Trzy lata temu zespół HB Reavis pomógł firmie logistycznej Panalpina w zmianie przestrzeni pracy. Było to ambitne zadanie, ponieważ dotyczyło klienta zatrudniającego ludzi w różnym wieku, o różnych specjalizacjach i potrzebach. Większość działalności firmy ma charakter operacyjny, w związku z czym jej pracownicy przez dużą część dnia nie odrywają oczu od ekranów komputerów i telefonów.
Partnerem materiału jest HB Reavis.
Koncepcja projektowa nowej przestrzeni powstała na podstawie badań i warsztatów z pracownikami. Zakładała stworzenie biura otwartego i sprzyjającego interakcjom pomiędzy współpracownikami, a jednocześnie zapewniającego komfort akustyczny, którego wymaga charakter wykonywanej pracy. Chcieliśmy, żeby projekt bezpośrednio odzwierciedlał potrzeby, życzenia i wymagania pracowników firmy. Z tego względu rozpoczęliśmy badania jej kultury organizacyjnej, a na warsztatach analizowaliśmy organizację pracy.
Dodatkowo zachęcaliśmy wszystkich do przedstawienia własnych pomysłów i oczekiwań odnośnie nowego projektu biura, co pozwoliło nam poznać ich potrzeby. Główne z nich to: ?
inkluzywność: oczekiwano, że nowa przestrzeń zachęci do współpracy i komunikacji między pracownikami dzięki stworzeniu biura na planie otwartym;
różnorodność miejsc pracy: nowe biuro miało nie tylko zapewnić zdrowe środowisko pracy, ale także różnorodność przestrzeni poprzez zaplanowanie w nim miejsc do pracy w skupieniu, stymulujących współpracę czy pozwalających na zrelaksowanie się;
wspieranie kultury firmy: wymagano, aby przestrzeń była odzwierciedleniem kultury organizacyjnej oraz wartości firmy, a także by została doskonałym narzędziem budującym pozytywny wizerunek pracodawcy.
Zebranie odpowiedzi przed rozpoczęciem projektowania było niezwykle ważne, ponieważ dzięki temu nie zostało ono oparte na nieprecyzyjnych oczekiwaniach i sugestiach, lecz wynikało bezpośrednio z potrzeb klienta. Ostatecznie przyczyniło się to do skrócenia procesu projektowania i gromadzenia informacji zwrotnej. Precyzyjne informacje uzyskane na warsztatach sprawiły, że stworzyliśmy zindywidualizowane biuro, w którym ludzie czują się dobrze – zgodnie z oceną Leesman, 100% pracowników potwierdziło, że ich nowe biuro tworzy przyjemne środowisko pracy. „Projekt nowego biura w Warszawie był dla nas od początku niezmiernie istotny. Naszym celem było stworzenie miejsca, które nie tylko wspomaga realizację codziennej pracy, ale równocześnie dba o komfort, dobre samopoczucie i wspiera relacje w fantastycznym zespole. Wynik uzyskany w badaniu Leesman Index utwierdził nas w przekonaniu, że wraz z zespołem HB Reavis osiągnęliśmy pełen sukces” – ocenia Wojciech Gułaj, Business Unit Manager w firmie Panalpina.
Wynik w liczbach
Gdy do biura wprowadzą się już pracownicy, ważne jest, aby dowiedzieć się i przeanalizować, w jakiej części projekt się sprawdził, a co wymaga uwagi. Jak można zmierzyć, w jakim stopniu miejsce pracy wspiera pracownika i organizację pracy? W 2010 firma Leesman opracowała i wprowadziła znormalizowane narzędzie oceny efektywności miejsca pracy dla osób zajmujących się zarządzaniem, projektowaniem i realizacją biur. Ocena miejsc pracy jest oparta na internetowej ankiecie pracowniczej i wykorzystuje wskaźnik wydajności miejsca pracy zwany Lmi. Ponadto wyniki porównywane są z setkami tysięcy innych i obecnie metoda uchodzi za światowy standard pomiaru.
Wyniki satysfakcji pracowników Panalpiny z biura
100% Tworzy przyjemne środowisko pracy.
100% Design mojego miejsca pracy jest dla mnie ważny.
97,1% Umożliwia mi produktywną pracę.
94,1% Współtworzy poczucie więzi w pracy.
Jak poradziliśmy sobie w punktacji Leesman Index
Biuro Panalpiny zdobyło niezwykle wysokie noty we wszystkich mierzonych aspektach w bazie Leesman złożonej z przeszło 600 tysięcy odpowiedzi. Uzyskało trzeci najwyższy wskaźnik Lmi wśród miejsc pracy tej samej wielkości lub większych. Wszystkie wyniki znacząco przekraczały wartości odniesienia w poszczególnych kategoriach. Ponadto zdaniem pracowników biuro wspiera 19 z 21 czynności zawodowych w 100% i kolejne dwie w przeszło 93%.
Najważniejszą kwestią było wsparcie osób wykonujących pracę biurową wymagającą skupienia – w tym obszarze pracownicy wyrazili 100‑procentowe zadowolenie, a 94% z nich jest usatysfakcjonowanych tym, że biuro sprzyja także współpracy.
Jak pracuje HB Reavis
W HB Reavis każdy pracownik ma prawo do nowoczesnej przestrzeni pracy, która sprzyja dobremu samopoczuciu i produktywności, jednocześnie ograniczając stres.
Zespół realizuje naszą wizję w trzech obszarach specjalizacji związanych z projektowaniem: doradztwa, projektowania przestrzeni pracy i zarządzania projektem aranżacji wnętrz. Nasi specjaliści analizują dotychczasową przestrzeń pracy oraz badają potrzeby i oczekiwania związane z nowym biurem. Następnie przygotowują dokładną strategię i omawiają ją z klientami, aby zapewnić jej pełną zgodność z aspiracjami danej firmy. Po naniesieniu poprawek strategia wchodzi w fazę realizacji, podczas której zespół konsultantów zarządza zmianą, aby ułatwić trudny proces przekształcania przestrzeni.