Około 60 – 70% czasu pracy Roberta Wichłacza, wiceprezesa globalnego serwisu CRM w koncernie farmaceutycznym GSK, zajmują zdalne kontakty z zespołami, klientami i partnerami biznesowymi. Oczywiście podjęcie najbardziej kluczowych decyzji, np. finansowych, wymaga spotkań z wszystkimi menedżerami zaangażowanymi w proces decyzyjny – mówi Robert Wichłacz.
Taki tryb pracy musi bazować na wcześniej zbudowanych relacjach i dyscyplinie, polegającej na unikaniu niedopowiedzeń i przekazaniu wszystkich konsekwencji decyzji, która ma właśnie zapaść. Nazywam to wymogiem transparentności. Jest on niezbędny w przypadku, gdy podjęcie decyzji wymaga zaangażowania większej liczby osób – mówi Robert Wichłacz.
Nowoczesne narzędzia komunikacyjne mogą pomóc w takim trybie pracy, nie zastąpią jednak całkowicie kontaktu osobistego. W moim przypadku kluczowe kontakty biznesowe odświeżane są przynajmniej raz na 3 miesiące – dodaje Robert Wichłacz. Ich brak może doprowadzić do osłabienia relacji, które zaczynają się sprowadzać do wymiaru wyłącznie merytorycznego, co w dłuższej perspektywie okazuje się niekorzystne.
Dziś, gdy do omówienia różnych spraw trzeba używać równolegle kilku kanałów, na przykład komunikatora pozwalającego na współdzielenie ekranu oraz telefonu lub wideokonferencji, warunkiem dobrego funkcjonowania w świecie wirtualnym jest umiejętny dobór narzędzi odpowiednich do sytuacji. Efektywne korzystanie z instrumentów do zdalnej komunikacji wymaga pewnej selektywności w odbiorze wiadomości. Podobnie jak w przypadku poczty elektronicznej warto przestrzegać zasady mówiącej, że im mniej adresatów i czym krótszy list, tym większe jest jego znaczenie – mówi Robert Wichłacz. Każde z narzędzi ma swoje wady i zalety i sprawdza się najlepiej w pewnych, określonych realiach biznesowych. Na przykład telefon i komunikator przydaje się w dobrze zgranym zespole projektowym oraz przy budowaniu bliższych relacji personalnych w zespole (zazwyczaj na etapie jego tworzenia) – dodaje.
Skuteczność komunikacji zależy także od efektywnego wykorzystania narzędzi przez wszystkie strony. Coraz więcej ludzi przyzwyczaja się do nowych form porozumiewania się, a rosnące koszty dalekich podróży przyczyniają się do jeszcze większego ich upowszechnienia. W niektórych działach, zwłaszcza tych bazujących na kontaktach międzyludzkich, wciąż pracują ludzie, którym komunikacja przy użyciu nowych narzędzi przychodzi z trudem. Jednak także oni będą musieli do nich przywyknąć.