Z każdym dniem przybywa firm, które postanowiły wrócić do pracy w biurze. Nie ma jednak, co ukrywać, że decyzjom tym towarzyszą obawy o bezpieczeństwo pracowników. Aby sprostać tym wyzwaniom, warto kompleksowo podejść do przygotowania na nowo przestrzeni biurowej.
W ostatnich tygodniach w Nowym Stylu pracowaliśmy ze zdwojoną siłą. Jako ekspert w zakresie urządzania przestrzeni staraliśmy się pomóc naszym klientom sprostać wyzwaniom związanym z powrotem do biur. Szukaliśmy różnych rozwiązań, konsultowaliśmy je, uzupełnialiśmy wiedzą ekspertów. Nasze Office Inspiration Centre zamieniło się w studio filmowe, w którym nasi i zewnętrzni specjaliści dzielili się wiedzą i wskazówkami w wywiadach przeprowadzanych przez Olimpię Ayakaiye. W efekcie tych prac, poza serią nagrań, powstał raport „Welcome back… to the office!”, w którym przedstawiliśmy koncepcję Workplace Safety Puzzles.
Sześć elementów, od któych zależy bezpieczeństwo w biurze
Z każdym dniem przybywa firm, które postanowiły wrócić do pracy w biurze. Nie ma jednak, co ukrywać, że decyzjom tym towarzyszą obawy o bezpieczeństwo pracowników. I rzeczywiście – powrót do pracy stacjonarnej może być złym pomysłem, jeśli do tematu nie podejdzie się kompleksowo, czyli pominie się któryś z sześciu obszarów, tzw. Workplace Safety Puzzles:
transparent hygiene: dostępność odpowiednich środków i zadbanie o regularną dezynfekcję;
distance planning: zgrabnie zaplanowana, bezpieczna przestrzeń;
preventive products: wyposażenie wspierające bezpieczeństwo, np. ścianki plexi;
new workplace etiquette: sprawna komunikacja nowych zasad wewnątrz firmy;
supportive management: działania wspierające pracowników w nowej sytuacji;
visual communication: czytelna i prosta komunikacja wizualna w biurze.
Pierwsze trzy puzzle to elementy związane stricte z bezpieczeństwem. O nich znacznie łatwiej pamiętać niż o pozostałych, a jednak to właśnie te ostatnie mają kluczowy wpływ na morale pracowników i ich poczucie bezpieczeństwa.
W Nowym Stylu do biur wróciliśmy kilka miesięcy temu, wcześniej jednak skrupulatnie przygotowywaliśmy je i siebie do nowych okoliczności. Dzięki temu cały proces podparty jest naszymi własnymi doświadczeniami. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy układanki, które gwarantują udany powrót do biura.
Supportive management, czyli budowanie poczucia bezpieczeństwa
Strach pracowników postawionych przed koniecznością powrotu do pracy w biurze jest w pełni naturalny. Gdybyśmy go nie odczuwali, podejmowalibyśmy działania, które są dla nas niebezpieczne. Z drugiej strony, jeśli lęk pojawia się zbyt często i jest zbyt intensywny, utrudnia on wykonywanie codziennych obowiązków i przekłada się na efektywność w pracy. Dlatego tak ważne jest, by firma potrafiła wspierać pracowników w tym wyjątkowym czasie. Pracodawca, który wyjaśnia przyczyny podjętych decyzji i przedstawia dalsze kroki, nie tylko buduje poczucie bezpieczeństwa, ale i partnerskie relacje, zyskując w oczach zatrudnionych.
Wspomniane na początku przedsięwzięcia, takie jak wywiady, nagrania, publikacje mające na celu dzielenie się wiedzą, kierowane do wewnątrz firmy są właśnie tym, co kryje się pod nazwą supportive management. Jest to informowanie o wszelkich inicjatywach, jakie podejmuje firma, by dbać o bezpieczeństwo pracowników, dzielenie się sprawdzoną wiedzą, informowanie o zmianach, które zostały wdrożone w biurze i nowych, obowiązujących w nim zasadach. Strategicznym działaniem jest tu także kontakt z menedżerami, którzy sami powinni dawać innym przykład. W przestrzeganiu nowych zasad pomoże nagranie krótkiego filmu, który je zilustruje. Jeśli w role główne mogą wcielić się osoby pracujące w firmie, tym lepiej.
Jasny przekaz, czyli o komunikacji wizualnej
Pracownicy na pewno nie powinni wracać do biura, w którym nic się nie zmieni. Środki do dezynfekcji to absolutne minimum, ale równie ważna jest jasna informacja, gdzie można je znaleźć. Termometr na recepcji z pewnością się nie przyda, jeśli nie będzie informacji o tym, że w ogóle tam jest. Nie oczekujmy również, że pracownicy zachowają bezpieczny dystans, jeśli w kuchni będzie tyle samo miejsc co dotychczas. W utrzymaniu bezpieczeństwa niezbędna jest komunikacja wizualna. Najlepiej, jeśli stosowana będzie konsekwentnie od samego początku. Wtedy pracownicy zdążą się z nią oswoić, a przestrzeganie zasad wejdzie im w nawyk. W przypadku braku czytelnych oznaczeń w ferworze codziennych obowiązków zapomną oni o tym, czego nie należy robić i jakich miejsc nie zajmować.
Wprowadzenie komunikacji wizualnej w biurze wcale nie musi być czasochłonne i kosztowne. Wiele problemów rozwiążą łatwo odklejane etykietki, taśmy na podłodze i szarfy założone na tych krzesłach, które są wyłączone z użytku. Warto wydrukować także kilka plakatów, które będą informować dostawców i gości zewnętrznych o zasadach panujących w biurze. Do komunikacji można też wykorzystać dostępny sprzęt, np. wyświetlać na dostępnych monitorach liczbę osób mogących przebywać w danej sali spotkań.
Oznaczenia w biurze to nic innego jak nowy wayfinding bezpieczeństwa, który będzie codzienne towarzyszyć pracownikom. Dlatego powinien on być maksymalnie intuicyjny, a jeśli to możliwe, także pasować wizualnie do biura i firmy.
Distance planning, czyli o przearanżowaniu biura
W tym przypadku słowo‑klucz to dystans. Mało kto obecnie myśli o gruntownym przearanżowaniu całej przestrzeni biura wraz z instalacjami i ścianami. Jeśli realnie ocenimy sytuację, to okaże się, że do wyboru mamy dwa scenariusze działań: możemy albo wyłączyć z użycia wszystkie stanowiska pracy, które uniemożliwiają zachowanie bezpiecznego dystansu, albo przearanżować biuro tak, by zachować między stanowiskami pracy wymaganą odległość 1,5 m. Jedno i drugie rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Wyłączenie części mebli z użytku jest szybkie, a sama zmiana nie kosztuje wiele, obniża za to efektywność wykorzystania przestrzeni. To rozwiązanie prowizoryczne, które nie sprawdzi się na dłuższą metę. Przearanżowanie i rozstawienie stanowisk pracy pozwala w pełni wykorzystać przestrzeń i umożliwia powrót większej liczby osób. W biurze nie zalegają wtedy puste biurka, a te, które trzeba czasowo usunąć, można udostępnić osobom, które muszą pracować z domu i nie posiadają tam wygodnego miejsca pracy. To rozwiązanie również ma minusy, bo komplikują je na przykład kwestie okablowania. W finalnym rozrachunku generuje jednak większe oszczędności.
Wyprawa po więcej
Poruszone tutaj kwestie to zaledwie drobna zapowiedź tego, co znajduje się w raporcie. Pełna analiza każdego elementu Workplace Safety Puzzles znajduje się w publikacji „Welcome back… to the office!”. Wnikliwi znajdą tam również niemal 30 przykładów przearanżowania przestrzeni biurowej tak, by spełniała wymogi bezpieczeństwa.