Twój zespół właśnie zamknął kwartał albo projekt. Gratulacje! Pora na szczere podsumowanie i feedback.
Feedback, o ile jest przekazywany w formie pisemnej, z reguły ma charakter osobisty: „Podobało mi się, jak poradziłeś sobie z X, bo Y. Powinieneś jeszcze popracować nad Z”. Autorzy mogą zostać anonimowi lub nie. Niezależnie od powyższego, treść trafia do adresata, a czasem jest omawiana z autorem i/lub przełożonym.
Trudności związane z feedbackiem
Każdy, kto zarządzał przygotowaniem i dystrybucją takich lub podobnych ocen okresowych, wie, że ten proces ma jednak pewne ograniczenia.
Wiele organizacji nie ma kultury organizacyjnej kładącej nacisk na feedback lub nie dysponuje skutecznymi narzędziami do wymuszenia go; szereg ich członków może z tego względu nie otrzymać treściwej informacji zwrotnej, a czasem wręcz żadnej, co utrudnia rozwój umiejętności.
Mała liczba informacji przekłada się na małą wiedzę na temat bieżących oczekiwań organizacji od pracownika.
Przygotowanie dobrych recenzji wymaga czasu i zasobów mentalnych, co potrafi być sporym obciążeniem dla firmy – tymczasem lista adresatów jest bardzo ograniczona, z reguły do jednej osoby.
Powtórzmy: pracownicy wkładają niejednokrotnie ogromny wysiłek w stworzenie treści mogących stanowić przeglądowe źródło informacji o firmie i jej kulturze, tymczasem naturalnym kierunkiem ich publikacji nie są osoby, które mogą z nich czerpać dla rozwoju własnego i organizacji. Nie jest to zatem optymalny sposób wykorzystania wiedzy nie tylko istniejącej, ale i spisanej.
Informacja cenna dla wszystkich
Istnieje jednak proste rozwiązanie: podziel się treścią ze wszystkimi. Po prostu. Pewien wysiłek może być niezbędny do pełnej anonimizacji – nie tylko autorów, ale i adresatów. Bez tego informacje mogą nie być zapisane dostatecznie otwarcie, a wiele osób może nie czuć się komfortowo, kiedy udostępniane są przemyślenia notowane z myślą o nich.
Anonimizacja wymaga usunięcia nie tylko imion, ale i szczegółów umożliwiających łatwe rozpoznanie oryginalnego adresata. Czasem trzeba usunąć akapit, czasem cały wpis. Do ich zebrania używamy w TEDxWarsaw bardzo prostego formularza.
Wybierz z listy właściwą osobę. Napisz, co podobało ci się w pracy z nią. Napisz, co ci się nie podobało i jak można to poprawić. Twoje odpowiedzi będą miały nie tylko jednego odbiorcę, więc produktywnie spędzisz swój czas.
Dobre wdrożenie
Dzielenie się tymi rezultatami może przebiegać w nieco nieintuicyjny sposób, by wywrzeć możliwie duży wpływ:
najpierw upewnij się, że wszyscy przeczytali wszystkie zanonimizowane recenzje,
następnie wyślij każdemu informacje adresowane bezpośrednio do niego.
Czemu nie w odwrotnej kolejności lub jednocześnie? By nakarmić ciekawość.
To rozwiązanie oferuje grę intelektualną z elementami samooceny. Przesyłając pełną treść, poproś, aby każdy zastanowił się, które elementy mogą się odnosić właśnie do niego. Następnie pozwól porównać te myśli z informacjami faktycznie kierowanymi bezpośrednio do niego. Jeśli ktoś trafił, fantastycznie. Jeśli nie, ma dodatkowy temat do przemyśleń.
W naszym przypadku niektóre charakterystyki były obecne w wielu recenzjach, inne były wysoko cenione, ale nie tak powszechne. Pośród pozytywów znalazły się m.in.: brak obaw przed zadawaniem pytań i informowaniem o obawach; wysoka responsywność; dbałość o przestrzeganie harmonogramu projektu; kreatywność i łatwość w rozwiązywaniu problemów; wnoszenie poczucia, że wszystko jest pod kontrolą; sprawne delegowanie zadań; niezależność w realizacji powierzonych zadań; oddanie i odpowiedzialność; energia, pozytywne nastawienie i uśmiech.
Uwagi końcowe
Nie było ani jednej recenzji, która zawierałaby wszystkie powyższe cechy. Nie ma też ani jednego członka zespołu, który je wszystkie posiada. Tymczasem treść tych recenzji to żywe odwzorowanie kultury organizacyjnej – istotne jest więc, aby każdy członek treść tę znał, niezależnie od jego miejsca w organizacji.
Próba wprowadzenia tego rozwiązania w niektórych firmach może się skończyć wykorzystaniem go w celach politycznych. Nie jest to więc lek usuwający toksyny, a raczej dobre uzupełnienie diety dobrze radzącego sobie organizmu. W TEDxWarsaw widzimy następujące zalety jego stosowania:
jeśli ktoś dostał niepełny feedback, może zapoznać się z cudzym i zaaplikować go do siebie – to często są uniwersalne uwagi, nawet jeśli osadzone w szczegółowym kontekście,
nowe osoby przychodzące do zespołu, kiedy otrzymują te treści w ramach onboardingu, są płynnie wprowadzane w kulturę organizacyjną,
niezależnie od miejsca w organizacji wszyscy mają wgląd w oczekiwania i postrzeganie zalet osób z innych stanowisk, co zwiększa wzajemne zrozumienie ról i ich wyzwań.