Organizacje i firmy muszą polegać na dostawcach zewnętrznych w celu zapewnienia przepływu towarów, wsparcia operacyjnego oraz dostarczania dóbr i usług do swoich klientów. Aby zapewnić sprawnie działający proces zakupowy, wprowadzane są procedury i kontrole. Mają one dać pewność, że właściwe pozycje trafiają do odbiorcy we właściwym czasie, w odpowiedniej jakości i na uzgodnionych warunkach. Co jednak w przypadku, gdy pojawiają się nieprzewidziane – zwłaszcza niepożądane – zdarzenia?
Uszkodzone towary, zduplikowane lub nieprawidłowo wystawione faktury, zawyżone ceny towarów, płatności za produkty lub usługi, które nigdy nie zostały zamówione lub dostarczone. Z raportu firmy Deloitte wynika, że te i inne problemy dotknęły blisko 75% organizacji na świecie w ciągu ostatnich trzech lat, niezależnie od ich wielkości i branży.
Obszar zamówień w sposób szczególny narażony jest na potencjalne nadużycia. Zdecydowana większość organizacji może paść ofiarą oszustw oraz zjawisk o charakterze korupcyjnym. Konsekwencje wykrycia i upublicznienia takich oszustw są często katastrofalne w skutkach dla reputacji i finansów firmy. Straty związane z nadużyciami w obszarze zakupowym mogą wynosić od 1% do nawet 4% łącznej wartości dokonywanych transakcji i będą przekładać się bezpośrednio na obniżenie marży i spadek jakości w zakresie sprzedawanych towarów i świadczonych usług, co w efekcie może przełożyć się na wizerunek i kondycję przedsiębiorstwa.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!
Nadużycia w obszarze zakupowym
Nadużycia w obszarze zakupowym możemy podzielić na trzy kategorie.
Przypadkowe – najczęściej występujące i niekoniecznie związane z dużymi kwotami. Wynikają z przypadkowych błędów, nieostrożności, nieświadomości lub ignorowania zasad i procedur.
Intencjonalne – mamy tu do czynienia z pojedynczymi osobami lub dostawcami, którzy próbują wykorzystać niedoskonałości procesu zakupowego.
Zorganizowane – tutaj mówimy o świadomym działaniu na szkodę firmy ze strony zorganizowanej grupy, w skład której wchodzą osoby z firmy zewnętrznej i pracownicy z wewnątrz.
Istotne jest to, aby monitorować skalę zjawiska i ograniczać nawet przypadkowe nadużycia, ponieważ brak działań zapobiegawczych może spowodować nasilenie zjawiska i skierowanie go w kierunku bardziej przemyślanych i zaplanowanych działań negatywnie wpływających na finanse i reputację firmy.
Tradycyjne metody wykrywania naruszeń w integralności procesów zamówień nie obejmują działań proaktywnych, co oznacza, że nadużycie może zostać wykryte dopiero po wystąpieniu szkody. Złożoność i wieloetapowość procesów zamówień, zaangażowanie wielu osób oraz liczba dokonywanych transakcji znacząco utrudniają wykrycie niepokojących sytuacji, a polityka firmy, kontrole wewnętrze czy procedury często nie są wystarczające.
Skutki nadużyć finansowych w obszarze zakupowym
Dlaczego warto zapobiegać, monitorować i odpowiednio wcześnie wykrywać nieprawidłowości w obszarze zakupowym?
Zapobieganie nadużyciom zakupowym i ich wykrywanie
Najczęściej negatywne zjawiska wiążą się z nieskuteczną kontrolą dostawców lub celową zmową dostawców i pracowników wewnętrznych. Mogą mieć także bezpośredni wpływ na zakup towarów i usług lub zlecanie projektów stronom trzecim. Nadużycia mogą wystąpić w całym cyklu życia zamówienia, np. gdy proces przetargowy nie był realizowany zgodnie z zasadami, gdy wnioski o płatność nie zostały dostarczone lub gdy świadczone usługi nie spełniały wymagań określonych w zamówieniu.
W przypadku nadużyć finansowych istnieje wiele dobrych praktyk i procesów, które przyczyniają się do zmniejszenia strat z tytułu nadużyć. Wśród takich działań można wymienić m.in. tworzenie polityk zakupowych, przeglądanie procesów w celu weryfikacji ich zgodności, ustalanie jednoznacznych kryteriów oceny, zapewnienie niezależności osób akceptujących zamówienia, ustanawianie list sprawdzonych dostawców czy prowadzenie kontroli i audytów jakości dostarczanych towarów i usług. Operacyjny sposób wdrożenia takich praktyk będzie różnić się pomiędzy poszczególnymi organizacjami.
Tradycyjnie wykrywanie nadużyć w obszarze zakupowym wymaga zaangażowania kontrolera lub audytora i jest w dużej mierze procesem manualnym. Może być on jednak w znacznej mierze zautomatyzowany dzięki wykorzystaniu zaawansowanej analityki do typowania najbardziej podejrzanych przypadków tak, aby osoba dokonująca weryfikacji miała możliwość pracować tylko z dobrze wyselekcjonowanymi zdarzeniami.
Najbardziej powszechną techniką służącą do wykrywania zjawisk niepożądanych są reguły biznesowe. Tam, gdzie mamy zdefiniowany konkretny scenariusz, którego poszukujemy, można sformułować zestaw warunków, których spełnienie spowoduje wygenerowanie alertu. Przykładem takiej reguły może być wykrywanie sytuacji, gdy dostawca wysyła faktury nieznacznie mniejsze niż poziom akceptacyjny pracownika.
Zastosowanie zaawansowanej analityki może istotnie wzbogacić zestaw reguł i wskazać np. nietypowe transakcje, tzw. anomalie. Są to transakcje, które odbiegają od pozostałych w danej grupie dostawców czy u konkretnego kontrahenta. Przykładowo możemy wykrywać istotne zmiany w wartości zamówienia w porównaniu z innymi.
Zastosowanie technik takich jak text mining pozwala na analizy danych nieustrukturyzowanych – mogą to być dokumenty, opisy faktur, raporty czy analiza komunikacji e‑mail w organizacji. W ten sposób pozyskane dane mogą uzupełnić i wzbogacić istniejące reguły o dodatkowe informacje.
Wykorzystanie modeli predykcyjnych umożliwia analizę atrybutów zjawisk niepożądanych i identyfikację podejrzeń nadużyć, zanim te zjawiska nastąpią lub na tyle wcześnie, żeby można było zatrzymać podejrzane transakcje. Przykładowo możemy wykrywać zjawiska, gdzie została zaburzona chronologia czasowa. Mamy też możliwość nauczyć system, które cechy zweryfikowanych nadużyć są istotne, i wykorzystać to do skuteczniejszej identyfikacji zjawisk niepożądanych za pomocą uczenia maszynowego.
Kolejnym narzędziem analitycznym do wykrywania nadużyć jest analiza sieci powiązań pomiędzy obiektami i ich relacje – analiza wzajemnych zależności prowadzona w czasie pozwala zobrazować i wskazać podejrzane sytuacje dotyczące transakcji. W ten sposób możemy wykrywać potencjalne powiązania pomiędzy dostawcami lub pomiędzy pracownikami firmy oraz firmami zewnętrznymi.
Tak naprawdę dopiero połączenie powyższych technik pozwala na zwiększenie efektywności w wykrywaniu i zapobieganiu niepożądanym zjawiskom.
Niedoskonałości procesów zamówień i zakupów powodują, że prawie każda organizacja jest narażona na negatywne skutki nadużyć. Odpowiednie procedury wdrożone w przedsiębiorstwie ograniczą skalę zjawiska, ale dopiero proaktywne podejście z wykorzystaniem zaawansowanej analityki w celu monitorowania zjawisk niepożądanych pozwoli na istotne ograniczenie ryzyka związanego z nadużyciami w obszarze zakupowym.
Od ponad 40 lat SAS wspiera procesy wykrywania nadużyć w sektorze publicznym i prywatnym na całym świecie dzięki wykorzystaniu zaawansowanej analityki. Dzięki gotowym modelom, regułom i algorytmom dla obszaru zamówień firma dostarcza obiektywny wgląd w informacje dotyczące realizacji procesów zamówień i zakupów. Rozwiązania SAS wykorzystują dostępne dane w celu identyfikacji podejrzanych przypadków związanych z dostawcami, fakturami, transakcjami, zamówieniami i innymi elementami procesu zakupowego tak, aby osoby odpowiedzialne za zakupy w organizacji mogły podejmować szybkie oraz skuteczne decyzje przeciwdziałające ewentualnym nadużyciom.