Mimo wielu nowych narzędzi wykorzystanie poczty elektronicznej w pracy wciąż nie słabnie, dlatego odpowiednie pisanie służbowych wiadomości jest dużo ważniejsze, niż się wydaje – może dosłownie zbudować lub załamać karierę.
Następnym razem, gdy będziesz pisać e‑maila, wiedz, że podpisanie się na koniec wiadomości zwrotem „dziękuję” zamiast „do zobaczenia jutro” może ujawnić więcej informacji, niż myślisz. Nowe badanie pokazuje, że prawie połowa odbiorców e‑maili jest w stanie ocenić nastrój nadawcy na podstawie jego podpisu na zakończenie wiadomości, a styl średnio formalny – taki pomiędzy formalnym o nieformalnym – jest obecnie normą (co znaczy, że zarówno formalny zwrot, np. „Drogi [odbiorco]”, jak i nieformalne „Hej” są już rzadko używane). Połowa użytkowników w ogóle pomija formułkę kończącą wiadomość i e‑maile po prostu podpisuje swoim imieniem.
Mimo licznych wad tej formy komunikacji wykorzystanie poczty elektronicznej nadal rośnie, z dziennym wolumenem z 293 miliardów przed pandemią do prawie 350 miliardów spodziewanych w tym roku. To ponad 50 e‑maili dziennie, siedem dni w tygodniu, na każdego dorosłego człowieka na świecie. Eksperci uważają, że sztuka pisania skutecznych korporacyjnych e‑maili jest niełatwa, ale jednocześnie wskazują, że najlepsze wiadomości często zawierają bezpośrednie zapytanie z terminem. Najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że twoje wezwanie do działania jest jasne, a nie zaszyte w środku akapitu – mówi Maria Amato, starszy partner ds. klientów w Korn Ferry. Oto kilka innych przemyśleń i wskazówek.
1. Nie używaj zwrotu „w nawiązaniu do”
– Nigdy nie używam tego określenia! – mówi Deepali Vyas, szef praktyki FinTech, Crypto i Payments w Korn Ferry. – Jego użycie oznacza, że chcesz dokonać sprzedaży, a nie rozwiązać problemy odbiorcy. Zamiast tego sformułuj konkretną podpowiedź, taką jak na przykład” „Jakie pytania lub komentarze masz dla nas po przejrzeniu raportu?” – tłumaczy.
2. Wspomnij o wspólnych zainteresowaniach
Nikt nie ignoruje maili od osób, których łączą wspólne pasje. Jeśli ustaliliśmy coś wspólnie, zawsze o tym wspomnę – mówi Margie Warrell, starszy partner ds. klientów w Korn Ferry. Zaleca ona utrzymywanie wiadomości w podnoszącym na duchu tonie. – Zawsze staram się być optymistyczna i pozytywna. Aby jeszcze bardziej budować więzi koleżeńskie, przesyła linki lub artykuły o wspólnych zainteresowaniach.
3. Nikt nie wysyła e‑maili w poniedziałki i piątki
Dotarcie do adresatów najlepiej działa we wtorki. – Najlepsze wyniki widzę we wtorkowe poranki około 10 rano – mówi Vyas. Wysyłanie wiadomości w środy również może być skuteczne, zanim pojawią się terminy na koniec tygodnia.
4. Dla zapracowanych menedżerów – wysyłaj wcześnie lub późno
Ponieważ mamy do czynienia z wiecznie przepełnionymi skrzynkami odbiorczymi maile najlepiej wysłać albo wcześnie rano, albo wieczorem, dzięki temu można uniknąć ich zagubienia lub przeoczenia. – W przeciwnym razie wiadomość wysłana w połowie dnia zostanie przysypana kolejnymi wiadomościami i zakopana w skrzynce odbiorczej – mówi Kendra Marion, wiceprezes ds. globalnych usług oceny w Korn Ferry. W temacie wiadomości umieszcza również wyraźne zadanie lub działanie, np. „Proszę o zatwierdzenie” lub „Umówienie spotkania w tym tygodniu”.
5. Prowokuj do odpowiedzi
– Jeśli odbiorca nie odpowiedział na wiadomość, spróbuj użyć przykładowo takiego tematu: „Czy widziałeś moją wcześniejszą notatkę?”. To jest wielka broń – mówi Amato. – Uwaga, łatwo nadużyć tego sposobu, ale na pewno przyciąga uwagę – dodaje.
Maria Amato, Senior Client Partner, Ameryka Północna
Deepali Vyas, Senior Client Partner, Global Head of FinTech, Payments, Crypto Practice
Margie Warrell, Ph.D., Starszy Partner Klienta
Kendra Marion, Wiceprezes, Globalne Usługi Oceny
Więcej na temat sztuki pisana w biznesie (nie tylko e‑maili) w artykule pt. Chcesz pisać skuteczniej? Posłuchaj naukowców.
