Cyfryzacja obiegu dokumentów to nie tylko ekologiczne rozwiązanie. To także najlepszy sposób na efektywne zarządzanie procesami, umożliwienie ich działania, szczególnie w czasach szalejącej pandemii i home office. Kluczem do zmiany są między innymi klasy „ECM+”, w tym innowacyjna platforma do zarządzania treścią – Nuxeo. Dla jednych to klucz do zapanowania nad informacją, dla innych – do poważnych oszczędności, dla jeszcze innych – do przetrwania.

Partnerem materiału jest Prime Force, dystrybutor platformy Nuexo. Autorem materiału jest MICHAŁ MALCZEWSKI, General Manager w Prime Force Polska

Papier to przeżytek. Lepiej przeznaczyć ten surowiec na książki niż na biurową makulaturę. Obieg dokumentów powinien być w pełni zdigitalizowany. Ale to wiemy od przeszło 30 lat – wizje, a nawet obietnice „paperless office”, pojawiły się już w latach 80.

Ale przecież mamy elektroniczne dokumenty! Tylko co z tego…

Co w takim razie zmieniło się od lat 80.? To zależy, z jednej strony zmieniło się wszystko, z drugiej papier cały czas towarzyszy nam na każdym kroku. Tak zresztą pozostanie jeszcze przez dekady. Przyjmijmy jednak, że udało się go zdigitalizować albo że dokument powstał od razu w formie elektronicznej. Co więc mamy? Skoro dokument może być zapisany na dysku, a potem przesłany e‑mailem, to chyba nie mamy problemu? Niestety, mamy, a w dodatku nawet większy niż w czasach, gdy odbita na ksero umowa była przechowywana w sejfie. Wbrew pozorom wprowadzenie do powszechnego użytku poczty elektronicznej jest jedną z najgorszych rzeczy, jaka przytrafiła się ładowi w zarządzaniu informacją i kontroli nad tym procesem. Każda firma, bez względu na obszar działalności, produkuje, gromadzi i odbiera dokumenty. Co dzieje się z projektem umowy, którą przygotowuje prawnik, a ta ma podlegać akceptacji trzech członków zarządu? Najpewniej trafia do recenzentów mailem. Każdy nanosi swoje uwagi. W raptem pierwszej (z wielu) iteracji z jednego niewinnego dokumentu zrobiło się osiem kopii: ta od prawnika, każdy z trzech adresatów dostał swoją kopię (to już 4), potem odesłał do prawnika (7), a ten je scalił (8), potencjalnie gubiąc kilka poprawek. Która z tych wersji jest aktualna? Pewnie ta zapisana na dysku sieciowym w folderze AAA_ZARZAD_WAZNE. Ale który dokładnie dokument, umowa_final.doc czy może umowa_final_review_kowalski.doc? Czy może umowa_final_review_kowalski_final4_accepted_nowak.doc? To wszystko oczywiście przy (jakże naiwnym) założeniu, że z dysku sieciowego nikt przypadkiem nie usunął całego drzewa folderów z naszą umową włącznie. Całe szczęście, że jest „gdzieś na mailu” kopia…

ECM+

Od lat standardem są Elektroniczne Systemy Obiegu Dokumentów (ang. ECM – Enterprise Content Management), w przeróżnych inkarnacjach. Tyle że to też już znamy od lat. Co więcej, w 2017 roku Gartner ogłosił śmierć ECM, w tym samym zdaniu dając światu Content Services Platform (CSP).

Przykładem rozwiązania tego typu jest platforma Nuxeo. Potwierdzają to nie tylko referencje z wdrożeń na całym świecie, ale również raporty Gartnera i Forrestera. Bez wchodzenia w techniczne szczegóły, CSP cechuje (między innymi):  
• Skalowalność: producent nieustannie prowadzi testy wydajności, ostatni benchmark weryfikuje zachowanie się systemu przy 11 miliardach dokumentów;
• Low‑code: wdrożenia odbywają się bez konieczności pisania choćby linii kodu (w przypadku Nuxeo nadal istnieje możliwość klasycznego developmentu), a czas niezbędny do uruchomienia produkcyjnego to raptem trzy miesiące;  
• Cloud‑native: rozwiązania są projektowane do pracy w chmurze, przy jednoczesnej możliwości instalacji on‑premises;  
• AI: Nuxeo daje możliwość wykorzystania mechanizmów sztucznej inteligencji do wsparcia implementowanych procesów (np. ekstrakcja danych ze zdjęć, automatyczna klasyfikacja dokumentów);  
• Współpraca z istniejącymi systemami: w przeciwieństwie do założeń ECM, CSP nie próbuje zastąpić systemów domenowych. Rozwiązania tego typu idą w kierunku agregowania danych, umożliwiając tym samym kontrolę nad wszystkimi informacjami w całej organizacji (co jest nieocenione w kontekście RODO).

Udana integracja rozwiązań IT

Korzyści z zastosowania tego typu rozwiązań widać na przykładzie wdrożenia w BMW Bank GmbH. Powstało kompleksowe rozwiązanie Input Output Channel Case Management – system do zarządzania obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System w całości przejął obsługę wszystkich kanałów wejściowych, bez względu na ich rodzaj: dokumenty papierowe, jak również te przesłane drogą elektroniczną (e‑maile, formularze, fax), są odpowiednio rozpoznawane, kategoryzowane i przekazywane do odpowiednich osób. Efektywny mechanizm wyszukiwania informacji działa między innymi w oparciu o dane automatycznie odczytane z zeskanowanej treści. Rozwiązanie pomogło zwiększyć wydajność, jakość i elastyczność procesów, przyspieszyć oraz ułatwić pracę użytkowników końcowych, a w efekcie – znacząco obniżyć koszty. Dzięki zastosowaniu właściwego podejścia do realizacji (opartego na metodyce scrum) produkcyjne uruchomienie pierwszej wersji nastąpiło po sześciu miesiącach od rozpoczęcia prac.

Jakie parametry wyróżniają system wdrożony przez Prime Force?

Jedno z przykładowych wdrożeń cechuje:  
• Składowanie dokumentów w ujednoliconej postaci cyfrowej: obsługa 200+ typów dokumentów, automatyzacja rozpoznawania na poziomie ponad 80%, przetwarzanie 300 000+ stron tygodniowo, wzbogacanie metadanych dokumentów o dane z zewnętrznych źródeł;  
• Wykorzystanie sztucznej inteligencji w podnoszeniu jakości klasyfikacji;  
• Bezobsługowa archiwizacja dokumentów w repozytorium centralnym;  
• Obsługa procesów i przydzielania dokumentów w oparciu o BPM (workflow);
• Wbudowane raporty oraz integracja z SAP® BO;
• Spełnienie rygorystycznych testów bezpieczeństwa dla aplikacji bankowej (w tym wytycznych OWASP).

Podsumowanie

O ile dekadę temu pojęcie ECM było zarezerwowane dla dużych organizacji o globalnej skali, to nieustannie rosnąca ilość przetwarzanych informacji wymusza myślenie o takich rozwiązaniach w firmach o każdej skali. Pandemia brutalnie pokazała, że jest to wprost koniecznością – nie sposób bez dostępu do odpowiednich dokumentów i danych prowadzić działalności operacyjnej. Wielu z nas boi się RODO. Dlaczego? Bo nie wiemy, jakie informacje w ogóle posiadamy. Po co ryzyko i stres? Chyba lepiej zainteresować się odpowiednimi rozwiązaniami. Najlepiej sprawdzonymi w boju, najlepiej sprawdzonymi u tych dużych, a jednocześnie dostępnymi również dla mniejszych.