Naliczanie wynagrodzeń i wpłat, zarządzanie dokumentami i terminami zgłaszania pracowników do instytucji finansowych oraz niska integracja systemów kadrowo‑płacowych z systemami IT instytucji finansowych – to tylko kilka obszarów związanych z PPK, które, zaledwie parę miesięcy od uruchomienia programu, zdaniem większości pracodawców wymagają zmian.
Partnerem materiału jest ADP Polska.
Od ponad trzech miesięcy zajmuję się wdrażaniem PPK wśród kilkudziesięciu klientów ADP Polska, zatrudniających powyżej 250 pracowników. Z tego doświadczenia wyciągnąłem kilka ważnych wniosków. Mogą się one przydać tym pracodawcom, którzy dopiero będą uruchamiać program.
Partycypacja pracowników
Uczestnictwo w programie PPK zależy w dużej mierze od pracodawcy i jego zaangażowania we wdrażanie, a w szczególności w rzetelną komunikację na temat PPK. Zauważyłem, że pracodawcy podchodzą do tego na dwa sposoby. Część z nich ogranicza się do wypełnienia obowiązku ustawowego, czyli do wdrożenia PPK, poinformowania pracowników i wyboru najlepszej dla nich instytucji finansowej. Przy takim podejściu pracodawcy partycypacja pracowników jest zwykle na niskim poziomie.
Druga grupa pracodawców stosuje podejście proaktywne, które wymaga dużo większego zaangażowania, szczególnie w zakresie informowania pracowników o PPK. Pracodawcy z tej grupy razem z wybraną instytucją finansową (lub potencjalnymi instytucjami finansowymi) bardzo często organizują prezentacje dla pracowników, podczas których omawiane są wszystkie aspekty PPK wraz z symulacjami oszczędności. Pracownicy są informowani o tym, że w dowolnej chwili mogą zrezygnować z programu i odzyskać składki pomniejszone lub powiększone o wypracowany zysk/stratę oraz znaczną część wpłat pracodawcy, pomniejszoną o wpłatę na rzecz ZUS. Bardzo istotne jest również zwracanie uwagi na to, że pracownicy zarabiający mniej niż 120% minimalnego wynagrodzenia mogą mieć obniżoną wpłatę podstawową do 0,5%. To ważna, choć rzadko eksponowana przez pracodawców, korzyść. Spośród blisko 100 tysięcy pracowników, których zatrudniają nasi klienci objęci programem PPK, zaledwie 20 osób skorzystało z tej opcji.
Z danych ADP Polska wynika, że ogólny udział w programie PPK kształtuje się na poziomie 32%.
Menedżer działu HR, pracujący w firmie zatrudniającej ponad 1600 pracowników, w której pracodawca aktywnie włączył się w proces komunikacji, zapytany o klucz do sukcesu bez wahania wskazał właśnie edukację. „Naszym celem było pokazanie pracownikom wszystkich zalet i wad programu PPK. Chcieliśmy być wobec nich szczerzy, dlatego bardzo wiele uwagi poświęciliśmy edukacji. Wykorzystaliśmy również instytucję finansową, która wsparła nas w tym procesie. Nasze pierwsze badania pokazywały, że mniej niż 30% pracowników chce partycypować w programie. Po kilku spotkaniach informacyjnych już 60% personelu deklarowało zainteresowanie PPK. Zdajemy sobie sprawę, że dla pracodawcy są to dodatkowe koszty, niemniej jednak traktujemy PPK jako benefit. Zależy nam na tym, aby nasi pracownicy podejmowali decyzję świadomie, opierając się na liczbach i danych, a nie na plotkach” – wyjaśnił.
Rezygnacja z udziału w programie
Uczestnictwo w PPK jest dla pracowników dobrowolne, co oznacza, że każdy zatrudniony w dowolnym momencie może się z niego wypisać. Praktyka pokazała, że są trzy fazy rezygnacji. Najwięcej osób zrezygnowało w okresie od 01.07.2019 do 12.11.2019 roku, co oznacza, że pracownik nie został zgłoszony do PPK. Takie decyzje w większości podjęły osoby, które znały zasady programu i konsekwencje z niego wynikające lub ci, którzy niczego o nim nie wiedzieli, ale nie chcieli „płacić kolejnego podatku”. Drugą grupę tworzą rezygnacje złożone po pierwszym potrąceniu składki z wynagrodzenia, czyli wówczas, gdy pracownicy zobaczyli, co oznacza dla nich uczestnictwo w PPK od strony finansowej w wartościach netto. Część pracowników rezygnowała wówczas, gdy zobaczyła, że składka pracodawcy jest opodatkowana i poznała wartość tego podatku.
Dla pracowników konsekwencje wpłat na PPK są widoczne po trzech miesiącach. Dotyczy to szczególnie osób, które otrzymują wypłatę wynagrodzenia do 10. dnia następnego miesiąca. W takich przypadkach potrącenia w wysokości składki są dopiero widoczne w drugim miesiącu od zapisania się do programu, a podatek w trzecim.
Uczestnictwo pracowników w wieku 55+
Z danych ADP, amerykańskiego dostawcy oprogramowania i usług do zarządzania zasobami ludzkimi, wynika, że partycypacja starszych pracowników w programie PPK jest bardzo niska. Wśród wszystkich zgłoszonych do programu osób te powyżej 55. roku życia stanowią zaledwie 1,02%, a w stosunku do wszystkich zatrudnionych – 0,45%. Dla porównania, jak wynika z danych ADP, ogólna partycypacja kształtuje się na poziomie 32%. Wydaje się, że z czasem poziom ten będzie rósł, co będzie spowodowane zatrudnianiem nowych osób, które na starcie nie będą się wypisywać z programu.
Komplikacja zasad programu PPK
Jednym z obszarów, w których pojawia się najwięcej problemów, jest złożoność programu. Ustawa została napisana głównie z perspektywy instytucji finansowych i mechanizmów inwestowania zgromadzonych wkładów. Obszary związane z naliczaniem wynagrodzeń, administracją dokumentami, terminami zgłaszania pracowników do instytucji finansowych, naliczaniem wpłat, integracją systemów kadrowo‑płacowych z systemami instytucji finansowych wymagają jeszcze wielu zmian. Liczba wytycznych, które w zasadzie nie stanowią źródła prawa, przygotowanych przez Polski Fundusz Rozwoju jako odpowiedzi na zapytania pracodawców, jest ogromna. Pogodzenie naliczania PPK, wpłat, rezygnacji, przelewów, księgowań, komunikacji jest czasem niewykonalne, a pracodawcy zostali z tym praktycznie sami. Niezbędna jest więc nowelizacja ustawy – także w obszarze operacyjnym – idąca w kierunku uproszczenia zawiłych zasad i obowiązków. Dzisiaj, jak twierdzą menedżerowie działu HR, ze względów administracyjnych PPK zdecydowanie odstrasza pracowników i budzi ich lęk.
Jak się przygotować do kolejnej tury? Program PPK obejmie docelowo wszystkich pracodawców. Ci, którzy mają jeszcze czas, oraz ci, którzy dołączyli do programu w styczniu, powinni skorzystać z doświadczeń firm, które pierwszy etap wdrożenia mają już za sobą. Najważniejszymi elementami strategii wdrożenia PPK w firmie są:
wybór i podpisanie umowy z podmiotem finansowym (zdecydowanie lepiej wybierać te instytucje, które podpisały dużo umów w pierwszej turze, ponieważ zwykle to ich system i procesy są najlepiej przygotowane do obsługi);
informowanie pracowników;
dostosowanie systemów kadrowo‑płacowych (podobnie jak w przypadku wyboru instytucji finansowych, warto zaufać sprawdzonym rozwiązaniom);
nabycie odpowiedniej wiedzy (opłaca się postawić na wymianę doświadczeń i czerpać z wiedzy zewnętrznych firm, a także porozmawiać z osobami, które pierwsze wdrożenie mają już za sobą).
Wyzwanie dla pracodawców
Każdego miesiąca, począwszy od listopada 2019 roku, pracodawcy po raz pierwszy musieli realizować poszczególne procesy związane z PPK. W listopadzie było to zgłaszanie pracowników, dodatkowo dla niektórych naliczanie pierwszych wpłat, w grudniu naliczanie wpłat oraz pierwsze naliczenia podatków do PPK, pierwsze przelewy na PPK i raportowanie do instytucji finansowej. Styczeń to naliczanie podatków, przelewy na PPK, ale też pierwsze zwroty z PPK dla pracowników rezygnujących. Kolejne miesiące będą obfitować w zgłoszenia pracowników, którzy zrezygnowali z programu, wypłaty transferowe, zwroty i korekty wpłat. Będziemy również obserwować procesy związane z wypłatami funduszy z PPK tym pracownikom, którzy ukończyli 60 lat. Oznacza to, że przez wiele miesięcy pracodawcy będą uczyć się, jak funkcjonuje system. Jeśli do tego dodamy prawdopodobną nowelizację ustawy, to oznacza, że dla pracodawców najbliższe dwa lata będą stanowiły niezwykle trudne wyzwanie w zakresie procesu PPK. Jedno jest pewne – nie będzie to łatwa droga, dlatego warto odpowiednio się do niej przygotować.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
PPK w praktyce firm
W styczniu druga grupa przedsiębiorstw mocą ustawy musiała uruchomić Pracownicze Plany Kapitałowe. Znalazła się w nieco lepszej sytuacji niż firmy zatrudniające powyżej 250 osób, na które ten obowiązek spadł już w lipcu ubiegłego roku – mogła skorzystać z ich doświadczeń i kroczyć przetartą nieco ścieżką.
Nie takie PPK skomplikowane
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązkiem utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych zostało objętych blisko 20 tysięcy firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Firmy te powinny zawrzeć umowę o zarządzanie środkami z wybraną instytucją finansową do 24 kwietnia.
Szkoleniowe podsumowanie roku
Pracownicze Plany Kapitałowe stanowią nowość na polskim rynku i są nowatorskim sposobem gromadzenia oszczędności. Uzgodnienie kluczowych założeń programu to efekt wspólnej pracy rządu, Polskiego Funduszu Rozwoju, organizacji pracodawców oraz związków zawodowych. Założenia te zostały poddane wielomiesięcznym, szerokim konsultacjom społecznym.
