Aby skutecznie konkurować na rynku, firmy muszą znajdować nowe sposoby na ograniczanie kosztów działalności. Odpowiedzią na to wyzwanie są nowoczesne systemy informatyczne pozwalające lepiej zarządzać zasobami firmy przez opomiarowanie i zautomatyzowanie niektórych procesów.
Partnerem materiału jest:
Przedsiębiorstwa zmuszone działać w zmiennym i niepewnym środowisku szybko nauczyły się elastyczności i efektywności. Stale budują również kulturę organizacyjną sprzyjającą innowacyjności i opracowują nowe, sprawniejsze ścieżki komunikacji wewnętrznej. Kolejnym kamieniem milowym skutecznego konkurowania na rynku jest zwiększenie rentowności przedsiębiorstw przy jednoczesnym realizowaniu innych wartości, jak bezpieczeństwo czy ochrona środowiska. W poszukiwaniu oszczędności warto zwrócić uwagę na te obszary funkcjonowania firmy, które często bywają pomijane w kontekście poprawy rentowności. Ten stan mogą zmienić niektóre osiągnięcia rewolucji cyfrowej, takie jak Internet rzeczy, obliczenia chmurowe czy inne zaawansowane narzędzia.
Od dawna wiemy, że nowe technologie mogą usprawnić i przyspieszyć niemal każdy rodzaj pracy. Średnie i duże przedsiębiorstwa przeważnie wykorzystują już zaawansowane systemy informatyczne pozwalające przetwarzać niezbędne informacje, jednak te narzędzia rzadko kiedy bywają ze sobą zintegrowane, co sprawia, że pracownicy muszą poświęcać swój cenny czas na ręczne przepisywanie danych pomiędzy platformami. Ponadto wiele z tych informacji nie jest w ogóle wykorzystywanych z powodu braku odpowiednich narzędzi do ich wizualizacji.
Firma Arcus Systemy Informatyczne oferuje rozwiązanie tych problemów. Jest nim platforma informatyczna one4all, która zawiera zintegrowane i dostosowane systemy informatyczne, takie jak Microsoft Dynamics 365 (znany jako Dynamics AX i Dynamics CRM), a także szereg zunifikowanych narzędzi do komunikacji, zarządzania infrastrukturą czy obiegiem dokumentów. One4all zawiera zestaw gotowych narzędzi, które umożliwiają klientom efektywniejsze wykorzystanie możliwości poszczególnych systemów i aplikacji.
Przy wyborze profesjonalnych rozwiązań ważną kwestią jest dobór infrastruktury. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu specjalistów firmy Arcus Systemy Informatyczne w dobieraniu i zarządzaniu taką infrastrukturą klienci korzystający z tego rozwiązania mają zapewniony wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie tylko dlatego, że współpracują z profesjonalnym dostawcą usług, ale również dlatego, że wykorzystują większość gotowych narzędzi od firm trzecich, które udostępniają otwarty kod źródłowy, dając możliwość modyfikacji rozwiązań. Nie ma już potrzeby uzależniania się od jednego dostawcy ani sporządzania wielu różnych umów wsparcia dla posiadanych systemów informatycznych. Ponadto zastosowanie one4all w wersji chmurowej pozwala na korzystanie z funkcji narzędzia z dowolnego miejsca.
Ukryte koszty druku
Według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów – w tym te związane z samym drukiem – pochłaniają od 5% do nawet 15% przychodów dużych firm. Skuteczna optymalizacja tego procesu pozwala osiągnąć bardzo wysokie oszczędności, sięgające według firmy analitycznej Gartner nawet 30%. Jednak większość firm dążących do wyższej rentowności procesu ogranicza swoje działania do zakupu tańszych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, przy czym zakup nowych urządzeń stanowi zaledwie od 5% do 15% całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją, włączając w to instalację, użytkowanie, utrzymywanie, a także likwidację. Kluczem do skutecznej optymalizacji jest rzetelny audyt kosztów wydruku.
Profesjonalny audyt zaczyna się od zebrania informacji o drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych – ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Następnie określa się charakter prac, do których są wykorzystywane drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, odpowiadając na pytania o to, kto i w jaki sposób używa tych maszyn oraz jakie wiążą się z tym koszty. Wynikiem takiego audytu są rekomendacje dotyczące nie tylko obniżenia kosztów związanych z drukiem, ale również tego, jak uczynić organizację pracy biura bardziej efektywną. Okazuje się, że do najczęstszych błędów należą: użytkowanie przestarzałego sprzętu wymagającego częstego serwisowania i kosztownych części zamiennych, posiadanie urządzeń od różnych producentów – wymagających dużej ilości materiałów eksploatacyjnych i zawierania umów z wieloma firmami serwisującymi oraz udostępnianie możliwości kosztownego drukowania w kolorze wszystkim pracownikom – bez względu na ich potrzeby. Aby zwiększyć rentowność, firmy powinny zidentyfikować wszystkie tego typu bariery. W jaki sposób? Doraźne działania mogą nie dać upragnionego rezultatu – zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach o rozproszo‑nej organizacji. Skutecznym sposobem na ograniczenie kosztów okazuje się wdrożenie cyfrowych narzędzi zarządzania ekosystemem drukowania. Dzięki takim kompleksowym rozwiązaniom firmy mogą nareszcie kontrolować cały proces obiegu dokumentów.
Czym jest ekosystem drukowania? Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne to zaledwie jeden z jego elementów. Nowoczesne drukarki, takie jak Kyocera, mogą być obsługiwane przez specjalnie w tym celu stworzone aplikacje. Dzięki nim możliwe stało się zdalne zarządzanie drukarkami, automatyczna aktualizacja sterowników oraz dokładne rozliczenie kosztów. Oprócz tego nowoczesne oprogramowanie umożliwia korzystanie ze znacznie bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak drukowanie dokumentów bezpośrednio z chmury, łatwe raportowanie ewentualnego problemu do dostawcy usług czy monitorowanie całego środowiska drukarek przez administratorów.
Przykładem aplikacji umożliwiającej efektywne zarządzanie kosztami jest MyQ. Jest to rozbudowany system serwerowy przeznaczony do kompleksowego zarządzania procesem przetwarzania dokumentów organizacji, a więc skanowaniem, kopiowaniem, drukowaniem, zarządzaniem użytkownikami oraz ich uprawnieniami do wykorzystywania dostępnych funkcji, na przykład druku kolorowego. MyQ obsługuje również urządzenia mobilne i pozwala na podejmowanie szerokiego spektrum działań na dokumentach znajdujących się w chmurze.
Dzięki wykorzystaniu nowej technologii możliwe jest choćby odgórne przyznawanie dostępu do drukarek wybranym pracownikom i działom, określenie limitu wydruków czy otrzymywanie miesięcznych raportów dotyczących liczby wydrukowanych stron przez każdego użytkownika. Monitorowanie każdego wydruku i konieczność każdorazowej osobistej autoryzacji pozwala znacznie obniżyć koszty, ponieważ pracownicy świadomi istnienia systemu starają się ograniczyć liczbę wydruków do minimum.
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, poza minimalizacją kosztów, zdecydowanie poprawia bezpieczeństwo firmy. Przedsiębiorcy częściej kontrolują użytkowanie Internetu przez pracowników niż wykorzystywanie przez nich sprzętów w biurze – drukarek, skanerów czy kserokopiarek. Tymczasem pozbawione kontroli użytkowanie tego typu maszyn może powodować niebezpieczeństwo wydostania się poufnych informacji na zewnątrz. Odpowiedzią na tego rodzaju zagrożenia są innowacyjne systemy zarządzania przepływem dokumentów stworzone przez Arcus SA. Pozwalają na archiwizację prac, a przez to na całkowite przejęcie kontroli nad wszystkimi dokumentami. Nie sposób wykonać jakikolwiek wydruk, skan czy kopię bez pozostawienia śladu w systemie, dzięki czemu klient zyskuje całkowitą pewność co do okoliczności przetworzenia każdego dokumentu.
Dodatkowo został zwiększony poziom bezpieczeństwa na etapie autoryzacji użytkowników, dzięki której mają oni dostęp jedynie do tych danych, do których są uprawnieni. Możliwe stało się też wprowadzenie autoryzacji dwuetapowej – za pośrednictwem karty dostępu oraz hasła lub PIN‑u. Jeśli osoba nieuprawniona wejdzie w posiadanie identyfikatora, bez znajomości hasła nie będzie mogła skorzystać ze sprzętu lub odebrać wydruku. Aby dodatkowo zabezpieczyć przepływ danych, firmy mogą decydować się na zaszyfrowanie komunikacji pomiędzy wszystkimi elementami systemu na poziomie sieci teleinformatycznej.
Innym przykładem aplikacji, która znacznie ułatwia korzystanie z floty drukarek, jest Help Desk Assistant. Pozwala ona użytkownikom w prosty sposób zaraportować problem ze sprzętem do dostawcy usługi serwisowej bezpośrednio z panelu dotykowego znajdującego się na drukarce lub urządzeniu wielofunkcyjnym. Dzięki tej bezpłatnej aplikacji serwis natychmiast otrzymuje wszelkie niezbędne informacje, takie jak model urządzenia, dane użytkownika czy opis usterki.
Problem marnotrawstwa jest kluczowy nie tylko z punktu widzenia optymalizacji procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, ale również szczególnie istotny ze względu na środowisko naturalne. Statystyczny polski pracownik zużywa 7700 kartek papieru rocznie. Do wyprodukowania takiej ilości potrzeba jednego drzewa. Oznacza to ponad 11 miliardów ściętych drzew co roku. Szacuje się, że w Polsce marnuje się 5,57 miliardów arkuszy rocznie. Odpowiednio skonfigu‑rowany system (na przykład drukowanie dwustronne, tylko w czerni) oraz kontro‑la wydruków przynoszą znaczne korzyści zarówno środowisku, jak i samej firmie. Warto więc rozważyć audyt, który sprawdzi obecną efektywność drukowania i zarekomenduje wdrożenie odpowiednich rozwiązań. Jednym z nich może być wykorzystywanie drukarek Kyocera EcoSys, które posiadają bęben niezależny od tonera. Oznacza to, że podczas serwisowania wymienia się jedynie toner. Dzięki temu na śmietnik nie trafia cała kaseta z kilkudziesięcioma trudno degradowanymi elementami.
Samochody w sieci
Podobnie jak systemy kontrolujące obieg dokumentów także odpowiednio zaprojektowane zarządzanie flotą pojazdów firmowych może przynieść realne korzyści w postaci zwiększenia oszczędności i efektywności. Również i w tym celu jest potrzebny odpowiedni zasób wiedzy – w tym przypadku dotyczącej pojazdów i zakresu ich użytkowania. Można ją osiągnąć dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym, takim jak na przykład T‑matic Management System.
Jak działa system monitorowania floty? Najpierw są instalowane w samochodach urządzenia lokalizacyjne z odbiornikiem GPS i kartą GSM, które gromadzą dane na temat aktualnej pozycji pojazdu oraz jego parametrów, na przykład prędkości czy wysokości obrotów silnika. Zgromadzone informacje są następnie przesyłane do serwera monitoringu, który wykorzystując wcześniej zaprogramowane funkcje, podejmuje działania, przygotowując odpowiednie raporty i analizy. System może wysyłać alerty o przekroczonej prędkości, a także sam powiadomić służby ratunkowe w przypadku kolizji. Każdy klient decydujący się na tego typu rozwiązanie sam wybiera zakres opomiarowania pojazdów, zaś dostęp do danych jest bardzo prosty. Mogą być gromadzone jako raporty, analizy albo wykresy, które następnie byłyby udostępniane przez przeglądarkę internetową. Nie ma więc potrzeby dodatkowego rozwijania wewnętrznej infrastruktury IT.
Firmy szukające oszczędności zbyt rzadko biorą pod uwagę takie obszary, jak zarządzanie drukiem, flotą samochodową czy procesami informacyjnymi.
Dostęp do tak szerokiej wiedzy na temat firmowej floty samochodowej pozwala menedżerom efektywniej nią zarządzać. Świadczą o tym przykłady przedsiębiorstw, które wprowadziły tego typu rozwiązania. Jednym z nich jest Bank Pocztowy dysponujący około 90 pojazdami osobowymi użytkowanymi przez menedżerów, handlowców i pracowników oddziałów. Blisko 80% tych aut to pojazdy, które zgodnie z polityką banku nie mogą być użytkowane prywatnie. Aby zapewnić przestrzeganie zasad użytkowania samochodów, zdecydowano się na wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych. Od momentu wdrożenia systemu przełożeni mają możliwość monitorowania pracy podwładnych, którzy przez to stali się bardziej zdyscyplinowani. W ciągu pół roku cała flota pokonała o ponad 110 tysięcy kilometrów mniej, choć liczba podróży służbowych znacznie wzrosła.
Efektem wdrożenia monitoringu jest spadek kosztów związany z mniejszym zużyciem paliwa – oszczędności mogą sięgać nawet kilkunastu procent. Dzieje się tak, ponieważ kierowcy lepiej planują swoje przejazdy i jeżdżą bardziej ekonomicznie. Ale to tylko jeden z wielu aspektów oszczędności. Dzięki monitoringowi firma zyskuje również na lepszej organizacji pracy – handlowcy mogą w tym samym czasie odbyć więcej spotkań z klientami. W wielu firmach spada również liczba kolizji i wypadków, ponieważ kierowcy są mniej skłonni do ryzykownej jazdy, jeżeli wiedzą, że ich zachowania na drodze są monitorowane.
Opomiarowanie pojazdów umożliwia zmniejszenie ryzyka nadużyć w firmie. T‑matic Management System Safe and Save potrafi na przykład odnotowywać otwarcie i zamknięcie wlewu paliwa, korzystanie z dźwigu HDS czy odpięcie naczepy. Dzięki zastosowaniu TiMS firma poprawia procesy administracyjne związane z posiadaniem własnej floty samochodowej. Mimo rozbudowanych funkcji system nadal pozostaje bardzo prosty w obsłudze, co sprawia, że procesy zarządzania flotą samochodową w firmie stają się znacznie bardziej efektywne.
T‑matic Management System umożliwia również wdrożenie w firmie scoringu, czyli metody oceny stylu jazdy kierowcy w porównaniu z tzw. profilem bezpiecznym. W samochodach jest instalowane urządzenie nazwane „czarną skrzynką”, które pobiera informacje dotyczące jazdy kierowców i przesyła je na serwer. Specjalny silnik analizuje te dane według wyznaczonych parametrów, takich jak gwałtowne hamowanie, dynamika jazdy czy jazda na jałowym biegu. Na podstawie wyników pomiaru system tworzy rankingi i powiadamia kierowców o tym, które zachowania należy wyeliminować. Zmiana złych nawyków prowadzi do większego bezpieczeństwa na drodze i poprawy sposobu eksploatacji pojazdów. Ponadto firmy, które wdrożyły u siebie taki system, mogą liczyć na obniżkę składki ubezpieczeniowej za bezszkodową jazdę oraz kosztów leasingu.
Wyposażenie samochodów w odpowiednie czujniki – oprócz zwiększenia bezpieczeństwa i zmniejszenia ryzyka nadużyć – ma jeszcze jedną zaletę. Dzięki zmianom w zachowaniu kierowców firmy mogą promować ecodriving, czyli prowadzenie samochodu w sposób jak najmniej uciążliwy dla środowiska. Spokojna i płynna jazda powoduje mniejszą emisję dwutlenku węgla do atmosfery, mniejsze zużycie opon, klocków hamulcowych, tarcz oraz bębnów, a także wolniejsze zużycie amortyzatorów i wielu innych elementów.
Zarządzanie drukiem, flotą samochodową czy procesami informacyjnymi – to obszary, które często nie są brane pod uwagę w trakcie podejmowania decyzji mających na celu poprawę rentowności firmy. To duży błąd. Przy zastosowaniu nowoczesnych technologii informatycznych firmy są w stanie uwolnić ogromną ilość środków niezbędnych do prowadzenie działalności.
Oknoplast
Audyt wydruku przeprowadzony w firmie Oknoplast wykazał, że przedsiębiorstwo korzystało z przestarzałego sprzętu wymagającego drogich materiałów eksploatacyjnych i serwisu. Ponadto Oknoplast nie miał żadnej kontroli nad tym, co i w jakich ilościach drukowali pracownicy. Oknoplast mógł po prostu wymienić drukarki na nowe i tym samym rozwiązać przynajmniej część problemów, jednak zdecydował się na zbudowanie całego środowiska druku od nowa. Wdrożeniem nowych narzędzi zajął się Arcus SA. Liczba urządzeń drukujących została zredukowana do kilkudziesięciu urządzeń marki Kyocera, z czego część to duże, tzw. korytarzowe, urządzenia wielofunkcyjne. Korzystna forma wydzierżawienia sprzętu nie generowała po stronie klienta dodatkowych kosztów związanych z zakupem sprzętu. W ramach projektu wdrożono oprogramowanie do zarządzania wydrukiem MyQ, dzięki czemu każdy wydruk jest rejestrowany w systemie wraz z informacją o zlecającym go użytkowniku. Dzięki temu pracownicy drukują tylko niezbędne materiały, a koszty wydruków można łatwo przewidywać i rozliczać. Wprowadzone do firmy oprogramowanie daje ponadto możliwość tzw. wydruku podążającego. Dzięki tej funkcji użytkownik może podejść do wybranej drukarki i po dokonaniu procesu autoryzacji rozpocząć proces wydruku na miejscu, zamiast zlecać wydruk ze swojego stanowiska pracy. Dzięki nowemu procesowi obiegu dokumentów firmie Oknoplast udało się uzyskać około 70% oszczędności.