Firmy podejmując decyzję o wdrożeniu koncepcji elastycznego biura, decydują się jednocześnie na zmianę sposobu zarządzania całą organizacją i przejście przez długi proces wprowadzania modyfikacji. O sukcesie tego posunięcia zadecyduje dobrze przeprowadzony proces.
Jak krok po kroku przeprowadzić pracowników przez proces zmiany przestrzeni biurowej? Zanim podejmie się jakiekolwiek działania, warto się do tego przygotować.
Czas i informacja
Aby wdrożyć jakąkolwiek zmianę potrzeba czasu. Nie inaczej jest w przypadku rewolucji w przestrzeni biurowej. Zdarza się, że proces ten potrafi zająć nawet dwa lata, jednak – pomijając skrajne przypadki - zmiany w sposobie zarządzania i metodach pracy należy zacząć wprowadzać przynajmniej pół roku przed planowaną przeprowadzką albo zmianą aranżacji przestrzeni. Od samego początku proces wdrażania nowych rozwiązań powinien być w zrozumiały sposób przedstawiony wszystkim pracownikom firmy. Choć zadaniem zarządu jest aktywne angażowanie się w realizację projektu i traktowanie go jako ważnego elementu strategii, proces ten nie może toczyć się na samej górze, za zamkniętymi drzwiami. Pracownicy powinni czynnie w nim uczestniczyć. Dzięki zaangażowaniu ich we współtworzenie przyszłego środowiska pracy będą mieli poczucie współodpowiedzialności za nową przestrzeń i chętnie skorzystają z zaproponowanych przez siebie rozwiązań.
Sama aranżacja biura to jednak nie wszystko. Aby uniknąć konfliktów czy pracy w chaosie, należy ustalić zasady korzystania z różnych przestrzeni. Kwestie organizacyjne najlepiej przedyskutować podczas warsztatów ze wszystkimi pracownikami. Warto też stworzyć grupy dyskusyjne lub powołać ambasadorów, którzy w toku realizacji projektu, na bieżąco, będą starać się udoskonalać tworzone środowisko pracy i dostosowywać je do aktualnych potrzeb, wyzwań oraz oczekiwań pozostałych pracowników. Przy zastosowaniu koncepcji Activity Based Working należy zwrócić szczególną uwagę na sferę komunikacyjną w organizacji, gdyż informacja wewnętrzna pełni kluczową rolę w procesie każdej zmiany.
Po zastosowaniu wybranych rozwiązań należy zadbać o określenie zasad korzystania z nowej przestrzeni i zdefiniowanie miejsc przeznaczonych do wykonywania poszczególnych czynności. Członkowie zespołu muszą przyzwyczaić się do nowego sposobu pracy i mieć czas na zmianę starych nawyków – podkreśla Beata Rejkowska, Sales Operation Director z Kinnarps Polska.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Czy warto korzystać z doradztwa nieruchomościowego? »
Decyzje bez niepewności
Nowoczesne doradztwo w dziedzinie nieruchomości oznacza dziś klarowny przekaz oparty na wielopłaszczyznowej analizie.
Gotowość do wprowadzenia zmian
W koncepcji Activity Based Working proces zarządzania zmianą jest równie ważny jak właściwie dobrana konfiguracja i aranżacja przestrzeni. Model ten wymaga przede wszystkim zmiany w myśleniu oraz nawykach pracowników i menedżerów, a co za tym idzie zmiany kultury zarządzania i sposobu codziennego funkcjonowania zespołów. Nie ma bowiem co liczyć na rewolucję w sposobie pracy, mimo nowej przestrzeni biurowej, jeśli przełożony nadal będzie chciał mieć pracowników w zasięgu wzroku i pod kontrolą, zamiast zgodzić się na przykład na pracę zdalną.
Wychodząc naprzeciw potrzebom klientów, firma Kinnarps opracowała Next Office, zespół narzędzi badający gotowość do wprowadzenia koncepcji ABW oraz jej wdrożenia, dzięki czemu można precyzyjnie przygotować wytyczne do projektu biura. Projektanci otrzymują dostęp do informacji o tym, jak pracują poszczególne działy, ile czasu pracownicy spędzają w biurze i poza nim, jaki jest charakter ich pracy, a także jakich warunków potrzebują, by efektywnie wykonywać powierzone im zadania.
Dzięki temu można bardzo precyzyjnie zaplanować układ funkcjonalno‑przestrzenny i określić, jakie przestrzenie muszą znaleźć się w danym biurze, a także jaki ma być ich charakter. Ogromną zaletą narzędzi Next Office™ jest także bezpośrednie zaangażowanie przyszłych użytkowników w proces koncepcyjny, co umożliwia nie tylko głębszy wgląd w potrzeby poszczególnych departamentów, lecz także zmniejsza ich strach przed zmianą i wzmacnia poczucie sprawczości. Zespołowy charakter warsztatów pozwala uniknąć myślenia życzeniowego i pogłębia wiedzę o tym, jak pracują inni – uważa Sebastian Górski, jeden z architektów w Kinnarps Polska.
Należy przy tym pamiętać, że całkowita transformacja sposobu funkcjonowania firmy jest dla pracowników jedną z najbardziej stresogennych sytuacji - wyższy poziom stresu towarzyszy jedynie przy zwalnianiu lub rozpoczynaniu nowej pracy.
Współudział pracowników
Projektując przestrzeń pracy zgodnie z założeniami ABW, poza uwzględnieniem aspektów funkcjonalnych, niezbędne jest określenie preferencji pracowników. Niestety, w wielu firmach, kiedy zapadnie już decyzja o przeprowadzce czy zmianie układu biura, pracownicy nie mają wpływu na sposób aranżacji przestrzeni pracy. Nawet, jeśli są pytani o zdanie, to w toku projektu zapadają decyzje z pominięciem ich opinii. W rezultacie, biuro, choć nowe, często nie jest dopasowane do ich potrzeb, preferencji i tożsamości zespołu.
Niestety, firmy często nie mają świadomości, że zmiana przestrzeni biurowej nie jest projektem operacyjnym, ale wieloetapową, rozłożoną w czasie transformacją. Kluczowe dla osiągnięcia tego efektu jest więc zaangażowanie pracowników w proces twórczy i decyzyjny. Projekt przestrzeni i jej różnorodność nie mogą bowiem wynikać z fantazji projektanta, lecz z konkretnych potrzeb i specyfiki stylu pracy zespołu, dla którego powstaje oraz zadań, z którymi będzie się on mierzył w zmieniającym się otoczeniu biznesowym. Udzielając pracownikom głosu i angażując w powstawanie nowego środowiska pracy, zyskuje się ich poparcie dla zachodzących w firmie zmian. Wzrasta też ich satysfakcja i pozytywne postrzeganie pracodawcy. Choć korzyści z takiego podejścia są niezaprzeczalne, badanie Hays, Kinnarps i Skanska pokazuje, że w ponad 40% z badanych firm pracownicy nie mają wpływu na środowisko pracy, w którym funkcjonują. To poważny błąd, z którego pracodawcy powinni wyciągnąć wnioski. Tym bardziej, że przestrzeń biurowa oraz sposób pracy stają się coraz istotniejszymi czynnikami, wpływającymi na motywację pracowników i postrzeganie pracodawcy. W tym ujęciu zaangażowanie stanowi najmniejszy koszt procesu zmiany.
W skrócie: 9 kroków bezbólowej zmiany przestrzeni biurowej
Przeprowadź wewnętrzną kampanię informacyjną skierowaną do pracowników.
Powołaj zespół projektowy, wesprzyj go wiedzą i doświadczeniem ekspertów.
Poznaj opinie pracowników na temat ich potrzeb i wymagań.
Wykorzystaj narzędzia i interaktywne gry mające na celu określenie adekwatnych typów przestrzeni pracy.
Stwórz i przedyskutuj wstępną koncepcję nowego biura.
Wprowadź zmiany.
Zapoznaj pracowników z ostateczną wersją aranżacji nowego biura.
Zaproś zespół projektowy do udziału w pracach wykończeniowych. Na bieżąco przekazujcie wszystkie informacje pozostałym pracownikom.
Określ wraz z pracownikami zasady pracy w nowym biurze.
Ten tekst jest częścią projektu Biuro: nowa definicja przestrzeni. Poznaj trendy i najlepsze praktyki związane z zarządzaniem miejscem pracy!
