Jedna z największych firm doradczych w Polsce oraz jedna z wiodących sieci doradców i konsultantów biznesowych na świecie rozpoczynała działalność od konsultingu gospodarczego i usług audytorskich. Dziś PKF specjalizuje się m.in. w outsourcingu strategicznym, pełniąc rolę multidyscyplinarnego partnera biznesowego.
Partenerem materiału jest PKF.
Prowadzenie w imieniu i na rzecz klienta na przykład księgowości, kadr i płac w wielu przypadkach nie stanowi już wystarczającej wartości dodanej. Wartością dodaną jest połączenie wiedzy z wielu obszarów działalności partnera, tj. księgowości, kadr i płac, z zakresu prawa i podatków, rachunkowości zarządczej, kontrolingu oraz spraw pracowniczych. Wartością dla klienta jest zderzenie wiedzy z wielu obszarów z przepisami prawa, realiami rynku i branżą, w której on działa. Naszym celem jest ciągłe wspieranie partnera w jego działalności operacyjnej i czynne doradzanie przy podejmowaniu przez niego decyzji strategicznych. Oceniamy i zgłaszamy mu również zagadnienia, które mogą mieć wpływ na jego działalność oraz podejmowane decyzje. Informujemy o szansach i rodzajach ryzyka. Praktykę takich działań dobrze ilustrują poniższe przykłady.
Wdrożone rozwiązania
Pierwszy klient. Młoda spółka usługowa, która rozwinęła się w oszałamiającym tempie. Jej procesy wewnętrzne nie nadążyły za rozwojem. Zarząd potrzebował wsparcia w kwestii ułożenia i zmapowania procesów wewnętrznych w taki sposób, aby finalnie mógł otrzymywać niezbędne dane zarządcze i kontrolingowe.
PKF zaczął współpracę od analizy procesów, procedur i systemów w siedzibie klienta. Na podstawie audytu wewnętrznego oraz rozmów z zarządem eksperci PKF rozpoznali potrzeby w zakresie informacji, jakie powinna otrzymywać kadra menedżerska, aby efektywnie zarządzać firmą. Wskazali słabe miejsca i wąskie gardła w procesach, które utrudniały pracę w organizacji. Następnie zarekomendowali zmiany, a na etapie wdrożenia dopasowali procesy księgowe, które umożliwiały prowadzenie kontrolingu we wszystkich obszarach i miejscach powstawania kosztów. Przygotowali różne wzorce raportów zarządczych dla menedżerów poszczególnych komórek, tak aby każda z nich otrzymywała informacje potrzebne do jej zarządzania.
W celu ułatwienia i przyspieszenia pracy działania zostały oparte na autorskiej platformie PKF Agility, wspierającej procesy pracownicze, ewidencję czasu pracy oraz elektroniczny obieg dokumentów. Klient przekazał też PKF prowadzenie ksiąg rachunkowych, kadr i płac oraz raportowanie zarządcze. Spółka korzysta również z doradztwa prawnego, podatkowego i biznesowego. W sumie klient otrzymał pakiet usług, dzięki którym znacznie obniżył pracochłonność, poprawił komunikację w organizacji oraz zautomatyzował większość procesów. Dzięki temu zarząd może skupić się na podstawowej działalności operacyjnej i rozwoju.
Drugi klient. Spółka z grupy kapitałowej prowadząca działalność produkcyjną zdecydowała się na outsourcing płac, ponieważ chciała utajnić wrażliwe dane płacowe i kadrowe.
Eksperci PKF zaczęli prace od analizy systemu płacowego i obowiązujących w spółce regulacji. Następnie zarekomendowali uproszczenia w naliczaniu wynagrodzeń i w regulacjach wewnętrznych. Po zaakceptowaniu zmian PKF przygotował harmonogram przejęcia całego procesu. Sprawne wdrożenie zachęciło zarząd do rozszerzenia współpracy również o usługę kadrową.
Kolejne potrzeby klienta dotyczyły doradztwa prawno‑podatkowego, analizy kosztów płacowych, symulacji i prognozy kosztów płacowych na kolejne lata. PKF wspomaga więc spółkę w obszarze uzgodnień finansowo‑księgowych oraz na bieżąco przygotowuje potrzebne dane zarządcze.
Współpraca zaowocowała podpisaniem umowy na prowadzenie analogicznej usługi dla kolejnej firmy z grupy kapitałowej, gdzie zatrudnienie wynosi około 550 osób.
Trzeci klient. Dynamicznie rozwijająca się spółka z sektora transportowego, należąca do zagranicznej grupy kapitałowej. Wewnętrzne zmiany organizacyjne doprowadziły do destabilizacji w dziale księgowym. Zarząd potrzebował pilnego wsparcia w księgowaniu i nadzorze nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Problemy klienta zaczęły się wówczas, gdy zapadła decyzja o wdrożeniu nowego systemu księgowego. Chaos pogłębił się po odejściu głównej księgowej. Spółka przestała sobie radzić z bieżącym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, co w znaczący sposób zaczęło rzutować na działalność operacyjną i współpracę ze strategicznymi dostawcami.
PKF najpierw ustabilizował bieżącą sytuację, następnie merytorycznie i technicznie wsparł zespół klienta w procesie księgowym zamykania roku obrotowego. Były miesiące, kiedy w siedzibie firmy pracowało kilku pracowników PKF. Kiedy klient zgłosił gotowość, PKF wspomógł go w przekazaniu kompletu procesów do jego komórek wewnętrznych. Współpraca obu stron trwa nadal i dotyczy doradztwa prawnego, podatkowego i finansowego.
Czwarty klient. Nowo powstała spółka zwróciła się z prośbą o poprowadzenie ksiąg oraz kadr i płac ze względu na trudności w pozyskaniu pracowników o wysokich kompetencjach.
Ze względu na specyfikę i branżę, w której działa, docelowo usługa miała być przekazana do centrum usług wspólnych grupy kapitałowej. Zadaniem PKF było przygotowanie firmy do przejęcia procesów przez centrum usług wspólnych.
Rozwój młodej firmy był bardzo dynamiczny, w wyniku czego po dwóch latach współpracy zatrudnienie wzrosło o 200 osób. Spółka charakteryzowała się nietypowymi transakcjami i złożonymi sposobami rozliczeń w grupie kapitałowej. Istotnym elementem współpracy była bieżąca analiza przez PKF większości umów, aby je odpowiednio ująć w księgach rachunkowych i podatkowych. Zarówno przypisany do projektu opiekun, jak i zespół miał duże kompetencje merytoryczne nie tylko z zakresu księgowości, ale też prawa i podatków. Ważnym elementem współpracy było projektowanie i przygotowywanie analiz i raportów. Po czterech latach spółka gotowa była do przekazania tych usług do centrum usług wspólnych, a eksperci PKF czynnie ją w tym wspierali. Obecnie świadczymy dla tego klienta doradztwo prawno‑podatkowe, doradztwo biznesowe i rachunkowe.
Piąty klient. Firma należąca do dużej zagranicznej grupy kapitałowej z branży odzieżowej, posiadająca w Polsce rozbudowaną sieć detaliczną. Potrzebowała profesjonalnej obsługi podatkowej.
Wszystkie spółki z tej grupy działają w modelu, w którym rachunkowość bilansowa i raportowanie prowadzone są wewnętrznie, a rachunkowość podatkowa jest zlecana partnerom zewnętrznym. PKF zaproponował usługi nadzoru podatkowego, które polegają na prowadzeniu rozliczeń podatku CIT oraz podatku VAT, obsłudze kontroli skarbowych oraz sporządzaniu sprawozdawczości wymaganej przez polskie przepisy. Księgi rachunkowe są prowadzone na oprogramowaniu należącym do klienta, nieprzystosowanym do wymogów przepisów podatkowych obowiązujących w Polsce.
Ze względu na specyfikę i dużą skalę działalności oraz skomplikowane rozliczenia wewnątrzgrupowe współpraca wymagała z naszej strony dużych kompetencji. W tej sytuacji PKF przydzielił klientowi doświadczony zespół, który odpowiada na pytania pracowników dotyczące sposobu księgowania pod względem podatkowym. Nasi eksperci doradzają też spółce w ocenie skutków podatkowych planowanych transakcji.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Outsourcing dziś i jutro
Outsourcing jest potężnym narzędziem do poprawy efektywności i napędzania zmian biznesowych. Wbrew pozorom wymaga od obu stron kontraktu inwestycji "z góry".
Od agencji pracy do outsourcingu procesów
Braki kadrowe doskwierają każdej branży. Coraz więcej zakładów ma problem ze znalezieniem na rynku fachowców, a bez nich nie są w stanie wyprodukować ani sprzedać swoich towarów.
Tańsza energia dzięki outsourcingowi
Obniżanie kosztów energii elektrycznej zużywanej przez organizację to więcej niż tylko korzystne umowy z dystrybutorami. Oszczędności przynieść mogą również dostępne w outsourcingu narzędzia stale podnoszące efektywność energetyczną przedsiębiorstw.
Outsourcing jako sposób zarządzania ryzykiem
Ryzyko jest nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Można próbować je zminimalizować lub całkowicie wyeliminować. Okazuje się, że nie wszystkie jego czynniki są brane pod uwagę w sprawozdaniach spółek.
