Czas jest darmowy, ale jest też bezcenny. „Wiedza to najlepsze narzędzie władzy”, powiedział kiedyś Bill Gates, wybitny przedsiębiorca, który jest dziś niepodważalnym symbolem sukcesu. Te słowa doskonale nadają się na rozpoczęcie następnego artykułu, który ponownie poświęcam rachunkowości zarządczej. Mam nadzieję, że z każdym kolejnym zakochujecie się w niej co raz mocniej.
„Wiedza to najlepsze narzędzie władzy”, powiedział kiedyś Bill Gates, wybitny przedsiębiorca, który jest dziś niepodważalnym symbolem sukcesu. Te słowa doskonale nadają się na rozpoczęcie następnego artykułu, który ponownie poświęcam rachunkowości zarządczej. Mam nadzieję, że z każdym kolejnym zakochujecie się w niej co raz mocniej.
Ten cytat również idealnie wpisuje się w kontekst zarządzania firmą. Każdego dnia jesteśmy zalewani nadmiarem informacji. Psychologia pracy opisała to zjawisko jako „info‑stres”. Jest to specyficzny stan wywołany u człowieka permanentną niemożnością przetworzenia wszystkich docierających do niego informacji. W tym chaosie zarządzający muszą się odnaleźć i nauczyć wybierać te informacje, które są kluczowe do podejmowania decyzji. Jest to szczególnie ważne ze względu na fakt, że w obecnych czasach przewagę konkurencyjną buduje się w głównej mierze na szybkości podejmowanych decyzji, a nie ich jakości. Większość branż działa w konkurencyjnym środowisku, w którym wiele firm oferuje usługi lub produkty o bardzo zbliżonej jakości i cechach. Często to właśnie zwinność działania i szybkość podejmowania decyzji decyduje o sukcesie.
Tym samym dochodzimy do dwóch czynników, które stanowią niezbędny duet w zarządzaniu:
WIEDZA – przesianie informacji i wybór tych istotnych
CZAS – szybkość, z jaką jesteśmy w stanie pozyskać wybrane informacje i podjąć trafne decyzje.
Połączenie dwóch powyższych czynników, w szczególności w średnich i dużych przedsiębiorstwach, jest możliwe tylko wtedy, gdy mamy w odpowiedni sposób prowadzoną księgowość oraz bardzo dobrze zaprojektowany system rachunkowości zarządczej i kontrolingu.
Czym jest rachunkowość zarządcza i czym różni się od rachunkowości finansowej (księgowości)?
Gdybym miała wskazać główną różnicę pomiędzy rachunkowością finansową a rachunkowością zarządczą, byłby to ODBIORCA tworzonych przez nie danych.
Dlaczego?
Rachunkowość finansowa ma na celu zaspokojenie potrzeby odbiorców zewnętrznych, np. banków, urzędów skarbowych czy leasingodawców. Ma dać im odpowiedź na pytanie, w jakiej kondycji finansowej znajduje się spółka (przy założeniu, że księgi są prowadzone w sposób rzetelny).
Rachunkowość zarządcza zaś służy wewnętrznym potrzebom organizacji. Dostarcza zarządowi, wspólnikom, właścicielom i wszystkim innym osobom, których decyzje mają wpływ na funkcjonowanie organizacji, dane niezbędne do zarządzania firmą i budowania strategii. Wpływa na decyzje podejmowane przez szeroko rozumianą kadrę kierowniczą, aby osiągnąć cel biznesowy.
7 głównych różnic między rachunkowością finansową a rachunkowości zarządczą prezentuje poniższa ikonografika
Naczynia połączone – bez dobrej rachunkowości finansowej nie ma rachunkowości zarządczej
Z pustego i Salomon nie naleje – aby rozpocząć rozmowę o organizacji odpowiedniego systemu rachunkowości zarządczej i kontrolingu, najpierw musimy przyjrzeć się danym, którymi dysponujemy, a szczególnie danym w systemach finansowych, magazynowych, CRM itd.
Po wielu latach doświadczeń, wiem, ile przemyśleń i pracy osób zarządzających firmą potrzeba, aby uzyskanie odpowiednich danych na czas było możliwe. Przemyślane procesy wewnętrzne, system rachunkowości zarządczej, polityka rachunkowości, plan kont, procedury i dostosowania systemów są niezbędne do tego, żeby potem móc „wyjąć to, co się do tego systemu wsadziło” i aby to, co wyjdzie, miało dla nas (osób zarządzających, wspólników) jakąś wartość przy podejmowaniu decyzji.
Pojawia się więc pytanie: Jak stworzyć system rachunkowości zarządczej, który przynosi wymierne korzyści dla spółki?
Bez dobrego księgowego ani rusz….
Rzetelna rachunkowość finansowa jest fundamentem rachunkowości zarządczej. Rola księgowego w dostarczeniu danych zarządczych (a nie tylko finansowych) jest ogromna.
Celem nadrzędnym księgowego jest ewidencja zdarzeń gospodarczych, które oddają faktyczny stan ekonomiczny firmy. Od księgowego oczekujemy przede wszystkim dokładności. (Chyba każdy księgowy wie, co oznacza szukanie zaginionego grosza!)
Dokładność nie dotyczy tylko liczb (tego, że 2 +2 równa się cztery). Rachunkowość finansowa jest wytyczona literą prawa, zaczynając od ustawy o rachunkowości, poprzez krajowe standardy rachunkowości, MSR/MSSF, US GAAP, aż po całe prawo podatkowe i inne.
W rachunkowości finansowej mniejsze znaczenie ma szybkość dostarczenia danych finansowych niż ich dokładność i zgodność z literą prawa. To rachunkowość finansowa jest przedstawiana w urzędzie skarbowym, banku, u leasingodawcy, w KRS lub publikowana na giełdzie.
Rachunkowość zarządcza, czyli… „nie wszystko, co można obliczyć, się liczy, i nie wszystko, co się liczy, można obliczyć” – Albert Einstein.
Zupełnie inną rolę w porównaniu do księgowości odgrywa rachunkowość zarządcza. Przede wszystkim tutaj na pierwszy plan wysuwa się czas dostarczenia danych i dobranie informacji istotnych z punktu widzenia osób zarządzających organizacją. Muszą to być dane, które mają wartość dla zarządzających i będą pomocne w podejmowaniu trafnych decyzji.
Nawet najlepiej przygotowane dane – zarówno te odpowiednie z biznesowego punktu widzenia, jak
i te bardzo dokładne – jeśli zostaną dostarczone z opóźnieniem, nie będą miały dużej wartości w budowaniu przewagi konkurencyjnej czy w reagowaniu z wyprzedzeniem na zaistniałe ryzyka. Tu liczy się bowiem fakt ich dostarczenia w odpowiednim czasie.
Poniższy diagram przedstawia wpływ czasu i doboru odpowiednich danych na wartość zarządczą, powstałe ryzyka dla firmy oraz wykorzystanie szans na budowanie przewagi organizacyjnej.
Rachunkowość zarządcza w dużej mierze opiera się na danych dostarczonych przez księgowość, dział sprzedaży, HR czy marketing. Jej zadaniem jest zderzenie tego, co się dzieje wewnątrz organizacji,
z całym jej otoczeniem: z sytuacją gospodarczą, polityczną i branżową, z tym, jak kształtują się wskaźniki makroekonomiczne w kraju i zagranicą, ze stanem prawnym itd. Odpowiednio zaprojektowany system rachunkowości zarządczej i kontrolingu powinien w prosty sposób tworzyć też analizy scenariuszowe, które wezmą pod uwagę to, że obecnie dynamika zmian w otoczeniu, gospodarce, prawie czy uwarunkowaniach politycznych jest bardzo duża. Ważne jest także to, że w każdej chwili mogą pojawiać się tzw. czarne łabędzie, takie jak wojna w Ukrainie czy globalna pandemia.
Aby system rachunkowości zarządczej i kontrolingu był wartościowym narzędziem w zarządzaniu (co uważam za niezbędne dla świadomego zarządzania), musi być szyty na miarę każdej organizacji. To znaczy, że powinien być szczegółowo zmapowany z procesami zachodzącymi w firmie, przypisanymi odpowiedzialnościami za kluczowe elementy jej funkcjonowania. Każde, najmniejsze nawet wąskie gardło powoduje opóźnienia w przepływie informacji i może zwiększyć zarówno ryzyko dla organizacji oraz spowodować utratę szans.
Rachunkowość zarządcza odpowiada na pytania dotyczące marżowości, mając na uwadze nie tylko wynik ogólny spółki, ale też na przykład podział na grupy produktowe, klientów lub projekty. Analizuje także strukturę kosztów, przychody i portfele klientów. Dane te pozwalają ocenić, na czym firma zarabia, gdzie traci i gdzie ulokowane są tzw. wąskie gardła. Umożliwia to podjęcie decyzji i działań korekcyjnych lub naprawczych oraz wyznaczenie strategicznych kierunków rozwoju.
„Prawdziwa wiedza to znajomość przyczyn” – Arystoteles
Wprowadzenie kompleksowego systemu rachunkowości finansowej oraz zarządczej przynosi znaczące korzyści i tworzy wartość dodaną nie tylko dla właściciela firmy, lecz także dla stron zewnętrznych zainteresowanych wzrostem organizacji. Takie działania bezpośrednio wpływają na postrzeganie marki, podnoszą jej prestiż i kształtując decyzje podejmowane przez interesariuszy oraz inwestorów. Każdy właściciel niezależnie od rozważanych scenariuszy rozwoju powinien znać mocne i słabe strony firmy, aby sprawnie sterować nią w niepewnym i szybko zmieniającym się środowisku ekonomicznym i na czas podejmować odpowiednie decyzje.
Obecnie to czas, zwinność w podejmowaniu decyzji i szybkość reakcji na dynamicznie zachodzące zmiany są jednymi z najcenniejszych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Zaawansowane systemy księgowe, CRM, systemy kadrowo‑płacowe itd., wspierane nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi, pozwalają na dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym**.**
Każda organizacja, niezależnie od swojego rozmiaru, która myśli o przyszłości, powinna przeanalizować sposób prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych. Firmy, które korzystają z uproszczeń w prowadzaniu ksiąg, powinny na bieżąco rozważać, czy nie warto przejść na bardziej zaawansowany poziom rachunkowości finansowej i wdrożenie systemów rachunkowości zarządczej i kontrolingu. To może okazać się kluczowym krokiem na drodze do sukcesu.
Na koniec warto dodać, że żaden właściciel nie chce, by jego firma była zarządzana metodą prób
i błędów, niczym w zabawie w ciuciubabkę. Rozwój biznesu i jego zarządzanie powinny opierać się na solidnych fundamentach, a nie na niestabilnym gruncie. Tylko takie podejście gwarantuje trwały rozwój i stabilność w nieprzewidywalnym świecie biznesu. A takie podstawy zapewnia rachunkowość zarządcza.
