Dostępność, terminowość i bezpieczeństwo rozliczeń mają wpływ na jakość współpracy przedsiębiorstwa z jego kontrahentami, zarówno odbiorcami płatności, jak i płatnikami.
Z racji stale rosnącej liczby relacji gospodarczych między podmiotami, rozliczeń bezgotówkowych oraz powiązań systemowych, nawet niewielki błąd lub chwilowa niedostępność bankowego systemu transakcyjnego mogą wpłynąć na relacje biznesowe partnerów. Mając to na uwadze, banki stale pracują nad usprawnieniem oferowanych produktów, systemów rozliczeniowych, a także nad optymalizacją procesów. Takie działania zapewniają przedsiębiorstwom doskonałość operacyjną.
Ten tekst powstał w ramach współpracy Banku Millennium i ICAN Institute, wydawcy „Harvard Business Review Polska” nad inicjatywą Klub CFO. Celem tego projektu jest wspieranie dobrych praktyk i i
Rozwiązania szyte na miarę
Można zaryzykować tezę, że w codziennych relacjach wystarczy, aby bank nie przeszkadzał - jeśli komunikacja z bankiem działa i jest bezpieczna, służby księgowe doskonale radzą sobie z realizacją rozliczeń. Warto jednak uczyć się od siebie nawzajem. Bankowość jest dziedziną, w której nie występują copy rights. Rozwiązania budowane dla jednego klienta szybko stają się standardem dostępnym dla wszystkich, a innowacje wdrażane w jednym banku prawie natychmiast stają się rynkowym standardem.
Aby z sukcesem współpracować z przedsiębiorcami, banki budują rozwiązania szyte na miarę. Choć podobne można zastosować w danej branży czy segmencie, firmy oczekują często rozwiązań dedykowanych, możliwych do wdrożenia tylko w konkretnych sytuacjach biznesowych oraz dla określonych procesów. Przykładem usługi mającej szerokie zastosowanie w wielu branżach jest identyfikacja płatności przychodzących, wykorzystywana podczas współpracy z wieloma odbiorcami. Można połączyć ją z obsługą wpłat gotówkowych w przypadku, gdy to właśnie obrót gotówkowy jest dla danego przedsiębiorstwa kluczowy, lub z zarządzaniem środkami powierzonymi przez nabywców lokali mieszkaniowych, gdy obsługujemy przedsiębiorstwo prowadzące działalność deweloperską zgodnie z tzw. ustawą deweloperską.
Wirtualne rachunki
Mieszkaniowe rachunki powiernicze to produkt, który pojawił się w 2012 roku wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego. Specyficzne i restrykcyjne wymogi ewidencji wpłat nabywców i wypłat dla dewelopera wysoko zawiesiły przedsiębiorcom poprzeczkę obsługi operacyjnej inwestycji.
Wyobraźmy sobie dewelopera, który rocznie sprzedaje kilkaset lokali mieszkalnych, drugie tyle komórek i miejsc postojowych w garażach. Analityka wpłat i wypłat dla każdego z lokali musi przebiegać zgodnie z ustawą, dodatkowo obowiązek podatkowy powstaje w chwili wypłaty środków z rachunku powierniczego, a nie w chwili ich wpłaty przez kupującego. Ponadto wypłata każdego etapu musi zostać poprzedzona stosownym raportem osoby posiadającej uprawnienia budowlane, a kupujący wpłacają część ceny zakupu w terminach nieskoordynowanych z wypłatami etapów inwestycji w czasie trwania inwestycji.
Zarządzanie tymi rozliczeniami bez odpowiedniej jakości danych dostarczanych przez bank oraz ich automatyzacji byłoby uciążliwe i kosztochłonne. Dlatego bank dostarcza je w wybrany przez klienta sposób, wykorzystując do tego konstrukcję rachunków wirtualnych. Każdy kupujący posiada własny rachunek, na którym systemy bankowe gromadzą informacje o wpłatach, wypłatach i odsetkach. Agregacja następuje na poziomie rachunku wiodącego powierniczego. Ten posiada określone saldo, które podzielone jest na odpowiednie części dla każdego kupującego. System bankowy odpowiednio przypisuje i rozlicza środki. Dostarczenie danych host to host umożliwia automatyczne ich pobieranie i wczytywanie do systemu księgowego klienta.
Rozliczenia sensu stricte są domeną bankowości transakcyjnej. Jest to dziedzina łącząca produkty i systemy rozliczeniowe międzybankowe z systemami i rozwiązaniami elektronicznym dostępnymi dla przedsiębiorców. 20 lat temu przedsiębiorca składał przelewy w formie papierowej, a banki przekazywały sobie jutowe worki pełne formularzy, które musiały wpisać do własnych systemów SYBIR. Dziś system księgowo‑finansowy może być połączony bezpośrednio nie tylko z systemem banku, ale również bezpośrednio z systemami rozliczeniowymi (SwiftNet).
Nowy trend - API
Komunikacja pomiędzy systemami klienta a bankiem jest kluczem do sukcesu zarówno tego pierwszego, jak i drugiego. Najnowszym trendem rynkowym jest komunikacja z bankiem bez pośrednictwa klasycznych systemów bankowości internetowej czy mobilnej. W zamian bank dostarcza technologię bezpośredniej łączności z własnym systemem transakcyjnym (API – Application Program Interface). Nadal gwarantuje on rozrachunek, ale poszczególne transakcje realizowane są przez księgowość przedsiębiorstwa bezpośrednio w swoim własnym systemie finansowo‑księgowym.
Tego typu rozwiązanie przynosi wiele korzyści – przede wszystkim eliminuje przenoszenie danych pomiędzy systemami i zwrotne uzgadnianie transakcji z wyciągiem bankowym. Przestaje również mieć znaczenie liczba banków, z którymi firma współpracuje. System finansowo‑księgowy rozdziela transakcje zgodnie ze zdefiniowanym kluczem i przesyła je via API do odpowiedniego banku, zwrotnie pobierając z każdego informacje o zrealizowanych transakcjach (wyciąg bankowy). O ile aktywna integracja z bankiem, tj. możliwość składania i autoryzacji zleceń poza systemem bankowym, nie jest jeszcze powszechną potrzebą przedsiębiorców, to automatyzacja w zakresie komunikacji pasywnej staje się standardem. Bank wychodzi poza system bankowości internetowej umożliwiając pobranie wyciągów, raportów oraz informacji o transakcjach poza tym systemem. Wyzwaniem staje się tu natomiast zapewnienie bezpieczeństwa danych.
Przelewy w kilka sekund
Krajowy rynek usług bankowych jest bardzo konkurencyjny. Banki prześcigają się w proponowaniu nowych rozwiązań usprawniających rozliczenia. Ostatnie lata upłynęły na poprawianiu efektywności, m.in. zwiększaniu szybkości procesowania transakcji. Wdrożony w 2012 roku System Express Eliksir umożliwił realizację przelewu w czasie liczonym w sekundach, w trybie 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Po 4 latach działania Express Eliksir procesuje miesięcznie blisko 250 tys. komunikatów o wartości 950 mln zł.
Równie popularny jest SORBNET2, dedykowany międzybankowym rozrachunkom wysokokwotowym. Choć koszty złożenia zlecenia nie są niskie, jest on chętnie wykorzystywany przez przedsiębiorców. W I kw. 2016 roku dziennie rozliczano średnio 15 tys. zleceń o wartości 283 mld zł, z czego nieco ponad 50% z nich stanowiły przelewy klientów (pozostałe to przelewy międzybankowe). Możliwość przelewów online w euro zapewnia Target2 (Trans‑European Automated Real‑Time Gross Settlement Express Transfer System) - transeuropejski zautomatyzowany system rozliczeń w czasie rzeczywistym. Co ważne, jego działanie nie ogranicza się do obszaru Unii Europejskiej - przelewy do Chin wykonywane są w ciągu 15 minut.
Płatności dzięki kartom pre‑paid
Bankowcy, podążając za przedsiębiorcami, szukają nowych rozwiązań nie tylko poprawiając i usprawniając istniejące produkty. Często proponują zupełnie nowe, czasem rewolucyjne rozwiązania. Swój niebieski ocean odkryły kilka lat temu karty płatnicze działające w formule pieniądza elektronicznego. Choć brak identyfikacji posiadacza i użytkownika karty został zakwestionowany przez nadzorcę, w odpowiedzi powstały karty przedpłacone stosowane w branży transportowej i pośrednictwie pracy. Klienci wprowadzający karty pre‑paid, szybko przekonują się do nowego rozwiązania. Doceniają zwłaszcza redukcję kosztów związanych z wymianą walut i obsługą kasową zaliczek oraz dostęp do szczegółowych zestawień wydatków w internecie lub aplikacji mobilnej.
Usprawnienie obiegu faktur
Na koniec warto wspomnieć o nowej inicjatywie realizowanej przez środowisko bankowe, materializującej wieloletnie rozważania na temat usprawnienia obiegu faktur pomiędzy przedsiębiorcami (szczególnie w relacjach B2C). Na horyzoncie widać już nową usługę Invoobill 2.0, która prawdopodobnie będzie udostępniona pod nazwą „Qlik”. Ideą jej powstania jest możliwość przekazania informacji o zobowiązaniach pomiędzy wierzycielem (wystawcą) a dłużnikiem (płatnikiem) w oparciu o gotowy przelew wystawiony do zapłaty w bankowości internetowej. Pomiędzy stronami przekazywane będą tylko informacje niezbędne do realizacji płatności, co oznacza, że obraz faktury nie będzie niezbędnym elementem żądania płatności (wystarczy umieszczenie linku do obrazu faktury przechowywanego u wystawcy). Gwarantem bezpieczeństwa informacji o zobowiązaniu będzie bank wystawcy oraz bank płatnika, a także integrator usługi, czyli Krajowa Izba Rozliczeniowa. Dostarczona do systemu formatka zostanie automatycznie uzupełniona. W systemie znajdzie się też link kierujący do eBOK danego wystawcy, gdzie klient będzie mógł sprawdzić dodatkowe szczegóły na temat rachunku. Sama płatność będzie przebiegała w systemie „one click”. Usługa została tak zaprojektowana, by klient mógł w szybki sposób opłacać rachunek także z poziomu aplikacji mobilnej banku. Co ciekawe, usługę tę będzie mógł uruchomić w każdym banku, w którym posiada konto. Invoobill 2.0 ma szansę zrewolucjonizować zwyczaje płatnicze Polaków. Zamiast szukać informacji o płatnościach w skrzynkach pocztowych, e‑mailach, SMS‑ach i e‑bookach, będą one dostępne w bankowości mobilnej banku jako wyświetlony widget, a wystawca faktury otrzyma nowy kanał dotarcia do płatników i szybszy spływ należności.
