W biurach na stosunkowo niewielkiej powierzchni swoje obowiązki wykonują nawet tysiące tzw. białych kołnierzyków. W dobie rywalizacji o najzdolniejszych pracowników zagadnienia związane z przestrzenią biurową znajdują się w centrum zainteresowania nie tylko architektów, zarządów czy dyrektorów administracyjnych.
Partnerem materiału jest HB Reavis.
Idea, aby w procesie planowaia biura uwzględnić wiedzę płynącą z nauk o zarządzaniu, specyfikę zróżnicowanych struktur i kultur organizacyjnych oraz potrzeby psychiczne i fizyczne ludzi, nie jest nowa. Niestety, firmy stosunkowo wolno reagowały na zmiany, a wielu pracodawców zapomniało, że mają do czynienia z jednostkami, których dobre samopoczucie, odpowiednio wysoka motywacja i efektywność nie zależą od bezdusznie zoptymalizowanej przestrzeni biurowej. „Trendy w projektowaniu biur coraz częściej odzwierciedlają preferencje firm oraz pracowników, jednak nadal dostrzegamy potrzebę zasadniczego zwrotu. Może być nim potraktowanie przestrzeni biurowej jako usługi. Podejście Workspace as a Service gwarantuje elastyczne skonfigurowanie przestrzeni w sposób, który w danej chwili najlepiej zaspokaja potrzeby konkretnej organizacji i stawia pracowników na pierwszym miejscu” – uważa Karol Wyka, Country Leasing Director w HB Reavis Poland.
Szkło i beton czy usługa?
Model Workspace as a Service (WaaS) traktuje biuro jak usługę. Podejście to doskonale znamy z innych branż, takich jak IT (cloud) czy transport (aplikacje umożliwiające łączenie kierowców z pasażerami). Zgodnie z koncepcją WaaS, każdy budynek składa się z „hardware’u” – szkła, betonu oraz innych materiałów, które stanowią o jego praktyczności i estetyce. Aby człowiek mógł jak najlepiej z niego korzystać, potrzebuje „software’u” łączącego ludzkie zdolności, koncepcje i pomysły z możliwościami technicznymi obiektu, jakie zapewnia „hardware”.
WaaS umożliwia wybór usług związanych z wynajmem przestrzeni biurowej w konfiguracji, która jest optymalna w danym momencie rozwoju firmy. To rozwiązanie skalowalne, zakładające dużą elastyczność. Na „hardware” budynków składają się m.in.:
technologie współtworzące zrównoważony obiekt o niskim zużyciu energii, czemu sprzyja wykorzystanie energooszczędnych systemów oświetlenia czy HVAC;
łatwość aranżacji powierzchni – elastyczność typowego piętra, które może zostać swobodnie dostosowane do konkretnych potrzeb najemców;
architektura i estetyka całego budynku, która tworzy pozytywną więź użytkowników z obiektem oraz wpływa na ich samopoczucie.
Do software’u w przypadku budynków zalicza się:
produktywność i dobrostan pracowników poprzez dostęp do stref ciszy i koncentracji, sal do pracy zespołowej oraz stref relaksu i pomieszczeń socjalnych;
sieć interakcji między poszczególnymi strefami oraz zasiedlającymi je pracownikami;
społeczność tworząca się w biurowcu, która może być wspierana przez różnego rodzaju wydarzenia.
„Bez odpowiedniego »software’u«, przestrzeń biurowa to mało przyjazne miejsce, w którym pracownicy przebywają przez osiem godzin dziennie. Z kolei niedostatki »hardware’u« utrudniają skupienie się na pracy ze względu na uciążliwości, takie jak złe oświetlenie, niewydajna wentylacja czy problemy z windami w budynku – mówi Karol Wyka. – Im lepsze warunki w biurze, tym większa produktywność oraz lepsza kondycja osób, które funkcjonują w nim na co dzień. Im więcej zadowolonych pracowników, tym korzystniejsze opinie o firmie na rynku pracy, mniejsza rotacja i lepsze wyniki finansowe” – dodaje.
W badaniu przeprowadzonym przez nowozelandzką firmę doradczą The Property Group, 75% respondentów zadeklarowało, że jakość przestrzeni biurowej wpływa na ich poczucie wartości jako pracowników. Aż 89% ankietowanych stwierdziło z kolei, że wysoko ceni te miejsca w biurze, w których mogą wchodzić w interakcje z innymi osobami. Dobrze zaplanowana przestrzeń ma też fundamentalne znaczenie z punktu działów HR – 94% pracowników uważa, że każda rozmowa o pracę powinna obejmować również oprowadzanie kandydata lub kandydatki po biurze, a 74% twierdzi, że przeprowadzka do nowej siedziby lub modernizacja obecnej mogłaby mieć pozytywny wpływ na ich decyzję o pozostaniu w firmie.
Wielowymiarowy WaaS
Usługi związane z korzystaniem z biura mogą dotyczyć zarówno jego planowania, wyboru modelu wynajmu, jak również codziennego funkcjonowania w danym budynku.
1. Badanie oczekiwań pracowników
Każda firma to złożony system powiązań oraz formalnych i nieformalnych przyzwyczajeń. Przeprowadzka lub próba ingerencji w istniejącą przestrzeń pracy bez poznania prawdziwych opinii jej użytkowników może skończyć się klęską lub poważnym zakłóceniem codziennej działalności. Dlatego spośród usług w modelu WaaS firmy mogą skorzystać z analizy potrzeb biurowych, wykonanej przez profesjonalnych badaczy. „W HB Reavis oferujemy usługi zespołu, który specjalizuje się w projektowaniu przestrzeni na podstawie badań biura i oczekiwań pracowników. Dane zgromadzone dzięki ankietom prelokacyjnym, obserwacjom oraz warsztatom z pracownikami różnego szczebla są podstawą strategii nowego miejsca pracy” – mówi Karol Wyka.
2. Elastyczność wynajmu
Nie każdą firmę stać na przenosiny do dużej, nowej i specjalnie przystosowanej przestrzeni. Dlatego elementem strategii WaaS może być oferowanie klientom powierzchni modułowych, które łączą elastyczność coworkingu z zaletami wyposażonego centrum biznesowego. „Takie rozwiązanie zapewnia nasza linia Qubes. Korzystając z jej usług, w miarę rozwoju działalności nasi klienci mogą wynająć kolejny moduł biurowy z całą niezbędną infrastrukturą, który zostanie przyłączony do dotychczasowej powierzchni” – opowiada Karol Wyka.
3. Promocja kultury współpracy
Organizacje, które chcą poprawiać jakość życia innych, potrzebują przestrzeni, w której mogą funkcjonować, pozostając w kontakcie z innowatorami z innych branż. Takie środowisko zapewniają im centra coworkingowe, takie jak na przykład HubHub. Stanowią one miejsce pracy oraz punkt spotkań społeczności, która wspiera swoich członków i pomaga doskonalić umiejętności.
4. Biurowe technologie z głową
O zaawansowanych technologicznie biurowcach słyszy się często, dużo rzadziej mówi się o tym, że technologie powinny być jak najłatwiejsze do opanowania i intuicyjne dla użytkowników miejsc pracy. „W HB Reavis postawiliśmy na Symbiosy – mierzenie sposobów korzystania z biura za pomocą specjalnych czujników. Takie pomiary i analiza danych w czasie rzeczywistym eliminują dziesiątki drobnych i bezproduktywnych zadań, które zabierają czas pracownikom” – wyjaśnia Wyka.
5. Dobre miejsce pracy poprawia jakość życia
Każdy przynosi swoje życie osobiste do biura, co wpływa na wydajność w pracy. Czemu więc praca nie miałaby korzystnie oddziaływać na życie pozabiurowe? „Aktywne zarządzanie biurowcami to ważny element strategii WaaS. Usługi naszej linii More to property i facility management poszerzone o eventy oraz udogodnienia dla najemców” – mówi Karol Wyka. Dzięki takim rozwiązaniom pracownicy nie muszą poświęcać przerwy obiadowej ani czasu wolnego, żeby nadać paczkę, zanieść ubrania do pralni czy umyć samochód.
„Firmy znane z promowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym przyciągają mądrych ludzi. Nie muszą rozbudowywać pakietów benefitów, żeby skutecznie konkurować z innymi. Będąc w stanie zatrzymać utalentowanych pracowników, oszczędzają czas i pieniądze na rekrutację i szkolenie specjalistów” – mówi Karol Wyka.
Jak w każdym związku, współistnienie ludzi i budynków sprawdza się tylko wtedy, gdy każda strona daje z siebie wszystko.