Outsourcing pracowników zyskuje w trudnych czasach [Materiał partnerski]

Ostatnie miesiące upłynęły pod znakiem koronawirusa, co odbiło się szerokim echem na polskim rynku pracy. Gdy jedne firmy liczyły straty, zwalniały pracowników, wysyłały ich na bezpłatne urlopy lub obniżały wynagrodzenie, inne podczas pandemii odnotowały sukces.

Partnerem materiału jest Grupa Progres.

Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na współpracę z firmami takimi jak Grupa Progres, które oferują szeroki wachlarz rozwiązań i kompetencji, potrafią zdobyć unikalnych specjalistów, zapewnić obsługę kadrowo‑płacową, zoptymalizować procesy, zaoferować usługi szkoleniowe czy consulting. Dużym zainteresowaniem cieszy się również praca tymczasowa, wykorzystywana jako elastyczna forma zatrudnienia w niepewnym otoczeniu gospodarczym. Firmy dzięki niej są w stanie zaspokajać swoje potrzeby, jak również reagować na zmieniającą się sytuację rynkową, tym samym znacznie ograniczyć ryzyko prowadzonej przez siebie działalności. Dzięki opcji pracy tymczasowej mają zapewnioną ciągłość procesów bez konieczności zaciągania długoterminowych zobowiązań, np. w postaci typowych umów o pracę z zatrudnianymi kandydatami. Co więcej, mają też pełną kontrolę nad ponoszonymi kosztami, z których w każdej chwili mogą zrezygnować.

Obecnie podmioty świadczące outsourcing usług HR, dzięki współpracy z firmami z wielu branż, mają bardzo szeroką perspektywę. Dysponują też ekspercką wiedzą, a ich doradztwo w zakresie strategii personalnej danej organizacji niejednokrotnie staje się motorem napędowym zmian i wzrostu.

Każdy dzień to nowe wyzwanie

Outsourcing usług związanych z zatrudnianiem pracowników przenosi z klienta na agencję ciężar zmierzenia się z wyzwaniami związanymi z rekrutacją pracowników tymczasowych. W szczególności dotyczy to cudzoziemców, którzy mimo znaczących spadków w strukturze zatrudnienia nadal stanowią prawie połowę osób pracujących tymczasowo w naszym kraju.

Znalezienie obcokrajowców zainteresowanych pracą jest obecnie nie lada wyzwaniem, bo utrudnieniem jest choćby wzrost kosztów związanych np. z transportem czy zapewnieniem mieszkania na czas kwarantanny. Koszty te ponoszą zarówno pracownicy tymczasowi, jak i agencje pracy. Konieczna jest także rozszerzona opieka pracowników agencji nad obcokrajowcami odbywającymi kwarantannę. W przypadku przedłużającej się z jakiegoś powodu izolacji pojawia się również konieczność finansowania przez agencje zakupów żywnościowych czy leków, na które nie stać niepracujących obcokrajowców.

Wyzwaniem jest też podtrzymanie możliwości pobytu i pracy cudzoziemców, które pojawi się w momencie odwołania stanu epidemii na terenie naszego kraju. Obecnie wielu obcokrajowców pracuje na podstawie tzw. przedłużonych oświadczeń. Jednak jest to rozwiązanie tymczasowe, które będzie wymagało aktualizacji dokumentów legalizujących pracę.

W ubiegłym roku w Grupie Progres, w ramach świadczonych usług outsourcingowych, pracowały osoby 46 narodowości, obecnie jest ich 44. Z naszych danych wynika, że w 2019 roku na polskim rynku pracy tymczasowej dominowali Ukraińcy – stanowili 51% wszystkich zatrudnionych i było ich o 10% więcej niż Polaków zatrudnionych tymczasowo (41%). W tym roku sytuacja się zmieniła – od stycznia do końca sierpnia to Polacy stanowili 52% wszystkich zatrudnionych pracowników tymczasowych, a Ukraińcy 38%. Pracownicy pozostałych narodowości stanowią obecnie 10% aktywnych zawodowo, w ubiegłym roku 8%.

Z naszego doświadczenia wynika, że polscy przedsiębiorcy najchętniej przyjmują do pracy obywateli z krajów z uproszczoną procedurą zatrudnienia, czyli naszych bliskich sąsiadów – są to oczywiście Ukraińcy, Białorusini, Mołdawianie, Gruzini, Rosjanie czy też obywatele Armenii. W przypadku cudzoziemców z Azji procesy są o wiele bardziej skomplikowane i czasochłonne ze względu na dość długą procedurę związaną z pozyskiwaniem zezwoleń na pracę.

Zatrudnienie pracownika jest wieloetapowe

Proces rekrutacji pracownika jest początkiem działań, które trzeba zrealizować, jeśli chcemy legalnie zatrudniać personel. Lista zadań oraz formalności, których musimy dopełnić, jest długa, tym dłuższa, im trudniejsza jest sytuacja na rynku i im bardziej wielonarodowościowy jest nasz rynek pracy. Sytuacji nie ułatwia pandemia i związane z nią obostrzenia.

Śledzenie zmian i aktualizowanie wiedzy to podstawa działań firm takich jak nasza, która ten obowiązek zdejmuje ze swoich klientów. W związku z pandemią pojawiło się wiele nowych obostrzeń dotyczących właśnie obcokrajowców. Kwestię legalności pobytu cudzoziemców przebywających w Polsce reguluje obecnie ustawa z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID‑19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Dla osób, których dokumenty straciłyby ważność w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub w okresie epidemii, w celu możliwości dalszego legalnego wykonywania pracy automatycznie przedłużana jest m.in. ważność wydanych zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy.

Przedłużono również terminy składania wniosków o legalizację pobytu czy opuszczenie przez cudzoziemca terytorium Polski. Do tego na polskiej granicy od strony wschodu, stanowiącej jednocześnie granicę zewnętrzną UE, wciąż obowiązują obostrzenia związane z zapobieganiem COVID‑19. Każdego dnia aktualizujemy wiedzę i odpowiadamy na wiele różnych pytań, np. kto może wjechać do Polski i na jakich zasadach. Kto jest zwolniony z kwarantanny po przekroczeniu granicy zewnętrznej UE? Gdzie można ją przekroczyć z Rosją, Białorusią czy Ukrainą?

Zmieniły się też przepisy dotyczące np. badań okresowych pracowników, pojawiło się polecenie pracy zdalnej czy dodatkowy zasiłek opiekuńczy (od 21.09. już na ogólnych zasadach), ograniczono też wysokości odpraw dla osób zwalnianych nie ze swojej winy.

Dobra umowa podstawą współpracy

Umowa satysfakcjonująca obie strony, bez względu na sytuację epidemiczną, powinna przede wszystkim jasno określać zakres czynności usługobiorcy. Ważne jest też określenie szeroko rozumianej odpowiedzialności odszkodowawczej. W przypadku umów o pracę tymczasową odpowiedzialność reguluje Kodeks pracy, ale już w przypadku wykorzystywania w trakcie realizacji umowy pojazdów wolnobieżnych, tj. wózków widłowych, i potencjalnego wypadku w miejscu pracy, w halach magazynowych lub produkcyjnych, warto tę kwestię zabezpieczyć. Dodatkowo umowa współpracy powinna zawierać zapisy dotyczące: niepowierzania prac niebezpiecznych, braku przesłanek stosunku pracy w przypadku usług realizowanych na podstawie umowy cywilnoprawnej czy np. możliwości wstrzymania realizacji zamówień w przypadku np. naruszeń prawa.

Kluczowe jest także jasne sprecyzowanie kwestii wynagrodzenia, zatrudniania cudzoziemców (zakwaterowanie, legalizacja, dojazd, przedłużenie legalizacji oraz odwołania) lub przejmowania pracowników tymczasowych. Dobrą praktyką są zapisy gwarantujące umocowanie osób występujących po stronie klienta, jak i agencji do działania w ich imieniu, ujęcie kwestii formy rozliczeń – e‑faktur – czy zasad BHP. Ważne jest także dostosowanie umowy do zmieniającej się rzeczywistości. Nasi klienci ze zrozumieniem przyjęli zapis, który wprowadziliśmy w związku z obowiązującym stanem epidemii – dodaliśmy klauzulę tzw. siły wyższej do samego projektu umowy, chociaż nie jest to element, który w dotychczasowych negocjacjach zwracał szczególną uwagę.