Czy kiedykolwiek natknęliście się na memy przedstawiające absurdy rekrutacji, nikomu niepotrzebne benefity czy systemy oceniania pracowników? Te humorystyczne obrazki krążące po mediach społecznościowych często trafiają w sedno problemów, z jakimi borykają się firmy i sami pracownicy. Śmiejemy się z nich, bo są zabawne, ale też dlatego, że często odzwierciedlają rzeczywistość.
Wyobraź sobie teraz, że istnieje narzędzie, które mogłoby znacząco zmniejszyć liczbę takich memów, poprawiając jednocześnie efektywność pracowników. Brzmi jak science fiction?
A może jak kolejne puste hasło z prezentacji w Power Poincie? Otóż nie! Mowa o controllingu personalnym -- koncepcji, która może zmienić sposób, w jaki firmy zarządzają swoim najcenniejszym zasobem: ludźmi.
W kolejnym artykule z cyklu „Zakochaj się w rachunkowości zarządczej” przyglądam się bliżej temu, czym jest controlling personalny, dlaczego staje się coraz bardziej istotny dla firm i działów HR oraz jak może pomóc w rozwiązaniu wielu problemów, które do tej pory wydawały się nie do pokonania. Czy controlling personalny to rzeczywiście klucz do sukcesu HR, czy może kolejny modny termin, który zniknie równie szybko, jak się pojawił? Zapraszam do lektury!
Ale od początku…
Być może zadajesz sobie pytanie: „Co controlling personalny ma wspólnego
z rachunkowością zarządczą?”. Słusznie! To ściśle powiązane dziedziny, choć nie są tożsame. Obie koncentrują się na dostarczaniu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji, wykorzystują podobne narzędzia analityczne i są zorientowane na przyszłość. Controlling personalny można postrzegać jako specjalizację w ramach szerszego obszaru rachunkowości zarządczej i controllingu, skupiającą się na aspektach związanych z zarządzaniem personelem i efektywnością pracowników. Stosowane razem przyczyniają się do efektywnego planowania, kontroli
i optymalizacji procesów w organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem aspektów kadrowych.
Wyobraź sobie firmę jako orkiestrę, w której każdy pracownik gra na innym instrumencie. Ekspert zajmujący się controllingiem personalnym to dyrygent, który nie tylko wsłuchuje się w każdy dźwięk, ale też analizuje partytury, aby stworzyć symfonię sukcesu. Wykorzystując precyzyjne dane i analizy, pomaga on menedżerom i działowi HR dostroić każdy instrument - czyli pracownika i procesy.
A posługując się fachową terminologią: controlling personalny to system zarządzania zasobami ludzkimi, który monitoruje, analizuje i optymalizuje procesy kadrowe w organizacji. Jego głównym celem jest wspieranie decyzji w obszarze HR poprzez dostarczanie precyzyjnych danych i analiz dotyczących efektywności, kosztów i potrzeb personalnych. Obejmuje on planowanie zatrudnienia, analizę wydajności pracowników, optymalizację kosztów osobowych oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. Dzięki regularnemu monitorowaniu kluczowych wskaźników, controlling personalny umożliwia firmom szybkie reagowanie na zmiany i podejmowanie świadomych decyzji dotyczących inwestycji w kapitał ludzki. Nie są to więc jedynie suche liczby i wykresy, ale swoista podróż w głąb ludzkiego potencjału. To sztuka przekuwania danych w inspirację, a analiz w akcję.
W świecie, gdzie człowiek jest najcenniejszym zasobem, controlling personalny staje się nie tyle narzędziem, co filozofią zarządzania.
„Żadna firma nie ma ani czasu, ani środków niezbędnych do uczenia się wyłącznie na własnych błędach” – James Harrington
Ten cytat bardzo ze mną rezonuje. Jestem zdania, że owszem – należy uczyć się na własnych błędach, ale jeśli istnieje sprawdzony sposób, aby ich uniknąć, warto z niego skorzystać.
Z danych Eurobarometru wynika, że aż 82% polskich małych i średnich firm odczuwa brak rąk do pracy, co zmusza je do koncentrowania się na czasochłonnych i kosztownych procesach rekrutacyjnych zamiast na rozwoju biznesu. Według brytyjskiej firmy Apifonica, koszty związane z zatrudnieniem nowego pracownika mogą wynosić blisko 5 000 zł, a w przypadku nieudanej rekrutacji sięgają nawet 15 000 zł. Dodatkowo, raporty Sedlak&Sedlak oraz PwC wskazują, że całkowity koszt zastąpienia odchodzącego pracownika może równać się jego rocznemu wynagrodzeniu.
Controlling personalny jest sprawdzonym narzędziem, które pozwala na optymalizację procesów zarządzania zasobami ludzkimi, umożliwiając firmom efektywniejsze wykorzystanie posiadanej kadry, redukcję kosztów rekrutacji oraz zwiększenie retencji pracowników, co w konsekwencji przekłada się na poprawę wyników finansowych i konkurencyjności przedsiębiorstwa. Mam wrażenie, że jego metodologia idealnie podąża za słowami Piotra Śliwińskiego, autora wielu publikacji z zakresu zarządzania: „Ludzie powinni być strategiczną inwestycją w każdej organizacji. Nie może to być tylko PR‑owe show mające na celu przyciągnięcie nowych pracowników, tylko realne wsparcie kompetencji i prawdziwa troska o dobrostan współpracowników”.
„Nie ma nic łatwiejszego, niż być zajętym, i nic trudniejszego, niż być efektywnym” – R. Alec Mackenzie
Często słyszę:
„To nie dla nas. Jesteśmy zbyt mali, żeby wdrożyć controlling personalny. Teraz musimy skupić się na sprzedaży”.
„W naszej firmie takimi rzeczami zajmuje się cały dział HR. Zarząd ma inne zajęcia”.
„Rotacja naszych pracowników jest duża, mamy ciągle otwartą rekrutację”.
Tymczasem controlling personalny odgrywa ważną rolę w organizacjach niezależnie od wielkości, przyjmując odmienne oblicza dostosowane do skali działalności firmy. W małych i średnich przedsiębiorstwach staje się prawdziwym „szwajcarskim scyzorykiem” zarządu, managera czy HR‑owca. Ograniczone zasoby zmuszają te firmy do kreatywnego podejścia - jeden specjalista często musi być „człowiekiem od wszystkiego”. Wykorzystując proste, ale skuteczne narzędzia, taka osoba może wydobyć z danych personalne złoto. Może na przykład precyzyjnie wskazać, który pracownik jest ukrytym talentem wartym inwestycji, a który generuje nieproporcjonalne koszty. To jak detektywistyczna praca - z pozornie nieistotnych informacji buduje się obraz kondycji całego zespołu.
Z kolei w korporacjach controlling personalny przypomina raczej zaawansowany system nawigacji satelitarnej. Rozbudowane działy HR dysponują potężnymi narzędziami analitycznymi, które przetwarzają ogromne ilości danych. To jak patrzenie na firmę z lotu ptaka - można dostrzec globalne trendy, przewidzieć nadchodzące wyzwania i precyzyjnie zaplanować przyszłość. Controlling personalny w korporacjach często wykracza poza granice jednego kraju, analizując i porównując dane z różnych rynków. Może na przykład pomóc w podjęciu decyzji o przeniesieniu części operacji do innego kraju, bazując na szczegółowej analizie kosztów i dostępności talentów.
Niezależnie od skali, controlling personalny to fascynujące połączenie sztuki zarządzania ludźmi
z precyzją analizy danych. To narzędzie, które pozwala firmom nie tylko reagować na zmiany, ale je wyprzedzać i kształtować swoją przyszłość.
Do meritum: kluczowe funkcje controllingu personalnego w organizacji
Główne zadania controllingu personalnego koncentrują się na kilku kluczowych obszarach, które mają bezpośredni wpływ na efektywność i konkurencyjność przedsiębiorstwa.
Zagłębiamy się w temat, czyli narzędzia…
Controlling wykorzystuje szereg zaawansowanych narzędzi, które wspierają efektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Do kluczowych instrumentów należą systemy informacji zarządczej (MIS), które integrują dane z różnych źródeł i dostarczają syntetyczne raporty oraz analizy. Istotną rolę odgrywają również systemy ERP, kompleksowo integrujące procesy biznesowe, oraz platformy Corporate Performance Management (CPM) oparte o Business Intelligence, umożliwiające zaawansowaną analitykę i wizualizację danych finansowych. Ponadto, wykorzystuje się specjalistyczne oprogramowanie do budżetowania i planowania, narzędzia do analizy danych (np. zaawansowane arkusze kalkulacyjne), a także dedykowane systemy controllingowe jak Eureca, które pozwalają na import, modelowanie i analizę dużych ilości danych z różnych obszarów działalności firmy. Coraz większą popularnością cieszą się również rozwiązania Business Analytics, takie jak QlickView, Tableau czy PowerBI, umożliwiające wielowymiarową analizę danych finansowych.
…i wskaźniki
Controlling personalny wprawdzie związany jest z aspektem „miękkim”, bo ludźmi, ale jako element rachunkowości zarządczej bazuje na ścisłych wskaźnikach, które pomagają monitorować
i optymalizować politykę kadrową firmy. Oto krótkie podsumowanie najważniejszych grup wskaźników:
Wskaźniki efektywnościowe: mierzą zwrot z inwestycji w kapitał ludzki oraz wartość dostarczaną przez pracowników.
Wskaźniki monitorujące: skupiają się na analizie płac i kosztów personalnych w kontekście całości wydatków firmy.
Wskaźniki poziomu zatrudnienia i czasu pracy: oceniają dynamikę zatrudnienia, strukturę kadrową i wykorzystanie czasu pracy.
Wskaźniki szkoleń i rekrutacji: monitorują koszty i efektywność procesów rozwojowych oraz pozyskiwania nowych pracowników.
Samymi wskaźnikami zajmę się w kolejnym artykule. To obszerny temat, który jednak warto poznać, by finalnie wybrać dwa lub trzy wskaźniki, które najlepiej określą sytuację firmy. Wybór powinien uwzględniać specyfikę branży, fazę rozwoju firmy oraz jej cele strategiczne, co pozwoli na efektywne wspieranie działu HR w pozyskiwaniu i utrzymaniu najlepszych pracowników.
Ludzie są najważniejsi
Chociaż uwielbiam procesy, wskaźniki i liczby, jestem zdania, że w każdej organizacji to ludzie stanowią fundament jej sukcesu. To oni tworzą zespół, który napędza rozwój firmy. Kluczowe jest, aby w skład tego zespołu wchodzili inspirujący liderzy, wykwalifikowani specjaliści oraz innowatorzy, którzy będą w stanie sprostać wyzwaniom rynku. Dla tych pracowników powinny być projektowane wszelkie narzędzia zarządzania, takie jak budżety czy ankiety.
Controlling personalny, choć często kojarzony z twardymi danymi, ma nieocenione znaczenie w bardziej miękkich aspektach polityki personalnej. Narzędzia controllingu mogą wspierać procesy wartościowania stanowisk oraz ocen pracowniczych. Wartościowanie stanowisk z kolei jest kluczowe dla opracowania przejrzystej polityki wynagrodzeń, która uwzględnia znaczenie poszczególnych ról w firmie oraz ich wartość na rynku.
Oceny dokonywane przez pracowników, takie jak oceny przełożonych czy badania satysfakcji, również mogą być efektywnie przeprowadzane za pomocą anonimowych ankiet elektronicznych. Zastosowanie jakościowych skali ocen pozwala na uzyskanie bardziej wiarygodnych wyników i lepsze zrozumienie potrzeb zespołu. Wszystkie te działania powinny prowadzić do jednego celu: stworzenia zaangażowanego i kompetentnego zespołu. Regularne raportowanie wyników ocen pozwala na identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz na porównanie wyników z innymi firmami w branży.
Inwestycja w rozwój pracowników jest kluczowa dla przyszłości organizacji. To właśnie ludzie są kluczem do skutecznego dotarcia do klientów i osiągania celów biznesowych. Dlatego narzędzia controllingu personalnego powinny być zawsze projektowane z myślą o wsparciu i rozwoju najcenniejszego zasobu firmy – jej pracowników.
