W wyniku pandemii znaczna część naszego życia – w tym środowisko pracy – przeniosła się do świata online. Daje nam to możliwość realizowania obowiązków zawodowych z dowolnego miejsca na świecie. A to w wielu firmach rodzi pytania o rolę biur i rodzaj potrzeb pracowników, które powinny one spełniać. Czy biuro nadal jest nam potrzebne?
ZMIANY SPOŁECZNO‑KULTUROWE, jakie zaszły na przestrzeni ostatnich trzech lat, spowodowały nieodwracalne skutki w systemie pracy. W nowej rzeczywistości alternatywą dla biur są już nie tylko takie miejsca jak kawiarnie, czytelnie czy biblioteki, ale także przestrzenie domowe, czy nawet sam komputer, który może w świecie wirtualnym zamknąć przestrzeń biurową i stać się miejscem pracy sam w sobie. Postpandemiczna rzeczywistość wymusiła na pracodawcach konieczność odnalezienia się w szerokim spektrum możliwości organizacji pracy – od formuły całkowicie zdalnej, która nie wymaga tworzenia przestrzeni biurowej, przez model hybrydowy, do pracy całkowicie stacjonarnej. Co więcej, skończyły się czasy, kiedy to głównie duże korporacje wyznaczały biurowe trendy, które następnie wdrażały mniejsze przedsiębiorstwa. Charakter przestrzeni do pracy przestał zależeć od panującej mody, a firmy zaczęły podejmować decyzje w bardziej zindywidualizowany i autonomiczny sposób, biorąc pod uwagę oczekiwania i potrzeby swoich pracowników.
Czego pracownicy oczekują od biura?
Badanie przeprowadzone przez firmę Nowy Styl w 2022 roku „Czego oczekuję od swojego biura” dostarczyło informacji o nowych potrzebach oraz oczekiwaniach pracowników co do ich przestrzeni pracy – przestrzeni biurowej. Grupę ponad 125 respondentów stanowili pracownicy z różnych branż, znajdujący się w różnych momentach rozwoju kariery i pełniący zróżnicowane role w firmie. Badanie o charakterze ilościowym pogłębiono wywiadami jakościowymi, które pozwoliły na bliższe przyjrzenie się oczekiwaniom pracowników co do tego, jak powinny wyglądać biura przyszłości.
Z doświadczenia firmy Nowy Styl wynika, że mówiąc o typach przestrzeni biurowych, operujemy siedmioma podstawowymi funkcjami, które biura spełniają. Niezależnie od tego, jaki model aranżacji odpowiada danej organizacji, zawsze spełnia on te podstawowe funkcje. Biura różnią się natomiast proporcjami realizacji poszczególnych z nich.
Respondenci wspomnianego już badania Nowego Stylu do funkcji biurowych, które powinny być realizowane w biurach przyszłości, zaliczyli: budowanie współpracy (1. miejsce pod względem liczby wskazań), funkcję społeczną (2. miejsce) i reprezentacyjną (3. miejsce). Można zauważyć, że wspólnym mianownikiem tych cech jest postawienie w centrum relacji i interakcji międzyludzkich, czyli tego, czego brakowało nam w trakcie izolacji i czego pozbawiona jest praca w formie zdalnej.
Na czwartym miejscu wśród odpowie odpowiedzi znalazła się funkcja koncentracyjna, która na początku pandemii uważana była za tę, którą pracownicy powinni efektywnie realizować poza biurem. Dziś już wiemy, że nie wszyscy pracownicy mają warunki do tego, aby przearanżować swoją przestrzeń domową w miejsce pracy. Brak odpowiedniej ilości miejsca, obecność dzieci i zwierząt czy głośni sąsiedzi to tylko niektóre czynniki uniemożliwiające im pracę w skupieniu. Co więcej, transformacja domu w przestrzeń do pracy zaburzyła równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. To wszystko sprawiło, że pracownicy mają nowe preferencje odnośnie do tego, jakie obowiązki wolą wykonywać w biurze, a jakie poza nim.
Pandemia osłabiła nie tylko relacje między pracownikami, ale również więź, jaką pracownik odczuwa z firmą i swoim pracodawcą. Zamknięcie biur i ograniczenie kontaktów społecznych wywołało serię masowych odejść z pracy, o której mówią klienci firmy Nowy Styl, a którą potocznie nazywa się „wielką migracją pracowników”. Warto przy tym pamiętać, że sama aranżacja biurowa niesie ze sobą czynnik kulturowy i relacyjny, zatem to ważne, by mimo popularyzacji pracy hybrydowej nadal inwestować w biuro. Przestrzeń biurowa to element kultury organizacyjnej, w której na co dzień zanurzeni są pracownicy.
- Biura nadal są potrzebne, choćby po to, aby utrzymać pewien stopień identyfikacji i przynależności do firmy i współpracowników. Bez tego stajemy się jedynie grupą indywidualności – freelancerów, którzy czasem spotykają się w jednej przestrzeni – mówi Karolina Manikowska, dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy w Nowym Stylu.
Uzyskane w badaniu Nowego Stylu odpowiedzi ujawniły potrzeby pracowników, które w ostatnim czasie znajdowały się w stanie deprywacji. To, z czym powinniśmy dziś się zmierzyć, to przede wszystkim jasno artykułowane przez pracowników potrzeby integracji, poczucia przynależności oraz szeroko rozumianej równowagi. Na nie powinny odpowiadać biura przyszłości. Organizacje muszą upewnić się, że ich przestrzeń sprzyja zaspokajaniu tych potrzeb oraz jest zgodna z celami osób w niej przebywających. To wszystko sprawia, że prepandemiczne aranżacje mogą okazać się przeszłością, ustępując miejsca obszarom współpracy, innowacji i budowania społeczności.
Biuro przyszłości, czyli jakie?
Biura przyszłości to miejsca, które stawiają na relacje i interakcje między pracownikami. To przestrzenie, w których prym wiodą elastyczność, mobilność i multifunkcjonalność. Powinny zatem opierać się na otwartych planach o ruchomych granicach oraz rozwiązaniach meblowych, które pozwalają na łatwe dostosowanie przestrzeni do aktualnych potrzeb zespołu. Na tych funkcjach skupiała się firma Nowy Styl, projektując nowe rozwiązania meblowe. WithME, Oxo, Xio 2.0, linia Offa czy zapewniające prywatność panele Privi to rozwiązania, których zadaniem jest spełnianie nowych oczekiwań i potrzeb pracownika oraz zapewnienie możliwości tworzenia wielofunkcyjnych przestrzeni.
Z drugiej strony biura przyszłości powinny stać się również miejscem umożliwiającym skupienie i komfort pracy pracownikom, którzy nie mają odpowiednich warunków do pracy poza biurem, np. w domu. Przestrzenie do pracy indywidualnej będą wymagały jeszcze większej obudowy i wyciszenia – zapewnienia prywatności zarówno wizualnej, jak i akustycznej. Receptą na tę potrzebę mogą okazać się panele akustyczne Sileo lub Formo od Nowego Stylu, które odpowiednio rozmieszczone wpłyną na poprawę właściwości akustycznych pomieszczenia.
Planując aranżację przestrzeni, warto skupić się na potrzebach pracowników i to na ich podstawie projektować biuro. Niezależnie od tego, jakie panują aktualnie trendy w aranżacji miejsc pracy, to potrzeby danej firmy powinny wyznaczać to, jak będzie wyglądać jej biuro.
Więcej o aranżacji biur odpowiadających na współczesne wyzwania przeczytać można w raporcie „Reunion: nowa rzeczywistość w biurze”. Publikacja przygotowana przez ekspertów Nowego Stylu opisuje nową koncepcję biura – Reunion, które jest sercem firmy i zarazem przestrzenią służącą wzmocnieniu i odbudowie relacji w zespołach po okresie pandemii.
Raport można pobrać na stronie: www.nowystyl.pl w zakładce WIEDZA/RAPORTY.
Potrzebujesz zmian w przestrzeni biurowej?
Skontaktuj się z zespołem Consultingu Workplace’owego w Nowym Stylu, który pomoże Ci przystosować Twoje biuro do potrzeb Twoich klientów i pracowników: consulting@nowystyl.com.