Przeprowadzka do nowych możliwości

Nowa siedziba firmy to przestrzeń nowych możliwości. Bank Crédit Agricole wybrał lokalizację nowego miejsca pracy, biorąc pod uwagę wiele czynników, dzięki którym skutecznie może realizować cele strategiczne oraz zobowiązania związane z ochroną środowiska.

Partnerem materiału jest Crédit Agricole.

Przeprowadzka banku Crédit Agricole do nowej siedziby była podyktowana potrzebą przeniesienia pracowników z kilku lokalizacji rozproszonych na terenie Wrocławia do jednej siedziby. Dzięki tej operacji mogliśmy zwiększyć efektywność komunikacji i współpracy pomiędzy zespołami dotychczas działającymi wspólnie na odległość oraz zoptymalizować przestrzeń biurową zarówno pod względem ekonomicznym, jak i pod względem zarządzania nieruchomościami.

Dlaczego BG Wrocław

Wybór nowego biura padł na kompleks Business Garden Wrocław, który spełniał wszystkie wyznaczone przez nas kryteria: bliskość konsolidowanych biur, nowoczesna infrastruktura oraz technologia budynku (certyfikat LEED Platinum). Nasi pracownicy mogą korzystać z nowoczesnych przestrzeni biurowych oraz rozległego ogrodu, znajdującego się w centralnej części kompleksu biurowego, w którym można odpoczywać i uprawiać sport. Nowa siedziba oferuje także rozbudowaną infrastrukturę dla rowerzystów oraz szereg udogodnień dla osób decydujących się na dotarcie do pracy alternatywnymi środkami komunikacji: hulajnogą, pieszo. Udostępniliśmy szatnie z prysznicami, szafki na przechowywanie ubrań oraz boksy rowerowe. W części parkingu przewidziano również miejsce na hulajnogi oraz do ładowania samochodów elektrycznych. Tego typu udogodnienia mają zachęcać pracowników do korzystania niskoemisyjnych środków transportu.

Ze względu na nasze zaangażowanie w ochronę środowiska chcieliśmy, aby do nowej siedziby banku można było łatwo dotrzeć autobusem, tramwajem i pociągiem. Warto podkreślić, że budynki biurowe Grupy CA mają certyfikację LEED Platinum. Certyfikacja LEED, czyli Leadership in Energy and Enviromental Design, to jeden z najbardziej rozpowszechnionych na świecie systemów wielokryterialnej oceny budynków pod kątem zastosowania ekologicznych rozwiązań. Wśród kryteriów podlegających ocenie należy wyróżnić: traktowanie obszaru inwestycji jako strefy zrównoważonego rozwoju, efektywność wodną, energetyczną i atmosferyczną, użycie materiałów pochodzących z recyklingu oraz wysoką jakość środowiska wewnętrznego. Budynki z certyfikacją LEED oferują znacznie lepszą wentylację oraz kontrolę temperatury wewnętrznej, właściwe doświetlenie powierzchni i czystsze powietrze. Wszystko to pozwala tworzyć komfortowe i przyjemne środowisko pracy i jednocześnie zmniejszyć negatywny wpływ na środowisko.

Założenia projektowe

Przenosiny do nowej siedziby były wieloetapowym procesem zarządzania zmianą, wymagającym skrupulatnego przygotowania. Rozpoczęliśmy od analizy otoczenia, infrastruktury kompleksu Business Garden Wrocław, technologii budynków. Następnie przy zaangażowaniu zróżnicowanych grup pracowników przygotowaliśmy projekt architektoniczny oraz zaplanowaliśmy i przeprowadziliśmy jedną z największych przeprowadzek biur w Polsce.

Projekt koncepcyjny naszej siedziby stworzyła warszawska pracownia InDesign, mająca bogate doświadczenie w projektowaniu po‑wierzchni biurowych. Wkład merytoryczny pracowni w połączeniu z zaangażowaniem pracowników na różnych etapach projektu przyczynił się do powstania ciekawej koncepcji, w której najwięcej czasu pochłonęły kwestie związane z podziałem i zaplanowaniem przestrzeni. Równocześnie pracowaliśmy nad wyborem materiałów wykończeniowych i mebli, których kolorystyka nawiązuje do specyfikacji marki. Materiały wykończeniowe to głównie beton, drewno, szkło, miękkie tkaniny filcowe zastosowane w celu poprawienia komfortu akustycznego. Elementem spajającym wszystkie przestrzenie jest hol główny, w którym znalazła się kawiarnia. Przez przeszklenia widać rośliny rosnące w ogrodzie na zewnątrz.

Ostateczne pojawienie się i wypracowanie motywu przewodniego dla koncepcji architektonicznej było poprzedzone szeregiem spotkań i warsztatów, w których uczestniczyli architekci z pracowni InDesign, nasz zespół projektowy oraz członkowie zarządów naszych spółek. Wprowadzenie motywu przewodniego i duże zaangażowanie pracowników pomogły stworzyć przestrzeń, w której wszyscy będą się dobrze czuli.

Punktem wyjścia były wartości banku CA, tj. dynamizm, innowacyjność, międzynarodowość, nowoczesność i współpraca. Motyw przewodni stanowi odzwierciedlenie sposobu, w jaki ludzie pracujący w organizacji interpretują jej wartości. Motyw przewodni przejawia się w nazewnictwie poszczególnych kondygnacji i sal, w doborze akcentów architektonicznych i kolorystyce. Nie wykorzystujemy intensywnie jego elementów, są one jednak powtarzalne i przewidywalne.

Podział i plan biura

Po wybraniu miejsca nowej siedziby rozpoczęliśmy tworzenie koncepcji architektonicznej. Prace te poprzedziliśmy szeregiem badań dotychczasowych naszych przestrzeni pod kątem ich dostępności, rodzajów aktywności pracowniczej, częstotliwości korzystania z biurek dotychczas przypisanych do osoby. Jednocześnie wybrane grupy i zespoły testowały znane na rynku i sprawdzone przez innych rozwiązania oraz style pracy. Badanie dotyczyło nie tylko pracowników, ale również zespołu projektowego, który miał okazję poznawać słabe i mocne strony założeń.

Sumując powyższe doświadczenia i zestawiając je z wynikami badań na dotychczasowych powierzchniach banku, wykorzystując wiedzę architektów z InDesign oraz specjalistów z obszaru środowisk pracy, uznaliśmy, że Activity Based Workplace jest odpowiedzią na większość potrzeb naszej organizacji. Elastyczne projektowanie biura stało się głównym celem i odpowiedzią na pytanie, w jakim kierunku powinna iść kultura firmy w kontekście bardzo szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej i coraz bardziej wymagającego rynku pracy. Koncepcja ta wskazuje również, w jaki sposób należy kreować przestrzeń, by dobrze się w niej czuli pracownicy reprezentujący różne pokolenia i wykonujący różne obowiązki.

Wykorzystaliśmy wszystkie główne założenia koncepcji ABW. Różnorodność przestrzeni: miejsca do pracy indywidualnej, zespołowej, projektowej, do spotkań nieformalnych i do pracy w skupieniu. Polityka współdzielenia biurek umożliwiała nam swobodny wybór miejsca pracy, dlatego z konsekwencją wdrażaliśmy te idee. Trudności pokonaliśmy dzięki sprawnemu procesowi zarządzania zmianą, który był istotny dla akceptacji przez pracowników zmiany dotychczasowego sposobu pracy.

Wspólnie z architektami wypracowaliśmy rozwiązania projektowe, które pozwoliły na stworzenie klarownego i spójnego układu funkcjonalnego. Wprowadzenie modułowości i powtarzalności układów na wszystkich piętrach powoduje, że łatwo jest zorientować się w każdym miejscu w biurze. Jest to kluczowy aspekt przy tak dużej powierzchni siedziby. Rozdzielenie pięter za pomocą rożnych motywów przewodnich sprawia, że pomimo ujednoliconej aranżacji każda kondygnacja zyskała unikatowy klimat. Duża wspólna kuchnia znajduje się w centralnym miejscu każdego piętra, co sprzyja integracji. W tym pomieszczeniu ilość elementów dekoracyjnych spójnych z motywem przewodnim jest najintensywniejsza.

Przestrzeń dla komunikacji

Chcieliśmy otrzymać przestrzeń, w której zespoły będą się sprawniej komunikować, menedżerowie pracować blisko z podwładnymi, a wszyscy będą mieć więcej okazji do testowania metod pracy sprzyjających efektywności i innowacji. Dlatego w nowej siedzibie najczęściej współpracujące ze sobą teamy ulokowaliśmy we wspólnych strefach. Pracownicy mający wspólne zadania do wykonania mogą pracować w dowolnym miejscu w strefie i w biurze.

Stworzyliśmy przestrzeń biurową, w której środek ciężkości został przeniesiony na przestrzenie wsparcia, a open space ma drugorzędną rolę. Zaplanowaliśmy o połowę więcej miejsc do spotkań niż w poprzednim biurze, ponad 170 pomieszczeń przeznaczonych do pracy w skupieniu i do rozmów telefonicznych, 20 osobnych przestrzeni umożliwiających szybką regenerację, takich jak pokoje do relaksu, gier zespołowych, miejsca do krótkiej drzemki.

Ze względu na skalę powierzchni (25 tys. mkw.), a tym samym bardzo dużą liczbę pomieszczeń położyliśmy nacisk na skuteczne oznakowanie naszego biura. Umożliwia ono pracownikom sprawne poruszanie się po budynku oraz odnajdowanie niezbędnych funkcji i przestrzeni (wayfinding).

Projekt nowej siedziby przeprowadziliśmy w sposób przyjazny dla środowiska, co jest zobowiązaniem Grupy Crédit Agricole na całym świecie. W nowych przestrzeniach wprowadziliśmy rozwiązania proekologiczne. Zrezygnowaliśmy z koszy na śmieci umieszczanych pod biurkami, dzięki czemu znacznie ograniczymy zużycie jednorazowych plastikowych worków na śmieci oraz zachęciliśmy pracowników do segregacji odpadów. Projektując przestrzenie, zadbaliśmy o ujednolicenie systemu zbiórki selektywnej – wprowadziliśmy pojemniki z odpowiednimi oznaczeniami. Zrezygnowaliśmy z wody mineralnej w butelkach PET. Zachęcamy do korzystania z dystrybutorów na wodę z sieci. Wprowadziliśmy szklane dzbanki i szklanki, korzystamy z nich także w salach konferencyjnych. Dzięki temu wyeliminowaliśmy jednorazowe, plastikowe kubki. Nowoczesne środowisko pracy pomaga nam także zmniejszyć ilość papieru zużywaną w ramach wykonywanych zadań. Nowe miejsca spotkań są wyposażone w monitory oraz inteligentne flipcharty, które umożliwiają przesyłanie notatek bezpośrednio na komputer w formie elektronicznej. Nie trzeba więc przygotowywać prezentacji i materiałów szkoleniowych w papierowej formie.

Czas na przeprowadzkę

Relokacja pracowników Grupy CA do nowego biura była bardzo dużym wyzwaniem, do którego rozpoczęliśmy przygotowania rok przed planowanym terminem przeprowadzki. Od początku naszym celem było zaangażowanie pracowników w przygotowanie planu przeprowadzki, dlatego wyznaczyliśmy około 70 koordynatorów z każdej jednostki, których następnie przeszkoliliśmy. Koordynatorzy pełnili rolę przewodników i łączników komunikacyjnych pomiędzy zespołem projektowym a pracownikami.

Postawiliśmy na trzy elementy, które z naszej perspektywy prowadziły do sprawnej przeprowadzki: szczegółowo przygotowany plan oraz instrukcje, zaangażowanie pracowników oraz ciągła komunikacja na każdym etapie. Bardzo istotny dla sukcesu całego przedsięwzięcia był również wybór firmy, która zajmie się przeprowadzką. Postawiliśmy na firmę, która posiada doświadczenie w przeprowadzkach o podobnej skali jak nasza. Dzięki temu mogliśmy bazować na optymalnych i sprawdzonych rozwiązaniach.

Przeprowadzka ponad 1800 pracowników z sześciu lokalizacji do jednej zajęła trzy weekendy. W tym czasie zachowaliśmy całkowitą ciągłość operacyjną. Oznacza to, że pracownicy spakowali swoje rzeczy do kartonów, zakończyli pracę w piątek, a w poniedziałek przyszli pracować do nowego biura, znajdując swój karton w ustalonym wcześniej miejscu.

Bank Crédit Agricole nie zakończył jeszcze procesu relokacji. Za nami jeden z trzech etapów. Kolejne to wyjście z dwóch lokalizacji zaplanowane na początek drugiego kwartału oraz na czwarty kwartał 2020. Pozostało nam do przeprowadzenia około 500 pracowników, którzy nie mogą się doczekać pracy w nowych przestrzeniach. Przygotowanie kolejnych przeprowadzek to niejedyne wyzwanie, jakie nas czeka. Mamy świadomość, że nasze nowe biuro musi nieustannie zaspokajać potrzeby pracowników. Akceptujemy konieczność oraz nieuchronność zmian i ciągłego usprawnienia. Aby być gotowym na ich realizację, wdrożyliśmy narzędzia wspierające proces utrzymania biura pod kątem administracyjnym i technicznym. Naszym celem jest troska o satysfakcję pracowników, elastyczność miejsca pracy i jego dostosowanie do nowych, zmieniających się, warunków oraz potrzeb rynkowych.