracy potwierdzają również badania prezentowane przez „Harvard Business Review”. Przykład firmy farmaceutycznej wykazał, że menedżerowie sprzedaży, którzy częściej nawiązywali kontakt z przedstawicielami pozostałych działów odnotowali poprawę wyników o 10 proc. Bardziej intensywne kontakty pomiędzy pracownikami to także częstsze dzielenie się wiedzą, a co za tym idzie rozwój kompetencji całego zespołu. Część kadry menadżerskiej obawia się, że zwiększona interakcja może przełożyć się na spadek poziomu koncentracji i produktywności pojedynczych specjalistów. Niesłusznie. Eksperci z Sociometric Solutions wykazali, że nawet pięcioprocentowy spadek jednostkowej produktywności na rzecz dzielenia się wiedzą z innymi ma pozytywny wpływ na wyniki całej grupy.

Rolę bezpośredniej interakcji zdają się zresztą doceniać też sami pracownicy. Jak wynika z ankiety Mikomax Smart Office przeprowadzonej wśród pracowników centrów usług w Polsce, koncepcyjną pracę zespołową uznaje za ważną 58% młodszych i 76% starszych ankietowanych. Możliwość uczenia się od innych jest wartością dla około 70% badanych.

Poza tradycyjny open space

Aby komunikacja i interakcja pomiędzy członkami zespołu była możliwa, konieczna jest odpowiednia aranżacja biura. Z jednej strony chodzi o stworzenie stref wspólnych do mniej lub bardziej formalnych spotkań. Z drugiej, nie należy zapominać o zapewnieniu komfortu tym członkom zespołu, którzy w danym momencie potrzebują indywidualnej pracy w skupieniu. Jak stworzyć nowoczesne biuro dopasowane do różnych stylów pracy?

Dobrze sprawdzają się rozwiązania elastyczne - zamiast na stałe wydzielać sale do spotkań, można postawić na mobilne kabiny i ścianki działowe, które łatwo jest przestawić. Wysoką funkcjonalnością wyróżniają się też kanapy i fotele o wysokich ściankach, które można łączyć w moduły tworząc w ten sposób odizolowaną akustycznie przestrzeń do kameralnych dwu-, trzyosobowych spotkań. Co więcej, zaletą wszystkich z wymienionych powyżej rozwiązań jest to, że w zależności od bieżących potrzeb mogą one służyć zarówno do pracy w małych grupach, jak i do indywidualnej pracy w skupieniu.

Co na to biznes

Organizacje działające na polskim rynku coraz chętniej inwestują w biura ułatwiające interakcję pomiędzy współpracownikami. Przykładem może być niedawno realizowany projekt aranżacji nowego warszawskiego biura dla jednej z wiodących firm farmaceutycznych. Zgodnie z przyjętą w firmie Workplace Strategy, po relokacji firma postanowiła zrezygnować z osobnych pokoi na rzecz nowoczesnego open space, uzupełnionego przez atrakcyjne i kreatywne przestrzenie wspólne oraz liczne kabiny do kameralnych spotkań. Rozwiązanie, które na początku budziły obawy, okazało się strzałem w dziesiątkę!

W jednej firmie musimy pogodzić wiele interesów oraz charakterów. Jedni chętniej pracują w grupie, a inni są bardziej efektywni wykonując powierzone zadania od początku do końca samodzielnie. Jako pracodawcy i osoby odpowiedzialne za zapewnienie innym komfortowych miejsc pracy nie tylko powinniśmy uszanować te różnice, tworząc w biurze strefy pracy o różnej dynamice, ale także umieć je odpowiednio wykorzystać, by móc rozwijać prowadzony przez siebie biznes.