Biura stają się coraz bardziej inteligentne, podążając za potrzebami swoich użytkowników. W smart przestrzeni kluczowe urządzenia komunikują się ze sobą, analizują i optymalizują wszystkie aspekty miejsca pracy: od drzwi wejściowych po kserokopiarki, windy, natężenie i barwę światła, wentylację i klimatyzację oraz systemy rezerwacji sal konferencyjnych. Technologia sprawia, że życie w takim biurze staje się łatwiejsze i wygodniejsze.
Czy możemy wykorzystać nowoczesne rozwiązania, by służyły także wydajności w pracy i dobremu samopoczuciu? Czy można stworzyć inteligentne biuro, w którym ludzie, a nie technologia, zajmują centralne miejsce? Okazuje się, że tak! Najlepszym tego przykładem są m.in. przełomowe badania przeprowadzone przez CBRE i University of Twente, które wykazały, że połączenie technologii oraz właściwie przygotowanego środowiska pracy skutkuje szczęśliwszymi, zdrowszymi i przede wszystkim bardziej efektywnymi pracownikami.
W 2016 r. przez blisko 7 miesięcy w holenderskich biurach CBRE analizowano zachowanie ponad 120 pracowników, którzy spędzali swój dzień w specjalnie przygotowanych warunkach. W badaniu analizowano, w jaki sposób uczestnicy radzili sobie z zadaniami, oraz jak czuli się i zachowywali w porównaniu z innymi osobami pracującymi w środowisku, w którym nie wprowadzono modyfikacji.
Podczas badania szczególną uwagę poświęcono:
1. Miejscu pracy – zorganizowano tzw. zdrowe środowisko pracy, bogate w roślinność oraz ukierunkowany na człowieka biodynamiczny system oświetlenia.
2. Zdrowym nawykom – za pomocą różnych metod komunikacji sugerowano pracownikom dokonywanie zdrowych wyborów – od większej ilości ruchu i relaksu po redukcję spożycia cukru i kawy.
3. Dokładnym pomiarom – z wykorzystaniem technologii takich jak czujniki radiolatarni czy wskaźniki aktywności.
Naturalna przestrzeń sprzyja rozwojowi biznesu
Okazało się, że wszystkie zmiany wprowadzone przez zespół badawczy miały pozytywny wpływ na uczestników. Jednak na szczególną uwagę zasługują zaskakujące wnioski dotyczące wpływu roślin. Badanie wykazało na przykład, że ludzie, którzy pracowali w przestrzeni z większą ilością zieleni, osiągnęli o ok. 10% wyższą wydajność wykonywanych zadań w porównaniu z grupą kontrolną. Co ciekawe, w tym przypadku zarówno prawdziwe, jak i sztuczne rośliny miały taki sam wpływ na wyniki. Ponadto aż 76% uczestników badania stwierdziło, że podczas eksperymentu czuło się bardziej pobudzonymi do działania, 78% – szczęśliwszymi, a niemal dwie trzecie – zdrowszymi. Doświadczenie to pokazało, że mała zmiana w aranżacji przestrzeni może znacząco przyczynić się do większej aktywności pracowników, co w dłuższej perspektywie przekłada się na rozwój biznesu, jego wydajność i efektywność.
Aktywność przede wszystkim
Na lepsze samopoczucie pracowników wpłynęła również aktywność fizyczna. Jedna trzecia uczestników badania nosiła podczas eksperymentu specjalne opaski pozwalające mierzyć aktywność, a także wyznaczać im codzienne cele. Pracownicy określali m.in. ile chcą zrobić kroków dziennie lub ile godzin na dobę chcą poświęcić na sen. Jak pokazały dane, opaski motywowały ich do wykonywania ćwiczeń i wprowadzały w zespole ogólnego ducha healthy lifestyle’u.
Długotrwałe siedzenie nie jest wskazane
Oprócz śledzenia aktywności fizycznej zespół badawczy obserwował sposób i częstotliwość przemieszczenia się pracowników. Za pomocą czujników radiolatarni można było zmierzyć, ilu pracowników porusza się w biurze w ciągu dnia oraz które miejsca są najbardziej oblegane. Dzięki tym informacjom wprowadzono m.in. wiele zmian aranżacyjnych ułatwiających codzienne korzystanie z przestrzeni biurowej. Co więcej, otrzymane wyniki okazały się dobrym argumentem do przekonania pracowników o tym, jak ważne jest częste robienie sobie przerw w siedzeniu przy biurku.
Quickscan – narzędzie przyszłości
Na podstawie wyników badania CBRE i University of Twente opracowały uniwersalny diagnostyczny wskaźnik pozwalający ocenić stopień, w jakim środowisko biurowe przyczynia się do poprawy zdrowia i samopoczucia pracowników. W celu przeprowadzenia analizy pracownicy danej organizacji są dokładnie monitorowani za pomocą sygnałów nawigacyjnych, bransoletek oraz indywidualnych wywiadów. Następnie pozyskane dane trafiają do systemu, który po ich przetworzeniu wskazuje obszary wymagające poprawy. Bazując na zanonimizowanych danych, firma może dostarczać konkretne zalecenia dotyczące poprawy środowiska pracy. Równocześnie CBRE pracuje nad aplikacją, która umożliwia kontynuację projektu m.in. dzięki przypominaniu pracownikom o dobrych praktykach. Na przykład jeśli ktoś będzie czekał na windę, aplikacja wyśle do niego wiadomość zachęcającą do wejścia po schodach. Dzięki synchronizacji sygnałów z różnych czujników nawigacyjnych możliwe będzie personalizowanie wiadomości na podstawie rzeczywistych zachowań ludzi.
Inteligentne biura dają wiele korzyści
Inteligentne biura łączą budynki, technologię i użytkowników przestrzeni. Podłączone do sieci czujniki informują o konkretnych potrzebach pracowników, wskazują kluczowe obszary i pozwalają na wygodniejszą aranżację, dopasowaną do potrzeb zespołów. Tworzenie przestrzeni z wykorzystaniem nowoczesnych technologii sprawia, że to nie miejsce, a człowiek staje się centralnym punktem organizacji. W dzisiejszych czasach – kiedy ludzie żyją coraz dłużej, a wielu z nich dopada wypalenie zawodowe, jest to szczególnie ważne.
Więcej informacji na temat badania znajduje się w raporcie CBRE.
Zajrzyj też do magazynu IDEA LAB, gdzie znajdziesz wiele informacji dotyczących współczesnego zarządzania, trendów oraz ciekawostek ze świata biznesu.