Przestrzeń marzeń – jak, po co i dlaczego

Wspiera pracowników, stymuluje myślenie i sprzyja koncentracji. Dobrze zaprojektowana przestrzeń odpowiada na potrzeby całej organizacji – od zespołów projektowych po osoby na stanowiskach kierowniczych. Funkcjonalne biuro jest elastyczne, dostosowane do różnego rodzaju aktywności, wyposażone w strefy do pracy w skupieniu, relaksu i do rozmów.

Partnerem materiału jest Mikomax Smart Office.

Miejsce stworzone z myślą o potrzebach nowoczesnej organizacji charakteryzuje się indywidualnym podejściem do procesu aranżacji, uwzględnia potrzeby pracowników, a co najważniejsze – ułatwia sprawną komunikację i zaangażowanie zespołu w zmiany, które dokonują się w firmie. Potwierdzają to dane opublikowane w „Journal of Environmental Psychology”. Wynika z nich, że pracownicy mający wpływ na środowisko pracy są bardziej zadowoleni z warunków i lepiej zintegrowani z zespołem. Natomiast kiedy odbiera się im możliwość decyzji w kwestii wyglądu biura lub tego, w jaki sposób są prowadzone spotkania, morale zespołu spada. Według badań firmy Hensler, oddanie w ręce pracowników części procesu decyzyjnego może podnieść odsetek zadowolonych z pracy nawet o 10%. Zyskuje na tym także wizerunek naszej organizacji – firma otwarta na zdanie zespołu jest innowacyjna. Przekazujemy część władzy i decyzyjności, a zyskujemy zadowolonego, docenionego pracownika. Warto?

Jak najbardziej. Taką strategię zastosowaliśmy przy okazji aranżacji nowej siedziby jednej z czołowych firm biofarmaceutycznych na świecie. Musieliśmy zmierzyć się z dużym wyzwaniem, z naciskiem na słowo „duży” – nowe biuro zajmuje powierzchnię 1270 mkw. i trzy piętra budynku. Założeniem nowej koncepcji było stworzenie otwartej, funkcjonalnej i przyjaznej przestrzeni dla około 500 osób. Chcieliśmy, aby nie tylko dobrze wyglądała, ale i odpowiadała na indywidualne potrzeby zespołu. Po naszej stronie najistotniejsza była odpowiednia organizacja miejsca, po stronie firmy właściwe zarządzanie zmianą przejścia od pojedynczych biur do przestrzeni zorganizowanej na planie otwartym.

Myśląc o projekcie nowego biura dla naszego klienta, oprócz oczekiwań pracowników braliśmy pod uwagę również cele organizacji. Z perspektywy biznesowej w firmie nie powinno być miejsca na niewykorzystaną przestrzeń, dlatego aranżacja zakładała takie rozmieszczenie stref do pracy, aby przynosiły one zarówno jak największe korzyści dla zespołu, jak i realnie zmniejszały koszty użytkowania ponoszone przez firmę.

Jak tego dokonaliśmy? Zastosowaliśmy kilka kroków, stanowiących ogólny zarys realizowanych przez Mikomax Smart Office projektów.

Krok 1. Sprawdź, czego potrzebują pracownicy

Pracę nad nową przestrzenią biurową zaczęliśmy od przeanalizowania celów przedsiębiorstwa i wytypowania jego potrzeb organizacyjnych. Zapytaliśmy także o zdanie głównych zainteresowanych, czyli pracowników. Chcieliśmy wiedzieć, jakie funkcjonalności są przez nich szczególnie pożądane. Zbadaliśmy także możliwości wykorzystania Workplace Strategy przygotowanej w centrali firmy.

Przy większych organizacjach, powyżej 200 osób, do mierzenia oczekiwań zespołu warto wykorzystać narzędzia badawcze takie jak ankieta online. Jedną z wielu korzyści płynących z wykorzystywania takiej metody w większych firmach jest precyzyjna opinia zwrotna, dotycząca mocnych i słabych stron biura. Ankieta, pomimo że jest anonimowa, uwzględnia takie parametry, jak: dział, w którym pracuje respondent, a także wiek czy płeć, dzięki czemu uzyskujemy realną wiedzę, na jakie problemy najczęściej wskazują poszczególne działy i jakie udogodnienia wprowadzić do nowej przestrzeni biurowej. Z przeprowadzonego badania dowiedzieliśmy się między innymi, że dla 45% badanych nieformalna wymiana informacji jest bardzo ważna, a szybkie spotkania projektowe są bardziej efektywne. Co to oznacza?

Osoby pracujące w biurze potrzebowały rozwiązań, które umożliwiłyby im przeprowadzenie kameralnej rozmowy z klientem, oraz miejsc, które można wykorzystywać do szybkich spotkań zespołów. Ważna była też dla nich ergonomia stanowisk, bo przecież to tutaj dotychczas spędzały większość czasu.

Ergonomia i prywatność są z naszego punktu widzenia jednymi z najczęstszych i kluczowych potrzeb, jakie zgłaszają pracownicy. W odpowiedzi na nie opracowaliśmy szereg nowoczesnych systemów wyposażonych w funkcje akustyczne, jak np. Hush Phone, zaprojektowany na wzór budki telefonicznej. Pozwala on nie tylko na swobodną, niczym niezakłóconą rozmowę, ale i wpływa na zmniejszenie hałasu w otwartej przestrzeni. Mobilne izolatory akustyczne zwiększają komfort pracy, odgradzając rozmówcę od bodźców zewnętrznych, dlatego tak dobrze sprawdzają się w biurach, gdzie w jednym miejscu przebywa wielu pracowników.

Jednym z powodów, dla których warto podjąć wysiłek przeprowadzenia wyżej wspomnianej ankiety, jest fakt, że współczesne biura to miejsce, gdzie na co dzień spotykają się różne pokolenia: X, Y czy Z, a co za tym idzie – różne potrzeby i oczekiwania, odmienna kultura pracy i style zarządzania. Podczas gdy generacja X powoli odchodzi ze stanowisk menedżerskich, ustępując miejsca milenialsom, najmłodsi pracownicy śmiałym krokiem wkraczają na rynek pracy. Pierwsze „zetki” zawitały do świata biznesu już w 2015 roku, a według ekspertów do 2020 będą stanowić 20% dojrzałej siły roboczej, a pokolenie Y – 75%. Z badań firmy Deloitte wynika, że przedstawiciele obu generacji są otwarci na współdziałanie, dostrzegają i doceniają wzajemne zalety oraz deklarują chęć budowania zawodowych relacji. Największe wyzwanie stoi zatem przed pracodawcami – zapewnienie najlepszych rozwiązań technologicznych dla najmłodszych, pogodzić styl pracy i zarządzania trzydziestolatków oraz spełnić oczekiwania jednych i drugich względem przestrzeni biurowych.

Krok 2. Komunikacja planowanych zmian

Rola komunikacji jest nieoceniona podczas projektowania przestrzeni biurowej. Tak naprawdę na każdym etapie prac istotne jest przekazywanie kluczowych informacji.

Dlaczego? Przejście z pojedynczych biur do przestrzeni otwartej jest dla organizacji dużą zmianą i wielu pracowników podchodzi do tego typu przemian z rezerwą. Jeżeli dodatkowo firma zdecyduje się na odejście od przypisanych stanowisk pracy – kluczowa i wręcz niezbędna staje się komunikacja tych zmian. W przeświadczeniu wielu pracowników biurko nadal jest oznaką statusu, a nasze miejsce pracy ma świadczyć o tym, jaką pozycję zajmujemy w firmowej hierarchii. Organizacjom, dla których pracujemy, zawsze doradzamy kompleksową komunikację projektu z uwzględnieniem korzyści, jakie z niego płyną. Warto zaznaczyć, że nowa aranżacja biura nie oznacza dla pracowników straty, a wręcz przeciwnie – zysk w postaci przestrzeni lepiej dopasowanej do potrzeb zespołu, np. miejsca do pracy w skupieniu czy do relaksu.

Informowanie pracowników na bieżąco o zmianach, jakie dokonują się w firmie, jest też oznaką szacunku. Kiedy stawiamy ich w sytuacji „Proszę, o to wasze nowe realia pracy”, mogą czuć się zdezorientowani, a przecież zmieniamy biuro po to, by czuli się tylko lepiej.

Krok 3. Przestrzeń testowa biura

Po przeanalizowaniu odpowiedzi udzielonych przez pracowników firmy i opracowaniu odpowiedniej komunikacji planowanych zmian zaaranżowaliśmy dla naszego klienta przestrzeń testową biura, a następnie przygotowaliśmy model biura docelowego. Na tym etapie mogliśmy pokazać klientowi, jak wyobrażamy sobie jego nowe biuro i dlaczego właśnie tak, a nie inaczej. Oczywiście każde proponowane rozwiązanie znajduje uzasadnienie w wynikach ankiety przeprowadzonej wśród pracowników lub wnioskach płynących z bezpośredniej obserwacji firmy. To ważny moment, ponieważ tutaj następuje konfrontacja naszej wizji z wizją klienta. Bywa tak, że nieznacznie zmieniamy projekt, ale są to sporadyczne przypadki. Dlaczego? Ponieważ nasze działania oparte są na konkretnych danych i analizie potrzeb organizacji, przez co do każdego projektu podchodzimy indywidualnie. W przypadku opisywanej firmy spotkaliśmy się z całkowitą aprobatą modelu biura, dzięki czemu mogliśmy w niedługim czasie rozpoczynać kolejny etap działań.

Krok 4. Realizacja – kreatywność i funkcjonalność

Największym wyzwaniem przy aranżacji biur typu otwartego są wysokie poziomy hałasu i rozprzestrzeniania się dźwięku, co dekoncentruje i demotywuje pracowników. W odpowiedzi na potrzebę wydzielonych akustycznie miejsc do mniej formalnych spotkań i rozmów zaproponowaliśmy naszemu klientowi system mobilnych kabin #HUSH, który z powodzeniem zastępuje salę konferencyjną czy pomieszczenie do pracy w skupieniu. Ściany są wykonane ze szkła, dzięki czemu zapewniają stały dostęp do naturalnego światła. Dodatkowym udogodnieniem dla pracowników jest łatwe poprowadzenie okablowania, które umożliwia instalację wewnętrznego oświetlenia i telewizora.

Chcieliśmy, aby każda wyznaczona przestrzeń była maksymalnie funkcjonalna, dlatego strefę relaksu wzbogaciliśmy też o ściankę akustyczną i stoliki. Dzięki nim możemy tutaj nie tylko relaksować się z kawą, ale i pracować w warunkach bardziej domowych niż klasyczne biurko i fotel.

Główną rolę w strefach ciszy odgrywały mocne kolory, odcinające ją wizualnie od pozostałych przestrzeni. Charakterystycznym punktem estetycznym był też fotel Packman, który zachwyca nie tylko niecodzienną stylistyką, ale i wygodą. Dzięki jego wysokim oparciom zyskaliśmy dodatkową strefę ciszy i prywatności, czyli ponownie połączyliśmy design z akustyką i ergonomią. W pozostałych pomieszczeniach postawiliśmy na prostotę – jasne barwy i nienachalne formy, które wprowadzają równowagę i nie rozpraszają.

Wielofunkcyjność, ergonomia i nowoczesność, czyli odpowiedzi na potrzeby nowych generacji, były naszymi głównymi założeniami projektowymi. Dzięki niestandardowemu podejściu w projektowaniu i otwartości klienta udało nam się spełnić wyznaczony cel i dostarczyć klientowi biuro uszyte na miarę jego potrzeb.

Krok 5. Zmiany, zmiany… i co dalej?

Czy prace nad nowym biurem można zakończyć na wdrożeniu nowych stref, wstawieniu pięknych mebli i pomalowaniu ścian na przyjazne kolory? Absolutnie nie. Ponowna aranżacja przestrzeni tak naprawdę związana jest z gruntownymi zmianami w kulturze organizacyjnej firmy i w kulturze pracy. Jest to wręcz obowiązkowe w sytuacji, gdy obok nowego projektu biura wprowadzany jest nowy, elastyczny model wykonywania zadań. Przed szczególnym wyzwaniem stają menedżerowie średniego szczebla – muszą opracować nową strategię zarządzania zespołem, dostosowaną do aktualnych warunków. W przestrzeni typu smart nie możemy już dłużej mierzyć efektywności pracowników poprzez czas spędzony przy biurku. Pracownikom niższego szczebla dajemy zdecydowanie większą swobodę w zakresie organizacji pracy, co z drugiej strony przekłada się na większą odpowiedzialność.

W sierpniu 2016 roku rozpoczął się projekt Smart working guidelines for modern service centers in Poland. Twórcy projektu chcieli znaleźć odpowiedź na palące pytanie: Co ma wspólnego smart working z tworzeniem biura wspierającego jego użytkowników? Terminem smart working określa się model zarządzania zespołem, w którym nacisk jest położony na efekty, a nie fizyczną obecność przy biurku i liczbę przepracowanych godzin. Zatem głównym założeniem projektu była ocena bieżącej sytuacji i gotowości centrów usług do wprowadzenia między innymi zasad elastycznego modelu pracy. Miał on na celu zainicjowanie wymiany doświadczeń i stworzenie praktycznego przewodnika dla przedsiębiorców, którzy chcieliby wdrażać zmiany w organizacji. Pierwszym etapem badania był kwestionariusz, drugim zaś warsztaty. Finalnie został opracowany unikatowy know‑how dla polskich firm z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi wprowadzania nowych zasad w życie przedsiębiorstwa.

Smart working to przede wszystkim kompletna i mierzalna filozofia prowadzenia biznesu. Dzięki niej możemy pracować w przestrzeni zaaranżowanej tak, by odpowiadała naszym potrzebom. Przygnębiające, ciemne, przepełnione papierami biura, w których pracownicy skazani są na siedzenie przez osiem godzin w jednej pozycji, odchodzą już w niepamięć. W Mikomax Smart Office witamy czasy pięknych przestrzeni, zaufania do pracowników i swobody w organizacji czasu pracy. Witamy czasy, w których praca adaptuje się do życia pracownika, a nie odwrotnie. Witamy czasy smart.