Brak miejsca do wideokonferencji, pracy zespołowej i pracy kreatywnej – to najczęstsze problemy, jakie pracownicy dostrzegają w przestrzeni biurowej. Nowe realia pracy stworzyły bowiem nowe potrzeby jej organizacji. Jak tworzyć biura, które im sprostają i na nowo przyciągną ludzi?
Po miesiącach funkcjonowania w izolacji pracownicy coraz częściej deklarują, że brakuje im kontaktu z osobami, które zazwyczaj spotykali w biurze, i dostrzegają, że przebywanie z nimi w jednym miejscu czyni współpracę bardziej efektywną i lepszą dla ich zdrowia psychicznego oraz fizycznego. Ale czy jesteśmy gotowi zrezygnować z możliwości pracy zdalnej, zwłaszcza po tym, jak zakosztowaliśmy jej wygody i możliwości? Przed pracodawcami stoi więc wyzwanie: muszą stworzyć biura umożliwiające pracę hybrydową, które będą na tyle atrakcyjne, by konkurować z komfortem pracy z domu.
Dlaczego chcemy wracać do biur?
Po początkowym zachłyśnięciu się możliwościami pracy zdalnej zaczęliśmy dostrzegać coraz więcej jej minusów. Z przeprowadzonego jeszcze w 2020 roku przez Kinnarps Polska, firmę oferującą rozwiązania do aranżacji wnętrz, badania Praca w domu wynikało, że największą niedogodnością dla osób, które zaczęły pracę na home office, był… brak odpowiedniego fotela do wielogodzinnej pracy siedzącej (69% wskazań). Aż co czwarty badany deklarował, że problemem jest również brak odpowiedniego stołu lub biurka, a na trudności związane z niewystarczającym sprzętem komputerowym skarżyło się 13% badanych. Jako że wcześniej dom dla większości z nas nie był miejscem pracy, aż 21% osób wskazywało, że nie posiada w nim przestrzeni, którą mogłyby zaadaptować na potrzeby pracy zdalnej. To jednak wciąż niepełna lista trudności. W najbardziej problematycznej sytuacji znalazły się rodziny, które żyły na niewielkiej powierzchni – 35% badanych za istotne utrudnienia w pracy na home office uznało to, że zbyt wielu domowników musiało jednocześnie uczyć się lub pracować zdalnie.
Przestrzeń i narzędzia do pracy to jednak niejedyne aspekty, za którymi zaczęliśmy tęsknić już w pierwszych tygodniach pandemii w 2020 roku. Z raportu Working from home. Survey 2020. Flipping the paradigm, przygotowanego przez CBRE, wynikało, że brakowało nam również towarzystwa współpracowników. Aż 64% badanych wskazało, że tęskni za rozmowami z kolegami i koleżankami z pracy, a 43%, że brakuje im wspólnych posiłków w firmie. Samotność, obok lęku o zdrowie swoje i bliskich, stała się nieodłączną towarzyszką izolacji i prawdopodobnie dlatego aż 55% badanych przyznało wówczas, że na home office tęskni po prostu za obecnością ludzi.
Nowa definicja biura
Według danych z raportu Deloitte Stan pracy hybrydowej w Polsce z 2022 roku, aktualny podział dni pracy między domem a biurem to najczęściej 3 do 2 na rzecz pracy zdalnej. Pracownicy chcą zachować wygodę wynikającą z pracy na home office, ale zamierzają też korzystać z możliwości, jakie daje praca w biurze. Zapytani o to, ile dni w tygodniu zespół powinien spędzać fizycznie razem, aby efektywnie współpracować, najczęściej odpowiadali, że dla efektywności w zupełności wystarczą dwa dni. Płynie z tego wniosek, że nie możemy całkowicie zrezygnować z biur, ale musimy je dostosować do wyzwań pracy hybrydowej. Aż 22% badanych wskazywało jednak na brak odpowiedniej przestrzeni w biurze. By wiedzieć, jak ją stworzyć, należy zacząć od zadania sobie pytania: jaka będzie nowa rola biur?
Zdaniem osób (zarówno pracodawców, jak i pracowników), które wzięły udział w badaniu firmy Antal w 2021 roku Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników, biuro powinno pełnić funkcję miejsca spotkań (40%), a także zaplecza administracyjnego (29%). Z raportu dowiadujemy się także, czego od przestrzeni biurowych oczekują osoby pracujące na stanowiskach specjalistycznych i menedżerskich. Najważniejsza jest dla nich lokalizacja, która pozwoli na sprawny dojazd (37% wskazań) oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracy (35% wskazań), z czym wiąże się potrzeba zwiększenia przestrzeni przypadającej na jedno biurko (35% pracowników).
Lokalizacja biura ma znaczenie
Znaczenie odległości biura od miejsca zamieszkania, oprócz danych Antal, potwierdza również badanie EY Work Reimagined Survey 2022. Pracownicy wskazywali w nim, że jeśli są w stanie dotrzeć do miejsca pracy w mniej niż 30 minut, to częściej są gotowi wrócić do pracy stacjonarnej (patrz: Preferencje pracowników związane z lokalizacją biura). Na taki warunek powrotu do pracy w biurze wskazało 40% osób. Jeśli na dojazd musieliby oni poświęcać więcej niż godzinę, już tylko co czwarta osoba byłaby gotowa wrócić do biura. Płynie z tego wniosek, że jeśli pracodawca chce, by jego zespół znów pracował w firmie, powinien nie tylko zadbać o estetykę i funkcjonalność wnętrza, ale także jego lokalizację. Choć nierealne jest, by znaleźć miejsce, które będzie zapewniało równie komfortowy dojazd każdemu pracownikowi, dobrze, by decydując się na zakup lub wynajęcie przestrzeni biurowej, wziąć pod uwagę odległość od przystanków komunikacji miejskiej. Mając na uwadze, że ponad 70% respondentów Antal zadeklarowało, że dojeżdża do pracy dłużej niż 30 minut, lokalizacja biura np. niedaleko dworca lub stacji metra będzie dużą przewagą przy pozyskiwaniu talentów.
Wciąż martwi nas bezpieczeństwo
Za drugi najbardziej istotny czynnik powrotu do biur badani przez Antal wskazali bezpieczeństwo pracy. Choć oficjalnie w Polsce stan epidemii został zniesiony rozporządzeniem Rady Ministrów z 13 maja 2022 roku, niektóre nawyki nabyte w pandemii i troska o bezpieczeństwo zdrowotne, kiedy przebywamy w grupie ludzi, może zostać z nami jeszcze na długo. Warte uwagi zestawienie wskazówek, jak w takiej sytuacji zadbać o komfort pracowników stacjonarnych, przedstawiła w raporcie z 2020 roku Welcome back to the office firma Nowy Styl, specjalizująca się w projektowaniu mebli i przestrzeni biurowych. Jeśli więc dla naszych pracowników kwestia bezpieczeństwa nie przestaje być istotna, możemy skorzystać z poniższych rad:
zadbaj o dostępność środków do dezynfekcji w biurze;
zainstaluj w łazienkach liczniki czasowe do mycia rąk (odmierzające min. 30 sekund);
zastosuj bakteriobójcze żarówki UVC;
wyznacz punkt zostawiania paczek przy wejściu do firmy.
Co przyciąga pracowników do biura?
Obok dobrej lokalizacji i zapewnienia bezpiecznych, higienicznych warunków pracy wśród czynników sprzyjających wzrostowi atrakcyjności biura w oczach pracowników możemy wymienić także specjalne benefity, które mają rację bytu tylko w ramach pracy stacjonarnej. Temu, które z nich mają szczególne znaczenie, przyjrzała się na zlecenie spółki Skanska firma badawcza Zymetria (patrz Najbardziej doceniane przez pracowników benefity związane z obecnością w biurach). Okazało się, że wśród dodatków pozapłacowych najbardziej docenianych przez pracowników w biurach niezmiennie na pierwszym miejscu znajdują się darmowe przekąski (35% wskazań). Podobnie wysoko oceniane są też masaże świadczone w przerwach (31% wskazań) oraz innowacyjność i dostęp do nowych technologii (30%). Badani zwracali również uwagę, że pozytywny wpływ na ich chęć powrotu do biura ma wydzielona przestrzeń do relaksu (29%), a także możliwość nieformalnych spotkań integracyjnych (28%).
Odsetek odpowiedzi „zawsze chcę pracować z domu” był najwyższy wśród pracowników z firm posiadających biura kwalifikowane jako „przeciętne”.
Aż 87% uczestników tego badania stwierdziło, że jakość biura ma dla nich znaczenie przy wyborze nowego pracodawcy. Ważna jest ona również z punktu widzenia gotowości do powrotu do pracy stacjonarnej, co z kolei potwierdziło badanie Measure Remote Working, które na podstawie danych z grudnia 2022 roku opracowała specjalizująca się w związanych z miejscami pracy doświadczeniach pracowników firma Leesman. Wyróżniono w nim, ze względu na jakość przestrzeni, trzy kategorie biur: przeciętne, bardzo dobre, wyjątkowe. Następnie badanym zadano pytanie: ile dni w tygodniu chcesz pracować z domu? W przypadku najlepszych biur aż 27% osób odpowiedziało, że w ogóle nie chce już pracować z domu! To prawie trzykrotnie lepszy wynik w porównaniu z dwoma pozostałymi kategoriami. Jednocześnie odsetek odpowiedzi „zawsze chcę pracować z domu” był najwyższy wśród pracowników z firm posiadających biura kwalifikowane jako „przeciętne”.
W innym badaniu z 2022 roku, Purposeful Presence: How and why employees return, firma Leesman skupiła się nad tym, co w porównaniu z czasem sprzed pandemii przybrało na znaczeniu dla pracowników, jeśli chodzi o udogodnienia w biurze. Okazuje się, że dziś pracownicy zwracają szczególną uwagę przede wszystkim na:
przenośny sprzęt komputerowy (np. laptop, tablet);
parking;
ciche pomieszczenia do pracy w pojedynkę lub w parach;
łączność z siecią Wi‑Fi w biurze;
biurko;
ogólny porządek;
fotel;
zdalny dostęp do plików roboczych lub sieci;
obecność działu pomocy technicznej IT;
system do rezerwacji biurek/ pomieszczeń.
Coworking czy biuro na własność?
Wraz z uspokojeniem się sytuacji epidemicznej wzrosła popularność przestrzeni coworkingowych. Choć dziś, jak wynika ze wspomnianego już badania Antal, większość pracodawców (56%) planuje utrzymanie obecnego wykorzystania przestrzeni biurowej, w pierwszym okresie pandemii, kiedy w pełni pracowano zdalnie, firmy często z niej rezygnowały. A kiedy ponownie pojawiała się konieczność spotkania na żywo, wynajmowały przestrzenie coworkingowe. Dziś, gdy już wiemy, że nasza praca staje się coraz mniej zdalna, a coraz bardziej hybrydowa, należy się spodziewać, że takie rozwiązanie będzie zyskiwać na popularności. Zwłaszcza że koszty utrzymania własnego biura, ze względu na ceny energii i ceny wynajmu nieruchomości, są niemałym obciążeniem dla budżetu firmy. Z danych opublikowanych w styczniu tego roku na łamach raportu Workthere.pl wynika, że 75% przestrzeni coworkingowych w Polsce powstało w ciągu ostatnich 4 lat.
Nie w każdej organizacji sprawdzi się jednak taki model pracy. Według przywołanego badania firmy Antal, 58% pracowników mimo zwiększonego wymiaru pracy zdalnej nadal chce posiadać własne biurko w atrakcyjnej przestrzeni biurowej. Niezależnie więc od tego, jaki ostatecznie będzie model naszej pracy, pracownicy oczekują biur w dobrej lokalizacji, które będą przystosowane do pracy zdalnej i mimo braku zagrożenia epidemicznego dadzą im poczucie bezpieczeństwa.
