Przeciętny Polak zużywa rocznie ponad 143 kilogramy papieru. To dużo, choć mniej niż Luksemburczyk, Niemiec czy Austriak, którzy potrzebują ponad 100 kg więcej. Tę sytuację zmienić może upowszechnienie cyfrowych narzędzi.
DZIĘKI CORAZ DOSTĘPNIEJSZYM i nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilny podpis elektroniczny czy trwały nośnik, przedsiębiorcy są w stanie zredukować ilość wydruków na rzecz dokumentów w formie cyfrowej.
PARTNEREM MATERIAŁU JEST KIR
Wygodne rozwiązanie w duchu eko
Dlaczego wdrażanie, np. w finansach i bankowości, rozwiązań ułatwiających rezygnację z papieru jest tak ważne? Warto posłużyć się liczbami, które pozwalają wyraźniej dostrzec problem. Wyprodukowanie 1 tony papieru wymaga ścięcia 17 drzew. A przecież jedno drzewo przez rok mogłoby wyprodukować tlen dla 10 osób. Niekorzystne dla klimatu są również tradycyjne kasy fiskalne: co roku w kraju drukuje się 1,5 mld papierowych paragonów i faktur, co przekłada się na wycinkę 255 tys. drzew!
Mimo rosnącej świadomości ekologicznej wiele firm w Polsce nie monitoruje kosztów związanych z obiegiem papierowych dokumentów. Niezbyt popularne jest też stosowanie papieru z recyklingu. Warto jednak zauważyć, że troska o klimat może znaleźć odzwierciedlenie nawet w pojedynczych biznesowych decyzjach. Właściwie dobrane narzędzia mogą praktycznie natychmiast przynieść zbawienne dla środowiska skutki.
– Nowoczesne usługi cyfrowe to jeden z kluczowych elementów transformacji opartej na innowacjach. Rozwiązania takie jak e‑podpis czy trwały nośnik są przyjazne i wygodne w użytkowaniu, a ich ważną cechą jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Dzięki zastosowanej technologii, m.in. blockchain w trwałym nośniku czy kryptografii w podpisie elektronicznym, uzyskujemy gwarancję niezmienności dokumentów. Konsekwentnie eliminując papierowe wydruki, przyczyniamy się do zmniejszania śladu węglowego. To prawdziwa ulga dla planety – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Zielona strona podpisu elektronicznego
Jako kwalifikowany dostawca usług zaufania, KIR od przeszło dwudziestu lat dostarcza usługę e‑podpisu – w tym kluczowe dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, kwalifikowane podpisy elektroniczne i elektroniczne pieczęcie. W 2020 roku firma udostępniła nowatorskie rozwiązanie w tym zakresie: mSzafir, tj. mobilny podpis elektroniczny w całkowicie zdalnej wersji. W przeciwieństwie do tradycyjnego podpisu elektronicznego mSzafir nie wymaga stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Taki podpis można też uzyskać całkowicie online, potwierdzając swoją tożsamość w systemie własnej bankowości elektronicznej. To pod każdym względem wygodne rozwiązanie – do użycia e‑podpisu mSzafir można wykorzystać każde urządzenie elektroniczne z dostępem do internetu, podpisując dokumenty w dowolnym miejscu i czasie.
– Pracownicy korzystający z podpisu elektronicznego nie tracą czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie dokumentów. E‑podpis usprawnia pracę, jednocześnie zapewniając firmom i instytucjom konkretne oszczędności. Wiemy, że biznes docenia te zalety, bo w 2021 roku wydaliśmy dwa razy więcej długoterminowych e‑podpisów mSzafir niż rok wcześniej. Wśród naszych klientów mamy firmy, w których zastosowanie e‑podpisu pozwoliło na redukcję kosztów obsługi dokumentów o 75% – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.
Zielony rozwój biznesu coraz częściej jest postrzegany nie jako konieczność, ale jako szansa. Jednak aby móc tę szansę wykorzystać, trzeba wiedzieć, jak się do tego zabrać. Pierwszym krokiem na drodze ku digitalizacji przedsiębiorstwa jest eliminacja papierowej dokumentacji na rzecz cyfryzacji procesów biznesowych.
E‑podpis ułatwia przenoszenie firmowych procesów do sfery online. Czym jest paperless? Jak wprowadzić cyfrowy obieg dokumentów? Jakie sprawy urzędowe można już załatwić online? Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego? Warto przeczytać Przewodnik dla przedsiębiorców dbających o (dobry) klimat przygotowany przez Fundację KIR na rzecz Rozwoju Cyfryzacji Cyberium, który dostępny jest na stronie: www.kir.pl/o‑nas/fundacja‑cyberium/
Trwały nośnik zyskuje na znaczeniu
Innym godnym uwagi narzędziem cyfrowym jest trwały nośnik. To zaawansowane rozwiązanie, dostarczane przez KIR, bazuje na połączeniu dwóch technologii – blockchain i macierzy WORM.
– Zaprojektowanie trwałego nośnika na blockchain w nowatorskiej formule wykorzystującej połączenie z macierzą WORM spełnia trzy wymogi prawne: trwałość, dostępność oraz integralność danych. Dzięki temu trwały nośnik może być wykorzystywany do komunikacji z klientem, w zgodzie z przepisami RODO i innymi regulacjami. Firma przetwarzająca dane wrażliwe może być pewna ich bezpieczeństwa, jednocześnie uzyskując znaczne oszczędności – tłumaczy Jolanta Błaszczyk, ekspert w Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Cały proces od strony użytkownika wygląda następująco: instytucja finansowa czy firma, która wystawia dokument, podpisuje go pieczęcią elektroniczną lub certyfikatem i znakuje sygnaturą czasu. Swoim klientom wysyła odnośnik do strony www.kir.pl, na której można sprawdzić historię zmian wprowadzanych w dokumencie oraz zgodność z wymogami stawianymi trwałemu nośnikowi. Tak prowadzony proces sprawia, że dokument jest we właściwy sposób umocowany prawnie i można go wykorzystywać w kontaktach z innymi organami, np. sądem. Elektroniczny trwały nośnik ma również tę przewagę nad innymi formami, że nie można go zgubić ani zniszczyć.
– Zysk z wdrożenia trwałego nośnika jest łatwy do oszacowania. Jeden z naszych klientów w ciągu dwóch lat od uruchomienia tej usługi wysłał elektronicznie 11 mln dokumentów, co przekłada się na około 20 mln zł oszczędności i ocalenie około 50 ha lasu – komentuje Jolanta Błaszczyk.
Korzyści z wdrożenia cyfrowych narzędzi jest znacznie więcej. Poza zapewnieniem równoważnych skutków prawnych, gwarantowanych przez kwalifikowanego dostawcę, wygodą użytkowania i ochroną przenoszonych wartości, pozwalają one również optymalizować koszty w przedsiębiorstwie i przyspieszać procesowanie dokumentacji.
– Migracja dokumentacji firmowej z papieru na formę cyfrową, wspierana przez zastosowanie e‑podpisu oraz trwałego nośnika, pozwala na uzyskanie znacznej przewagi konkurencyjnej. Pochodną implementacji rozwiązań cyfrowych jest także aspekt wizerunkowy – na to posunięcie decydują się firmy nowoczesne i świadome ekologicznie. I to one dziś wyznaczają biznesowe standardy – podsumowuje Elżbieta Włodarczyk.