W erze cyfrowej łatwy dostęp do informacji staje się kluczowym elementem sukcesu organizacji. Efektywne wyszukiwanie i szybkie wykorzystywanie wiedzy nigdy nie było tak istotne. Jak widzą ten problem menedżerowie, a jak pracownicy? I w jaki sposób sztuczna inteligencja może im pomóc?
RAPORTY, takie jak m.in. APQC, wskazują, że pracownicy spędzają od pięciu do ośmiu godzin tygodniowo na wyszukiwaniu i odzyskiwaniu informacji. Niestety, znaczna część tego czasu jest marnowana na zbędne zadania. Celem nie jest jednak skrócenie czasu poświęconego na research, ale uczynienie go bardziej wydajnym.
Wyobraźmy sobie typowego grzybiarza. Miarą jego sukcesu nie jest to, ile czasu poświęci na chodzenie po lesie, ale jak obfite będą jego zbiory w danym przedziale czasowym. Podobnie w dziedzinie wyszukiwania informacji sukces należy mierzyć ilością i przydatnością znalezionych informacji, a nie tylko szybkością ich wyszukiwania.
Cyfrowe miejsca pracy zrewolucjonizowały sposób dzielenia się wiedzą w organizacjach, choć poziom sukcesu i satysfakcji znacznie różni się w zależności od stanowiska. Jak wynika z danych udostępnionych przez Microsoft w raporcie Knowledge Sharing in a Changing World, menedżerowie raportują wyższy wskaźnik zadowolenia (87% pozytywnych odpowiedzi) z narzędzi do zarządzania wiedzą w porównaniu z pracownikami operacyjnymi (28% pozytywnych odpowiedzi). Ta rozbieżność uwypukla zasadniczą różnicę w perspektywie: podczas gdy pracownicy dążą do wydajności i efektywności w swoich zadaniach, menedżerowie traktują priorytetowo dystrybucję wiedzy w organizacji, aby ułatwić podejmowanie świadomych decyzji. Łączenie tych perspektyw ma kluczowe znaczenie we wdrażaniu udanego cyfrowego miejsca pracy.
Perspektywa pracownika – wydajność i zaufanie do informacji
Dla pracowników istotą zarządzania wiedzą jest sprawne wyszukiwanie informacji, ograniczenie do minimum konieczności ich odtwarzania i posiadanie jednego, wiarygodnego źródła prawdy. Historycznie rzecz biorąc, organizowanie i kategoryzowanie treści wymagało znacznego wysiłku. Obecnie obiecującym rozwiązaniem jest sztuczna inteligencja, która umożliwia uporządkowanie rozproszonej wiedzy i udostępnienie jej na przykład za pomocą inteligentnych chatbotów. Dobrze zorganizowane repozytoria i asystenci AI, którzy zapewniają niestrudzone wsparcie, eliminują potrzebę odtwarzania przez pracowników wcześniej opracowanych informacji.
Wdrożenie sztucznej inteligencji w zarządzaniu wiedzą nie tylko usprawnia wyszukiwanie informacji, ale także buduje zaufanie do dokładności i wiarygodności przechowywanych danych, co stanowi znaczący krok w kierunku wykorzystania sztucznej inteligencji w całej organizacji. Gartner przewiduje szesnastokrotny wzrost wykorzystania generatywnej sztucznej inteligencji w ciągu najbliższych trzech lat, podkreślając jej znaczenie dla przewagi konkurencyjnej.
Perspektywa menedżera – efektywność organizacyjna i świadome podejmowanie decyzji
Dla menedżerów priorytetem są natomiast świadome podejmowanie decyzji, zachowanie wiedzy w organizacji i zwiększenie wydajności pracowników, szczególnie w zarządzaniu dużymi wolumenami informacji. W przeciwieństwie do swoich pracowników menedżerowie skupiają się na efektywności organizacyjnej, a nie osobistej. Spersonalizowana wymiana wiedzy za pośrednictwem wewnętrznych platform społecznościowych sprzyja interakcji i wymianie doświadczeń pomiędzy pracownikami, skutecznie zatrzymując wiedzę specjalistyczną w organizacji. Odpowiednio wykorzystana sztuczna inteligencja i wirtualni asystenci mogą znacznie zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań i integracji procedur z dostępnymi narzędziami, zwiększając w ten sposób ogólną wydajność pracy i doświadczenie pracowników.
Świetlana przyszłość zarządzania wiedzą dzięki AI
Zarządzanie wiedzą nie jest koncepcją nową. Organizacje od dawna starają się zachować równowagę pomiędzy kodyfi kacją (budowaniem baz wiedzy) a personalizacją (wymianą doświadczeń pomiędzy pracownikami). Szybki rozwój sztucznej inteligencji oferuje świeże spojrzenie na zarządzanie informacjami, przekształcając wcześniej wymagające zadania w możliwe do wykonania przy minimalnym wysiłku.
Dynamiczna ewolucja technologii, szczególnie w ciągu ostatnich dwóch lat, sugeruje, że jeszcze daleko nam do wykorzystania pełnego potencjału AI w zarządzaniu wiedzą. Patrząc w przyszłość, musimy zachować czujność i rozpoznawać możliwości, jakie stwarza sztuczna inteligencja w celu wzmocnienia naszej przewagi konkurencyjnej.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w zarządzaniu wiedzą nie polega tylko na dotrzymaniu kroku postępowi technologicznemu. Chodzi o uwolnienie pełnego potencjału naszych organizacji poprzez usprawnienie wyszukiwania informacji, poprawę procesu decyzyjnego i wspieranie kultury dzielenia się wiedzą. Przyszłość zarządzania wiedzą rysuje się w jasnych barwach, a wykorzystując sztuczną inteligencję, możemy przekształcić wyzwanie, jakim jest nadmiar informacji, w przewagę konkurencyjną.
