Jednym z etapów transformacji cyfrowej HR w organizacji jest ograniczenie obiegu papierowych dokumentów lub nawet jego całkowita eliminacja. Postawienie na procesy paperless przynosi wiele korzyści, w tym pozwala rocznie zaoszczędzić nawet milion euro.
OGRANICZENIE ILOŚCI papierowych dokumentów w działaniach HR‑owych to naturalna kolej rzeczy w nowoczesnych, zorientowanych na przyszłość organizacjach, które dodatkowo mogą liczyć na ogrom związanych z tym krokiem korzyści. Cyfrowe generowanie, przetwarzanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej pozwala nie tylko oszczędzać czas pracowników, poprawiać zarządzanie dokumentacją czy ograniczać liczbę powtarzalnych zadań, lecz także przynosi realne oszczędności. PwC podaje, że roczne oszczędności wynikające z przejścia na procesy paperless – w pełni cyfrową dokumentację – mogą sięgać nawet miliona euro. Menedżerowie zyskują szybki i elastyczny dostęp do teczek osobowych pracowników – bez konieczności przeglądania papierowych dokumentów lub załączników mailowych – z zachowaniem wymogów dotyczących bezpieczeństwa danych.
Era cyfrowego obiegu dokumentów
Digitalizacja firm i całych gałęzi gospodarek jest faktem. Dotyka ona każdego obszaru działalności, w tym HR. Nadal jednak w wielu organizacjach pracownicy muszą wypełniać papierowe formularze i zaświadczenia, a dane z dokumentów wprowadzane są ręcznie do systemów informatycznych. Rozwiązaniem mogą być narzędzia przeznaczone do cyfrowego obiegu dokumentów. Do ich zalet – poza już wspomnianymi – należą:
efektywne zarządzanie dokumentacją
sprawny dostęp do całościowej dokumentacji pracownika
zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów
weryfikacja kompletności dokumentów
zwiększenie samoobsługi, a tym samym zadowolenia pracowników i przełożonych
Takie kompleksowe narzędzie można porównać do cyfrowego odpowiednika fizycznej teczki osobowej pracownika. Umożliwia ono przechowywanie i właściwe udostępnianie dokumentów. Co więcej, dzięki niemu można prześledzić całą ścieżkę ich przetwarzania oraz ustalić własne procesy akceptacyjne dla różnych rodzajów dokumentów.
Elektroniczne teczki pracowników
Inaczej przetwarza się zaświadczenia np. o odbyciu szkolenia BHP, a inaczej umowy o pracę i aneksy do nich. Zanim dokument trafi do teczki elektronicznej, przechodzi swoją ścieżkę – od akceptacji przez przełożonego i podpis po odpowiednie przyporządkowanie przez dział HR. Cały ten proces – często skomplikowany – można łatwo zautomatyzować, dodatkowo wykorzystując podpisy elektroniczne i zarządzając cyfrową dokumentacją, np. poprzez narzędzie, jakim jest SD Worx eTeczka.
Odpowiada ono na potrzebę pełnej digitalizacji akt pracowniczych, bezpieczeństwa, masowego importu, kompletności dokumentacji. Pozwala zarządzać dokumentami kadrowymi bez użycia papieru, podnieść jakość dokumentacji w firmie, a także scentralizować i ustandaryzować obsługę kadrową.
Ważne jest, by sprawdzić, czy dostawca elektronicznej teczki osobowej odpowiednio zabezpiecza dokumenty i czy stosowane przez niego narzędzia cyberbezpieczeństwa są zgodne z dyrektywą RODO oraz wchodzącą wkrótce NIS2.
Dokumenty pracownicze to niezwykle wrażliwe materiały. Muszą być odpowiednio chronione. Każdy wyciek danych naraża organizację nie tylko na kary finansowe, ale także na straty wizerunkowe, które mogą być nie do odrobienia.
Przyszłość zarządzania zasobami ludzkimi
SD Worx eTeczka to rozwiązanie działające w ramach systemu SAP, rozbudowujące jego standardową funkcjonalność. Umożliwia ono także masowy import dokumentów oraz kontrolę nad kompletnością dokumentacji, weryfikując ewentualne braki dokumentów na podstawie danych kadrowych rejestrowanych w systemie SAP. Wszystkie dokumenty pracownika znajdują się w jednym miejscu, począwszy od kwestionariuszy osobowych, umów o pracę, przez formularze PIT, RMUA, aż po świadectwa pracy, i są dostępne za pomocą kilku kliknięć. Również sam pracownik w ramach samoobsługi ma stały bezpośredni dostęp do swoich dokumentów, znika więc potrzeba angażowania działu HR czy menedżerów do wydawania dokumentów.
Dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu oraz kwalifikowanej elektronicznej pieczęci możliwa jest także całkowita eliminacja papierowych dokumentów w firmie. Pozwala to na podpisywanie masowe oraz w czasie rzeczywistym bez konieczności przesyłania dokumentów poza system – proces staje się nie tylko efektywny, ale również w pełni bezpieczny, m.in. zgodny z europejską dyrektywą eIDAS oraz polskim ustawodawstwem.
Postawienie na paperless usprawnia procesy administracyjne i pracę działów HR, zapewnia wygodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów. O korzyściach finansowych i ekologicznych nie trzeba wspominać. Stanowi to także istotny krok w cyfrowej transformacji zarządzania zasobami ludzkimi, zapewniając firmom nowoczesne i efektywne narzędzie do obsługi dokumentacji pracowniczej.
