Firmy stoją dzisiaj przed czwartą rewolucją przemysłową, tzw. big shift. Zmiany demograficzne i społeczne w połączeniu z rynkiem pracownika oraz wszechobecną cyfryzacją gospodarki postawiły współczesne przedsiębiorstwa przed zupełnie nowymi wyzwaniami. Na topie utrzymają się firmy, które będą w stanie przejść przez proces cyfryzacji zarządzania zasobami ludzkimi.
Dzisiaj, gdy niemal już wszystkie obszary prowadzenia firm zostały poddane digitalizacji (produkcja, sprzedaż, finanse, księgowość, logistyka), jednym z niewielu miejsc, które wciąż czeka na swoją cyfrową rewolucję, jest obszar kadrowy. Co prawda, takie elementy, jak: przelewy dla pracowników, rozliczanie urlopów, premii, czy nawet wymuszana coraz częściej przez prawo cyfrowa wymiana dokumentów między administracją a przedsiębiorstwami, już są obsługiwane przez systemy IT. Jednak prawdziwym wyzwaniem dla firm jest utworzenie systemów, dzięki którym będą w stanie skutecznie zarządzać procesami HR w znacznie głębszym stopniu
Cyfryzacja rynku pracy
Postępująca cyfryzacja gospodarki coraz mocniej wkracza w obszary HR, zmieniając nie tylko procesy obsługi karier, ale także samą definicję pracy. Firmy chcące przyciągać utalentowanych pracowników i nadążać za społeczno‑technologicznymi zmianami muszą znaleźć wsparcie działań HR w nowoczesnych rozwiązaniach informatycznych. System IT musi współpracować z mediami społecznościowymi, by skutecznie wspierać procesy rekrutacji i budowania ścieżki kariery. Współcześni cyfrowi pracownicy nie chcą być przywiązani do jednego biurka, preferują elastyczne formy, czas i miejsce zatrudnienia.
Raport DELAV UW dla Gumtree 2017 Aktywni+. Przyszłość rynku pracy pokazuje, że takie zjawiska jak postępująca automatyzacja i digitalizacja mają dzisiaj ogromny wpływ na rynek pracy. Zmienia się cały obszar związany z pracą, począwszy od samej definicji pracy. Autorzy badania przewidują, że pojedynczy etat może przestać być podstawową formą zatrudnienia. Nawet 54% Polaków, by się utrzymać, będzie pracowało w kilku zawodach. Wiele zawodów zniknie, pojawią się też nowe profesje, o których być może nawet dzisiaj jeszcze nie słyszeliśmy. Eksperci szacują, że maszyny lub procesy automatyzacji zastąpią ludzi w ciągu najbliższych 25 lat, a zjawisko to dotknie nawet 47% zawodów obecnie wykonywanych przez ludzi. Już w 2013 roku naukowcy z Oksfordu opublikowali pracę, w której przewidywali zniknięcie aż połowy z istniejących zawodów do 2033 roku. Według tych badań, w pierwszej kolejności zniknie potrzeba ludzkiej pracy w zawodach związanych z transportem i logistyką. Ale to nie wszystko. Na wymarcie są skazane niektóre profesje z obszarów pracy biurowej, ubezpieczeń, finansów, sprzedaży i call center.
Sztuczna inteligencja nie jest już wymysłem autorów science fiction, a coraz bardziej jest obecna w naszym codziennym życiu. Rok temu kancelaria prawnicza Baker & Hostetler została wyposażona w bota o imieniu Ross, wyprodukowanego przez IBM. Zadaniem Rossa była praca w jednym z działów kancelarii. Bot nie tylko potrafi czytać i rozumie ludzki język (a zatem umie też odpowiedzieć na zadane mu przez człowieka pytanie), ale także dociera do każdej aktualizacji prawnej, każdego szczegółowego przepisu i odnośnika w zaledwie kilka sekund. Dzięki możliwości monitorowania zmieniającego się prawa przez cały czas aktywności jest w stanie odpowiedzieć na każde zagadnienie prawne lub jego dostępną online interpretację.
Wysokie kwalifikacje zawsze będą w cenie
Upowszechniające się aplikacje mobilne, Internet rzeczy, big data potrzebują coraz więcej specjalistów IT. Komisja Europejska szacuje, że w ciągu najbliższych trzech lat w całej Unii Europejskiej powstanie około miliona miejsc pracy w tych obszarach. Jeszcze kilka lat temu nikt nie przypuszczał, że social media manager będzie jednym z najbardziej poszukiwanych zawodów. Eksperci szacują, że ponad ⅔ osób urodzonych po 2007 roku będzie pracować w zawodach, które dzisiaj jeszcze nie istnieją. Szacujemy, że spośród istniejących dziś zawodów w najbliższej przyszłości największe zapotrzebowanie będzie na analityków, architektów systemów IT oraz tzw. data miners, czyli specjalistów od pozyskiwania danych, a także deweloperów aplikacji i oprogramowania, specjalistów od sztucznej inteligencji, projektantów robotów oraz specjalistów od marketingu cyfrowego i e‑commerce. Czy jednak współczesne firmy będą umieć przyciągnąć specjalistów przyszłości? Aby tak się stało, same muszą przejść reorganizację.
E‑liderzy cyfrowej gospodarki
W raporcie 2017 Aktywni+. Przyszłość rynku pracy czytamy, że gospodarka nowego typu będzie potrzebowała przede wszystkim tzw. e‑liderów. Pełnienie tej funkcji będzie wymagało połączenia kompetencji cyfrowych, zarządczych i biznesowych. Ten rodzaj pracy, jak i inne zawody związane z gospodarką cyfrową, będzie zupełnie inny niż zawody, które wykonujemy jeszcze dzisiaj lub które wykonywali nasi rodzice. W cyfrowym środowisku pracy wygrają te firmy, które będą potrafiły przyciągnąć wykwalifikowanych pracowników, a następnie zapewnić im rozwój w zdobywaniu i rozwijaniu nowych kompetencji. Tego zaś nie da się zrobić, używając tradycyjnych narzędzi HR. Konieczne jest posiadanie systemów skutecznie komunikujących brand pracodawcy kandydatom oraz wspomagających zarządzanie zasobami ludzkim na każdym poziomie.
W cyfrowym środowisku pracy wygrają te firmy, które będą potrafiły przyciągnąć wykwalifikowanych pracowników, a następnie zapewnią im rozwój.
Jak technologia wpływa na rynek pracy?
Tempo zmian technologicznych wpłynęło na zmiany w prowadzeniu biznesu i na wykonywanie pracy. Rozwój inteligentnych narzędzi i systemów IT w ogromnym stopniu zwiększył wydajność firm, ale przyspieszeniu uległy także fluktuacje na rynkach. Z rankingu Fortune 500 z 1955 roku do dzisiaj przetrwało jedynie 12% firm, ale w 2016 roku wypadło z niego aż 26% spółek. W gospodarce cyfrowej podstawą wyceny firm jest własność intelektualna i usługi, a nie dobra inwestycyjne lub majątek rzeczowy.
Dlatego mało wydajne organizacje, niepotrafiące przystosować się szybko do zachodzących zmian, nie będą w stanie przetrwać. Zastąpią je sprytne firmy, potrafiące odnaleźć się w cyfrowym świecie i mogące zaoferować odmienne od tradycyjnego, bardziej sprzyjające kreatywności i rozwojowi środowisko pracy. Takie organizacje przyciągają sprytnych, kreatywnych pracowników.
Nie da się jednak przeobrazić tradycyjnej korporacji w zwinną organizację przyszłości bez wspomagania narzędziami IT. Samo zbieranie aplikacji, porównywanie zawartych w nich danych, segregowanie, a następnie porównywanie z wymaganiami firmy może zająć wiele tygodni lub miesięcy. W tym czasie wykwalifikowany specjalista może już znaleźć pracę w innej firmie. Posiadając odpowiednie narzędzia IT do obsługi procesów kadrowych, można ten sam proces skrócić do kilku dni. Takim rozwiązaniem jest Sage X3 People, który na etapie rekrutacji sam porówna kwalifikacje kandydatów i sprawdzi, który z nich w największym stopniu odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa.
W wyścigu firm o najlepszych kandydatów wygra organizacja wspomagana nowoczesną technologią. Dlatego firmy muszą zrozumieć, że cyfryzacja procesów zarządzania zasobami ludzkimi to konieczność. Dzisiaj to ludzie decydują o sukcesie każdego przedsiębiorstwa. Muszą być wspierani w swojej pracy przez odpowiednio dobrane i dostosowane systemy IT. Utrzymanie wykwalifikowanych kadr będzie wymagało znacznie większego wysiłku organizacyjnego niż dotychczas. Oferta dopasowanych szkoleń i kursów (także online), możliwość budowania marki własnej za pomocą sieci społecznościowych czy jasna, przejrzysta ścieżka kariery – te elementy o wiele łatwiej skonstruować i zaoferować pracownikom, gdy posiadamy dedykowany obszarowi HR moduł w systemie ERP, dzięki któremu zarządzanie procesami kadrowymi jest szybsze, łatwiejsze i bardziej efektywne.
Nawet w świecie zaawansowanych technologii to ludzie decydują o sukcesie firmy
Procesy szkoleniowe wymagają obsługi za pomocą zintegrowanych narzędzi ERP w firmach, które rozwinęły swoje zasoby kadrowe do wielkości kilkudziesięciu i więcej pracowników. Nie da się bowiem wyznaczyć ścieżek rozwoju zawodowego tak dużej ilości pracowników za pomocą zwykłego arkusza kalkulacyjnego. Ponadto obsługa procesów kadrowych w ramach skalowalnego oprogramowania ERP umożliwia skuteczniejsze kontrolowanie kosztów przez pracodawcę. Zwiększanie kwalifikacji pracowników to bowiem rodzaj inwestycji, którą ponosi pracodawca. Powinien zatem znać wskaźniki zwrotu z inwestycji w swoje kadry.
Dotyczy to także sposobu zarządzania informacjami o pracownikach. Dzisiaj coraz częściej chcą oni sami decydować o tym, jakie informacje lub w jakiej formie są zamieszczane w firmowych sieciach intranet. W systemie Sage X3 People pracownicy mają dostęp do dedykowanego portalu i samodzielnie zamieszczają, aktualizują i zarządzają informacjami na swój temat, w sposób bardzo zbliżony do popularnych sieci społecznościowych. Dzięki dostępowi do takich narzędzi pracownicy częściej i chętniej dzielą się treściami nie tylko na swój temat, ale także na temat przedsiębiorstwa w social mediach. Z kolei pracodawca ma możliwość dystrybucji treści szkoleniowych i edukacyjnych bezpośrednio poprzez platformę. W ten sposób system pozwala zmniejszyć lukę kompetencyjną, a pracodawca skuteczniej może monitorować rozwój kwalifikacji kadr. Korzystając z systemu, pracodawca ma też dostęp do danych, czy pracownicy są adekwatnie wynagradzani w stosunku do swoich wyników.
Jak wykreować markę pracodawcy?
Dzisiejsze firmy muszą zmierzyć się ze zjawiskiem konsumeryzacji rynku pracy. Obserwujemy coraz silniejszą tendencję, by potencjalnych pracowników traktować w podobny sposób jak konsumentów. To oznacza, że firmy muszą być lepiej przygotowane do konkurowania ze sobą na rynku pracy, chcąc pozyskać najlepszych kandydatów. Wymaga to wielkiego wysiłku organizacyjnego, przedefiniowania koncepcji przywództwa i rozwoju kariery. Eksperci Deloitte uważają, że organizacja przyszłości musi odznaczać się takim cechami jak elastyczność i zwinność, co oznacza zastępowanie skostniałych struktur organizacyjnych z jednoosobowym przywództwem na rzecz tworzenia sieci zespołów uprawnionych do podejmowania autonomicznych decyzji.
Firmy chcące pozyskiwać nowe talenty na cyfrowym rynku pracy muszą same być przystosowane do rewolucji technologicznej już od momentu rekrutacji. Takie procesy kompleksowo wspomaga system Sage X3 People, który porównuje kompetencje kandydatów z wymaganiami pracodawcy już na wczesnych etapach rekrutacji. Kierownik działu HR od razu otrzymuje informację, czy i w jakim zakresie dana osoba spełnia wymagane kryteria. To znacznie ułatwia i skraca proces poszukiwania, porównywania i wybierania najlepszych potencjalnych pracowników.
W cyfrowej gospodarce marka przedsiębiorcy jest istotna nie tylko w kontekście komunikacji z klientami czy partnerami biznesowymi. Przedsiębiorstwa muszą także zabiegać, by firma była pozytywnie kojarzona jako pracodawca. Tworzenie atrakcyjnej marki pracodawcy to nie tylko działania skierowane na zewnątrz, ale także tworzenie pozytywnego doświadczenia pracownika, co wymaga znacznie więcej wysiłku i zaangażowania wielu czynników w organizacji.
Coraz częściej używanym narzędziem do promowania pracodawcy jako marki mogą być m.in. filmy wideo. Takie firmy jak SAP czy Sage podkreślają w ten sposób swoją atrakcyjność jako pracodawcy. Przedsiębiorstwa, które w taki sposób ogłaszają nabór na stanowiska pracy, notują o 36% więcej zgłoszeń niż organizacje, które tego nie robią. Sieć hotelowa Hilton do wywiadów rekrutacyjnych używa internetowej platformy wideo, dzięki czemu proces rekrutacji jest skrócony z sześciu tygodniu do pięciu dni.
Wirtualne zespoły tworzą realne wartości
Współczesne firmy, w szczególności duże, muszą posiadać skuteczne narzędzia IT do zarządzania kapitałem ludzkim. Od momentu promowania swojej marki wśród kandydatów, poprzez procesy rekrutacji, aż po budowanie kariery pracownika i wspieranie go w podnoszeniu swoich kompetencji zawodowych. Deloitte szacuje, że obecnie, jak nigdy wcześniej, w obszarze HR ważna jest efektywna analityka danych. Należy ją jednak rozumieć nie tylko jako dostęp do informacji dla wąskiego grona specjalistów. Dostęp do danych musi zostać zdemokratyzowany w obrębie firmy, ponieważ informacje płynące z obszarów kadrowych są wykorzystywane w działalności ogólnobiznesowej i mają wpływ na rozwój firmy. Wydajność biznesową osiąga się dopiero wtedy, gdy wiele obszarów działania firmy udaje się połączyć w spójną, powiązaną sieć, obejmującą wszystkie obszary działalności.
Dlatego jednym z najważniejszych wyzwań dla działów HR stało się stworzenie warunków pracy wspierających innowacyjność i kreatywność pracowników, jak również dających im autonomię i swobodę działania. Oczekiwania pracowników dotyczące elastycznego czasu pracy oraz możliwości pracy zdalnej są coraz częściej spełniane przez pracodawców. Według danych Eurostatu, w 2014 roku odsetek obywateli Unii Europejskiej pracujących w domu wynosił 13,5%. W tym czasie w Polsce 13,1% pracowników korzystało z formy Home Office. Najwięcej osób pracowało z domu w Danii (29,2%) i w Szwecji (28,7%). Praca poza biurem to trend, który obecnie nasila się na całym świecie. Przewiduje się, że już za trzy lata w Stanach Zjednoczonych nawet 40% pracowników będzie wykonywać swoje obowiązki zawodowe zdalnie, a w ciągu kolejnych 15 lat nawet połowa zatrudnionych będzie pracować w tym modelu.
Równocześnie z oczekiwaniami pracowników zmieniać się będą również firmy. O ile każdy z nas dość szybko adaptuje się do wykorzystywania nowych technologii, o tyle przedsiębiorstwom zajmuje to więcej czasu. Funkcjonujące do dzisiaj formy organizacji firm zostały ukształtowane na długo przed upowszechnieniem się Internetu, stąd nie wszędzie i nie wszystkie organizacje są przygotowane do nowych wyzwań. Firmy coraz częściej zarządzają modelami komunikacji charakterystycznymi dla mediów społecznościowych. Pozyskiwanie informacji od znajomych, dzielenie się postami na temat przedsiębiorstwa w social mediach jest już dzisiaj typowym sposobem zbierania informacji na temat potencjalnego pracodawcy. Organizacja przyszłości nie może jednak funkcjonować bez wspomagania przez kompleksowy system IT z modułem obsługującym obszar HR. Takim kompleksowym rozwiązaniem, wplatającym obszar HR w cały ekosystem biznesowo‑informatyczny, jest Sage X3 wraz z modułem Sage People. Dzięki temu, że wykorzystuje on rozwiązanie chmurowe, użytkownicy mają dostęp do istotnych danych z każdego miejsca globu. Mogą pracować wspólnie, niezależnie od miejsca pobytu, mając ten sam dostęp do informacji. Wspomagana takim system firma staje się prawdziwą organizacją przyszłości, śmiało stawiającą czoło cyfrowym wyzwaniom.
Współczesny HR dołącza do innych obszarów firmy współodpowiedzialnych za sukces biznesowy. Coraz częściej nowoczesne firmy używają określenia „cyfrowe miejsce pracy”, które oznacza, że zostały stworzone warunki sprzyjające produktywności i kreatywności. Ponownie przykładem może być Sage, gdzie wprowadzono wirtualne zespoły. Wyzwaniem współczesnych firm jest zgrupowanie w jednym miejscu wysoce wykwalifikowanych pracowników, często rozsianych po całym kraju, a nawet kontynencie. Praca w ramach wirtualnych zespołów eliminuje konieczność uciążliwych dojazdów, nic nie ujmując z jakości i efektów pracy. Deloitte w swoim badaniu szacuje, że już teraz 56% ankietowanych firm przekształca programy HR, udostępniając pracownikom w większym stopniu narzędzia do pracy zdalnej. Ponadto duża część firm tworzy mobilne aplikacje wspomagające obszary HR. Cyfryzacja działań kadrowych wkracza w całkiem nowy etap, którego zwieńczeniem jest wdrożenie kompleksowych rozwiązań IT typu ERP, które spajają obsługę wszystkich obszarów działalności biznesowej (w tym także HR) w ramach jednego systemu.
Cyfrowa gospodarka sprawia, że potrzeby biznesu zmieniają się wyjątkowo szybko. Dlatego współczesne firmy muszą zaprojektować swoje systemy tak, by móc dostosować się do nich. Obecnie organizacje potrafią zarządzać skomplikowanymi procesami produkcji czy logistyki, korzystając przy tym ze znakomitych systemów ERP. Ale w cyfrowej, dynamicznie zmieniającej się gospodarce to już nie wystarcza. Dzisiaj firmy muszą w podobny sposób potrafić zarządzać kapitałem ludzkim, stosując jeszcze lepsze i jeszcze bardziej wyrafinowane systemy.
Przed takim właśnie wyzwaniem stanęła kilka lat temu firma Betfair – największa internetowa giełda zakładów sportowych. Od pięciu lat firma użytkowała już system ERP od SAP, pojawiła się jednak potrzeba rozbudowy systemu o moduł do zarządzania zasobami ludzkimi. Simon MacDonald, szef działu HR odpowiedzialny za wyszukanie i sprawdzenie aplikacji, musiał znaleźć odpowiednio skalowalny, intuicyjny system, który byłby w stanie obsłużyć 1700 pracowników w 14 krajach. Po sprawdzeniu 11 dostawców oprogramowania (w tym takich jak SAP i Oracle) wybór ostatecznie padł na Sage X3 People, ponieważ umożliwiał on zintegrowanie używanych już programów do obsługi działów HR, a przy tym mógł być wdrożony we wszystkich międzynarodowych oddziałach. MacDonald podał trzy najważniejsze powody takiego właśnie wyboru:
Sage X3 People opiera się na technologii chmurowej, gwarantuje więc komfort użytkowania bez względu na miejsce pracy;
Jest bardzo elastyczny i łatwy do skonfigurowania;
Jest kompatybilny z innymi programami do obsługi kadr, dzięki czemu pobieranie danych z innych programów jest dziecinnie proste.
Poza tym, jak przyznał MacDonald, ważne było także to, by program potrafił obsłużyć procesy kadrowe i płacowe w wielu różnych systemach prawnych. Sage X3 People okazał się tak samo użyteczny w oddziale w Stanach Zjednoczonych, Portugalii, jak i w Rumunii.
Zarządzanie karierą
Rozwój kariery w coraz mniejszym stopniu oznacza wykonywanie tych samych zadań przez wiele lat. Coraz częściej pracownikom są przydzielane różnorodne zadania lub udział w wielu, niekiedy odrębnych od siebie, projektach. Firmy, by sprostać konkurencyjnemu rynkowi, muszą posiadać systemy do budowania ścieżek kariery. Dzięki temu nie tylko są w stanie zdiagnozować, jakich kwalifikacji potrzebuje konkretna osoba, ale także monitorować i wspierać proces podnoszenia tych kwalifikacji. Na takiej zasadzie działa system Sage X3 People, który umożliwia aktywne kreowanie ścieżki kariery pracowników poprzez zarządzanie szkoleniami, tworzenie budżetów i programów szkoleniowych. Z kolei pracownicy działów HR mają możliwość lepszego zarządzania danymi kadrowymi, przeglądami okresowymi, tworzenia różnorakich modeli organizacyjnych opartych na rzeczywistych potrzebach biznesowych. System daje możliwość udostępniania pracownikom spersonalizowanych informacji dotyczących ich warunków pracy. Przechowywanie tych danych w chmurze umożliwia sprawdzenie informacji potrzebnych w danej chwili, na przykład w czasie wizyty u lekarza. Według danych firmy Fairsail, 84% organizacji udostępnia dane pracownikom jedynie w ramach wewnętrznych sieci (typu intranet), dostępnych tylko w biurze.
Cyfrowa gospodarka wymaga od firm wejścia w zupełnie nową rzeczywistość dotyczącą obszarów HR. Po tym, gdy większość firm przystosowała już swoje organizacje do wykorzystania systemów IT do obsługi takich obszarów, jak: finanse, księgowość, sprzedaż, marketing, zarządzanie, procesy produkcji czy logistyki, przyszedł czas na skoncentrowanie wysiłków przy obsłudze procesów kadrowych. Jeszcze kilka lat temu postrzeganie tego obszaru ograniczało się do funkcji wsparcia i obsługi pracowników.
Sage X3, za pomocą którego firmy doskonale zarządzają wszystkimi aspektami biznesu (od produkcji, poprzez marketing, sprzedaż, aż po logistykę i wszelkie rozwiązania e‑commerce), w module X3 People wspomaga firmy w kompleksowym zarządzaniu kapitałem ludzkim. Program wspomaga kierownictwo od momentu rozpoczęcia komunikacji marki i wartości firmy jeszcze przed procesami rekrutacji, poprzez samą rekrutację (gdzie porządkuje i porównuje informacje o kwalifikacjach kandydatów w sposób zautomatyzowany), aż po wszelkie aspekty związane z angażowaniem pracownika w firmowe procesy. Już wkrótce ten globalny produkt, którego na całym świecie używa ponad 228 tysięcy użytkowników z 5 tysięcy firm, będzie rozwijany w centrum badawczo‑rozwojowym Sage w Warszawie.
Eksperci są zgodni, że w najbliższej przyszłości czeka nas coraz większy nacisk na cyfryzację pracy działów kadrowych. Dynamicznie zmieniający się świat HR wymaga śmiałych zmian od strony obsługi informatycznej. Chcąc sprostać nowym wymaganiom pracowników i konkurencyjnemu rynkowi, organizacje będą potrzebowały kompleksowych rozwiązań do zarządzania obszarami HR w powiązaniu ze wszystkimi innymi obszarami biznesowymi.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!