W ostatnich latach nasze podejście do pracy przeszło drastyczną transformację. Nowe technologie, zmieniające się oczekiwania pracowników i model hybrydowy wpływają na przyszłość biur. Jak w tak zmiennym środowisku kształtować przestrzeń biurową, która odpowiada na potrzeby nowej normalności?
W debacie eksperckiej moderowanej przez Joannę Koprowską, redaktorkę „MIT Sloan Management Review Polska”, wzięli udział: Łukasz Potrzebka, Head of Solutions w IT‑Dev, Katarzyna Jasińska, Managing Director w Bene Polska, Radosław Tokarski, Enterprise Accounts Manager CEE z firmy Jabra i Magdalena Gwiaździńska, Modern Work Solution Sales Manager w firmie Microsoft. Debata dotyczyła tego, jak zmieniają się biura, by odpowiadać na nowe potrzeby i zwyczaje pracowników. Dyskusja skupiła się na tworzeniu odpowiednich przestrzeni i wykorzystaniu nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji, do kształtowania hybrydowej przestrzeni biurowej.
Łukasz Potrzebka zapewnił, że AI może przede wszystkim wyzwolić potencjał pracowników, zwiększyć ich produktywność i pomóc w rozwoju. Prelegent podkreślił, że podczas pracy hybrydowej kluczowe jest nie tylko zapewnienie odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim skuteczne ich wykorzystywanie, co wiąże się z nieustanną edukacją zarówno liderów, jak i szeregowych pracowników. Dzięki temu AI nie zmniejszy liczby mniej pracy, tylko wyzwoli nowe moce.
Magdalena Gwiaździńska również odniosła się do kwestii wykorzystywania zaawansowanych narzędzi AI podczas pracy. Zmiana modelu pracy spowodowana COVID‑19 sprawiła, że jesteśmy bombardowani informacjami i powiadomieniami z wielu różnych kanałów. Teraz nadszedł moment, żeby uporządkować ten chaos informacyjny i technologiczny, w czym doskonale może pomoc właśnie sztuczna inteligencja, na przykład chatbot opracowany przez Microsoft – Copilot. Pozwala on logicznie uporządkować informacje, zadania i harmonogramy, a także efektywniej zorganizować pracę. Dzięki temu uwolni się czas, który można spożytkować na pracę koncepcyjną, doszkalanie się i naukę.
Katarzyna Jasińska skupiła się na budowaniu nowoczesnych hybrydowych przestrzeni biurowych. Prelegentka podkreśliła, że najpierw pracodawca musi na nowo określić cel i funkcję biura, a następnie włączyć pracowników w proces projektowania środowiska pracy. Dopiero wzajemne zrozumienie potrzeb pozwoli zaaranżować takie biuro, w którym znajdzie się przestrzeń zarówno do pracy koncepcyjnej wymagającej skupienia, nieformalnych rozmów pobudzających kreatywność i budujących kulturę organizacyjną, jak i hybrydowych spotkań, podczas których wszyscy będą się czuli równi.
Radosław Tokarski, odnosząc się do tej inkluzywności niezbędnej do owocnych i kreatywnych spotkań, podkreślił znaczenie technologii, która zapewnia odpowiednie nagłośnienie i wizję. Zaznaczył, że właściwie dobrane narzędzia są kluczowe dla budowania poczucia równości podczas spotkań. Żeby jednak można było w pełni je wykorzystywać, niezbędne są nie tylko szkolenia dla całego zespołu, lecz także dobranie i dostosowanie tych narzędzie do specyfiki firmy, działu, a nawet konkretnego pracownika. Urządzenia muszą być wygodne i proste w użyciu, żeby ludzie chętnie z nich korzystali.
Eksperci byli zgodni co do tego, że hybrydowy model pracy stał się nową normalnością, która nie przeminie, i im szybciej pracodawcy przeorganizują biura, tym większa będzie produktywność pracowników. Wszyscy rozmówcy podkreślali również, że przestrzeń biurowa musi nadążać za zmieniającymi się potrzebami pracowników, dla których możliwość spotkania kolegów z działu oraz lidera są największą zachętą do przychodzenia do biura. Kluczowe okazuje się budowanie bezpośrednich relacji oraz możliwość nauki, czyli tak często wspominany podczas rozmów rekrutacyjnych rozwój zawodowy. Narzędzia AI także pod tym względem przychodzą z pomocą, ponieważ pozwalają zaoszczędzić czas, który wcześniej był poświęcany na nudne zadania administracyjne, i przeznaczyć go na naukę.
Kolejnym wnioskiem płynącym z rozmowy było stwierdzenie, że czas wielkich sal konferencyjnych już przeminął. Obecnie bardziej potrzebne są mniejsze pomieszczenia (dwu-, trzyosobowe) zapewniające możliwość komfortowego prowadzenia rozmów w trybie hybrydowym. Rozwiązaniem są kabiny akustyczne o różnej wielkości. Pracownicy cenią sobie także wygodne przestrzenie do nieformalnych spotkań z kolegami. Takie rozmowy sprzyjają kreatywnej wymianie myśli i budowaniu więzi, które tak nadszarpnął czas pandemii i pracy zdalnej.
Na koniec eksperci zostali poproszeni o wskazanie przestróg związanych z tworzeniem nowych środowisk pracy. Katarzyna Jasińska ostrzegła pracodawców, żeby nie kierowali się wyłącznie oszczędnościami, wynikającymi z redukcji powierzchni biurowej, które mogą przysłonić główny cel wprowadzanych zmian. Radosław Tokarski podkreślił znaczenie kultury organizacyjnej, poczucia przynależności i budowania relacji, które są możliwe tylko wtedy, kiedy wszyscy pracownicy czują się równo traktowani i nikt nie zostaje wykluczony. Magdalena Gwiaździńska przestrzegła liderów: „Nie prześpijcie AI!”. Internetowi zadomowienie się zajęło około 7 lat, ChatGPT podbił serca w zaledwie 3 miesiące. Nie mamy czasu do stracenia. Łukasz Potrzebka zgodził się z tym i podkreślił, że nie należy czekać na idealny moment, tylko wprowadzać zmiany technologiczne już dziś. Lepiej później skorygować swoją decyzję niż pozostać w tyle.
Debata rzuciła światło na złożoność i dynamikę przestrzeni pracy w XXI wieku. Przechodzimy przez okres adaptacji, gdzie kluczowe jest znalezienie równowagi między technologicznym a ludzkim aspektem pracy. Raport Powrót do biura. Presja korporatów czy realna potrzeba?, z którym można zapoznać na stronie mitsmr.pl, oraz inne dane pokazują, że przyszłość miejsca pracy będzie kompromisem między wymaganiami zarządzających a oczekiwaniami pracowników. Rozmowy są niezbędne, aby ten kompromis wypracować i w efekcie stworzyć innowacyjne, produktywne i zaangażowane środowisko pracy. Pamiętajmy, że wspólnie kształtujemy przyszłość pracy!
Zachęcamy do obejrzenia debaty.
