Na początku musimy zdać sobie sprawę z podstawowego faktu – powrót do biur takich, jakie znamy i pamiętamy jeszcze z początku 2020 roku, nie nastąpi już nigdy. Nawet jeśli zapewnimy pracownikom pełne bezpieczeństwo sanitarne czy zaszczepimy całe społeczeństwa, powrót do biur przeszłości stał się po prostu niemożliwy. Dlatego powinniśmy jak najlepiej przygotować się do przekształcenia tradycyjnych pomieszczeń w prawdziwe biura przyszłości.
Nowa normalność, zwana też normalnością 2.0, powoli stabilizuje scenę postpandemicznego teatru wydarzeń. Mimo kolejnych fal pandemii, mimo chaotycznie wprowadzanych lub znoszonych blokad i obostrzeń pracownicy stopniowo wracają do biur. Musimy jednak mieć świadomość tego, że nie są to już ci sami pracownicy, których spotkać można było na korytarzach w pierwszych miesiącach 2020 roku. Ludzie się wprawdzie nie zmienili, ale przekształceniu – i to radykalnemu – uległy ich oczekiwania, wynikające głównie z bardziej skomplikowanego systemu wypełniania obowiązków służbowych. Podobnie zmienić się muszą zatem same biura.
Ekspresowa transformacja
Co ważne, pandemia wcale nie wymusiła tych zmian, ona je tylko – i aż – radykalnie przyspieszyła. Bez pandemii biura i tak miały się zmieniać. Mówiliśmy i pisaliśmy o tym od lat, jednak nawet na początku 2020 roku eksperci przewidywali jeszcze, że proces ten zajmie co najmniej dziesięciolecie! Nie było zresztą powodu, żeby się spieszyć – spokojnie rosnąca popularność pracy zdalnej oraz technologii mobilnych i chmurowych łagodnie wpływała na stopniowe przekształcanie tradycyjnych miejsc pracy, do których rzesze pracowników udają się pięć razy w tygodniu, by odsiedzieć tam swoje osiem godzin, w biura „elastyczne” i „odpowiedzialne”.
A potem pojawiła się pandemia – i tak samo jak w wielu obszarach biznesu radykalnie przyspieszyła ten proces. W ostatnich miesiącach jesteśmy świadkami imponująco szybkiej transformacji biur – pod względem ich funkcji, możliwości, wyposażenia czy elastyczności.
Cel tych przekształceń pozostaje jednak niezmienny – w dalszym ciągu jest nim osiągnięcie maksymalnej efektywności pracy. „Kluczowym kryterium wyboru docelowego modelu zawsze powinna być efektywność biznesowa – mówi Małgorzata Niewińska, szefowa działu środowiska pracy i zarządzania zmianą w CBRE. – Decyzja o tym, kiedy pracować z biura, kiedy z domu oraz w jakim wymiarze czasu, to efekt zbadania tego, która z tych przestrzeni wspiera wykonanie określonych zadań najefektywniej”. Obecnie zatem, tak samo jak przed kilkoma czy kilkudziesięcioma laty, chodzi o stworzenie takiego środowiska pracy, które pozwoli osiągnąć najlepszą możliwą jakość i najwyższą efektywność działań na poziomie każdego pracownika oraz organizacji jako całości.
Różnica polega jednak na tym, że w czasach nowej normalności jest to środowisko bardziej skomplikowane – składające się nie tylko z biura, ale również innych miejsc pracy, które razem powinny tworzyć spójny, zintegrowany ekosystem. Co więcej – istnieje realna szansa na to, że to nowe, z pozoru trudniejsze, rozwiązanie okaże się zarówno bardziej elastyczne, jak i efektywniejsze.
Praca zdalna — zachwyt i opamiętanie
Pierwsze miesiące pandemii – mimo wielu katastrofalnych i smutnych aspektów – miały również swój wydźwięk pozytywny. Praca zdalna przestała być zjawiskiem wyjątkowym i elitarnym, dzięki czemu rzesze pracowników uzyskały nagle możliwość wypróbowania tego rozwiązania. Okazało się przy tym, że było to wartościowe doświadczenie: efektywność wielu osób wzrosła, znikły problemy związane z dojazdem do biura itd. Jeszcze w badaniu przeprowadzonym w Polsce w sierpniu 2020 roku przez ManpowerGroup aż 88% badanych pracowników deklarowało, że praca w home office przypadła im do gustu i że chcieliby korzystać w tego rozwiązania również po pandemii.
Ważne wydaje się jednak również i to, że nawet w tym początkowym okresie, w którym praca zdalna była dla wielu osób doświadczeniem świeżym, zaledwie kilkumiesięcznym, tylko 13% badanych wyrażało chęć pracy wyłącznie zdalnej. Pozostali deklarowali natomiast, że chętnie łączyliby ją z regularnymi wizytami w biurze. Już wtedy widać było zatem, że dominujący i trwały okazać się może model pracy hybrydowej.
Im dłużej jednak trwała pandemia, tym bardziej początkowy zachwyt korzyściami płynącymi z pracy zdalnej zaczął być konfrontowany z innymi „skutkami ubocznymi” tego rozwiązania. Nie bez przyczyny główny temat zeszłorocznego, październikowo‑listopadowego wydania „ICAN Management Review” poświęciliśmy w zeszłym roku rozwiązaniom związanym z podtrzymaniem zaangażowania pracowników, zaś nasze badania – zrealizowane przez ICAN Research – potwierdziły wtedy, że wiele przedsiębiorstw boryka się m.in. z problemami związanymi ze współpracą i komunikacją w ramach zespołów czy słabnącą motywacją i zaangażowaniem pracowników, a nawet zmniejszeniem poziomu identyfikacji z firmą.
Praca zdalna – na dłuższą metę – okazała się zarówno rozwiązaniem wielu problemów, jak i realną przyczyną powstawania innych, zwłaszcza w sferze psychiki i szerzej rozumianego dobrostanu pracowników. Nie bez powodu – co pokazało wykonane w listopadzie 2020 roku badanie EY – zdecydowanie najpopularniejszym benefitem, jaki wielu pracodawców wprowadziło lub ma zamiar wprowadzić w najbliższym czasie, stały się konsultacje psychologiczne dla pracowników (21% badanych firm), przed prywatną opieką psychologiczną (5%) i prywatną opieką zdrowotną (również 5%). Dla porównania karty sportowe, które przed pandemią oferowało 88% pracodawców, zamierza obecnie oferować zaledwie 2% firm.
Chcemy wracać do biur, ale… nie całkiem
W tym kontekście nie dziwią wyniki jeszcze nowszych badań, opublikowanych przez CBRE i Grafton Recruitment pod koniec stycznia 2021 roku. Potwierdzają one, że większość pracowników (64%) jako docelowy sposób wykonywania obowiązków służbowych z chęcią wybrałaby model hybrydowy, zakładający pracę w biurze przez określoną liczbę dni w tygodniu. Wraz z osobami, które wolałyby pracować wyłącznie w biurze (10%), stanowili oni 74% badanych – znacznie więcej od 26% pracowników, którzy wybraliby – gdyby to było możliwe – model całkowicie zdalny.
Stwierdzenie „gdyby to było możliwe” jest przy tym naprawdę istotne, ponieważ pogląd pracodawców na kwestię pracy całkowicie zdalnej jest w tym przypadku inny niż pracowników. Wracając znów do wspomnianego wcześniej badania EY, warto zauważyć znamienny fakt – na pytanie, czy po ustaniu pandemii COVID‑19 zamierzają umożliwić pracownikom pracę częściowo zdalną, 15% firm potwierdziło chęć zaoferowania takiej opcji przez dwa dni w tygodniu, 6% – trzy dni w tygodniu, a 5% – jeden dzień. Natomiast żadna (!) z ankietowanych firm nie zadeklarowała, że umożliwi pracę zdalną przez cztery lub pięć dni (czyli całkowicie) w ciągu tygodnia. Innymi słowy, badani pracodawcy dopuszczają – i słusznie – kontynuowanie modelu pracy w sposób hybrydowy, ale zdecydowanie uznają potrzebę regularnego pojawiania się pracowników w biurach.
A jak patrzą na tę kwestię sami pracownicy? Według badania CBRE i Grafton Recruitment wśród osób, które zadeklarowały chęć pracy zdalnej po ustaniu pandemii, najwięcej (44%) chciałoby pracować zdalnie przez trzy dni w ciągu każdego tygodnia, a najmniej (6%) tylko raz w tygodniu. Przeważa zatem chęć zbudowania modelu łączącego w sposób mniej więcej zrównoważony pracę w biurze i pracę zdalną – hybrydowego „złotego środka”.
„W naszym badaniu już od kilku edycji widać wyraźną tendencję wzrostową, jeżeli chodzi o oczekiwany czas pracy zdalnej. (…) Nadal jednak niewielu pracowników mówi o tym, że chce pracować zdalnie cały czas. Po tak długim czasie od startu pandemii wszyscy znają już doskonale nie tylko zalety, ale też wady pracy z własnych czterech kątów” – wyjaśnia Joanna Wanatowicz, Business Director w Grafton Recruitment.
To samo badanie odpowiada też na pytanie, dlaczego pracownicy chcą – całkowicie lub przynajmniej częściowo – zrezygnować z pracy zdalnej na rzecz wykonywania swoich obowiązków w biurze. Trzy najczęściej podawane powody to ograniczony bezpośredni kontakt z innymi pracownikami (44%), brak wyraźnego oddzielenia pracy od życia prywatnego (33%) oraz zbyt rzadkie wyjścia z domu (31%). Potwierdza się zatem, że praca zdalna – również w opinii samych pracowników – przyczynia się do pogorszenia komunikacji w ramach zespołu oraz obniżenia poziomu dobrostanu.
Biuro elastyczne, gotowe na pracę hybrydową
O nowej funkcji biur, wynikającej między innymi z utrwalenia się modelu hybrydowego, wspomina Joanna Mroczek, szefowa działów Badań Rynku i Marketingu w Polsce i regionie CEE w CBRE: „Większość firm postawi na hybrydowy model pracy, zwłaszcza że tego oczekują pracownicy. Będzie to wymagało nie lada umiejętności w zakresie planowania i strategii, ale też optymalnego wykorzystania biura. Wszyscy za nim tęsknią, ale już teraz wiadomo, że jego rola się nieco zmieni”.
Jaka powinna być zatem rola biur w nowej normalności? Dokładna odpowiedź na to pytanie zależy oczywiście od konkretnego przedsiębiorstwa oraz tysięcy uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych, ale jedno jest pewne – przede wszystkim nastąpić musi przesunięcie tej roli w kierunku realizacji wyzwań i problemów, jakie przyniosła ze sobą popularność pracy zdalnej i hybrydowej. Słabnie znaczenie biur w roli miejsca indywidualnych, skupionych działań poszczególnych pracowników, natomiast szczególnej wagi nabierają funkcje związane z integracją, motywacją, komunikacją i współpracą osób tworzących daną firmę.
Równocześnie szczególnie istotna staje się szeroko rozumiana elastyczność biur, zarówno na płaszczyźnie aranżacji powierzchni („gorące” biurka, ruchome ściany i ścianki działowe, przezroczyste przegrody, strefy zieleni, przeprojektowanie obszarów wspólnych), jak i rozwiązań technologicznych. Dzięki tym rozwiązaniom biuro może przestać pełnić rolę wyłącznego miejsca pracy wielu osób, przejmując za to funkcję centralnego elementu bardziej rozbudowanego ekosystemu. Oprócz głównej siedziby firmy oraz mieszkań i domów poszczególnych pracowników coraz częściej należą też do niego zdobywające popularność tzw. biura rozproszone (satelickie), ale także dodatkowe pomieszczenia wynajmowane doraźnie, np. do realizacji poszczególnych projektów czy wręcz jednorazowych spotkań. Mało tego – w wielu przypadkach do ekosystemu pracy biurowej zaliczają się także miejsca pracy poza domem, wybierane przez pojedynczych pracowników lub całe zespoły, takie jak kawiarnie, restauracje czy wyspecjalizowane przestrzenie coworkingowe. Przykład takiego systemu prezentujemy na rysunku Ekosystem pracy hybrydowej.
W ramach systemu pracy hybrydowej biuro – główna siedziba firmy – powinno być postrzegane w roli głównego ośrodka elastycznej, misternej sieci różnorakich miejsc, w których funkcjonować mogą pracownicy. Pozostaje ośrodkiem najważniejszych zgromadzeń firmowych i siedzibą pracy zarządu, a także oferuje wygodnie aranżowane przestrzenie potrzebne pracownikom do realizacji zarówno spotkań w ramach zespołów, jak i pracy indywidualnej. Równocześnie pełni też rolę centrum technologicznego, zapewniającego sprawną komunikację online i wymianę danych.
Ta nowa rola centralnego ośrodka szerszego systemu wpływa też na sposób, w jaki powinny być projektowane – lub przeprojektowywane – budynki przeznaczone do działalności biurowej. Ciekawe wskazówki, które mogą stanowić pomoc w ocenie standardu nowoczesnych biurowców, zawiera przewodnik Modern Office Standards Poland 2020, opracowany przez CBRE i Rolfe Judd Architecture. Oprócz piętnastu kryteriów podstawowych, takich jak odpowiednie ogrzewanie, klimatyzacja, ochrona przed hałasem, oświetlenie czy windy, warto zwrócić szczególną uwagę na siedem kryteriów dodatkowych, stanowiących odpowiedź na zmieniającą się funkcję współczesnych biur. Nie dziwi zatem fakt, że jako najważniejsze z nich wymieniane są:
„budynek ikona” (wybitny, zachwycający projekt architektoniczny);
możliwość łatwej aranżacji wnętrza (poprzez zaplanowanie odpowiednich siatek projektowych);
dbałość o dobrostan użytkowników (ich samopoczucie i zdrowie).
„Aranżacja wnętrza oraz siatki projektowe powinny być tak zaplanowane, aby umożliwić maksymalną elastyczność w tworzeniu przestrzeni biurowej i parkingowej. Jeżeli dołożymy do tego dbałość o każdy element, w tym m.in. oświetlenie, lobby czy części wspólne, możemy stworzyć budynek, który spełnia swoją najważniejszą funkcję, czyli jest optymalny z punktu widzenia użytkowników” – komentuje Michał Sęczkowski, dyrektor Rolfe Judd Architecture.
Biura rozproszone
Oprócz zmieniającej się roli głównej siedziby firmy warto zwrócić uwagę na rosnące znaczenie – i popularność – biur rozproszonych. Jednym z bardziej spektakularnych przykładów otwarcia na tego typu rozwiązanie jest ostatnia deklaracja firmy Salesforce – największego pracodawcy na terenie San Francisco. Mimo wykorzystywania prestiżowej, imponującej siedziby (najwyższego biurowca w tym mieście) w lutym 2021 roku amerykański gigant technologiczny zadeklarował, że również po pandemii jego pracownicy nie będą musieli pracować w głównym biurze częściej niż jeden–trzy dni w tygodniu. Warto dodać, że wcześniej podobne deklaracje złożyły też takie firmy jak Facebook czy Microsoft.
Mieszkanie w centrum dużego miasta przestaje być traktowane jako szczególny przywilej i wygoda, podobnie jak życie w głównych ośrodkach miejskich danego kraju.
Ale zmiana roli głównej siedziby firmy to tylko jedna z kilku przyczyn wzrastającego znaczenia biur rozproszonych. Kolejną jest obserwowany w ostatnich miesiącach trend do przeprowadzania się mieszkańców dużych miast na ich obrzeża i tereny podmiejskie. Najłatwiej zrozumieć tę tendencję, patrząc na sytuację współczesnych miast w szerszym kontekście – nie tylko zwiększającej się popularności pracy zdalnej i hybrydowej, ale także ogólnego „usieciowienia” wielu podstawowych działań życiowych mieszkańców aglomeracji. Zakupy, edukacja, rozrywka, nawet załatwianie formalności w instytucjach publicznych – wszystko to w czasach pandemii COVID‑19 w znacznym stopniu przeniosło się do sieci internetowej. Mieszkanie w centrum dużego miasta przestaje być zatem traktowane jako szczególny przywilej i wygoda, podobnie zresztą jak życie w głównych ośrodkach miejskich danego kraju.
Z tego też względu organizowanie spotkań mniejszych zespołów pracowników coraz częściej odbywa się w wynajętych do tego celu na stałe lub tylko doraźnie budynkach i pomieszczeniach znajdujących się na obrzeżach dużych miast czy wręcz w zupełnie innych, mniejszych ośrodkach miejskich.
Nowe technologie w domach i biurach
Niezależnie od tego, czy mówimy o biurze satelickim, o głównej siedzibie firmy czy o home office poszczególnych pracowników, jedno pozostaje niezmienne – aby system ten funkcjonował sprawnie, potrzebne jest wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Wiele z nich – np. praca w chmurze – funkcjonowało już w czasach przed pandemią COVID‑19, ale w ramach modelu pracy zdalnej i hybrydowej zaczęły być traktowane nie tylko jako udogodnienie, co wręcz warunek efektywnej współpracy wielu osób. Inne technologie rozwinęły się szczególnie właśnie w czasie pandemii – dotyczy to zwłaszcza wszelkich rozwiązań z obszaru komunikacji oraz bezpieczeństwa sanitarnego.
Współczesne biuro nie może się zatem obejść bez odpowiedniego wyposażenia umożliwiającego zdalną komunikację między pracownikami firmy – nie tylko kamer czy mikrofonów, ale również ekranów interaktywnych, które pozwalają na równoczesne nanoszenie uwag i poprawek osobom znajdującym się na terenie biura, jak i poza nim. Warto także wymienić zyskujące na znaczeniu systemy zdalnej rezerwacji miejsc pracy (biurek, sal, miejsc parkingowych) czy nawet szafek, które umożliwią chociażby wygodne, bezkontaktowe zostawienie dokumentów czy przesyłki dla innego pracownika – poprzez przekazanie mu numeru szafki i kodu dostępu.
Sfera bezpieczeństwa sanitarnego – rozumianego bardzo szeroko – obejmuje chociażby technologie zdalnego sterowania windami, oświetleniem czy klimatyzacją w biurze. Specjalna aplikacja i smartfon – w połączeniu z odpowiednim wyposażeniem biura – pozwalają na bezdotykowe wykonywanie wielu czynności, które do niedawna wymagały ręcznej regulacji. Coraz częściej w biurach pojawiają się także inne rozwiązania sanitarne, takie jak różnego rodzaju systemy dezynfekujące (zwłaszcza z wykorzystaniem światła UV), w tym chociażby specjalne szafki dla przesyłek kurierskich czy lampy UV umieszczone na stałe na suficie pomieszczeń biurowych. W ramach elastycznego systemu aranżacji przestrzeni w części biur wprowadzono też możliwość wydzielenia miejsc pracy dla osób, które nie są pewne swojego stanu zdrowia i same wolą poddać się takiej częściowej kwarantannie.
Dlaczego warto stworzyć biuro na nowo?
Wszystkie te zmiany na drodze do nowoczesnego biura, wychodzącego naprzeciw oczekiwaniom pracowników i różnorakim komplikacjom spowodowanym przez popularność modelu pracy hybrydowej, traktowane są przez niektórych pracodawców jako „zło konieczne”. Skoro na świecie pojawiła się niespodziewanie pandemia i skoro zmienia się funkcja biur, zatem „no trudno, trzeba się temu wszystkiemu podporządkować”. Zdecydowanie nie jest to dobre podejście do tych kwestii.
Wiele wskazuje bowiem na to – omawiamy ten aspekt bardziej szczegółowo w materiale partnerskim firmy CBRE – że nowa rola biur daje pracodawcom szansę na zaprojektowanie systemu, który będzie działał lepiej, niż kiedykolwiek miało to miejsce w standardowym, tradycyjnym modelu pracy biurowej. Lepiej, czyli szybciej i efektywniej, a równocześnie bardziej elastycznie w zmieniającej się dynamicznie rzeczywistości biznesowej. Dobrze zaprojektowany system pracy hybrydowej przyniesie korzyść zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Pod warunkiem wszakże, że jego element stanowić też będą odpowiednio zaprojektowane i przystosowane biura – biura przyszłości, która na naszych oczach staje się teraźniejszością.
PRZECZYTAJ MATERIAŁY UZUPEŁNIAJĄCE RAPORT GŁÓWNY »
Pandemia zmienia przestrzenie biurowe
Jak zorganizować przestrzeń biura, by w czasie pandemii pobyt w nim był bezpieczny? Jak będą funkcjonować biura po pandemii? Poza kilkoma oczywistymi wskazówkami, jak odpowiednie rozmieszczenie urządzeń do dezynfekcji, zachowanie bezpiecznych odstępów, przestrzeganie limitów osób, niewiele jest takich, które dają pożądane i skuteczne na dłużej rezultaty. Jak widzi to międzynarodowy ekspert aranżacji i wyposażenia miejsc pracy, firma Bene?
Pięć kroków ku dojrzałemu modelowi pracy hybrydowej
W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy firmy na całym świecie pokonały długą drogę, w przyspieszonym tempie odkrywając i usprawniając najpierw zdalny, a obecnie głównie hybrydowy model pracy. Proces ten – według badań opracowanych przez CBRE – można podzielić na pięć odrębnych etapów, zaś ostatnim z nich jest osiągnięcie funkcjonalnej dojrzałości, w której firma działa sprawniej niż kiedykolwiek wcześniej.
Nowe biuro Yves Rocher — naturalne i motywujące
Wiosną 2020 roku polski oddział firmy kosmetycznej Yves Rocher przeprowadził się do jednego z budynków Varso Place, inwestycji realizowanej przez HB Reavis w centrum Warszawy. W aranżacji nowej przestrzeni pracy firmę Yves Rocher wspierał zespół konsultantów Origameo, działający w ramach firmy HB Reavis. Efektem współpracy jest biuro aktywizujące pracowników, a także odzwierciedlające kulturę i ekologiczne pryncypia marki.
W poszukiwaniu nowej definicji środowiska pracy
Pandemia stała się katalizatorem zmian. Firmy, które dotychczas rozwijały się w przewidywalnych warunkach rynkowych, muszą szybko zweryfikować wizję swojego sposobu działania. Przejście na home office i wirtualizacja procesów całkowicie zmieniły środowisko pracy.
Biura w „nowej normalności” będą bardziej elastyczne i dopasowane do nowych funkcji
Pandemia stała się katalizatorem zmian. Firmy, które dotychczas rozwijały się w przewidywalnych warunkach rynkowych, muszą szybko zweryfikować wizję swojego sposobu działania. Przejście na home office i wirtualizacja procesów całkowicie zmieniły środowisko pracy.
Przestrzeń typu flex – pewne rozwiązanie na niepewne czasy
Firmy stawiają dziś na elastyczne przestrzenie biurowe (flex) – dostosowane do bieżących potrzeb najemcy. Jak wskazują badania agencji CBRE i JLL, do 2030 r. udział elastycznych powierzchni w całej ofercie przestrzeni biurowej na świecie ma wzrosnąć z 3% do aż 30%.
Miejsce, które integruje ludzi i technologie
Biuro Honeywell w Katowicach to przykład spójnego projektu, któremu od początku przyświecał główny cel – integracja. Przejawia się ona zarówno w samej aranżacji biura, oferującej wiele przestrzeni do pracy wspólnej, jak i w sposobie funkcjonowania nowoczesnych rozwiązań technologicznych.
