Elastyczność działania, otwartość na rozwiązania, większa wrażliwość na potrzeby pracownika i transparentna komunikacja stanowią podstawę zaangażowania w dobie pandemii. Będą też solidnym punktem wyjścia do projektowania doświadczeń pracowników i radzenia sobie w nowej normalności.
Partnerem materiału jest firma Link 4.
BUDOWANE PRZEZ LATA zaangażowanie pracowników i ich relacje z pracodawcą, oparte na wiarygodnych wartościach, w wyniku wymuszonego przejścia na pracę zdalną zostały poddane próbie na niespotykaną dotąd skalę. Szybko stało się jasne, że na starcie przewagę w tym teście mają firmy, które zdążyły zbudować otwartą kulturę organizacyjną i partnerskie relacje w swoich zespołach. Ale to był dopiero początek wielkiej zmiany, której zakończenia wciąż nie można przewidzieć. Utrzymanie zaangażowania stało się dla zespołów HR i komunikacji jednym z największych wyzwań.
Filar pierwszy: poczucie stabilności
Każdej zmianie towarzyszy niepewność co do jej przebiegu i spodziewanych rezultatów. Dlatego trzeba zapewnić ludziom poczucie bezpieczeństwa i dać im czas na przystosowanie się do nowych warunków działania. Przejście na zdalny model pracy na tak dużą skalę wśród naszych pracowników przypominało rewolucję. Zaledwie w jeden marcowy weekend 2020 roku ponad 800 osób urządziło swoje nowe stanowiska pracy w miejscach zamieszkania. Priorytetem dla nas – jako pracodawcy – było zapewnienie kilkuset osobom bezpiecznego środowiska pracy, udostępnienie wszystkich narzędzi, dostępu do internetu i telefonu. Zależało nam, by pracownicy mogli wykonywać swoją pracę w sposób najbardziej zbliżony do dotychczasowych przyzwyczajeń. Staraliśmy się zapewnić każdemu naszemu pracownikowi strefę komfortu na tyle, na ile to było możliwe w tak krótkim czasie. Położyliśmy nacisk na to, by pracownicy włączyli się w proces zmiany. Od samego początku zbieraliśmy opinie o bieżących i przyszłych potrzebach, dostosowując trwające wówczas programy do nowych uwarunkowań. Ten proces trwa do dziś, ponieważ takie badanie w LINK4 odbywa się cykliczne, co pół roku.
Filar drugi: odpowiedź na potrzeby
Praca na odległość wymusza nie tylko korzystanie z nowych narzędzi, ale też wykształca nowe przyzwyczajenia. W LINK4 podeszliśmy do tego prewencyjnie, wskazując dobre praktyki w pracy zdalnej, zanim pracownicy nabiorą nawyków szkodzących ich zdrowiu. Już na samym początku uruchomiliśmy cykl newsletterów #ZdalnieTeżJestFajnie, w którym regularnie dzielimy się poradami dotyczącymi pracy z domu, zarządzania zespołem na odległość, robienia przerw, aktywności fizycznej, planowania czasu na zadania służbowe i dla domowników. O ile w pierwszych miesiącach poczucie wspólnoty i zaangażowanie w zachowanie ciągłości działania firmy były wysokie, o tyle w drugiej połowie roku zidentyfikowaliśmy pierwsze oznaki zmęczenia, zupełnie charakterystyczne dla organizacji w okresie długiej zmiany. Jednym z częściej słyszanych problemów wśród naszych pracowników była trudność w zmobilizowaniu się do aktywności fizycznej. Postanowiliśmy szybko interweniować i uruchomiliśmy cykl webinariów pod nazwą Harmonia Życia. Dzięki temu regularnie raz lub dwa razy w tygodniu nasi ludzie spotykają się z trenerami online i wspólnie ćwiczą jogę, rozciąganie, wzmacnianie poszczególnych mięśni, a także uczą się samodzielnych ćwiczeń. Równolegle trwały programy, które zostały zapoczątkowane jeszcze przed pandemią, co dodatkowo wzmacniało poczucie ciągłości działania. Niezależnie bowiem od sytuacji pandemicznej zależy nam na rozwoju ludzi, zaś nowa rzeczywistość nie zablokowała tych procesów, a jedynie pobudziła do szukania nowych rozwiązań. Przykładem jest program 4xświadomiej, w którym dbamy o rozwój kompetencji zarządzania i wzmacniamy poczucie odpowiedzialności menedżerów. Program pomógł liderom przebrnąć przez zmiany.
Fundamentem, na którym budujemy poczucie bezpieczeństwa pracowników, są: ciągła i jasna komunikacja i wsparcie dla każdego niezależnie od pozycji w organizacji.
Filar trzeci: skuteczna komunikacja
Dziś nikt nie ma wątpliwości, że praca zdalna w wielu firmach pozostanie już na stałe, w takim czy innym wariancie. Z pandemicznej rzeczywistości wyłania się hybrydowy model pracy. Aby był on efektywny, trzeba ciągle wspierać pracowników i transparentnie się z nimi komunikować. Chcąc zadbać o poczucie bezpieczeństwa i zaufania w zespołach, musimy pamiętać o podstawach takich jak okazywanie zainteresowania pracownikom, informowanie o podejmowanych decyzjach w firmie i bieżących wynikach biznesowych czy utrzymywanie ciągłości procesów. Jeśli funkcjonujemy w sposób rozproszony, musimy zadbać o komunikację wewnętrzną, kładąc szczególny nacisk na podtrzymanie relacji z pracownikami. To przeświadczenie było źródłem powstania cotygodniowego newslettera #ZdalnieAleRazem, w którym prezes zarządu opowiada o sytuacji w firmie. Podsumowuje aktualne sprawy, informuje o bieżących wynikach firmy oraz najważniejszych wydarzeniach, procesach i wdrożeniach realizowanych w organizacji. Rok 2020 przebiegał w LINK4 pod znakiem zmian. Wdrożyliśmy nową misję, strategię i wartości. Do ich wypracowania zaprosiliśmy naszych pracowników, którzy poprzez ankiety i warsztaty wskazali, co nas łączy w codziennej pracy. W tym kilkumiesięcznym projekcie zastosowaliśmy narzędzia do pracy i komunikacji dobrze znane sprzed pandemii, które zdały także egzamin w wersji online. W tej formule odbyły się warsztaty oraz tzw. spotkania town hall, które cieszą się zawsze dużą frekwencją. W okresie zmiany nie warto bowiem rezygnować ze sprawdzonych rozwiązań. Należy je tylko dostosować do aktualnych warunków.
Filar czwarty: otwartość i elastyczność
Dziś, gdy wszyscy jesteśmy bogatsi o doświadczenia ostatniego roku, jednymi z kluczowych kompetencji odpowiedzialnych pracodawców powinny być otwartość na nowe rozwiązania i elastyczność podejmowania decyzji. Wiele organizacji zmierzyło się z luką po dotychczasowych benefitach, które bazowały na fizycznej obecności w biurze. W dużym stopniu wypełniły ją webinaria, które stały się megatrendem ostatniego roku. W LINK4 zaproponowaliśmy zarówno te o charakterze rozwojowym, jak i niezwiązane z pracą, które pozwalają pracownikom pielęgnować pasje, jak np. spotkania podróżnicze lub eksperckie, dotyczące dziedziny w jakiś sposób powiązanej z działalnością firmy. Fundamentem, na którym budujemy poczucie bezpieczeństwa pracowników, są: ciągła i jasna komunikacja, wsparcie dla każdego niezależnie od pozycji w organizacji, utrzymywanie ciągłości procesów biznesowych. Dzięki temu, że skupiamy się na działaniach wewnątrz organizacji, mimo niecodziennych warunków obserwujemy zaangażowanie i efektywność naszych ludzi. Z takim solidnym kapitałem będzie nam łatwiej sobie radzić w nowej erze po pandemii. •