Konsumeryzacja IT prowadzi do zmian w miejscu pracy, co widać doskonale w sposobie, w jaki użytkownicy wykorzystują dane, aplikacje i narzędzia komunikacyjne dostępne w firmie. Ważne staje się zatem zrozumienie tego, co się dzieje, jakie otwierają się szanse i jak się do nich przygotować.
Przedsiębiorstwa coraz poważniej myślą o zrewidowaniu swojego stanowiska w stosunku do urządzeń, jakich pracownicy używają w pracy, i dopuszczeniu do użytku prywatnych narzędzi pracowników; zwłaszcza tabletów, laptopów i smartfonów. Trend ten zyskał nazwę – BYOD (Bring Your Own Device, dosł. przynieść własne urządzenie). Tym mianem określa się politykę firmy zezwalającą zatrudnionym na wykorzystywanie własnych urządzeń mobilnych do celów służbowych w miejscu pracy. Pracownicy mają do dyspozycji aplikacje firmowe, a wewnętrzna sieć z dostępem do poufnych danych stoi przed nimi otworem. Zdaniem analityków, zmiana stanowiska w tej kwestii – z restrykcyjnego „nie” na „możliwe, dopuszczalne” – wynika z dwóch faktów: rozpowszechnienia się smartfonów i tabletów oraz wygaśnięcia w 2014 roku wsparcia producenta dla systemu Windows XP. Nie bez znaczenia jest również presja, jaką na przełożonych wywierają sami zatrudnieni.
Prywatne urządzenia IT w firmie
Badania Cisco pokazują, że 40% pracowników uważa za ważną możliwość pracy na swoim ulubionym urządzeniu w siedzibie firmy, a do roku 2014 każdy profesjonalista będzie korzystał średnio z trzech urządzeń z dostępem do internetu. Prywatne urządzenia, na których można zainstalować „prawie” dowolne aplikacje i które są „prawie” całkowicie kontrolowane przez pracowników, dodatkowo stanowią źródło satysfakcji i dają poczucie kontroli nad środowiskiem, w którym funkcjonują.
Kluczowym elementem dla wprowadzenia BYOD do organizacji jest zatem znalezienie kompromisu między pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca jest bowiem narażony na kilka rodzajów ryzyka związanego z dołączeniem prywatnego sprzętu pracownika do firmowej sieci. Pracownik natomiast może być efektywniejszy, kiedy używa najlepszego, z jego perspektywy, narzędzia pracy. Chcąc korzystać z zasobów firmowej sieci, musi się jednak zgodzić na oddanie pracodawcy części kontroli nad swoim urządzeniem. I, jak pokazują badania Cisco „Connected World Technology Report”, pracownicy godzą się na ten warunek, bo chęć pracy na własnym urządzeniu jest ogromna.
W miarę jak na rynek pracy zaczną wchodzić przedstawiciele pokolenia Y, presja na BYOD będzie się zwiększać. Z przywołanego badania wynika bowiem, że 81% ankietowanych studentów chciałoby decydować o wyborze urządzeń używanych do pracy lub wręcz otrzymać na nie budżet albo mieć prawo do używania własnego sprzętu. A 33% młodych pracowników, oceniając oferty pracy, wyżej punktuje wolność wyboru urządzenia i dostęp do mediów społecznościowych niż wysokość wynagrodzenia. 40% tej grupy zgodziłoby się nawet na niżej płatną pracę, jeśli pracodawca zaoferowałby w zamian większą elastyczność przy wyborze urządzeń, mobilność i dostęp do mediów społecznościowych.
Trend, od którego nie ma ucieczki
W większości przedsiębiorstw, które chcą być konkurencyjne, innowacyjne oraz dbają o zadowolenie pracowników, wybór między dopuszczeniem prywatnych urządzeń do zawodowego użytku a brakiem zgody praktycznie nie istnieje. Od BYOD nie ma ucieczki. Pytanie tylko – jak opanować zjawisko, żeby wszystko odbywało się bezpiecznie i wydajnie?
Przede wszystkim organizacja musi sprostać podstawowym wyzwaniom, które są związane z trzema obszarami:
technologią;
kulturą organizacyjną;
procesami biznesowymi.
Może się wydawać, że technologia to najważniejszy z nich, bowiem przynoszenie prywatnych urządzeń do firmy jest zjawiskiem, które powstało właśnie w wyniku rozwoju i upowszechnienia się technologii, pozostaje jednak kwestia celowości. Bez zmiany procesów w firmie i jej kultury organizacyjnej nawet najlepsza technologia nie zaowocuje korzyściami. Pozostanie jedynie ciekawostką, gadżetem bez realnego przełożenia na efektywność.
Technologia
Biorąc pod uwagę omówione wcześniej trendy, organizacja nieuchronnie stanie przed wyzwaniem związanym z potrzebą określenia nowego środowiska pracy, które w najlepszy sposób będzie wykorzystywać rozwój technologii, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo firmowych danych i zwiększając wydajność pracowników. Środowisko zdefiniowane na podstawie powyższych założeń powinno być:
mobilne, czyli w jednakowy sposób pozwalać na korzystanie z komunikacji na urządzeniach przenośnych, wykorzystujących różne systemy operacyjne (Windows, MacOS/iOS, Android, RIM etc.), i umożliwiać określenie bezpiecznej polityki dostępu do zasobów, np. dzięki technologii Cisco Identity Service Engine;
społecznościowe, czyli pozwalające na wykorzystanie wszystkich, najbardziej popularnych mechanizmów społecznościowych – sieci, blogów, czatów, grup dyskusyjnych etc. Według badań, aktualnie 65% firm wykorzystuje przynajmniej jedno takie narzędzie;
wirtualne – umożliwiające wykorzystanie tej samej architektury również w przypadku usług świadczonych z chmury;wizualne – zawierające urządzenia i aplikacje, które pozwalają na komunikację wideo zarówno w środowisku stacjonarnym, jak i przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych. Ponadto nie może to być system zamknięty, lecz dzięki technologii opartej na uniwersalnych standardach powinien umożliwiać komunikację wideo nie tylko wewnątrz firmy, ale również z klientami lub partnerami biznesowymi.
Ten ostatni aspekt jest o tyle istotny, że – jak wynika z badania Cisco Visual Networking Index – w 2017 roku około 60% ruchu w internecie będzie stanowił ruch wideo. W działalności firm komunikacja wizualna będzie wykorzystywana do usprawnienia kontaktów w różnych obszarach funkcjonowania. Pamiętając, że wymogiem chwili staje się zapewnienie wszechstronnego dostępu do tych samych zasobów z różnych typów urządzeń, istotne jest posiadanie rozwiązań, które umożliwiają łatwy zapis materiału wideo, jego automatyczne przetworzenie do różnorodnych formatów i możliwość szybkiego oraz wygodnego publikowania.
Znając funkcjonalności, które powinno oferować technologiczne środowisko BYOD, należy jednocześnie sprostać wyzwaniom, jakie stawia ono przed działami IT. Dotyczą one zwłaszcza:
bezpieczeństwa – dane służbowe przechowywane na urządzeniu prywatnym są narażone na utratę lub zainfekowanie złośliwym kodem. Ponadto trudniejsza staje się kontrola tego, kto lub co jest podłączone do sieci korporacyjnej i z jakich usług sieciowych korzysta;
kwestii organizacyjnych i formalnych – w jaki sposób pracodawca reguluje od strony formalnej fakt wykorzystania prywatnego urządzenia do celów służbowych, kto ponosi koszty aplikacji i abonamentu, w jakim stopniu pracodawca może ingerować w urządzenie, jego system operacyjny i dane prywatne pracownika;
sprawnego zarządzania, wsparcia i zachowania wysokiej produktywności działu IT – konieczność wsparcia technicznego dla różnych platform, obsługa gości i prywatnych urządzeń pracowników, wzrost ilości urządzeń końcowych w sieci bezprzewodowej przedsiębiorstwa.
W zależności od rodzaju danych i stopnia ich poufności organizacja musi bezdyskusyjnie wprowadzić zabezpieczenia na urządzeniach pracownika, tzw. profil bezpieczeństwa. Najczęściej wystarczy proste wymuszenie podstawowych zabezpieczeń, np.: wygaszanie ekranu, używanie PIN. W niektórych przypadkach zabezpieczenie ma charakter bardziej restrykcyjny, np. wymuszanie zgodności aplikacyjnej; instalacja suplikanta, który może urządzenie kontrolować zdalnie i umożliwiać podejmowanie działań ochronnych, choćby w sytuacji utraty z powodu kradzieży lub zwykłej zguby. Takie funkcjonalności można osiągnąć przez systemy klasy MDM (Mobile Device Management), które są ważnym elementem każdego rozwiązania BYOD.
Kultura
Obecny poziom zaawansowania technologii IT i rozwiązania dostępne na rynku pozwalają sprostać właściwie wszystkim wyzwaniom, jakie BYOD stawia przed działami IT (przy założeniu, że pracownicy dysponują odpowiednią wiedzą i kompetencjami, żeby z tych rozwiązań korzystać). Jednak nawet najlepsze funkcjonalności i zabezpieczenia zaimplementowane przez dział IT nie pozwolą w pełni wykorzystać potencjału zjawiska, jeśli nie będzie im towarzyszyć zmiana w sposobie myślenia pracowników i w ich kulturze pracy.
BYOD nie można sprowadzać jedynie do pracy na prywatnym sprzęcie przy firmowym biurku. Skuteczne wykorzystanie trendu wymaga fundamentalnej zmiany w rozumieniu, czym jest biuro. W kontekście BYOD biuro to nie fizyczne miejsce, lub raczej nie tylko. Biuro staje się zestawem narzędzi, które pracownik wykorzystuje do pracy. Przestaje oznaczać, „gdzie” pracujemy, a zaczyna – „czym” pracujemy. Choć w wymiarze fizycznym nadal istnieje, jego podstawowa definicja zostaje rozszerzona. Mamy więc biuro w dwóch wymiarach – fizycznym i mobilnym. Jeżeli pracownik korzysta z prywatnych urządzeń, na których zainstalowane ma służbowe aplikacje, jego biurem jest właśnie to urządzenie – czy to w domu, czy w drodze do pracy.
BYOD zazwyczaj rozpatruje się tylko z jednej perspektywy – pracownik przynosi prywatne urządzenie do biura, firma instaluje na nim swoje aplikacje i dzięki temu człowiek może pracować z taką samą efektywnością jak na sprzęcie służbowym, co ostatecznie przynosi korzyść obu stronom. To wszystko prawda, ale w dyskusji o zaletach takiej pracy pomija się drugą perspektywę, czyli tę, kiedy pracownik wraca do domu. Służbowe aplikacje przecież nadal znajdują się w jego prywatnym urządzeniu, a to sprawia, że w pewnym sensie nadal jest w biurze.
To również element wspomnianego kompromisu – z jednej strony pracodawca godzi się, aby pracownik ingerował w firmową infrastrukturę prywatnym urządzeniem. Z drugiej – pracownik godzi się, że w pewnych sytuacjach, skoro cały czas ma przy sobie wszelkie niezbędne narzędzia, będzie pracował poza biurem równie efektywnie. Czyli z jednej strony mamy Bring Your Own Device (perspektywa pracownika z jego sprzętem), a z drugiej – Bring Your Own Tools (perspektywa pracodawcy z jego aplikacjami na tym urządzeniu).
Z tego punktu widzenia fizyczne biuro odchodzi do lamusa, a zastępuje je system biur – mobilnych, domowych czy tzw. hot desków, czyli wspólnej przestrzeni biurowej, gdzie pracownik zajmuje to biurko, które akurat jest wolne. I dopiero takie podejście do kultury organizacyjnej ma szanse przynieść wymierne korzyści. Przykładem może być nasza macierzysta firma – Cisco – w której po zmianach opartych na powyższych założeniach oszczędności w przestrzeni biurowej na osobę wyniosły 30%, zaś wydatki inwestycyjne (CAPEX) na meble, infrastrukturę i energię elektryczną zmalały o blisko 55%. Jednocześnie 77% pracowników stwierdziło, że preferuje nowe środowisko pracy, a 82% uznało, że przyczyniło się ono do zwiększenia efektywności komunikacji, a tym samym wydajności pracy.
Procesy
Wdrożenie BYOD ma sens jedynie wtedy, jeśli w jego rezultacie pracę w firmie wykonuje się szybciej, sprawniej i skuteczniej. Aby tak się stało, niezbędna jest, jak wspomnieliśmy, odpowiednia technologia (to, czego używamy do pracy) i kultura (to, w jaki sposób żyjemy i godzimy pracę z życiem prywatnym).
Jednak nie mniej istotne są procesy biznesowe, a więc to, w jaki sposób wykonujemy swoją pracę i powierzone nam zadania. Czy nasz zespół jest w stanie podejmować szybkie i skuteczne decyzje w sytuacji kryzysowej, czy raczej nieustannie wymienia maile? Czy nasza firma jest w stanie błyskawicznie reagować na działania konkurencji, czy raczej wstrzymuje ją zbyt długi proces testów produktu przed wprowadzeniem go na rynek? Dobór odpowiednich narzędzi pozwala na eliminację tego typu „wąskich gardeł”. Najnowsze platformy komunikacyjne (w rodzaju WebEx Social) pozwalają na maksymalne wykorzystanie potencjału najcenniejszych zasobów firmy: ludzi, społeczności i informacji, zapewniając synergię między nimi. Połączenie w jednej uniwersalnej platformie komunikacyjnej – dostępnej z każdego urządzenia mobilnego, niezależnie od jego producenta czy systemu operacyjnego – możliwości korzystania z sieci społecznościowych, tworzenia i konsumpcji treści (w tym wideo) oraz komunikacji w czasie rzeczywistym jest „nową normalnością”, usprawniającą procesy w firmach dzięki umożliwieniu bardziej naturalnej i bezpośredniej komunikacji i współpracy.
Z danych Cisco wynika, że korzystanie z uniwersalnych platform komunikacyjnych o 38% zmniejsza liczbę wysyłanych i odbieranych e‑maili, przyspieszając procesy biznesowe, które nie są już tak często wstrzymywane obowiązkiem odpisywania na „pilne” wiadomości.
Zamień przeciwnika w sprzymierzeńca
Oczywiście można powiedzieć BYOD stanowcze NIE, jednak starożytna maksyma mówi, że „jeśli nie możesz pokonać wroga, przyłącz się do niego”. Do takiej strategii zachęcamy – użytkownicy i tak prędzej czy później znajdą metodę, jak podłączyć prywatne urządzenia do sieci przedsiębiorstwa, ale wówczas nie przyniesie to firmie korzyści, jakie mogłaby osiągnąć dzięki przemyślanej strategii i odpowiednim narzędziom.