Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej zapewniło rodzimym przedsiębiorcom szereg nowych możliwości działania.
Usunięcie setek barier prawnych, biurokratycznych i technicznych, które ograniczały wolny handel i swobodny przepływ ludzi, towarów, usług i pieniędzy umożliwiło stworzenie jednolitego rynku. Bez niego większość firm aspirujących do rozwoju poza granicami własnego kraju miałaby spore problemy z rozszerzeniem zasięgu swojej działalności i konkurowaniem z podmiotami już tam działającymi. Firmy zyskały tym samym nieograniczony dostęp do prawie 500 milionów konsumentów, co pozwoliło im na utrzymanie konkurencyjności.
Jednak integracja gospodarcza i jednolity rynek oznaczają dla przedsiębiorców działających międzynarodowo nie tylko zniesienie barier – to także konieczność ciągłego przystosowywania się do nowych przepisów, regulujących prawie każdy aspekt biznesu i sektor gospodarki. Zrozumienie i właściwe poruszanie się w tym obszarze to klucz do sukcesu. Nie jest to jednak takie proste, biorąc pod uwagę fakt, że prawo unijne obejmuje obecnie aż 20 obszarów regulacyjnych, w ramach których wydano do tej pory aż 90 000 aktów prawnych (najwięcej w obszarze „Stosunki zagraniczne” – aż 4357 - najmniej natomiast w obszarze „Europa obywateli” - 29).
Spoglądając na ilość istniejących i wciąż pojawiających się regulacji, nie dziwi, że w celu usprawnienia tego procesu, ale także zapewnienia sobie sprawnego systemu dostosowywania się do nowych norm, coraz więcej firm działających na rynkach europejskich decyduje się na tworzenie całych działów lub zatrudnianie oficerów compliance, odpowiadających właśnie za to wyzwanie. Jak to wygląda w Polsce? Czy polskie firmy gotowe są na te zmiany i jak radzą sobie w tym obszarze, biorąc pod uwagę, że obecnie już 70% polskich przepisów opiera się na regulacjach unijnych?
Właśnie nad tymi kwestiami zastanawiali się goście śniadania biznesowego „Compliance: szansa czy zagrożenie dla rozwoju firmy?” zorganizowanego 24 października 2017 roku w Warszawie przez „Harvard Business Review Polska” oraz TMF Group.
Pierwsza część spotkania przybliżyła uczestnikom punkt widzenia międzynarodowej firmy outsourcingowej TMF Group w kwestii działania w obliczu nowych regulacji unijnych. Firmę reprezentowali Mikołaj Pluciński oraz Patrycja Strzelecka, dyrektorzy zarządzający TMF Poland.
– Dzisiaj tematyka compliance staje się istotnym obiektem odpowiedzialności zarządów firm i przedsiębiorcy coraz bardziej to rozumieją – mówił Mikołaj Pluciński, zwracając także uwagę na to, że organizacje powinny kłaść większy nacisk na ten obszar działania poprzez tworzenie działów compliance. – Poszczególne działy nadal mają tendencję zajmowania się tylko swoim wąskim zakresem. Kto zajmuje się HR, będzie interesował się compliance w kontekście zasobów ludzkich czy płac, dział prawny patrzy na aspekty stricte kontraktowe czy prawo korporacyjne, księgowi – na kwestie podatkowe. Dlatego tak ważne jest, by w każdej firmie były osoby patrzące na pełny aspekt działalności firmy w kontekście nowych regulacji, starając się szybko reagować na nowo pojawiające się akty prawne poprzez opracowywanie planów ich implementacji.
Przewiduje się, że działy compliance niebawem będą odgrywać coraz większą rolę w zakresie przystosowywania firm do nowych przepisów, zwłaszcza bardziej restrykcyjnych regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz bezpieczeństwa danych. To duże wyzwanie zwłaszcza dla polskich firm, biorąc pod uwagę fakt, iż bezpieczeństwo danych w polskich firmach jest na zdecydowanie niższym poziomie niż w krajach Europy Zachodniej. Jak zaznaczyła Patrycja Strzelecka, aż 50% korporacji nadal nie szyfruje danych osobowych i płacowych pracowników, przesyłając je pomiędzy krajami. Z tego względu zaimplementowanie nowych przepisów dotyczących tego obszaru może okazać się ogromnym i niełatwym przedsięwzięciem.
Podczas śniadania odbyła się również debata, poświęcona najistotniejszym kwestiom związanym z compliance w kontekście polskich firm. Wzięli w niej udział:
Patrycja Strzelecka, dyrektor zarządzający TMF Poland,
Mikołaj Pluciński, dyrektor zarządzający TMF Poland,
Mateusz Przygodzki, szef Działu Bankowości i Finansów, Garrigues Polska,
Andrzej Bajor, Compliance Manager, Boehringer Ingelheim,
Marcin Góral, Chief Compliance Officer, PZU SA i PZU Życie,
Urszula Wiśniewska, ekspert ICAN Institute – prowadzący.
Uczestnicy debaty zastanawiali się m.in. nad tym, jak zarządzać compliance, jak szybko i skutecznie reagować na zmieniające się regulacje oraz jakie są sposoby adaptacji firm do nowych regulacji.
– W zagranicznych centrach finansowych najbardziej rozchwytywanymi wśród prawników specjalistami są ci o specjalności regulatory i compliance. Na polskim rynku, w przeciwieństwie do rynków zachodnich, świadomość przedsiębiorców w kwestii tego, jak ważna jest problematyka compliance, dopiero raczkuje. To zmieni się prawdopodobnie po pierwszej serii większych kar nakładanych przez regulatorów w związku z nieprzystosowaniem się przedsiębiorców do wdrażanych regulacji – stwierdził Mateusz Przygodzki, szef Działu Bankowości i Finansów w Garrigues Polska, rozpoczynając rozważania o polskim spojrzeniu na compliance.
Bardzo ważną dla polskich firm kwestią, dotyczącą implementacji nowych przepisów, jest współpraca pomiędzy poszczególnymi działami, komunikacja, zmiany w kulturze organizacyjnej, a także świadomość tego, dlaczego wprowadzane są nowe regulacje oraz jak mogą one pomóc zarówno firmie, jak i poszczególnym działom i pracownikom. Między innymi do tych kwestii odniosła się Patrycja Strzelecka z TMF Poland:
– Jedną z kluczowych kwestii jest nie tylko samo przygotowanie się do zmiany regulacji, ale też praca nad tym, aby budować świadomość compliance w całej firmie – tak, żeby był to element zarządzania ryzykiem w całej organizacji. Sam compliance officer niewiele zdziała, jeśli nie ma współpracy wielu działów. Ważny jest również sponsoring tego zagadnienia na poziomie zarządu firm.
Podobne spojrzenie na compliance w firmach zaprezentował Marcin Góral, Chief Compliance Officer w PZU SA i PZU Życie. – W świecie, w którym przechodzimy od kwestii ilościowych do świata jakościowego, ważne jest, by wyciągnąć z tych tysięcy regulacji to, co formułuje i kształtuje sposób pracy oraz wykonywania podstawowych zadań w organizacji, a następnie zaadresowanie ich do właściwych osób. Żaden zarząd nigdy nie będzie w stanie sam zapewnić zgodności. Musi wykorzystać system funkcjonujący w organizacji, by pracownicy sami chcieli się stosować do nowych wymagań, by mieli to w swoim DNA. Bez zrozumienia, po co są te regulacje, w jaki sposób normują sposób pracy danej osoby i w jaki sposób może on pomóc, to nie zaskoczy. Niestety, w Polsce nadal stosuje się siłowy model compliance, polegający na zatrudnieniu compliance officera odpowiedzialnego jedynie za zapewnienie, by te regulacje były. Jeśli pracownicy będą odpowiednio przeszkoleni i świadomi – tylko wtedy będzie miało to sens.
Na zakończenie debaty jej uczestnicy zostali zapytani o rady dla polskich przedsiębiorców wdrażających unijne regulacje prawne. Wypowiedzi jej gości stanowią bardzo dobre podsumowanie całego spotkania, wskazując kluczowe kwestie działania w obszarze compliance.
Mikołaj Pluciński: Często firmy międzynarodowe, które odniosły sukces w swoim kraju i rozwijają swój biznes na rynki zagraniczne, próbują kopiować i wstawiać swoje rozwiązania na nowych rynkach. Jest to pewien problem, ze względu na to, że w każdym kraju interpretacja przepisów unijnych jest nieco inna. Dzięki zatrudnieniu oficerów compliance w każdym z zagranicznych oddziałów firmy, organizacja może efektywniej przystosowywać się do unijnych wymogów legislacyjnych.
Marcin Góral: Ważne, by Polacy zaczęli stosować compliance w sposób świadomy, nie kopiując rozwiązań zagranicznych. Wszystko opiera się na edukacji menedżerskiej. Kluczem do prawidłowego działania w obszarze compliance jest dobre poznanie firmy, jej specyfiki oraz DNA. Jeśli do tego odniesiemy compliance, firma będzie funkcjonowała dobrze.
Patrycja Strzelecka: Powinniśmy szukać ekspertów zewnętrznych, którzy pomogą nam w poszczególnych punktach i tematach, a następnie, gdy pozyskamy niezbędną wiedzę, powinniśmy rozpowszechniać ją w całej organizacji, podnosząc świadomość całej załogi.
Mateusz Przygodzki: Najważniejsze w implementacji nowych regulacji są: znajomość rynku, znajomość organizacji, dialog pomiędzy wszystkimi komórkami organizacji oraz wsparcie wiedzy ekspertów.
Andrzej Bajor: Bardzo istotnym elementem jest także rola HR‑u: dobór pracowników, którzy będą pasowali do kultury organizacyjnej firmy i są zainteresowani wsparciem compliance – to kwestie najistotniejsze. Jeśli to wszystko zaistnieje, to mamy pewność, że wszystko będzie grało.
